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El Diseño de Equipos Efectivos
Don Mankin, Susan G, Cohen y Tora K. Bikson
Harvard Business School Press
Boston, Mass. L996
Katzenbach & Smith, La Sabidurìa de los Equipos. 1997. P.
Senge, La Quinta Disciplina en la Pràctica, l995.
Traducido y sintetizado libremente por B. Lara
MAFI-UCA 2005
Construyendo Equipos Efectivos
Objetivos: Al finalizar el módulo los participantes
podrán:
 Reconocer los conceptos básicos :definiciones claves
para poder formar equipos efectivos de mejora o de
aprendizaje a nivel organizacional, personal y grupal.
 Comprender su estilo de aprendizaje de tal forma
que pueda identificar las fortalezas y debilidades que
ello implica para la integración efectiva en un equipo.
 Integrarse y organizarse con eficiencia en un equipo
de aprendizaje.
¿ Qué es un Grupo ?
- Un conjunto de personas (dos o más) que
interactúan entre sí de modo que cada persona
recibe la influencia de cada una de las otras
personas y a su vez ejerce influencia en ellas.
- Un conjunto estructurado (en diverso grado) con
metas, normas y roles acordados (Explícita e
implícitamente).
Tipos de grupo : Por el grado de cohesión e
intimidad
• Primario
• - Pequeño en número
(menos de 18)
• - Asociación íntima cara a cara
•
(Familia, amigos)
• - Son fundamentales en la
formación de naturaleza social, la
persona es lo importante en el
afecto mutuo.
•
Ejemplo:
• - Familia, Amigos de vecindad
• - Amigos de trabajo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Secundario
- Grandes (más de 18)
- Contacto intermitente
- Comunicación intergrupal
es más escrita que verbal
- Relaciones Formales :
la tarea, similitud de
intereses
son vínculos primordiales.
Ejemplo:
- Grupos formales de
trabajo, estudio,
profesión
Características claves de Equipos
• La gente tiene una noción de
que lo importante para
trabajar en equipo es el hacer
sacrificios por conseguir la
meta común en un grupo.
• Normalmente se exhorta a
trabajar juntos y tener buena
interacción para lograr el
compromiso dedicado y el
sacrificio mencionado.
• Esta concepción es errónea y
se presta a confusión. No
todo grupo que lo llamemos
equipo lo es.
• La característica principal de
los equipos es la
interdependencia en el logro de
una meta compartida o
propósito, esto es que el trabajo
de cada miembro del equipo es
dependiente sobre el trabajo de
al menos alguno de los otros.
• La interdependencia puede ser
más o menos interactiva como
en un equipo de redacción.
• Un departamento de técnicos
trabajando cada uno en sus
proyectos no es un equipo. La
mayoría del tiempo trabajan
independientes.
Diferencias claves entre Grupo y Equipo.
Grupo de Trabajo
• Líder fuerte y centrado en la
Tarea.
• Responsabilidad individual.
• Propósito del grupo es el
mismo que el de la
organización.
• El producto del trabajo es
generado en forma individual.
• Celebran reuniones eficientes.
Equipo de Trabajo
• El liderazgo es compartido.
• La responsabilidad es
individual y conjunta.
• El propósito es específico
del equipo, que es quien lo
consigue.
• Se generan productos fruto
de trabajo colectivo.
• Se fomentan discusiones
abiertas y objeto de las
reuniones es resolver
problemas en forma activa.
Diferencias claves entre Grupo y Equipo.
• La eficacia se mide de
forma indirecta por
medio de efectos en
resultados producidos
(excedentes).
• Los resultados se miden
de forma directa,
mediante la evaluación
del producto.
• Se discute, se decide y se
delega.
• Se discute, se decide y se
trabaja conjuntamente.
Construyendo versus Diseñando
Equipos Efectivos
• La Tradición ha insistido en construir equipos efectivos
mediante la creación de un clima de confianza, buenas relaciones interpersonales, resolución de conflictos.. hoy en día
se ha confirmado en investigación que las variables de
diseño del sistema del equipo y su incorporación dentro
del sistema organizacional son claves primordiales para
la efectividad. Por lo tanto vamos a dar unos pasos para ello.
• Identifique el tipo de Equipo y las Metas: esto involucra
primero la naturaleza y la función que hace falta para darse
cuenta si es un equipo de trabajo,un equipo de proyecto, un
equipo en paralelo, o un equipo gerencial o una Red ad hoc.
Tipos de Equipos
1- Equipos de Trabajo: son permanentes, parte de estructura formal.
2- Equipos de proyecto y desarrollo:menos permanentes, sacados de
varias unidades funcionales para realizar proyectos temporales que
requieren dichas experticias funcionales.
3- Equipos paralelos: Existen en paralelo con el resto de la
organización, son también integrados por miembros de otras
unidades, para realizar tareas claves que no pueden ser hechas por
ninguna unidad en particular, como coordinación, resolución de
problemas o mejoramiento.
4. Equipos Gerenciales: responsables de la gerencia coordinada de un
un número de subunidades (equipos, grupos de trabajo) que son
interdependientes en el logro de un resultado colectivo , tales como
un proceso entero o un producto.
5- Redes Ad Hoc: grupo de gente que colabora una con otra, se
mantiene en contacto sobre un tema o un proyecto de una manera
no formal., espontánea sobre un interés compartido. Usualmente es
entre miembros de una red informática.
Organización de los Equipos de Trabajo
La forma tradicional:
La forma autodirigida:
• un supervisor dirige el
equipo desde un punto de
vista administrativo y
operativo, él toma la
mayor parte de las
decisiones sobre qué se
debe hace y quién hace
cuales cosas.
• El jefe los deja solos en
el cómo hacer el
quehacer operacional a
aquellos que tienen
experiencia, y les delega o comparte alguna
autoridad.
• Es la participación de todos los miembros
del equipo en decisiones antes reservadas a
los supervisores y gerentes.
• Hay evidencias que es una forma de lograr
ser competitivos a nivel global.
• También ayuda a eliminar los costos de los
supervisores y gerentes.
• Pueden ser usados donde la gente trabaja
interdependientemente y puede
responsabilizarse por la producción de un
producto o proveer un servicio a un cliente
interno o exteno.
• Ejemplos: Procter & Gamble, G.M. Texas
Instrument, H.P.
Una Organización por Equipos de Trabajo
VicePresidente Ejecutivo
Gerente de R.H.
Gerente de Producto A
Equipo Alfa
Equipo Beta
Gerente de Finanzas
Gerente de Producto B
Equipo C
Equipo D
Gerente de Servicio
Equipo E
Características Claves:
Unidades permanentes de trabajo
Producen productos o servicios.
Equipos Alfa y Beta apoyan, C.D.E. son de producción/servicio
Trabajo continuo.
Composición estable.
Equipos de Proyecto y Desarrollo
• Trabajadores de conocimiento son extraídos de diferentes uni dades funcionales para hacer un equipo de proyecto y desarrollo.
Tiene un resultado de una sola vez, como un nuevo producto o
servicio a ser mercadeado por la compañía, o un sistema de
información nuevo o una nueva planta.
• Cuando el trabajo es completado, estos equipos son
desbandados y los miembros retornan a sus unidades de
origen o se mueven a otro proyecto.
• Las organizaciones pueden usar esta forma de organización
para crear la mezcla correcta de conocimiento y habilidades
necesaria para los proyectos particulares sin perder las
ventajas de la especialización funcional.
• Algunas compañías de alta tecnología se han estructurado así.
Equipos en Paralelo
Organizacion Por Proyectos
Director Ejecutivo
Gerente de Planeación
Gerente de Proyectos
Gerente Administrativo
Los equipos en paralelo, son separados en paralelo
Mejoran o coordinan actividades
Limites Claros y hacen recomendaciones
Equipos en Paralelo
• Semejantes a los equipos de proyectos, existen paralelos
con el resto de la organización, extrayendo a la gente de
diferentes unidades de trabajo para realizar tareas o
funciones que no pueden ser logradas dentro de las
estructuras formales organizacionales.
• La diferencia es la naturaleza de las tareas y la
intensidad del esfuerzo necesario para realizar sus
tareas. Su función es solamente coordinación , resolver
problemas y tareas orientadas a la mejora.
• La intensidad: Bastan unas horas a la semana o cada
cierto tiempo mientras se continua haciendo sus trabajos
regulares.
• El equipo normalmente dará recomendaciones,equipos de
aprendizaje organizacional o de mejora ..
Redes Ad Hoc o Equipos Virtuales
• Este tipo de equipo, algunos no lo consideran como tal, se
considera que existen como grupos con un interés común
que nacen espontáneamente o bajo los auspicios de la
gerencia, en los cuales privan la comunicación libre entre
miembros de una red social o de informática; hay
intercambios sobre un tema de interés común para un
propósito compartido. Son a tiempo parcial y su membresía
es fluida y difusa.
Ejemplos de estos son:
• antiguos integrantes de equipos de mejora o de proyectos que
siguen en contacto regularmente para hacer el seguimiento o
compartir experiencias de trabajo,
• antiguos participantes en un taller que se mantienen en comunicación por correo electrónico para discutir sobre tema tratados en el
taller.
• una red de aprendizaje sobre un tema propuesto por la gerencia.
El Equipo Gerencial
• Son responsables de la gerencia coordinada de un número de
subunidades (equipos, grupos de trabajo) que son
interdependientes en el logro de un resultado colectivo, como
un proceso entero o un producto.(Cohen y Morman)
• La función del equipo será dar dirección y recursos así como
manejar la unidad más grande o el proceso que hacen estas unidades.
• Los equipos gerenciales están compuestos de gerentes
responsables por la integración de actividades de las unidades
que reportan a los miembros individuales del equipo.
• Hoy en día la efectividad del equipo gerencial debe crecer en la
combinación de experticia colectiva y responsabilidad
compartida ante un ambiente turbulento y complejo.
• Este equipo en el nivel de la unidad estratégica de negocio
ayuda a integrar lateramente las unidades interdependientes que
atraviesan los procesos de negocios.
El proceso de formación de un equipo efectivo
• Para organizar un equipo efectivo:
• 1) es definida la misión entre la gerencia y los
integrantes.
• 2) son aclarados los objetivos que se requieren del
equipo.
• 3) se establecen la estructura : los roles de liderazgo, de
registro de los acuerdos, desarrolle las conexiones, y las
normas y procedimientos.
• 4) se desarrollan las capacidades requeridas por los
objetivos y la estructuración.
• 5) Diseño o construcción de un equipo, interrelaciones
entre el proceso psicológico afectivo y el diseño efectivo.
Definición de la Misión y los Objetivos
• MISION
Una vez definido el tipo de
equipo y por tanto su función
primordial se pasa a definir la
misión , o propósito y razón de
ser
• METAS:
A partir de la misión se desarrollan las metas explícitas que
están vinculadas con la
estrategia general del negocio.
• Esto es un paso que se aplica a
todos los tipos de equipos.
• En algunos equipos las metas
incluyen objetivos de
aprendizaje.
• Esto es lo que Senge llama la
alineación de las metas de los
individuos con las de la organi zación, y así las metas de los
equipos deben de estar dentro
de la estrategia general.
Determine la Estructura del Equipo
• Esto implica entre otras cosas:
• Definir la composición del
Equipo:
• La identificación de las tareas a
ser desempeñadas debe
determinar quién es el que se
incluye en el equipo.
• Lo critico es la interdependencia,
las actividades a ser integradas, la
gente que necesita comunicarse
para enfrentar los asuntos
pendientes y el trabajo que debe
ser coordinado para producir un
producto relativamente completo
o proveer un servicio.
Esto determinará cuales son
los Roles /Funciones,
las Tareas y Responsabilidades
que deben ser incluidos dentro de
las fronteras del equipo.
Fronteras del equipo pueden
atravesar varios departamentosy
unidades organizacionales.
• Luego, implica buscar la gente que
pueda desempeñar esos roles.
¿Cuáles habilidades necesitan los
miembros para este desempeño
efectivo?
¿Se necesita dedicación parcial o
a tiempo completo , durante cuanto
tiempo?
Determine la Estructura del Equipo
Desarrolle Conexiones
Defina y Llene los Roles de
Externas:
Liderazgo
• Todos los tipos de equipos • Este paso anterior está
vinculado al resto de la organinecesitan liderazgo.
zación y más allá. En
• Este puede ser provisto por
particular , el equipo que está
una persona a lo largo de toda
siendo diseñado necesita estar
la vida del equipo, o por
conectado
a
aquellos
diferentes
personas
a
individuos, equipos y unidades
diferentes tiempos.
que serán más afectadas o
• Determinar quiénes van a
tienen el mayor impacto en su
llenar estos roles y cómo ellos
trabajo.
los desempeñarán, dependerá
• Este punto es crítico para
del tipo de equipo y otras
todos los tipos de equipos.
circunstancias. Estos asuntos
¿Cuáles serán estas conexiones
deben definirse
apenas se
del tipo de equipo?
termine la composición del
equipo.
Desarrolle las Capacidades del Equipo
• Cuando la estructura está
diseñada el asunto principal es
desarrollar la habilidad del equipo
para desempeñar las tareas. Se
hace de dos formas:
• Proveer Acceso a Recursos de
Información.
Acceder a recursos críticos
especialmente la información que
necesita para hacer su trabajo y
las herramienta que necesita para
gerenciar, analizar y comunicar
esta información.
• Proveer entrenamiento. (continuo)
Proveer Entrenamiento Capacitador del Equipo
Principio universal de diseño:
• los miembros del equipo deberían
poseer las habilidades requeridas por
sus roles y tareas.
• También necesitan habilidades interpersonales, sin importar el tipo de
equipo y sus tareas.
• Cuando sea posible esto debe
ser.Pero aún cuando se den las
mejores circunstancias algún
entrenamiento será necesario para
compensar por la falta de algunas
habilidades críticas y el conocimiento entre algunos o todos los
miembros. El entrenamiento varía de
acuerdo a la fase de desarrollo del
equipo, pues aprenden trabajando en
el equipo.
Construcción
y
Diseño del Equipo
• La construcción del Equipo
involucra el diseño como un paso
primordial.
• Los miembros necesitan
comunicarse unos con otros,
en todo diseño del equipo.
• El conflicto es inevitable, incluso en
los equipos mejor diseñados ,
incluso más si los miembros del
equipo son muy motivados y
provienen de diversas profesiones.
• La construcción del equipo es
valiosa para el diseño, pues
los procesos de grupo están
frecuentemente
marcados
por tensión, conflicto, falta de
concentración, desconfiaza e
insensibilidad.
• La participación y el compromiso
de todos los miembros necesitan ser
animados,
muchos
equipos
necesitan enfocarse en las metas
mientras hacen sus tareas.
• Se neutralizan estos impactos
negativos con intervenciones
de construcción de equipo.
La construcción y el diseño del equipo para la
efectividad organizacional
• Un buen diseño ayuda a las
condiciones
de
buena
interacción
humana.
confianza
e
integración
humana pueden pulir las
aristas en un equipo bien
diseñado.
• El último fin no es la
efectividad del equipo sino la
de la organización, por lo que
esta
necesita
crear
macroestructuras que apoyen
actividades de equipo y
aseguren que todos esté
alineado con la estrategia y
las metas organizacionales.
La unidad
Organiza
con poder de
ción
cambios sistema
Equipos
Usuarios
Tecnolog.
Informac.
Grupo de
gente interdependiente
con meta común.
Las herramien
tas y sistemas
de informac.y
comunicacion .
El Equilibrio Dinámico entre el Individuo y el Equipo
• El equipo autodirigido ha sido una moda popular. Muchos se
han montado en este camino de la facultación de equipo.
• Si la característica definitoria del equipo es la interdependencia y el propósito y metas comunes, se debe ver si los be
neficios de reestructurar su trabajo para hacerlos interde
pendientes (si fuera posible) justifican sus costos, si no es así,
es mejor dejar las cosas como están.
• En este caso, se buscan vías de enriquecer el desempeño
individual, más que hacer artificialmente un equipo donde no
tiene sentido.
• Al estar demasiado tiempo juntos y al ser demasiado cohesivo
los miembros del equipo pueden presionar a los individuos a
rendirse en hacer su trabajo. Las tareas de grupo se logran
cuando los individuos trabajan: “hacen su tarea en casa”.
Lo que requiere el Diseño y el Trabajo de Equipos
• El diseño de un equipo se debe adaptar
creativamente , no adoptarlo porque
funcionó en alguna otra parte.
• La complejidad de la gerencia de un
equipo no permite un enfoque simple de
que la gente se sienta bien, que tenga el
software más sofisticado de grupo y/o
exhortaciones gerenciales de “trabajemos
juntos como un equipo”.
• Requiere planificación cuidadosa,
tedioso esfuerzo, considerable paciencia
y sobre todo , conocimiento acerca de lo
que permite trabajar en equipo
efectivamente.
Concentrándose en lo Básico del Equipo Exitoso
Resultados de desempeño
Habilidades
Resolución
de
problemas
Técnico
funcional
Responsabilidades
Mutua
Número
pequeño
de gente
Interpersonal
Propósito
significativo
Metas especificadas
Enfoque común
Propósito significativo
Productos de trabajo
colectivo
Compromiso
Crecimiento personal
Equipos en su Evolución
• El pseudoequipo: se dice que es pero
realmente no tiene el grado de
cooperación crativa necesaria.
• El equipo potencial: tiene la capacidad
para convertirse en equipo. La tarea debe
ser realizada en equipo. Falta más
integración.
Los equipos en evolución
• El equipo real:
Tiene todas las características
anotadas: habilidades
complementarias,
responsabilidad, compromiso
con la misión, aunque falta un
compromiso con el crecimiento
personal de todos.
• Equipo de Alto Rendimiento:
Además de las condiciones
dichas, se tiene un compromiso
por el crecimiento personal de
todos los miembros del equipo.
Equipo de Aprendizaje
• Es un grupo de personas que se reúnen periódicamente
para aprender a analizar y proponer soluciones a los
problemas y aprovechar las oportunidades de
desarrollo que se presentan.
Establecer Misión
• El equipo recibe ordinariamente la
misión por parte de la dirección de la
empresa, o la misma valida una
misión compartida por un grupo.
• La misión implica un objetivo
general, una tarea primordial
importante, como alcanzar un reto de
desempeño de acuerdo a los valores
del grupo.
• Por ej. “Resolver el problema de
tardanza de entrega de los reportes en
un 25% con eficiencia y equidad”
Visión Valorativa
• El equipo construye o recibe creativamente un conjunto
de características o valores que debe vivir el equipo:
por ej. “Ser un equipo con eficiencia, eficacia, calidad
a nivel de excelencia, productividad, equidad
meritoria, cooperación creativa, oportunidad,
comunicación congruente..”
Objetivos Retadores
• Objetivos especificos retadores o
dificiles y logrables.
• Se decide proveer o recoger
información necesaria para
mejorar la situacion de la
organización.
• Sintetizar y ofrecer propuestas
de solución a los problemas
seleccionados.
La organización en roles del Equipo
El equipo
acuerda o
acepta por
consenso
normas
adecuadas
1. Funcionales
Normas del Equipo
3. De Calidad de
Trabajo
2. De Interacción
o de Relación
Normas Funcionales
7. Confidencialidad
1. Trato como colegas
6.Responder sin
defensividad
5. Dar y recibir
Retroinformación.
Normas de Interacción
4.Discusión
abierta y experta
para toma de
decisiones
2. Escuchar
con Empatía
Atención sin
interrumpir
3. Ambiente de
Confianza para el
diálogo y la
exploración
6.Reflexión
periódica sobre el
proceso para
mejorarlo.
5. El secretario
Hace y distribuye
minutas en
máximo de 24 h.
1. Cooperación Creativa
Normas de Calidad
de Trabajo
4. Se resuelven
conflictos donde
todos ganan
2. Decidir
cómo decidir:
Por consenso u
otro criterio.
3. Preparar
Reuniones
Proceso de Aprendizaje en Equipo
1. Observación y
Reflexión Pública
4. Acción
Coordinada
2. Significado
Compartido
3.Planificación
Conjunta
Ciclo del Aprendizaje Individual:
1. Vivir la
experiencia
concreta
2. Reflexionar y
observar sobre
la experiencia
4. Aplicación y
Evaluación,
experimentación.
3. Conceptualizar y
Conectar la teoría
con la práctica.
Estilos de Aprendizaje
Experiencia Concreta.
Aplicar y Evaluar
Soluciones
Acomodador
Descubrir Problemas
Divergente
Experimentación
Activa
Observación
Reflexiva.
Convergente
Producir Soluciones
en Proyectos
Asimilador
Inventar Soluciones
Conceptualización
Abstracta
Estilos de Aprendizaje Experiencial
• Divergente: Predominan la experiencia concreta y la observación reflexiva. Es
propio de psicólogos, antropólogos, científicos que ven el
todo, que ven muchas soluciones a un problema.
• Asimilador: Predominan la observación, la reflexión y la conceptualización
abstracta, inventan soluciones, quieren asimilar al mundo, meterlo en sus
categorías.
• Convergente: Predomina la conceptualización abstracta, el buscar una sola
respuesta correcta a los problemas, son muy secuenciales y buscan la puntualidad.
Es propio de ingenieros, de médicos especialistas.
• Acomodador: Predomina la aplicación de las ideas a la práctica del día a día,
acomoda y cambia las ideas para que sirvan a la práctica. Es propio de
administradores.
Ventajas y Desventajas de
cada Estilo para Formar Equipos
Ventajas :
• Divergentes: Son intuitivos y
Desventajas :
•
Pueden tardarse más tiempo en
aspectos de tareas teóricas.
•
Pero se desconectan de la práctica,
no se involucran en ejercicios, ideas a
veces no útiles.
•
La impaciencia y el afán por encontrar
la solución correcta puede molestar.
•
Caen en el pragmatismo y
cortoplacismo, les gusta más actuar
que estudiar.
creativos. Aprenden de vivencias.
• Asimiladores: son capaces de
resolver problemas con
profundidad teórica.
• Convergentes: estudia y
da ideas aplicables, puntualidad en cumplir promesas.
• Acomodadores: Contribuyen con
ideas prácticas, y las aplican.
Métodos Para seguir Aprendiendo
Aprendizaje de adultos con Diario de Aprendizaje :
Llevar notas de lo que cada día aprendemos
siguiendo las fases del ciclo de aprendizaje :
a) ¿Qué he descubierto de problemas dignos de análisis .?
b) ¿Cuáles soluciones he inventado por mis lecturas, insights…?
c) ¿Cuáles soluciones he producido por ensayo y error?
d) ¿Cuáles soluciones he llevado a la práctica y las
he evaluado comparando lo conseguido versus lo esperado?
Fuentes : “ La Quinta Disciplina “ Granica, P. Senge.l991, “La Quinta disciplina en la Practica”, P. Senge y otros.,l995
La Sabiduría de Equipos, Katzenbach & Smith, Edit. Cecsa,l996.
“La Danza del Cambio”, Peter Senge y Otros, 2000.