Transcript boekhouder

FUNCTIEBESCHRIJVING
boekhouder
DES/0070
Z33
FUNCTIEDOEL
Het financieel beheer van Z33 in samenspraak met het zakelijk diensthoofd opdat de algemene en inhoudelijke
werking van Z33 volgens de wettelijke voorschriften en volgens de noden van het te voeren beleid, kan worden
gerealiseerd.
PLAATS IN HET BESTUUR
Directie:
Afdeling, sectie:
Statuut:
Salarisschaal:
Graad:
Z33
134.02.00
contractueel
B1-B2-B3
bachelor
RESULTAATSGEBIEDEN
RESULTAATSGEBIED 1
Het bijhouden van de financiële administratie van Z33
Het verwerken van financiële gegevens.
Het opmaken van bestelbonnen en het vastleggen van de uitgaven.
De controle van facturen op volledigheid en correctheid van gegevens en overeenstemming met de
bestelling en verantwoordelijkheidsgebieden.
De aanrekening van uitgaven correct en tijdig invoeren in de boekhouding.
Een staat van betalingen bijhouden om kredietoverschotten te kennen.
De opvolging van de begroting.
Het opstellen van een jaarrekening en andere nodige financiële overzichten.
Het correct uitvoeren van een budgetcontrole per kwartaal voor zowel de algemene als de
inhoudelijke werking.
De contacten onderhouden met collega's van de Directie Financiën in verband met de uitvoering en
opvolging van het financiële beleid.
Het correct bijhouden, opvolgen en controleren van de ontvangsten in Z33.
Opmaken, bijhouden en controleren van kassa's en kasoverzichten en bijbehorende stock.
RESULTAATSGEBIED 2
Opmaken van aankoopdossiers
De wettelijke reglementering toepassen voor uit te voeren leveringen, diensten of werken in de
openbare sector.
Prijsoffertes opvragen.
Nota's en kennisgevingen opmaken voor de deputatie.
Opstellen van een proces-verbaal van aanvaarding.
RESULTAATSGEBIED 3
Inventarisverantwoordelijke
Ingeven van inventarisgegevens in de decentrale webtoepassing (aankopen).
Controle van bestelling en levering.
Controle van gegevens en bijhouden van eventuele wijzigingen (bv. verhuizing).
Afschrijven van uitrusting en/of meubilair (via beleidsdirectie).
RESULTAATSGEBIED 4
Bijkomende administratieve taken
Administratieve afhandeling van een aantal dossiers, o.a. bijhouden van afrekeningen voor vrijwilligers,
opstellen van subsidieafrekeningen en vergaderverslagen.
Leiding geven aan en opmaken van werkschema’s van het suppoostenteam in overleg met de
verantwoordelijke voor publiekswerking.
Standaardiseren en formaliseren van bepaalde procedures, zoals o.a. in- en uitgaande post.
-
dubbelop!!
VEREISTE COMPETENTIES
Competentie
1
Waarneembare kenmerken
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Steeds verbeteren
Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid
om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 2
Ontwikkelt zich binnen de eigen
functie en werkt actief mee aan het
verbeteren van de uitvoering van
taken..
2
Werkt zich in nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak
(bv. regelgeving, informaticatoepassingen,
Werkmethoden) in.
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen voor de eigen functie
(leest vakliteratuur, opleiding en vorming, ...).
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de
praktijk.
Gaat na of/hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen
functie kunnen toegepast worden.
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket
te verbeteren en werkt dit verder uit tot concrete voorstellen.
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Sterke klantgerichtheid
De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op
reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang.
Niveau 3
Onderneemt, binnen de
mogelijkheden van de eigen
functie, acties om de
dienstverlening aan klanten te
optimaliseren.
3
Onderzoekt op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant
kan worden verbeterd.
Vraagt gericht naar de wensen, behoeften en verwachtingen van
klanten (tevredenheidsenquêtes, mondeling ondervragen, ...).
Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te
verbeteren.
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback
van klanten.
Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om
in de praktijk.
Neemt acties om de dienstverlening ten aanzien van specifieke
doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend
met hun beperkingen en behoeften (vb. handicap, allochtonen, ...).
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Goed samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie.
Niveau 3
Stimuleert de samenwerking
binnen de eigen dienst.
4
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren.
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en
onderling van gedachten te wisselen.
Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het
eigen werk overstijgen.
Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact
hebben.
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect
voor verscheidenheid in mensen.
Geeft opbouwende kritiek en feedback.
Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden.
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIE
Hoge betrouwbaarheid
Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor
administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg …).
Niveau 2
Brengt sociale en ethische normen
in de praktijk.
Neemt de verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen (past geen
paraplupolitiek toe).
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het
functieniveau.
Spreekt anderen erop aan wanneer hun handelen niet conform is met
bestaande regels en afspraken.
Handelt consequent: neemt in gelijkaardige omstandigheden
gelijkaardige standpunten in of een soortgelijke
houding aan.
Schat correct in of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid
worden.
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
5
FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Organisatiebetrokkenheid
Handelen met aandacht voor de doelstellingen en de belangen van de organisatie.
Niveau 2
Houdt bij de eigen acties spontaan
rekening met de belangen van de
organisatie.
6
Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor
de dienst.
Zet zich in om de doelstellingen van de dienst te realiseren, ook al zou
hij/zij zelf andere doelen voorrang
kunnen geven.
Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere
beleidskader (doelen, waarden, cultuur, ...).
Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief
gepaard gaan.
Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen voor de
organisatie in.
FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt.
Niveau 2
Zorgt voor een heldere
communicatie in twee richtingen.
7
Communiceert duidelijk en "to the point".
Richt zich tot zijn/haar gesprekspartner.
Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is.
Biedt zijn/haar gesprekspartner(s) de gelegenheid om vragen te
stellen.
Geeft de gesprekspartner de kans om te reageren en onderbreekt
hem/haar niet.
Past de communicatiestijl aan de mogelijkheden/eigenheden van de
gesprekspartner aan.
FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Probleemanalyse
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullinde, relevante
informatie.
Niveau 2
Heeft een scherp inzicht: ziet
zinvolle verbanden en oorzaken.
8
Bekijkt een probleem vanuit verschillende gezichtspunten.
Ziet de oorzaken en de gevolgen van problemen die zich voordoen.
Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie.
Ziet de dieperliggende, minder voor de hand liggende redenen en
samenhangen.
Integreert nieuwe elementen in de bestaande informatie.
FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Nauwgezetheid
Handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten.
Niveau 2
Levert correct werk af, met oog
voor detail.
9
Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit.
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in.
Blijft aandachtig bij routineuze taken.
Controleert het eigen werk.
Corrigeert fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie.
FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Plannen
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen.
Niveau 2
Structureert het eigen werk en dat
van anderen.
Brengt structuur aan in eigen en andermans werk (vb. bepaalt
werkterreinen, prioriteiten, termijnen, ...).
Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines.
Maakt goede werkschema's en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig,
overzichtelijk).
Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten
zijn.
10 FUNCTIEFAMILIEGEBONDEN COMPETENTIE
Voortgangscontrole
Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega’s of
medewerkers.
Niveau 2
Volgt de voortgang van het eigen
werk en dat van anderen op.
Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een
werkproces.
Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als
naar anderen).
Volgt gemaakte afspraken op het afgesproken moment op.
Wijst medewerkers (collega's, leveranciers, ...) op hun planning of
afspraken.
Denkt vooraf aan mogelijke storingen in de voortgang en reageert
tijdig.
11 FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIE
Richting geven
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op
een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.
Niveau 1
Geeft richting op het niveau van
taken en de uitvoering daarvan.
Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele
medewerkers en/of aan het team
aangaande uit te voeren taken.
Drukt in meetbare resultaten uit wat hij/zij van de medewerker en/of
van het team verwacht.
Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog
op de te bereiken doelstellingen en
afspraken.
Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en
gemaakte afspraken.
Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die
door het team worden opgenomen.
Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker en/of
het team.
Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en
geeft hierin zelf het goede voorbeeld.
KENNISGEBONDEN COMPETENTIE
KENNIS
- Grondige kennis van de reglementering provinciale financiën.
- Kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten.
- Grondige kennis m.b.t. ontvangsten, afrekeningen en subsidiereglementen.
- Administratieve vaardigheden zoals samenstellen en afwerken van financiële dossiers, opstellen van nota's en
besluiten goed onder de knie hebben.
- Vlot kunnen werken met softwareprogramma's als Word, Excel, Access en een boekhoudkundig pakket.
- Kunnen werken in teamverband.