Transcript 의사소통 관리
1 2005.12.20(Rev.0) 2005.12.20(Rev.0) HP-01-010 의사소통 관리 Activity Information Process Map 2 1 3 4 5 즉각적 조치실행 정보의 입수 중요성판단 의사소통 등록 즉각적 조치의 필요성판단 각 부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 9 8 7 6 10 조치활동 회신 필요성 판단 조치활동 결과확인 조치의 발의 조치필요성판단 중요사항 파악 및 분석 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 11 13 14 조치활동 회신통보서작성 12 조치활동 회신 및 의사소통 등록 의사소통 성과집계 의사소통 결과의 검증 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 해당업무주관부서장 품질경영부서장 구분 작성자 팀 장 성명 서명 일자 Owner HHI Corporation Monitoring Point Document / Reference Remark 1/4 부서장 Activity Information ① HP-01-010 의사소통 관리 2005.12.20(Rev.0) 정보의 입수 1. 각 부서장은 내∙외부로부터 중요 품질경영활동에 대한 정보를 입수한다. 2. 외부정보의 형식은 문서(인쇄 또는 전자매체) 및 구두형식으로 대별되어지며 구두형식의 정보는 접수한 부서장이 정보의 내용에 따라 적절한 방 법으로 문서화하여 6하 원칙에 의거하여 해당정보의 내용에 따라 해당업무 주관부서장에게 통보한다. 3. 내∙외부 의사소통에 해당되는 정보의 종류는 다음과 같다 1) 내부 의사소통 정보 ① 품질경영방침, 목표, 세부목표 ② 품질경영 시스템 ③ 업무수행계획 및 실적 ④ 품질사고 및 이해관계자의 요구사항(민원 등) ⑤ 지시사항 및 협조사항 ⑥ 기타 품질관련 정보 2) 외부의사소통 정보 ① 이해관계자의 요구사항 ② 지역 품질관련 법규 및 사례 ③ 품질사고 ④ 외부점검, 지적사항(정부기관, 단체) ⑤ 민원발생, 또는 발생 예정사항 ⑥ 언론매체 보도 또는 보도예상 사항 ⑦ 수주 정보 및 문의 ⑧ 계약관련 ⑨ 고객 불만사항 ⑩ 기타 품질경영에 영향을 줄 수 있는 사항 ② 중요성 판단 해당업무 주관부서장은 접수된 내∙외부 정보의 중요성을 국한되지는 않으나 다음 사항을 고려하고 종합적으로 판단하며 결과에 따라 반려할 수 있으 며, 반려시 해당업무 주관부서장은 반려사유를 적절히 기록하여 정보의 입수자 또는 발의자가 반려에 따른 적절한 조치를 수행할 수 있도록 관련 정보 를 제공하여야 한다. HHI Corporation 1/4 Activity Information HP-01-010 의사소통 관리 2005.12.20(Rev.0) 1) 인증, 인정기관으로부터의 조치요구 2) 이해관계자로부터 피해구제 정보 3) 발주처 또는 정부규제기관의 요구사항 4) 정보에 따른 조치의 필요성 5) 기타 향후 정보의 필요성 ③ ④ 의사소통 등록 1. 해당업무 주관부서장은 정보의 가치 및 조치하여야 할 타당한 사유가 있다고 판단되는 정보는 의사소통등록대장(MGA-610-1) 에 기록한다. 2. 대외접수 및 발송공문은 대외문서 수발업무 담당부서의 대외문서접수대장에 기록함으로써 의사소통 등록대장 기록을 갈음한다. 즉각적 조치의 필요성 판단 1. 해당업무 주관부서장은 다음 사항을 고려하여 즉각적 조치의 필요성을 판단한다. 1) 비상사태에 관련한 사항 2) 경영 시스템 부적합의 발생 2. 비상사태 발생시 의사소통 1) 비상사태 발생시 최초 발견자는 즉시 구두, 유선 또는 문서로서 본사 관련부서에 통보한다. 2) 해당업무 주관부서장은 비상사태에 대한 즉각적인 대책을 수립하여 적절한 시정조치를 취하고 필요시 외부 관련기관에 통보한다. 3) 필요시 본사 관련부서는 비상사태 대책을 위한 회의를 개최할 수 있고 회의 결과는 즉시 해당부서에 통보한다. 4) 해당업무 주관부서는 비상사태에 대한 조치 결과를 본사 관련부서 및 외부 이해관계자에게 통보한다. 필요시 본사 승인권자의 승인 후 외 부 이해관계자에게 통보한다. 5) 비상사태 관련 모든 문서 및 기록은 유지 관리한다. ⑤ 즉각적 조치의 실행 해당 업무 주관부서장은 필요한 경우 관련부서와 협의하여 즉각적 조치를 실행한다. ⑥ 중요사항 파악 및 분석 해당업무 주관부서장은 보고된 내∙외부정보와 관련 정보를 포괄적으로 검토, 분석한다. HHI Corporation 2/4 Activity Information ⑦ HP-01-010 의사소통 관리 2005.12.20(Rev.0) 조치 필요성 판단 해당업무 주관부서장은 검토, 분석한 결과에 따라 다음 사항을 고려하여 조치의 필요성을 판단한다. 1) 부적합 발생의 예상 2) 인증, 인정기관으로부터의 시정 요구 3) 발주처 또는 정부 규제기관의 통제사항 ⑧ 조치의 발의 해당업무 주관부서장은 조치 요구를 발의한다. ⑨ 조치활동 결과 확인 해당업무 주관부서장은 발의한 조치의 결과를 확인한다. ⑩ 조치활동 회신 필요성 판단 해당업무 주관부서장은 조치활동 결과의 회신 필요성을 판단한다. ⑪ 조치활동 회신 통보서 작성 해당업무 주관부서장은 조치활동 회신통보서를 작성한다. 회신통보서는 특별히 규정하지 않으나 대∙내외문서 형식이 권장된다. ⑫ 조치활동 회신 및 의사소통 등록 1. 해당업무 주관부서장은 조치활동 회신을 위하여 의사소통등록대장(MGA-610-1) 에 등록하고 적절한 의사소통매체를 선정하여 회신한다. 1) 정기, 비정기 간행물(포스터, 정부간행물, 품질소식지) 2) 전자통신망(LAN, E-Mail, 사내네트워크 등) 3) 대∙내외 공문서 4) 회 의 5) 통신기기(전화, FAX 등) 6) 교육훈련(세미나, 품질교육, Work-Shop 등) 7) 월례조회, 게시판, 종업원 설문조사, 제안제도, 언론매체 등 8) 당시 여건상 적절하다고 판단된 의사소통 수단 HHI Corporation 3/4 2. 2005.12.20(Rev.0) HP-01-010 의사소통 관리 Activity Information 조치활동 결과 통보서 1) 조치활동 결과 통보는 품의서 및 협조전, 대∙내외 공문으로 대체할수 있다. 2) 회의를 통한 의사소통회의록(MGA-610-2) 으로 대체할 수 있다. ⑬ 의사소통 성과 집계 해당업무 주관부서장은 의사소통 성과를 집계, 분석하여 품질경영부서에 통보한다. ⑭ 의사소통 결과의 검증 품질경영 부서장은 내∙외부 의사소통 결과를 경영검토 자료로 활용하고 경영관리 문제를 종합적으로 검토∙분석하여 그 결과 및 개선사항을 해당업무 주관부서에 통보하여 차기 경영목표 수립 및 경영활동에 적용토록 한다. Form 양 식 부 표 1 의사소통등록대장(MGA-610-1) 의사소통회의록(MGA-610-2) HHI Corporation 4/4