Transcript AgODi - Onderwijs en Vorming

www.agodi.be
Ministerie van Onderwijs en Vorming
Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
Opleiding voor schoolsecretariaten
2012 - 2013
AgODi
1. Inleiding
2. Situering Agodi en Afdeling PBC
3. Terminologie en afkortingen
4. Elektronische communicatie
5. Soorten omkadering
6. Indiensttreding
7. TADD en vaste benoeming
8. Dienstonderbrekingen
9. Bezoek aan het werkstation
2
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
Overzicht programma dag 2
www.agodi.be
1. Inleiding
Het waarom en het doel van deze cursus:
 inbreng Agodi in de opleiding en
ondersteuning van nieuwe administratieve
medewerkers
 uitgebreide en complexe materie
verduidelijken
 fundering leggen voor latere modulaire
cursussen
3
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
Vlaamse regering
13 beleidsdomeinen
Onderwijs en vorming
5 Agentschappen en 1 Departement
4
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
2. Situering Agodi en PBC
Agentschap voor Onderwijsdiensten
6 afdelingen
Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB
de Werkstations (contact?)
5
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
2. Situering Agodi en PBC
De mensen achter de dossiers:
 8 werkstations:

62 dossierbeheerders (= +/- 54 FTE)

8 groepschefs
 cel eindeloopbaan: 2
 ondersteuning: 11
 opleiding/kwaliteitsbewaking: 2
 coördinatie afdeling: 7
 afdelingshoofd
6
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
2. Situering Agodi en PBC
Instellingsnummer en instellingsstructuur of
hoofdstructuur:
023077 211 42011 12
instellingsnummer
hoofdstructuur
Soort instelling en IM
NIS-code
7
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
3. Terminologie en afkortingen
 WS: werkstation
 SBT: schoolbeheerteam
 Stamboeknummer
 ATO: administratieve toestand
 Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM)
 DO: dienstonderbreking (en code DO)
 AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde
prestaties
 LBO: loopbaanonderbreking
8
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
3. Terminologie en afkortingen
 TAO: tijdelijk andere opdracht
 TBSPA: terbeschikkingstelling wegens persoonlijke
aangelegenheden
 Schoollisting
 BPT: bijzondere pedagogische taken
 GOK: gelijke onderwijskansen
 GON: geïntegreerd onderwijs
 ION: inclusief onderwijs
Buitengewoon
basisonderwijs
 ASV: algemene en sociale vorming
9
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
3. Terminologie en afkortingen
 UB: uitgestelde bezoldiging
 TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur
 SES: socio-economische status
 VKA: vervanging korte afwezigheid
 Medex: medische expertise
 TBSOB: terbeschikkingstelling wegens ontstentenis
van betrekking
 R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling
 PWB (vroeger Tivoli): personeel werkingsbudget
10
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
3. Terminologie en afkortingen
1. De communicatiestroom
 van input tot output
2. De principes van elektronische communicatie
 hoe verwerkt de computer de zendingen?
3. De verschillende RL’s
 wat stuur je met welke recordlayout?
11
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4. Elektronische communicatie
Van input tot output
1. De instelling / de school = input
 Hardware
 Software
 Maken van berichten
(dienstonderbrekingen, opdrachten, adres,
rekeningnummer, …)
 Klaarmaken van de zending
12
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
2. Edison
 Schakel tussen school en ministerie
 Software om zendingen te versturen
 WebEdison  via webbrowser, toegang
met elektronische identiteitskaart of
federaal token
 Beheerder en gebruikers
 Zorgen voor de terugzendingen
13
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
3. De registratie
 Automatisch en uniform opslaan van
berichten in berichtendatabank
(mainframetoepassing)
 Dagelijks na 20.30 uur
 Technische controle op basis van
ingebouwde codetabellen
 Resultaat = geregistreerd, manueel te
registreren, fout bericht  zie terugzending !
14
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
4. Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier):
A) De automatische verwerking
 opdrachten
 baremabepaling
 hoofd-/ bijbetrekking en noemerbepaling
 geldelijke anciënniteit
 dienstonderbrekingen (bevallingsverlof,
ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …)
 goedkeuring  gegevens naar wedde en
dossier
15
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
4. B) De manuele verwerking in het WS
 complexere opdrachten
 niet-geautomatiseerde DO’s
 inhoudelijke controle
 goedkeuring  gegevens naar wedde en
dossier
 andere taken WS: opvolging correcties,
controle van de aanwending, testen,
informatieverstrekking, kwaliteitscontroles
16
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
5. Het salarissysteem
 automatische berekening van salaris,
vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde
bezoldiging
 berekening op basis van parameters uit
EPD
 individueel betalingsuittreksel
(elektronische versie of papieren versie)
 schoollisting
17
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
5. Het salaris en loopbaanoverzicht = de output
 Salaris: laatste werkdag van de maand op de
rekening
 Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van
belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming,
bij pensioen, …)
 Output heel vaak zonder tussenkomst van
dossierbeheerder  groot belang van correcte
input !
18
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.1 De communicatiestroom
www.agodi.be
4.2 De principes
 3 principes :
1. fotoprincipe
2. stopzetting
3. melding-annulatie
 Definitie:
de manier waarop de gegevens in het
elektronisch dossier verwerkt,
geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al
dan niet in functie van wat er al in het
dossier zit
19
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.2.1 De principes
1. Het fotoprincipe
 De nieuwe situatie is van toepassing vanaf de
geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht
 De vorige situatie wordt stopgezet op
vooravond  alle gegevens opsturen, ook de
niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur
 Met of zonder historiek
 Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14
20
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.2.1 Fotoprincipe
Voorbeeld:
 op 01/09/2012: 2 opdrachten A & B
− opdrachtenpakket melden met
geldigheidsdatum 01/09/2012 (= 1 bericht):
 opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2013
 opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2013
1/9
31/1
30/6
A
B
21
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
 vanaf 15/11/2012: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2013)
 opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2012 (= 1 bericht):
 opdracht A tot en met 30/06/2013
 opdracht B tot en met 31/01/2013
 opdracht C tot en met 10/02/2013
A
B
C
1/9
15/11
31/1 10/2
30/6
− FOUT  indien enkel opdracht C gemeld wordt  A en B gestopt!
A
B
C
22
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.2.1 Fotoprincipe
www.agodi.be
4.2.2 Stopzetting
2. De stopzetting
 Soort fotoprincipe  opsturen van een “lege”
foto
 Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen
gegevens meer van toepassing
 De vorige situatie wordt stopgezet op de
vooravond
 Geldig voor de RL 4 (en RL 6)
23
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4 .2.2 Stopzetting
voorbeeld

gemelde opdrachten:
1/9
15/11
31/1 10/2
30/6
A
B
C

stopzetting opdrachtenpakket (RL 4) geldig vanaf 24/12/2012:
24/12
A
B
C
(opdrachten lopen tot en met 23/12)
24
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.2.3 Melding-annulatie
3. De melding - annulatie
 Wanneer het fotoprincipe niet van toepassing
is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd
moeten worden
 Eerst de eerder geregistreerde informatie
“annuleren”, met dezelfde gegevens als in de
oorspronkelijke melding en dan de correcte
gegevens melden
 geldig voor de RL 2
25
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
voorbeeld

voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met
geldigheidsdatum 17/9 tot en met 21/12:
17/9

21/12
naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25/11 duurt
(ziektecontrole, vlugger genezen of foute melding)
1. meld eerst annulatie met van 17/9 t.e.m. 21/12
2. meld dan de gecorrigeerde periode
17/9
25/11
 dus NIET: annulatie op 26/11 of opnieuw melden zonder eerst te
annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout
 Opgelet: denk ook aan vervanger!  opdracht inkorten
26
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.2.3 Melding-annulatie
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
De verschillende RL’s – Algemeen:
 Eén bericht is geldig voor:




1 personeelslid
1 instelling
1 instellingsstructuur
op één bepaalde datum
 Speciale aandacht bij complexe situaties


gebruik van vakcodes
gebruik van OOM-codes
 Zorg voor tijdige en correcte zendingen
27
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
RL
28
Omschrijving
RL-1
opdrachten & opdrachtgebonden dienstonderbrekingen
RL-2
niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen
RL-3
opmerking (bij RL-1 en RL-2)
RL-4
stopzetting opdrachtenpakket
RL-5
woonplaatsgegevens
RL-6
verblijfplaatsgegevens
RL-7
familiale toestand (burgerlijke staat en personen ten laste)
RL-9
immatriculatie (aanvraag stamboeknummer)
RL-11
RSZ-gebeurtenis (DIMONA)
RL-14
melding rekeningnummer
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 1 (RL 1)
 Opdrachten


1 of meerdere opdrachten
geldig op 1 bepaalde datum
 Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen



1 of meerdere DO’s
deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en situatie)
bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, …
 Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en
met”
 Principe: fotoprincipe
29
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 2 (RL 2)
 Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen


steeds 1 enkele DO
is persoons- of instellingsgebonden
 Begin- en einddatum: is steeds “van  tot en
met”
 Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof,
ziekteverlof, …
 Principe: melding - annulatie
30
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 3 (RL 3)
 Meezenden van een opmerking
 Kan enkel bij RL 1 en RL 2 in hetzelfde bericht
 Komen niet apart op de agenda in het
werkstation  enkel gebruiken indien er een
meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-klassige
vestigingsplaats)
31
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 4 (RL 4)
 opsturen bij voortijdige beëindiging van het
opdrachtenpakket
 Volledig opdrachtenpakket aan de instelling
wordt stopgezet
 Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie,
ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve
melding
 Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe
mogelijk is
 Principe: stopzetting
32
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6)
 Melding woonplaats (RL 5)
 adres van domiciliëring in België
 gegevens: straatnaam, huisnummer,
busnummer, postcode
 Melding verblijfplaats (RL 6)
 indien ander adres dan domicilie
 Fotoprincipe (zonder historiek) is van
toepassing
33
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 7 (RL 7)
 Melding familiale toestand
 nodig voor het correct berekenen van de
bedrijfsvoorheffing
 iedere wijziging zo vlug mogelijk melden
 2 blokken :
1. burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook
personen ten laste)
2. personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd
worden)
 Fotoprincipe is van toepassing
34
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 9 (RL 9)
 Aanvraag immatriculatie
 toekennen van uniek nummer  stamboeknummer
 wordt automatisch toegekend
 nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs
 kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank
 Geldt niet meer voor melding of wijziging
rekeningnummer  gebruik hiervoor RL 14
35
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
4.3 De recordlayouts
Recordlayout 14 (RL 14)
 Melding rekeningnummer
 van toepassing sedert 15/12/2008
 IBAN en BIC (International Bank Account Number &
Bank Identifier Code)
 samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer
 kan al geregistreerd zijn via leerkrachtendatabank
 Het fotoprincipe (zonder historiek) is van
toepassing
36
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
5. Soorten omkadering
Algemeen / terminologie:
 Lestijden
 Uren
 Punten
(om te zetten naar uren)
 Eenheden
(om te zetten naar lestijden of uren bij GON)
 Vervangingseenheden
37
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
(om te zetten naar lestijden)
AgODi
www.agodi.be
5. Soorten omkadering
Gewoon basisonderwijs
 Benoembare lestijden/uren:
38

Lestijden volgens de schalen

SES-lestijden

Additionele lestijden leerling/leerkracht-ratio (18,5 regel)

Lestijden levensbeschouwelijke vakken

Anderstalige nieuwkomers (vakcode 436)

Lestijden capaciteit

Uren kinderverzorging

Uren op basis van punten eigen enveloppen (OOM 00)
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
5. Soorten omkadering
 Niet-benoembare lestijden/uren:
39

Instaplestijden (vakcode 435)

Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)

Omgezette lestijden kleuteronderwijzer in kinderverzerzorgster

Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)

Tijdelijk onderwijs aan huis (vakcode 598)

Personeel werkingsbudget
(Tivoli)

Lestijden sociale maatregel
(compensatielestijden)

Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)

Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
(OOM 16)
(vakcode 975)
AgODi
www.agodi.be
5. Soorten omkadering
Buitengewoon basisonderwijs
 Benoembare lestijden/uren:
40

Lestijden ASV (kleuter, lager)

Lestijden levensbeschouwelijke vakken

GOK-lestijden (vakcode 770)

Lestijden rand- en taalgrensgemeente (vakcode 614)

Uren paramedisch personeel

Lestijden en uren GON (vakcode 595)

Uren op basis van punten uit de eigen enveloppen (OOM 00)
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
5. Soorten omkadering
 Niet-benoembare lestijden/uren:

Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)

Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)

Tijdelijk/permanent onderwijs aan huis (vakcode 598/432)

41
Personeel werkingsbudget
(Tivoli)
(OOM 16)

Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)

Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)

Lestijden/uren GON-ASS en lestijden ION (vakcodes 885/795)

Afwijkingsuren of –lestijden (vakcode 884)

Lestijden of uren PBOO (vakcode 932)
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
6. Indiensttreding
 Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005
 Eerste maal in het onderwijs of niet?
 Aanvragen stamboeknummer via RL 9
 Controleren voorwaarden  digitaal of via de
post opsturen van 3 documenten (diploma,
attest dokter en uittreksel strafregister)
 Denk aan familiale toestand
 RL 1 opdrachtenpakket via Edison
42
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur
 Omzendbrief PERS/2003/05 van 06/06/2003
 Soort aanstelling en voorrangsregeling
 Voorwaarde bij vaste benoeming
 Niet van toepassing bij TAO en voor directies
 Is zaak tussen school en personeelslid
 Aanduiden bij opdrachtenpakket
43
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
7. TADD en vaste benoeming
 Voorwaarden:
 720 dagen dienstanciënniteit
 gespreid over ten minste 3 schooljaren
 waarvan 600 dagen effectief gepresteerd
 per ambt en per scholengemeenschap
 vaststellen recht op 30 juni  recht geldt
vanaf 1 september (indien gekandideerd)
44
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
7. TADD en vaste benoeming
Vaste benoeming:
 Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999
 Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april
(opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!)
 Geldig voor de hele scholengemeenschap
 Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor
directies) indien betrekking nog steeds vacant
45
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
7. TADD en vaste benoeming
Voorwaarden personeelslid:
 Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden
 720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360
dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus)
 Betrekking uitoefenen in hoofdambt
 Zich kandidaat gesteld hebben
 TADD-aanstelling in het ambt op vooravond
(uitgezonderd bij R/W of TAO)
46
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
7. TADD en vaste benoeming
www.agodi.be
8. Dienstonderbrekingen
Enkele voorbeelden:
Ziekteverlof
Bevallingsverlof *
Bedreiging beroepsziekte *
Moederschapsbescherming *
Verlof verminderde prestaties *
Afwezigheid verminderde prestaties *
Loopbaanonderbreking *
TBS PA
Verlof tijdelijk andere opdracht *
Verlof wegens bijzondere opdracht
Arbeidsongeval
Staking
TBS 58+
VVP wegens ziekte
Onbezoldigd ouderschapsverlof
…
*  onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus
47
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
8. Dienstonderbrekingen
Verminderde prestaties:
 Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hj
van 14/11/2000
 Verlof of afwezigheid (VVP of AVP)
 Samen 6 verschillende soorten  6
codes DO
 Begin- en einddatum
 Contingent of niet?
48
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
8. Dienstonderbrekingen
Loopbaanonderbreking:
 Omzendbrief PERS/2011/05
van 15/06/2011
 Algemene en specifieke stelsels
 Volledig, halftijds of 1/5
 In totaal: 19 soorten  19 codes DO
 Specifieke regels qua begin- en
einddatum, duur, voorwaarden, …
49
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
8. Dienstonderbrekingen
Verlof tijdelijk andere opdracht:
 Omzendbrief 13AC/GDH/SH/js
van 15/06/2011
 Verschil tussen TAO en verlof TAO
 Enkel voor vastbenoemden
 Belangrijk: duur en volume
 Bezoldiging: steeds als vastbenoemd
 Verlof TAO is geen recht
50
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi
www.agodi.be
9. Bezoek Werkstation
 Koning Albert II – laan 15
 Hendrik Consciencegebouw
 4de verdieping / toren B en C
Nog vragen?
DANK U
51
Opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013
AgODi