Transcript 연회관리-5

CH5 연회 예약
연회 예약
1.
연회 예약의 중요성
2.
연회 예약의 조직 및 직무
3.
연회 예약의 절차
연회 예약의 중요성
•
연회예약은 상담을 통한 판매기능도 수반함
•
상담을 통해 예정하고 있는 연회행사를 기대 이상으로
제공할 수 있다는 확신을 줘야 함
•
연회행사 유치의 첫 단계는 장소 예약임
연회행사를 위한 예약은 영업의 시작단계로서
가장 중요한 기능이다
연회 예약의 중요성
연회 예약 담당자의 자세
•
•
•
•
상담능력이 요구됨  판매 촉진 필요
제공 가능한 시설 또는 서비스에 대한 수용능력이나
특징을 정확히 파악하고 있어야 함
식자재나 주류에 대한 지식이나 재고 현황 파악 필요함
신속한 의사 결정이 요구됨
연회 예약의 조직 및 직무
연회 예약 부서의 업무기능이 강화됨  판매촉진을 겸한
영업기능
(연회 예약과 객실 예약의 차이점)
연회 예약 팀장
Coordinator
예약 사무원
예약 사무원
연회 예약의 직무 : 연회 예약 팀장
연회 예약 팀장의 능력
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•
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서비스에 대한 경험 풍부
합리적인 의사 결정으로 매출 극대화
인간관계 원만
서비스에 대한 유연성
행사의 목표 달성을 위한 아이디어 풍부
연회 예약 업무의 효율적 관리  수익에 절대적 영향
예약팀장은 전반적인 관리를 통해 경영주와 고객을 동시에 만족시켜야 함
연회 예약의 직무 : 연회 예약 코디네이터
연회 코디네이터의 능력
•
•
업무의 효과적인 진행을 위해 관련부서에게 지원요청
행사를 위한 장소 조정
업무 조정에 매우 중요한 역할을 담당
연회 예약의 직무 : 예약 담당
연회 예약 담당자의 능력
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•
행사에 대한 전문 지식
고객 만족을 위한 상담 기법
관련부서에 대한 경험과 지식 풍부
고객과의 접점에서 상담 기능 수행
연회예약부의 직급별 자격
직급
자격
• 호텔 서비스에 대한 지식 풍부
• 판매 촉진 업무 + 식음료부 경험자
연회 예약 팀장
• 조직 관리 능력
• 수익관리 가능
연회 예약
코디네이터
• 호텔 서비스에 대한 지식 풍부
• 대인관계 원만
• 대고객 서비스 경험자
• 서비스 기업 경력자
• 식음료에 대한 지식 풍부
연회 예약 담당 • 호텔 서비스에 대한 기초 지식
필요
비고
감독자
관리자
실무자
연회 예약 접수
팩스
Email
 예약 담당자
전화  예약 담당자
고객내방
 판촉 담당자
고객 방문
 판촉 담당자
사이버
 예약 담당자 직원소개
 인센티브 적용
연회 예약의 절차
1. 연회 상담
4. 연회 행사 준비
및 실시
2. 견적서 작성
3. 연회 행사 계약
연회 예약의 절차 : 상담
행사 성격/장소
연회장의 세팅시
필요한 시설이나
장비 확인 :
시작시간과
마무리 시간을
정확하게 정하여
다음 행사에
지장이 없도록 함
참가자 수
행사 참가자
수의 파악
참석자 명단
고객의 정확한
성함 확인 :
외국인인 경우
오자가 없도록
각별히 주의
연회 예약의 절차 : 상담
헤드 테이블
등록 및 접수대
연회장의 세팅시
좌석수와
세팅 방법 확인 :
좌석 배치를 위한
착석자 명단 필요
Table Plan
주최측의 편의를
정찬의 경우
위해 설치되는
좌석 배치도를 준비
접수대의 세팅 방법 :
연회장 복도에 설치
연회 예약의 절차 : 상담
행사장 장식
Pre-Meal 여부
행사의 성격이나
목적에 따른
장식의 협의
정찬전의
칵테일 파티
여부
Menu
식사 메뉴 및
가격 협의 :
메뉴 Printing
여부 (행사 종료후
참석자가
소지하기도 함
연회 예약의 절차 : 상담
Wine
Corkage Charge
식사시 와인의
종류와 예상
수량 파악 :
희귀한 와인의 경우
확보하는 기간이
필요함
행사장 사용료
주최자의 음료
반입 여부 :
보통 호텔 판매
금액의 30%
임대인 경우
연회장의 사용료
연회 예약의 절차 : 상담
안내문
행사에 대한
정확한 문구
확인
예약금
연회행사의
계약시에
접수 : 보통
총 예상금액의
20 ~ 30%
계산 방법
계산 방법을
계약서에 반드시
명시 :
행사 직후 현금
신용카드, 혹은
외상 등
연회 예약의 절차 : 견적서 작성
행사의 행사의 수준별로 복수의 견적서 제출
보충자료 첨부
(메뉴, 연회장 평면도 등)
주최자의
예산 고려
칵테일 파티 : 1인당 3잔
식전 리셉션 : 1인당 1.5잔
예상비 산정
와인은 1병당
6잔
예상비 산정
총비용 산정 시
세금과 봉사료 포함
주최자가
이해하기
편하도록 작성
연회 예약의 절차 : 예약 접수
1/ 행사 장소 확보
•
•
•
행사 규모 및 목적에 맞는 행사장 확보
연회장이 사전 예약된 경우 행사의 날짜와 시간 변경
또는 대체 연회장의 가능 여부 타진
연회 예약 담당자가 판촉 담당자의 상담 능력에 따라
연회 행사의 예약률에 현격한 차이 발생
Release date : 장소를 위한 가 예약일로부터 확약일 까지의 최장
기간을 의미함. 만약 정해진 확약 예정일 까지 확약이 안될 경우
취소할 수 있다는 의미를 내포함
연회 예약의 절차 : 예약 접수
2/ 행사 계약
•
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연회 행사 상담 시 협의된 내용을 구체적으로 기술
계약과 함께 20 ~ 30%의 계약금 접수
3/ 관련 부서 통보
•
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행사 지시서 (Event Order)를 관련 부서들에게 전달
중요한 사항은 직접 관련부서의 담당자를 방문하여 전달