Transcript Nouvelle procédure de commande NCMP JEFYCO 2002 Evolutions Février 2002

Nouvelle procédure de commande
NCMP
JEFYCO 2002
Evolutions Février 2002
Réunion du 08 Février 2002
La commande
• Modification progressive de la saisie
– Intégration de la fenêtre articles dans l’onglet Hors
Marché et Marchés
– Recherche simplifiée des codes de nomenclature
• Recherche et visualisation textuelle
• Diminution du nombre de « clics » et de fenêtres
– Approche « codes de nomenclature » plutôt que
fournisseur
– Affichage à partir des codes à 4 chiffres
– Une pré-commande simplifiée.
– Une grille de saisie complètement refondue à terme
– Une étape vers le multi-ligne budgétaire!
La commande/liquidation
• problèmes à régler:
– Une liquidation soldée (forcée) ne se solde
pas??
– Si nouvelle commande alors pas de remise à
blanc des champs de la fenêtre
• Proposition: ajout d’un bouton nlle commande
« idem »
Les engagements
Je cde ds une famille (CN)c
Je cde chez 1 fournisseur
Code à 4chiffres ou libellé
Code à 6chiffres ou libellé
Fenêtre articles
Pr chaque ligne 1 article, 1 code à 6 chiffres et son libellé, son PU HT, sa réf
et son libellé fournisseur, sa TVA, sa QTé, …
Maquette évolution bon de commande et pré-commande
Les engagements: choix du CN en mode texte
Code ou libellé
Les conventions
• Plan comptable à 8 chiffres!
– Solution « GFC » difficile à mettre en place.
• Il est proposée que soit réalisé un comptabilité
annexe dont le cahier des charges doit être rédigé
par Paris 2 et Paris 5.
La liquidation (1)
• Attention aux saisies HT et TTC
–
Exemple: Prenons une ligne recherche avec un disponible de 1196 Euros
• on engage 1196 TTC et 1000 HT
–
en 10.01
=> soit une dépense de 1000 Euros (ligne recherche ....)
» Reste donc de disponible sur la ligne 196 Euros
1000 EUROS sont cumulés en Hors Marche sur le code
nomenclature 10.01.
• 1er cas: on liquide
avec un TTC différent du HT
– => soit une liquidation de TTC 1196 et HT 1000
» on débite 1000 E sur la ligne budgétaire et le montant
est cohérent avec celui de l’engagement
» Le disponible est donc de 196 E après liquidation
-1000 EUROS sont cumulés en Hors Marche sur le code
nomenclature 10.01.
• 2ème cas: on liquide avec un TTC égal au HT
– => soit une liquidation de TTC 1196 et HT 1196
» on débite 1196 E sur la ligne budgétaire ce qui n’est pas
cohérent avec le montant de l’engagement (pas assez
important)
» Le disponible est alors de 0 Euros!!après liquidation et
1196 EUROS!! sont cumulés en Hors Marche sur le code
nomenclature 10.01.
La liquidation (2)
• Attention aux saisies HT et TTC
– Conclusion
cas
1 : le seuil du CM est de 1000 euros
il reste 196 euros pour engager
cas
2 : le seuil du CM est de 1196 euros
il reste 0 on ne peut plus engager
la saisie du montant HT a un impact sur la
disponibilité des crédits et le seuil des
marchés
La liquidation (3)
• Attention aux saisies HT et TTC
– Proposition pour traiter les cas « tordus »:*
• Le contrôle de saisie est maintenu mais peut être désactivé par l’utilisateur
(cas exceptionnel). Il (l’utilisateur) doit alors renseigner le champs
commentaire. Cette procédure non bloquante mais explicite permettrait
d’éviter les « erreurs » de saisie.
Les mandatements
le rejet d un mandat ne supprime pas les
factures!
Si un mandat est compose de 15 factures et
qu il est rejete pour 1 facture on ne detruit
pas toutes les factures liees a ce mandat .
On rejete le mandat puis on supprime la facture
qui pose probleme et les 14 factures seront de
nouveau presentes au prochain mandatement Pour
eviter un rejet de mandat il y a la liste des
factures avant mandat qui peut etre editee
avant de lancer un mandatement et permet de
faire des verifications.
Une fiche de travaux doit être réalisée par
Michel Ortiz de l’université de Mulhouse.
Ordres de paiement
• lorsque l'on saisit un ordre de paiement, il est facile de se
tromper en validant trop vite la zone du RIB qui garde la
précédente saisie ; cette zone n'apparaît pas à l'édition et le
contrôle est donc impossible sauf à rappeler tous les OPs à
Fait l'écran, ce qui est jouable si le nombre n'est pas trop élevé
mais fastidieux en cas de charges à payer innombrables.
Dans le cas où la Daf saisit les op pour les charges à payer,
ce contrôle est impératif.
• Il faudrait donc que cela apparaisse comme sur les
mandats, ou sur le bordereau des op. Il est un peu gênant
aussi que le bordereau d'accompagnement de la disquette
fasse apparaître tous les éléments à la suite (chiffres etc) et
soit donc peu lisible
– Réponse: utiliser WorPad pour lire le « .dbf » de la disquette et le
formater.
Ordres de paiement
• Demande faite en séance: Peut-on réaliser une
application OP indépendante permettant de les
décentraliser?
– Proposition:
• L’intégrer avec l’application « Titres »
• Question: doit avoir une application OP dans compta et une
dans Titres ou alors une seule dans Titres suffit?
Ordres de paiement(2)
• objet : renseignements portés sur les ordres
de paiement l'instruction M93 (page 20)
prévoit, dans la présentation matérielle
l'indication obligatoire d'un certain nombre de
mentions dont : " le moyen de règlement et,
s'il s'agit d'un règlement par virement, le
numéro du compte à créditer " les premiers
ordres de paiement édités ne font pas
mention du compte à créditer.
– Une modification est-elle envisagée?
• Réponse en cours
Les éditions: évolutions
• Via un navigateur WEB
– Au format HTML ou PDF
– En ReportMill ou BO ou WebObjects
– => serveur d’application WebObjects et
WebIntelligence
– Les nomenclatures en cours
– Les marchés en cours
– Les services achats (annuaire)
– Les fournisseurs (annuaire)
– Les situations
– Les mandats
– ….
Les éditions: suite
• Peut-on exporter dans un fichier Excel:
– Oui via le bouton « export » de situation
• Peut-on avoir une formation ReportMill?
– Oui:
• 2 jours à Paris
• Coût: 10 KF pour les 2 jours (12 élèves maxi)
• Assurée par le CRI de La Rochelle (2 Ingénieurs)
Divers
• Demandes faites en séance et réalisées:
– Au lieu de "Voulez-vous de taux de prorata par défaut ?
" mettre "Voulez-vous le taux de TVA de la Ligne
Budgétaire ?"
– Au lieu de "La dépense sera imputée sur des CREDITS
de " mettre "Voulez-vous accéder à la table des
nomenclatures ? "
– si possible sur les mandats et bordereaux journaux, faire
figurer la Ligne Budgétaire et le numéro de commande.
• Exemple dans les diapositives suivantes
Ce qui a été rajouté
Situation en ligne pour les fournisseurs
Ce qui a été rajouté
Situation en ligne pour les fournisseurs
Situation en ligne pour les fournisseurs
Consultation des marchés ouverts
Gestion des fournisseurs via l’annuaire
Un cas particulier de l’annuaire:
-ce sont des personnes morales OU physiques
-ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels
-4 états: valide, à valider, invalide, annulé
-ils sont fournisseurs ou client!
3 modes d’accès:
-administrateur
-agent JEFYCO
-autres
Les fournisseurs
Qui a modifié?
Qui a créé?
Les RIBs
Il appartient à l’annuaire et peut appartenir à d’autres « groupes »
Les fournisseurs
Fiche de saisie rapide:
RIB et adresse de
facturation obligatoire
Ajout d’un
fournisseur
Gestion des doublons
Le login/passwd
du Fournisseur
Fournisseurs++: des contacts
Fournisseurs++: établissement
Fournisseurs++: entreprise
Gestion des adresses
Fournisseurs
• Nouvelle saisie:
– A tester à La Rochelle sous 15 jours
– Déploiement début Mars
– Plusieurs adresses pour un fournisseur
• Possible grâce à la nouvelle application annuaire MAIS
JEFYCO doit être modifié pour l’intégrer dans ses sorties!
–
–
–
–
–
Bon de commande
Mandat
Titres
Ops
….
» Du boulot!
Les codes de nomenclature
•
•
•
•
Ergonomie et contrôle à améliorer
Module indépendant
Création d’un libellé court
Procédure de proposition?
– Il est adopté que les établissements créent de manière
autonome leurs codes à 6 chiffres et en informent les
autres via le forum
– Pour les codes à 4 chiffres non codifiés la procédure
reste de « concertation »
Les marchés
• Interface sensiblement améliorée mais non
terminée
• « Externalisation » en cours
• Gestion fine des catalogues et de la multiattribution
• Cahier des charges pour une gestion des
appels d’offres
Les marchés fenêtres modifiées
Code de nomenclature à 4 chiffres
(famille de produits homogènes).
Nous partons du principe qu’il n’y
qu’un code de nomenclature de ce
type par lots. Recommandation du
décret.
Pour chaque code à 6 chiffres
d’un lot il peut correspondre un
détail d’articles du fournisseur
Une importation du catalogue
(fichier) du fournisseur est
possible. Il faut que ce dernier
respecte un format défini dans
le CCTP.
Création d’un lot de marché
une prochaine version (Mars) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition
Détail d’un lot (éventuellement)
le catalogue
Marchés-Lots: LBUD
Marchés-Lots: Fournisseurs
Marchés-Lots: Catalogues
Gestion des associations
« fournisseurs »  codes de nomenclature
Dans le cas général les codes de nomenclature sont associés aux fournisseurs par « apprentissage »
cad au fur et à mesure des commandes qui leur sont adressées.
Cette grille permet de déclarer les services, fournitures, travaux ou autres prestations (onglets
monopole, 3CMP, Autres) assurés par certains fournisseurs particuliers.
Recherche d’un code: rappel
LE code à 4 chiffres
Les types de fournitures ou
services sélectionnés.
TRES IMPORTANT
Vous pouvez sélectionner plusieurs type
d’articles en CTRL-Cliquant (maintenez
appuyer la touche CTRL tout en cliquant
sur les lignes désirées
Le bon de commande: rappel
Les catalogues sont maintenant par code de
nomenclature à 4 chiffres
Nouveau: les articles du bon de commande sont
maintenant associés aux codes de nomenclatures à 6
chiffres (libellé « officiel ») préalablement choisis.
Service Achat: nlle grille
Zone d’explication
Service Achat: historique