Transcript 이벤트의 기획 업무
이벤트의 기획 업무 • 예산이나 목표를 놓고 진지하게 상의 • 준비사항을 기재하여 각각을 처리할 시 간대를 설정한 뒤 일을 추진 • 음식 공급업자, 화환 전달업체, 오락 진행 자, 소도구, 오디오, 비디오 장치 등 준비 • 가격 비교, 메뉴 선택, 진행 스케줄 결정 • 이 업무의 90%는 전화로도 가능 시간기획 • 얼마만큼의 시간을 사용할 수 있는가에 관한 사항 • 얼마마한 시간을 기획과 제작에 쓸 수 있 느냐 하는 것은 이벤트에 드는 경비와 승 패에 결정적 변수 • 시간을 효율적으로 쓴다는 것은 아침부 터 저녁까지 작업만 계속한다는 것을 의 미하지 않음 시간 계산 • 사전고객 상담, 현장 점검, 유관단체 및 관계자 협의, 각종 통신연락 및 계약 준비 등에 들어간 시간 • 본 행사 시작부터 종료까지의 이벤트 소 요시간, 그리고 사후투입시간을 고려 • 10% 정도의 여유시간을 확보하지 않으 면 예기치 못한 상황에 대처하지 못함 시간 계획 지침 (1) 첫째, 총가용시간을 계산한 후 우선순위별 로 할당 둘째, 시간 당 기회비용 개념을 도입 셋째, 다음 날 할 일을 리스트로 정리 넷째, 회의 서두에 회의의 취지와 예정시간 을 분명히 밝혀야 함 다섯째, 통화시 대화에 알맞은 사람을 선정 시간 계획 지침 (2) 여섯째, 공문은 즉시 처리 일곱째, 3일 이상 출장시 문서 확인 여덟째, 회의시 문서로 된 의제로 배포 아홉째, 일정 메모시 주소와 전화번호도 함 께 기록 열째, 중대한 일이 아닌 것은 하급자에게 맡길 것 이벤트 시나리오 • 시간계획의 내용을 말로 정리해 놓은 것 • 15분 또는 더 짧은 단위로 모든 사항을 표 시 • 사전 현지조사에는 스톱워치를 갖고서 소요시간을 잴 것 • 미리 포함시킬 수 없는 것 중에 중요한 것 은 오버타임 요구 이벤트 시나리오의 예 실제 소 요시간 활동내용 책 임 자 장소 (위치) 공간 기획 • 공간을 기획하는 데는 길이, 넓이, 깊이 등의 치수가 중요 • 공간 기획의 요소 : 표면 구조, 충격이나 무게에 견디는 정도, 표면 재질, 내외부 방벽, 소음 처리, 편의 시설이나 빌딩의 가용성, 또는 자문을 구 할 시설관리자 등 공간 기획 지침 (1) 첫째, 항상 노트, 연필, 녹음기, 카메라 등을 갖고 다닐 것 둘째, 도착하자마자 반경 1.6km 내에 있는 주차시설을 확인할 것 셋째, 화물 출입 통로의 구조, 수송 차량이 목적지까지 최단 거리로 진입할 수 있는 지 살펴볼 것 공간 기획 지침 (2) 넷째, 출입문, 탈의실, 휴게실, 회의실 등의 거리와 동선을 확인할 것 다섯째, 대기장 면적과 수용 가능 인원을 계산할 것 여섯째, 화장실 등에 고급 비누, 수건, 향수, 거울, 꽃 등이 필요한지 점검할 것 일곱째, 관객의 입장에서 안락하게 보고 듣 고 즐기는 것이 가능한지 판단할 것 공간 기획 지침 (3) 여덟째, 관중석 중 가장 구석지고 먼 자리 에 앉아 그 사람 처지에서 생각해 볼 것 아홉째, 현장 관계자들로부터 배치도나 평 면도를 입수할 것 열째, 현장 관계자들과 많은 이야기를 나누 어서 현장의 상황을 철저하게 파악할 것 템포 기획 • 기획 준비 단계 및 실제 행사 단계에서 이 벤트를 진행하는 속도나 비율에 관한 계 획 • 가장 바람직한 것은 빨라야 할 때 빠르고 느려야 할 때 느릴 수 있는 템포 조절이 중요 • 준비가 덜 되었으면 임기응변으로라도 최대한 시간을 벌어야 함 이벤트 계획 순서 1. 이벤트 목적의 명확화 2. 이벤트 대상의 선정 3. 이벤트 형태의 결정 4. 이벤트의 내용과 방법 결정 5. 이벤트의 시기와 장소 결정 6. 타이틀 결정 이벤트 목적의 명확화 • 세일즈 프로모션을 위한 것인지 PR을 위 한 것인지 명확히 함 • 세일즈 프로모션(판매촉진)을 위한 것 - 유통을 목적으로 한 것 - 소비자를 지향하는 것 • PR을 위한 것 이벤트 대상의 선정 • 누구를 향해, 무엇 때문에 하는가를 결정 하는 것 • 세대와 속성의 혼성으로 결정 • 세대 : 10대, 20~30대, 40~50대, 60대 이상 • 속성 : 일반인(남, 여), 가족, 어머니, 어린 이, 학생, 취미별 동호회, 단체 구성원, 직 장 여성, 지역 내의 주민 등 이벤트 형태의 결정 • Sales Event(판촉 이벤트) • Publicity Event(공공 이벤트) • Socio Promotion Event(사회진흥 이벤트) • Mass Media Event • Trade Relation Event(무역 관계 이벤트) • 일반 행사 이벤트 내용 및 방법의 결정 • 무엇을 할 것인가 - 이벤트의 주제 결정 - 이벤트의 입안, 계획에 있어 가장 중요 • 어떻게 할 것인가 - 이벤트의 형식(축제, 쇼, 세미나 등) 결정 - 구성 및 연출 결정 - 예산 문제(단독, 공동 개최, 협찬) 고려 이벤트의 시기 • 언제 할 것인가 - 장소 사용기 가능한 시점 - 재원 확보에 필요한 시간 - 경합 이벤트에 대한 정보의 확보 - 대상층의 동향에 대한 파악 - 계절, 날씨 등의 동향 - 국내외적으로 특별한 일의 존재 유무 이벤트의 장소 • 어디서 할 것인가 - 이벤트 성공 여부에 중요한 요소 - 시설, 공간적으로 만족스러운가 • 이벤트 장소 선택의 체크 포인트 - 도시, 지방 및 지역의 이미지 - 실내, 실외 - 편의시설, 행정관서의 협조 및 지원 여부 이벤트 타이틀 결정 • 이벤트는 그 성격상 2가지 이상의 복합적 목적을 갖게 되므로 그것을 모두 타이틀 에 표현한다는 것은 바람직하지 않음 • 중요한 주제를 선정 • 타이틀은 항상 신선하며 매력적이고 한 번에 기억하기 쉬운 것이어야 함 이벤트 기획서 작성의 의의 • 이벤트 기획은 모든 이벤트 과정의 출발 점이고 실행을 위한 지표 • 이벤트의 실행 단계 - 도입, 기본계획 수립, 실행계획 수립, 실 시, 평가 • 기획서를 작성하려면 제일 먼저 해야 할 일이 왜, 무엇 때문에 하는지 파악하는 것 기획서 작성 시 고려사항 • 여러 형태의 기획서가 있으며, 기획서를 만드는 사람, 만드는 회사에 따라서 각각 의 양식이 다름 • 표준이 없는 만큼 읽고 이해하려는 데 시 간이 많이 소요 • 기획서는 누구나 공감할 수 있는 완성된 형태여야 함 • 기획서는 논의와 선택의 대상 기획서의 내용 (1) • 배경 - 시장 상황의 설명, 시행 배경 - 이벤트를 통해 해결해야 할 과제와 목적 - 이벤트의 형태 제시 및 이유와 배경 설명 • 이벤트 개요 - 명칭 : 컨셉을 구체화한 매력적인 이름 - 시기 : 시기와 일정 및 설정 이유 기획서의 내용 (2) - 장소 : 어디서, 어떤 면적으로, 어떤 분위 기 연출로 사람들을 감동시킬 것인가 - 대상(표적관중, 사람) : 1~2차로 구분하 거나, 대상 이력서를 작성하는 것이 좋음 - 추진 조직 : 수행해 나갈 조직을 구성해 야 함, 조직위원회, 운영위원회, 집행위원 회 등의 조직표 제시 - 프로그램 : 구성 및 연출을 쉽게 작성 기획서의 내용 (3) • 예산 - 추진예산(소요예산 내역)이란 항목 - 구분, 항목, 수량, 단가, 비용, 비고 순 • 일정표 - 업무 추진 일정을 가능한 도표로 제시 • 부가적 제안이나 첨부 서류 - 연계 시 득이 될 사항을 부가해서 제안 실행 계획서의 작성 방법 • 기본 기획서 작성 방법 - 언제, 어디서, 누구를 대상으로, 누가, 무 엇을, 어떻게, 얼마로, 결과는, 이름은 등 과 같은 8~9개 항목을 중심으로 작성 • 기본 기획서는 요약하면 이벤트의 개요 • 실행 계획서는 ‘기본 기획서’를 토대로 준비 실행 계획서의 내용 • 기본 기획서의 내용을 보충 • 특별히 유의해야 할 것 : 장, 감동의 요소 - 장 : 장소의 개요, 디자인, 전체의 이미지, 동선배치 계획, 시설 및 설비 계획 - 감동 : 시간의 흐름에 따른 감동의 정도 와 클라이맥스, 멎진 피날레 • 연출 계획의 보완은 운영 매뉴얼과 시나 리오, 긴급 시 대책 실행계획에 포함할 사항 (1) • 개최 요령, 장소 계획, 전시 계획, 행사 계 획, 홍보 계획, 예산 계획, 운영 계획 • 개최 요령 : 명칭, 주제, 기본 컨셉, 회기, 장소, 입장객 예측, 주최, 후원, 협찬, 조직 • 장소 계획 : 개요, 디자인, 전체 구성, 전체 이미지, 구역 설정, 동선, 시설 및 설비, 이 벤트 무대, 공사 공정 • 전시 계획 : 개요, 디자인, 전체 구성, 실내 구성, 영상, 부스 구성, 특수장치, 전시 실행 계획에 포함할 사항 (2) • 행사 계획 : 개요, 디자인, 전개 장소, 연출 구성, 냉용, 출연자, 스태프, 미술, 장식, 음향, 조명, 영상 계획, 특수기기, 스케줄 • 홍보 계획 : 개요, 전략, 디자인 시스템, 도 구 제작, 방송 광고, 인쇄물, 옥외 광고, 관련 이벤트, 캠페인, 동원 대책, 교통 수 송 대책 실행 계획에 포함할 사항 (3) • 예산 계획 - 수입 내용, 지출 내용, 관리 포맷, 출판 • 운영 계획 - 정보, 명령, 지휘, 통제, 조직도 - 스태프와의 계약, 발주와 계약, 저작권 및 법률 - 교육 오리엔테이션, 기타 등