Transcript 연회관리_3

CH3 연회행사의 흐름
연회 행사 절차
행사 주최자 상담
행사 계약
외주 발주
(현수막, 밴드,조명, 사회)
행사준비 및 진행
장소확인 및 예약접수
견적서 및 메뉴작성
Event Order 작성 및 배포
사내 준비물 협조전 배포
계산서 작성 및 지불
(연회장, 조리, 음향실,
바, 행사브리핑,
고객서비스 제공
Event Order : 연회 행사에 대한 내용을 구체적으로 기술한 업무지시서
행사 서비스 준비
(메뉴, 좌석배치도, 명찰)
손님 환송
연회장 정리
사후 관리
연회행사의 흐름
1.
연회 행사 절차
2.
연회 행사 수주
3.
관계부서 협조 및 외주 발주
4.
연회 행사 실시
5.
연회 비용 정산
6.
사후 관리
연회 행사 상담
•
상담은 보통 연회예약 담당자나 연회 판매촉진 부서의
담당자와 주최자간에 이루어짐
•
연회행사에 대한 주최자로 부터 문의나 기타 세일즈
리드 (sales lead)를 통해 연회행사 유치에 대한
주도권을 가질 수 있는 마케팅 마인드와 상담능력이
요구됨
•
연회 행사에 대한 요금에 봉사료(10%)와
부가세(10%)가 추가되는 경우 반드시 포함된 가격으로
예상 비 산출
Sales Lead : 상품 판매나 행사 유치를 위한 관련 정보를 확보한 후
행사를 유치하기 위하여 공격적인 판매활동을 펼치는 것
연회 접수 경로
전화
고객내방
팩스
Email
판촉사원
인터넷
직원소개
연회 행사 수주(접수)
연회행사의 수주는 행사의 접수를 의미하는 것으로 행사의 규모에 따라
차이가
있으나 대규모 행사인 경우 수주과정이 매우 복잡함
1/ 판촉사원 : 고객방문 (sales call)을 통해 연회행사 유치.
대규모 행사나 고정고객으로 부터 유치하는 경우가 많음
대 고객 접촉 과정에서 연회행사가 유치여부가 결정됨
2/ 고객내방 : 호텔의 연회부서를 방문하여 행사에 대한
자문을 구하거나 현장을 확인하고 예약 여부를 결정함.
연회 행사 수주
3/ 전화, 팩스 : 전화와 팩스는 연회행사에 대한 예약의 방법
중 가장 많은 비중을 차지함. 행사의 주최자는 일단
계획하고 있는 행사를 위해 장소 확보 가능 여부를
확인하기 위해 전화로 문의하는 경우가 대부분임
4/ 인터넷 : 사이버 공간을 이용한 예약은 전화나 팩스를
통한 예약처럼 대부분 소규모 행사인 경우와 고정고객의
경우
자사의 홈페이지를 마케팅 도구로 활성화하기 위한 전략
필요
5/ 종업원의 소개 : 친지나 동료들에게 긍정적으로
추천함으로써 수익창출의 기회 제공
관계부서 협조
Front Office
Housekeeping
Banquet
F&B
Art Room
HR
Facility
호텔의 조직
총 지배인
Duty Manager
인
사
총
무
부
구
매
부
경
리
부
시
설
부
판
촉
부
객
실
부
식
음
료
부
* 객실부 (Room Division) 은 Front Office와 Housekeeping으로 구성됨
조
리
부
관계부서 협조
연회행사를 진행하기 위해서는 안내판 설치, 참석자의 안내, 주차장 관리,
무대설치,
조명 및 음향 설치, 식음료 준비, 서비스 인원 지원등 관련부서의 적극적인
협조가
필요함
1/ 하우스키핑 : 세팅전 전반적인 청소 / 행사에 필요한 각종
린넨류 준비 / 행사 종료 후에 린넨류 철거 및 세탁과
다음행사를 위한 청소
2/ 식음료 부서 : 식음료 준비 / 서비스를 제공하는 종업원이
부족할 경우 식음료 업장에서 웨이터나 웨이트리스 지원
관계부서 협조
3/ 시설부 : 연회장의 무대설치나 조명 및 음향 설비 등을 준비
무대설치 / 조명 및 음향시설 설치 / 동시통역시설 설치 /
현수막
및 현판 설치 / 연회장 파티션 설치 / 데코레이션용 장치 설치
/특수 효과를 위한 장비 설치
4/ 인사부 : 행사의 규모에 따라 예상되는 종업원의 지원을
인사부에
요청하여 행사 전반에 대한 내용을 브리핑해야 함.
정부행사나
기업의 기밀을 요하는 행사인 경우, 총무부에 협조하여
안전에 관한 업무를 지원 받아야 함
관계부서 협조
5/ 객실 영업부(F/O) : 객실가격 정보 / 호스피탤러티 룸 제공
/ 주차장 안내 / 고객 안내 / 행사정보 제공
6/ 아트 룸 : 각종 장식이나 안내판 및 좌석 배치도 등은
호텔의
이미지와 CI를 고려하여 아트룸에서 일관성을 유지하면서
준비. 무대의 백드롭 (Back Drop) 등도 준비
* Hospitality Room : 연회생사의 참석자나 주최자가 특별한 복장을 위해 의상을
갈아 입거나 행사 진행 요원들이 행사진행을 위한 회의를 목적으로 제공하는
장소를
일컫는 것으로 대개 호텔의 경우 호스피탤러티 객실을 무료 또는 유료로
제공하기도 함
* 백드롭(Back drop) : 행사장의 무대 뒤편에 행사의 성격이나 분위기에 어울리는
그림이나
슬로건 등이 새겨진 장식의 설치를 의미하며 무대의 분위기를 고조시키기 위해
특수조명을
곁들이기도 함
외주 발주
•
•
시설이나 기물이 부족하거나 현수막이나 현판, 또는 무대
설치 등을 자체에서 처리할 수 없는 경우에는 외부
용역을 이용
외주 발주 사항
특수 무대 설치 / 특수 조명 및 음향 / 현판 / 현수막 /
동시통역 시설 / 특수 아이스카빙 / 전시용 파티션 설치 /
여흥 (밴드, 사회자, 연예인 포함) / 사진 촬영 / 꽃꽂이
연회행사 실시
1/ 서비스 인원 확보
2/ 행사 브리핑
행사 시작전에 서비스를 제공하는 모든 종업원들이 행사 내용에 대한
정확한
내용 파악과 서비스 제공 방법과 절차에 대해 숙지하도록 해야 함 (제스처
사용
및 구체적인 임무 부여) 외부 용역일 경우에는 전반적인 설명과 역할
분담을
확실히 함
3/ 환영
연회장의 환영 분위기는 종업원들에 의해서 결정되므로 종업원들의
매우 : 연회행사를 위한 사전 브리핑은 연회행사를 위해 서비스를
*자세가
브리핑(Briefing)
중요함.
참석자들이
당황하지
않고 행사에
안내 서비스도
영접
제공하는
종업원들이
행사를 성공적으로
수행할임하도록
수 있도록 행사의
성격이나 목적,
서비스 제공 방법, 행사순서, 메뉴 등을 구체적으로 설명하는 모임을 말함
서비스에
연회행사 실시
3/ 환영
•
•
•
•
•
•
행사장 안내도 (건물 1층 입구와 행사장 입구에 비치)
연회행사 시설 안내도 (Cloak room, registration등)
부대시설 안내도 (이,미용실, 사우나, 쇼핑몰, 식당 등)
주변 관광지 안내도 (관광지, 유적지, 시내지도 등)
좌석 배치도
행사 진행 순서 (연회장 입구에 시간대별로 프로그램
안내)
연회행사 실시
4/ 식음료 서비스
•
•
•
연회행사의 진행 순서에 따라 식음료를 제공하는 단계에서는
주체자와 사전에 협의한 내용의 식음료를 코스별로 일사분란하게
제공해야 함
식음료는 주방과 긴밀한 협조가 필요함
음식 코스간의 시간이 많이 걸리면 음식의 미각 효과를 떨어뜨리기
때문에 동일한 코스의 음식이 일제히 제공되야 함
5/ 추가주문
•
•
•
추가주문이 발생할 때를 대비하여 주최측과 지불관계를 명확히 해야
함
고객으로 부터 추가 주문이 있을 경우에는 관계자와 협의하여 신속히
처리
일반적으로 음료나 주류 부문에서 많이 발생
연회비용 정산
연회 행사에 대한 비용 정산은 연회 서비스 부서의 책임자가
하며
정산된 내용을 근거로 경리부서의 담당자가 지불절차를
진행함
1/ 식음료 : 추가 제공되는 음료와 음식은 정확하게 계산함
2/ 장치 및 장비 사용료 : 상황에 따라 무료로 대여해줌
3/ 지불 방법 : 현금, 신용카드, 외상등. 주최자가 계약 내용과
추가 제공된 총비용 정산
다른
계약된
연회
경리부서
주최자 확인
서비스 비용 (연회서비스
행사
총비용
통보및
확인 재가
및 필요
지불
지불
방법을 요구할
여신
담당의
확인 경우 경리부의
책임자)
사후 관리
주최자의 피드백을 중심으로 행사 내용 전반에 걸친 분석
필요
특히 walk-in 고객인 경우 지속적인 관계유지를 위해
사후관리 필요
1/ 감사의 표시 : 감사의 글 / 기념품 / 무료증정 쿠폰
2/ 고객방문 : 향후 비즈니스 유치를 위한 마케팅 활동 / 고객
정보를 데이터베이스화 하여 관리
a. 감사의 선물 준비 b. 행사에 대한 피드백 및 개선사항
통보
3/ 지속적인 관계 유지 : 신규고객을 창출보다 고정고객 유지
강화 / 각종 마케팅 프로그램으로 고정고객을 강화하여
매출 극대
사후 관리
지속적인 관계 유지 노력
a.
b.
고객의 데이터베이스 : update중요 / 프라이버시 존중
뉴스레터 발송 : 정기적으로 기업이나 호텔의 소식을
전달하여
고객과 기업간에 친밀감을 높임
c. 특별행사에 초대 : 디너쇼, 패션쇼, GM party, 전시회 및
음식프로모션, 고객 감사 파티등
d. 정기적인 방문 : 마케팅의 기본적인 활동, 계획적으로
진행