Transcript Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012 Ministerie van Onderwijs en Vorming i

www.agodi.be
Ministerie van Onderwijs en Vorming
Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
Opleiding voor schoolsecretariaten
2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inleiding (1)
SCHOLENMATERIE
 Doel van deze cursus?
 ABC voor beginners
 Hoe is de cursus opgebouwd?
 Communicatiestroom tussen school en AgODi
 Processen tijdens een schooljaar.
Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die
bezorgd worden door de scholen!
2
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inleiding (2)
 Onderwijsketting
leerlingen
Leerlingenadministratie
en het leerlingendossier
-> Afdeling scholen
basisonderwijs en CLB
Lestijdenpakket …
Personeelsadministratie
en het personeelsdossier
-> Afdeling personeel
basisonderwijs en CLB
personeel
3
opleiding schoolsecretariaten 2011 – 2012
AgODi
www.agodi.be
Terminologie (1)
Wat is een school /niveau / vestigingsplaats /administratieve groep?
-> Een voorbeeld:
Basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijs
instellingsnummer 15
 Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve zetel van
de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen
 Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111
− Administratieve groep: kleuterklas
 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211
− Administratieve groepen: 1ste lj, 2e lj, 3e lj
 Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen
 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211
− Administratieve groepen: 4e lj, 5e lj, 6e lj
4
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Terminologie (2)
Wat is een BO-school /type / pedagogische eenheid of leerlingengroep?
-> Een voorbeeld:
Basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijs
instellingsnummer 16
 Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent
 Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121
− Administratieve groep kleuterklas type 4*
– PE1, PE2
 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221
− Administratieve groepen: lager ond. type 4* en type 8**
– PE1, PE2, PE3, PE4
*Type 4 -> leerlingen met lichamelijke handicap
**Type 8 -> leerlingen met leerstoornissen
Een leerlingengroep volgt samen voor een bepaalde periode eenzelfde
opvoedings- of onderwijsactiviteit.
5
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Terminologie (3)
BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en
onderwijsbehoeften van kinderen. De types:








type
type
type
type
type
type
type
type
1
2
3
4
5
6
7
8
-
licht mentale handicap;
matige of ernstige mentale handicap;
ernstige emotionele en/of gedragsproblemen;
fysieke handicap;
opgenomen in ziekenhuis of preventorium;
visuele handicap;
auditieve handicap;
ernstige leerstoornissen.
De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs
6
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Terminologie (4)

Programmatie van een school: oprichting

Herstructurering van een school: wijziging in de structuur van een
school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau
(+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types)

Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van
twee of méér scholen

Teldag (1ste schooldag van oktober/februari)

Instapdag (1ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en
paasvakantie, 1ste schooldag februari en na hemelvaart)
7
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Terminologie (5)







8
GOK: gelijke onderwijskansen
GON: geïntegreerd onderwijs
 samenwerking tussen gewoon en BO
 voor leerlingen met handicap en/of
leer- en opvoedingsmoeilijkheden
 volgen les in gewoon onderwijs
 met hulp vanuit het buitengewoon onderwijs
 begeleiding kan niveau-overschrijdend
ION: inclusief onderwijs
AN: anderstalige nieuwkomers
GAN: gewezen anderstalige nieuwkomers
LVB: levensbeschouwelijke vakken
…
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
 Hoe gebeurt de communicatie?
 Zendingen
 Formulieren
 Dienstbrieven
 E-mail -> nazicht formulier BAO ‘Algemene
gegevens’!
 Telefoon -> contactpersonen AgODi-website
9
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Gegevensdoorstroom (1)
Doorgeven
schoolgegevens
Inschrijving
en
registratie
leerlingen
en
aanwezigheden
10
Leerplichtcontrole
Verificatie
Elektronische
zendingen van
leerlingengegevens
en terugzendingen
Dienstbrieven
ivm omkadering
en toelagen
BAO-formulieren
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Gegevensdoorstroom (2)
www.agodi.be
Inschrijving (1)
 Inschrijving leerling
 Schriftelijk akkoord van de ouders met
pedagogisch project en schoolreglement
 Inschrijvingsregister = verplicht
werkinstrument voor elke school!
 Inschrijvingsregister per schooljaar en
vestigingsplaats
11
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inschrijving (2)
 Info:
 Wetwijs ‘inschrijving’ & ‘GOK’
 Regelgeving omzendbrief BaO/2006/01
Het gelijke onderwijskansenbeleid voor het
basisonderwijs (13/06/2006)
12
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inschrijving (3)
 Toelatingsvoorwaarden
 Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad
− Aanwezigheid in kleuteronderwijs of taalproef
voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs
 Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor
buitengewoon onderwijs
 Info:
 Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’
13
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inschrijving (4)
 Inschrijvingsdocumenten:
 identiteitsbewijs (rijksregisternummer ! )
 attesten trekkende bevolking (Roma…)
 attesten plaatsing
(coëff. 1,5)
 formulier keuze levensbeschouwelijke vakken
 formulier leerlingenkenmerken
 (evt verklaring ‘anderstalige nieuwkomer’) …
Formulieren laten ondertekenen én dateren!
14
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Inschrijving (5)
 Registratie in de databank
 Stamboek
 Uniek stamnummer
 Begindatum & instapdata (< 3-jarigen)
 Uitprint voor verificateur
 Overzichtslijst met leerlingenaantallen
 Info
 Wetwijs ‘Controle leerlingen in het
gewoon/buitengewoon onderwijs’
15
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
EDISON:
 Elektronisch Doorgeven van Informatie
tussen Schoolinstellingen en het
Onderwijsdepartement
 sinds 1995
 sinds 2008: WebEDISON
 helpdesk Edison: 02 553 90 90
16
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (1)
Zending 1 oktober
GON-zending
Zending
eerste drie
schooldagen
17
Zending 1 februari
Zendingen
problematische
afwezigheden
Zending 30/06
kleuteraanwezigheden
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (2)
Welke zendingen?
 Aanwezigheden eerste 3 schooldagen
september
 Voor alle leerlingen: de identiteits- en
aanwezigheidsgegevens
 Leerlingen 1e schooldag oktober/februari
 Voor alle leerlingen: de identiteits- en
inschrijvingsgegevens
18
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (3)
 Leerlingen geïntegreerd onderwijs (GON) 1e
schooldag oktober
 Voor alle leerlingen met GON-begeleiding: de
identiteits- en inschrijvingsgegevens, gegevens
ivm de handicap…
 Deze zending gebeurt door de begeleidende
school voor buitengewoon onderwijs
19
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (4)
 Aanwezigheden kleuters laatste schooldag
 Voor alle niet-leerplichtige kleuters: de
identiteits- en aanwezigheidsgegevens
 Zending problematische afwezigheden (PA)
 Voor leerplichtige leerlingen met meer dan 30
halve dagen problematische afwezigheid: de
identiteits- en inschrijvingsgegevens en info
ivm de PA (max. 1 zending per leerling)
20
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (5)
 Algemeen principe:
Een nieuwe zending overschrijft volledig de
voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6)
 Opgelet:
Rechtzetting zending problematische
afwezigheid kan enkel na annulatie van vorige
zending
21
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (6)
Terugzendingen
 Info over doorgestuurde gegevens:
 Leerlingenaantallen + alle details
-> Print BAO4 of BKL en GOK-kenmerken
-> zelfcontrole!
 Info over de verwerking v/d zending:
 Goed verwerkt
 Verwerkt maar met fouten
 Niet verwerkt en (fatale) fouten -> opnieuw!
 Extra
 Leerlingenkenmerken
 Rijksregisternummers
22
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (7)
 Info:
 Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het
basisonderwijs’
 Vragen?
 Inhoudelijke vragen en bv vragen ivm
identiteitsgegevens:
− AgODi-contactpersonen
 Softwareproblemen
− Softwareleverancier
23
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (8)
E-mail: [email protected]
Gewoon onderwijs:
Antwerpen:
02 553 99 32
Brussels Hoofdstedelijk Gewest:
02 553 92 17
Limburg:
02 553 99 33
Oost-Vlaanderen:
02 553 92 05
Vlaams-Brabant:
02 553 92 17
West-Vlaanderen:
02 553 93 87
Buitengewoon onderwijs:
02 553 92 04
24
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Leerlingenzendingen (9)
 Schriftelijk na 1ste schooldag van september
 Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn
 Aangetekend
 Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na melding
 Getekend en gedateerd ontvangstbewijs
 Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na
ontvangstmelding
25
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Schoolveranderingen (1)
Voorbeeld ter verduidelijking:
 Een kleuter is vanaf 1/9 ingeschreven in school A maar
was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij
in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie
worden de documenten ingevuld.
-> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar
school A.
-> Kleuter telt niet mee voor instap na de
paasvakantie.
26
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Schoolveranderingen (2)
www.agodi.be
Aanwezigheden (1)
 Bijhouden van aanwezigheidsgegevens
 Aanwezigheidsregisters
 Extra info: stamboeknummer, adressenlijst, keuze
LBV, …
 Uitschrijvingen (streep tot einde schooljaar)
 Late inschrijvingen (onderaan klasgroep, stamnr.
vermelden)
 Paraferen van de registers
27
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Aanwezigheden (2)
 Codes kleuteronderwijs
 L = te laat gekomen
 A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…)
 Vertikaal streepje (l) = aanwezig
 Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes
lager onderwijs gebruiken!
 Evt. subtotalen bij kleuters ifv de
toelatingsvoorwaarden lager onderwijs
28
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Aanwezigheden (3)
 Codes lager onderwijs
 Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts)
 Code H bij revalidatie + revalidatiedossier
 Code R bij religieuze feestdag, begrafenis…
− mits officieel doc./verklaring ouders
 Andere codes zoals Q, S, P, O, …
− mits doc./verklaring ouders én toestemming directie!
 Code B bij ongewettigde afwezigheid +
begeleidingsdossier…
29
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Aanwezigheden (4)
 Info:
 Wetwijs ‘Aanwezigheden’
 Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het
basisonderwijs’
BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden
in het basisonderwijs’
30
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
 Algemene regel:
 Inschrijvingsdocumenten
 Formulieren leerlingenkenmerken (GOKformulieren)
 Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en protocols)…
Steeds stamnummer vermelden op de documenten en
ze op stamnummer klasseren
 Afwezigheidsattesten:
Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per
leerling
 Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken:
Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep
31
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Klasseren
www.agodi.be
Verificatie (1)
 O.a. controle van de leerlingengegevens
 Inschrijvingsregister
 Stamboekregister
 Inschrijvingsdocumenten
 Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen
 Aanwezigheidsregisters
 Begeleidings- en revalidatiedossiers …
 Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen
klaargelegd worden
 Verificatieverslag bijhouden
32
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Verificatie (2)
 Info:
 Wetwijs ‘Controle…’ of ‘Verificatie’
 Regelgeving:
 Omzendbrieven:
BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het
gewoon basisonderwijs (09/10/2006)
BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het
buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006)
 Bijlagen en linken!
33
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Dienstbrieven
 Omkadering
 Lestijden-, uren- en puntenpakketten op
schoolniveau
− Ook lestijden toegekend voor godsdienst, niet-confessionele zedenleer,
cultuurbeschouwing, lichamelijke opvoeding …
 Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap
 GON-eenheden, GOK-lestijden (…)
 Toelagen
 Werkingsmiddelen
 Gekleurde gelden, bv nascholingsgeld
 (…)
34
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
 Behandeling van dossiers en aanvragen:
 Dienstbrieven
 Programmaties, herstructureringen, fusies
 Wijzigingen schoolgegevens
− naam directie
− e-mailadres …
 Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis
 Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN
 Verwerking documenten ivm aanwending
omkadering
 …
35
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Schoolbeheerteam (SBT)
www.agodi.be
BAO’s
Gewoon basisonderwijs
 BAO-formulieren:
 BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de
school
 ‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de
omkadering
 Herberekening in het kleuteronderwijs
 Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…)
 Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03
(BaO/2003/04)
36
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
BKL’s
Buitengewoon kleuter- en lager onderwijs
 Invullen van de BKL-formulieren
 Aanwending van het lestijden-, uren en
puntenpakket in de BO-school/internaat
 Berekening urenpakket internaten
 …
Ook BAO Algemene gegevens
 Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’
BaO/2003/05 van 06-10-2003
37
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi
www.agodi.be
Contact
 http://www.ond.vlaanderen.be
 http://www.agodi.be
Contactpersonen Agentschap voor
Onderwijsdiensten
(AgODi), o.a.
 Dossierbeheerder schoolbeheerteam
 Dossierbeheerder werkstation
 Verificateur (…)
38
opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012
AgODi