Transcript Osnove upravljanja projektima Predavač : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak

Osnove upravljanja
projektima
Predavač : Evangelos Bountalis,
Međunarodni stručnjak
Upravljanje projektima je bojno polje onih
koji bi sve definirali do najsitnijeg detalja
(monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji
bi iznosili projekte bez ikakvog tipa
formalnog planiranja (nestrukturirani
hakeri).
Obje strane odbijaju kompromis ili
donošenje upotrebljivih rješenja u
razumnom vremenskom roku.
Ključna terminologija
TERMINOLOGIJA (1)
• Projekt je privremeni napor poduzet kako bi se kreirao
proizvod, usluga ili rezultat. SVI projekti imaju tri sastavnice:
– Specifične ishode: proizvode ili rezultate.
– Definiranje početnih i završnih datuma (raspored): vrijeme kada
projektni rad počinje i kada završava.
– Sredstva: Potreban broj ljudi, sredstava, opreme, postrojenja i
informacija.
• Upravljanje projektima je primjena znanja, vještina, alata i
tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili
potrebe interesenata i očekivanja od projekta. (Balansirati
između nepetosti među trima sastavnicama)
Ishodi
Raspored
Sredstva
TERMINOLOGIJA (2)
• Programi su grupe povezanih projekata kojima se
koordinirano upravlja kako bi se postigla korist koju
ne bi bilo moguće postići kada bi se njima
upravljalo pojedinačno.
• Operacije u tijeku (tekuće) su one aktivnosti koje
održavaju posao. Tekuće operacije razlikuju se od
projekata zato što projekti imaju određen početni i
završni datum, dok tekuće operacije imaju početni,
ali nemaju završni.
– Tehnike upravljanja projektima MOGU se
primijeniti na tekuće operacije.
TERMINOLOGIJA (3)
• Metodologija je praksa, postupci i pravila koja
koriste zaposleni u nekoj disciplini ili oni koji se
bave nekim istraživanjem.
• Proces je niz radnji, promjena, ili funkcija koje
donose rezultat. Proces može biti i niz radnji
poduzetih u stvaranju ili tretiranju proizvoda.
Procesi su:
– Učestali – njihovi koraci su ponovljivi
– Integrativni – mnogi procesi mogu surađivati
TERMINOLOGIJA (4)
• Portfelj je prioritetni skup svih projekata i programa
u organizaciji.
Portfelj
Transformacijski
programi
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
Održavanje/
proizvodni
programi
Obavezni
programi
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
P
R
O
J
E
K
T
I
Kikiriki
Načela i praksa upravljanja projektima
•
•
•
•
•
Definirati ciljeve projekta
Razviti plan ostvarenja projekta
Definirati temeljnu bazu kontrole
Upravljati rizikom
Učinkovito zaključiti
Definirati ciljeve projekta
•
•
•
•
•
Očekivani ishod
Potrebna sredstva (ukupna cijena)
Zadano vrijeme (datum početka)
Sigurnost
Ukupna kvaliteta
Definirati S.M.A.R.T. (pametne)
projektne ciljeve
•
•
•
•
•
S pecific (određeni)
M easurable (mjerljivi)
A ssignable (dodjeljivi)
R ealistic (realistični)
T ime related (vezani uz
vrijeme)
Zahtjevi tima
•
•
•
•
•
•
Potrebne vještine?
Prepoznati pojedinci?
Kada su oni potrebni?
Gdje su oni?
Potreban trening?
Interpersonalna kompatibilnost?
Četiri uporišta upravljanja
projektima
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Opseg
Loša definicija opsega posla
je glavni čimbenik koji
doprinosi prekoračenju
troškova u tehničkoj i
građevinskoj industriji.
OPREZ
Četiri imperativa dobrog
opsega projekta
Pisani
Dobro definiran
Lako razumljiv
Dostižan
Struktura raslojavanja posla (WBS)
• WBS je grupiranje posla uključenog u
projekt koji definira ukupni opseg projekta.
• WBS je temeljni dokument koji pruža
temelje za planiranje i upravljanje
rasporedom projekta, troškovima,
sredstvima i promjenama.
• Dekompozicija je podjela projekta na
manje dijelove.
WBS
Crteži
Izračun
• Postrojenje
• Usluge
WBS Element/
Radni paket
Raspored
Izvještaj o
cijeni
Ugovori
Račun za
materijal
Osmisliti aktivnosti kako bi ih kreirali
Koraci za stvaranje WBS-a
• Podijeliti projekt na glavne ciljeve
• Razdijeliti ciljeve na aktivnosti
• Podijeliti aktivnosti s značajkama koje
nedostaju na podaktivnosti
• Najniže podaktivnosti su temelj radnih
paketa
Uporišta upravljanja
projektima
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Aspekti troškova
• Procijeniti temelje za kontrolu
• Kontrola troškova
• Primjena postupaka kontrole koja slijedi
financijski napredak
Procjena zahtjeva
• Definirati troškove projekta
povezati opseg, raspored i sredstva
• Definirati temelj za procjenu
• Identificirati moguće rizike
• Identificirati nepredviđene
okolnosti/eskalaciju
• Identificirati stavke koje nisu uključene
Kontrola projekta
1. dan
projekta
-------------Popis
poslova:
Početni sastanak
Raspored
projekta
Povezivanje troškova i
vremena
Temeljni elementi sustava kontrole
• Plan projekta: Opseg, raspored, procjene
• Sustav nadgledanja koji mjeri izvedbu u odnosu na
plan
• Sustav izvještavanj koji identificira odstupanje od
plana
• Sustav koji prenosi odstupanja pravim ljudima
• Korektivne radnje
• Predviđanje ishoda projekta
Uporišta upravljanja projektom
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Raspored
• Planiranje-
Identifikacija slijeda događaja
potrebnih za ispunjenje
projekta
• Predviđanje - Određivanje vremena i skupa
projektnih aktivnosti koje čine
ukupno vrijeme dovršenja
Temelji za raspored projekta
•
•
•
•
•
Ciljevi projekta
Opseg projekta
Prekretnice projekta
Procjene (budžet) projekta
Dostupnost sredstava
Barova tabela
Ganttova tabela
Uporišta upravljanja projektom
Troškovi
Opseg
Raspored
Kvaliteta
Upravljanje ukupnom kvalitetom projekta
Jamstvo kvalitete
Kontrola
kvalitete
Upravljanje
ukupnom
kvalitetom projekta
Neprestano unapređivanje
Dizajniranje
temelja
Upravljanje rizikom
Izvori rizika
Tehnički
Financijski
Socio-ekonomski
Ugovorni
Proces upravljanja rizikom
Identificirati rizik
Analizirati rizik
Odgovoriti na rizik
Dokumentirati rizik
Izvori pomoći za identificiranje rizika
•
•
•
•
Istraživanje mjesta
Dokumenti ugovora
Raspored
Timska oluja
mozgova
• Skup iskustava
Suzbijanje rizika
• Jasno definirati odgovornosti osiguranja u
ugovorima
• Koristiti kvalificirano osoblje
• Dokumentirati i prenositi startegiju projekta
• Definirati uloge i odgovornosti
• Pripremiti rezervne planove za kritične
aktivnosti
• Koristiti prve redove tima
Suzbijanje rizika (nastavak)
• Koristiti kvalificirane izvođače radova i
prodavače
• Kratki radni sastanci prije početka radova
(osobito po pitanju sigurnosti)
• Uvježbavati kritične aktivnosti ili koristiti
modele
• Koristiti snažne sustave kontrole projekta
Nadgledanje i kontrola projekta
• Svi projekti razumne
veličine doživljavaju
poteškoće.
• Ciklus aktivnosti
nadgledanja i kontrole
projekta omogućava
prepoznavanje i
rješavanje problema u
ranoj fazi tako da se
projekt može nastaviti.
Ciklus nadgledanja i kontrole
• Ciklus nadgledanja i
kontrole sastoji se od:
– Pregledavanja i mjerenja
napretka
– Usporedbe trenutnog napretka s
različitim planovima, npr.
Raspored, rizik
– Prepoznavanja bilo kakvih
odstupanja
– Ispravljanja odstupanja
– Predviđanja događaja koji bi
mogli ugroziti plan
– Po potrebi ponovnog planiranja
• Ishodi će biti podgvrnuti
privremenom pregledu za
vrijeme trajanja projekta i
opsežnom pregledu
relevantnih karakteristika
prije konačne isporuke .
Plan
Akcija
Nadgledanje i kontrola
Zatvaranje projekta
Zatvaranje projekta – glavne faze
• Pridobiti prihvaćanje klijenta
• Dokumentirati projekt
• Provesti službena ispitivanja nakon
implementacije
• Podnjeti završni izvještaj
Sažetak
SAŽETAK
• Upravljanje projektima – Voditi i truditi se
• Planiranje je mapa, vodič, osobito za tim
– Relativno jednostavne tehnike za pomoć
• Upravljanje se pretežno radi o ljudima
– Cilj, disciplina, komunikacija
• Rizici su neizbježni, planiranje pomaže izbjeći
one glupe
• Iskustvo se računa
– Procjenjivanje opsega posla, vremena, rizika
Rizici su esencijalni u postignućima
Sreća je element uspjeha
Pet faza upravljanja projektima
Razina aktivnosti i preklapanja procesa
grupa tijekom vremena
Upravljnje znanjem u ciklusu projekta
1
IDEJA
4
2
CIKLUS
PROJEKT
A
ODRAŽAVAJUĆA
PRAKSA
DIZAJN
3
POČETAK
OKVIR
Upravljnje znanjem u ciklusu projekta
IDEJA :
Sekundarana
analiza podataka
Učenje
Analiza
potreba/prilika
sudionika
Pregled pilot
projekta
ODRAŽAVAJUĆA
PRAKSA
1
CIKLUS
PROJEKTA
DIZAJN
POČETAK
OKVIR
Upravljanje znajem u ciklusu projekta
IDEJA
ODRAŽAVAJUĆA
PRAKSA
Dizajn:
2
Definicija cilja
Analiza
uzroka/posljedica
Formulacija hipoteze
Sekvenciranje
aktivnosti
Odabir pokazivača
Polazna točka
CIKLUS
PROJEKTA
POČETAK
OKVIR
Upravljanje znanjem u ciklusu projekta
IDEjA
ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA
DIZAJN
CIKLUS
PROJEKTA
POČETAK :
Konsolidacija
partnerstva
Koherentni
informacijski
sustavi
3
OKVIR
Upravljanje znanjem u ciklusu projekta
IDEJA
ODRAŽAVAJUĆA PRAKSA :
 Sudionika M&E
Vrednovanje
Učenje i
dijeljenje
4
DIZAJN
CIKLUS
PROJEKTA
POČETAK
OKVIR