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Projektmanagement bei ALTANA Pharma
Frankfurt, 30. Oktober 2006  Edgar Gerlacher
ALTANA Pharma Group
Agenda

Das Unternehmen

Der Entwicklungsprozess in der pharmazeutischen Industrie

Herausforderungen

Bisher Erreichtes

Situation 2006

Erfahrungen - Zusammenfassung

Nächste Schritte
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ALTANA Pharma Group
Das Unternehmen
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ALTANA Pharma Group
DAS UNTERNEHMEN
Innovative Therapeutika seit mehr als 130 Jahren
1873 Firmengründung durch
Dr. Heinrich Byk in Berlin
1946 Neubeginn
in Konstanz
1938 Markteinführung von
Optojod (weltweit erstes
Kontrastmittel)
1907 Patentierung von Euphyllin
(Atemwegserkrankungen)
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ALTANA Pharma Group
1994 Markteinführung von
Pantoprazol (MagenDarm-Erkrankungen)
2005 Markteinführung
von Alvesco (Asthma)
2002 Aus Byk Gulden Lomberg
wird ALTANA Pharma
1974 Patentierung von Ebrantil
(Bluthochdruck)
DAS UNTERNEHMEN
Strategische Ziele

Konzentration auf das werthaltigste Geschäft


Innovative Therapeutika
Konzentration auf relevante Märkte

Europa, USA, Japan
 Partnerschaften sind unverzichtbar

Konzentration auf genau definierte und ausgewählte
Forschungsfelder

Magen-Darm-Erkrankungen
 Atemwegserkrankungen
 Onkologie

Internationalisierung von Forschung und Entwicklung
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ALTANA Pharma Group
DAS UNTERNEHMEN
Geschäftszahlen ALTANA Pharma 2005
Millionen €
2005
2004* Veränderung in %
Umsatz
2.365
2.109
+ 12
Ergebnis vor Steuern (EBT)
608
524
+ 16
Forschungsinvestitionen
418
410
+2
Sachinvestitionen
201
165
+ 21
8.832
8.200
+8
 EBIT in Prozent
25,5
24,8
 EBITDA in Prozent
29,2
28,7
Mitarbeiter
* Nach Anpassung durch IFRS 2
(„Anteilsbasierte Vergütungen“)
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ALTANA Pharma Group
DAS UNTERNEHMEN
ALTANA Pharma weltweit
Kanada
Europa
Japan
USA
Indien
Mexiko
Brasilien
Südafrika
Argentinien
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ALTANA Pharma Group
Australien
Der Entwicklungsprozess
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ALTANA Pharma Group
ENTWICKLUNGSPROZESS
Nur wenige Substanzen erreichen das Ziel
ca.
5.000 bis 10.000
Substanzen**
250
**
Forschung
0
Präklinische Phase
Klinische Phase
Forschung
Präklinik
Phase I
Phase II
Phase III
Zulassung
beantragt
Wirkungstest im
Reagenzglas
Versuche zu
Wirksamkeit und
Unbedenklichkeit,
mit den letzten 10
bis 20 Substanzen
auch im Tierversuch
Prüfung bei
gesunden
Menschen auf
Verträglichkeit
Erprobung an
wenigen
Patienten
Erprobung an
meist mehreren
tausend Patienten
Prüfung der
Unterlagen
durch
Zulassungsbehörden
4,7*
3,3*
1
2
3
4
5
6
* By J. Di Masi et al., Journal of Health Economics 22 (2003) , 151 - 185
** Schätzung des VFA (Verband Forschender Arzneimittelhersteller e.V.)
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ALTANA Pharma Group
7
1,5*
8
9
1,2*
10
11
Zugelassen
1,0*
12
13 Jahre
ENTWICKLUNGSPROZESS
Entwicklungskosten für ein neues Arzneimittel
In Millions US-Dollars
2001
802
1999
610
1997
429
1993
359
1991
231
0
Quelle:
Di Masi J. et al., Tufts University (1991); Office of
Technology Assessment (1993); Myers and Howe
(1997); Office of Health Economics & Lehman
Brothers (1999); Tufts University (2001)
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ALTANA Pharma Group
200
400
600
800
Herausforderungen
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ALTANA Pharma Group
HERAUSFORDERUNGEN
Situation bei ALTANA Pharma im Jahr 2002

Q3 2000:
Beauftragung eines Beratungsunternehmens mehrere
strategische und organisatorische Themen einschließlich
Multiprojektmanagement zu adressieren

12/2000:
Entscheidung

ein Multiprojektmanagement Steuerungskomitee

eine dedizierte Projektmanagement-Funktion
zu etablieren

04/2001:
Projektmanagement-Funktion aufgebaut, erste Sitzung des
Steuerungskomitees

01/2002:
Project Management Office etabliert
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ALTANA Pharma Group
HERAUSFORDERUNGEN
Herausforderungen

… in der Pharmaindustrie

Lange Projekt- und Entwicklungszeiten
 hohe Projektabbruchrate

… speziell für ALTANA Pharma

Änderung der Organisation von einem mittelständischen Unternehmen zu
einer weltweit agierenden Firma mit internationalen Projektteams und immer
mehr Mitarbeitern
 Ständige Informationszunahme (Informationsbedarf und Informationsfluss)

... für ALTANA Pharma´s Projektmanagement

Sehr unterschiedliche Vorgehensweisen in der Projektplanung und fehlende
Transparenz (2002)
 Matrixorganisation sehr „linienlastig“
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ALTANA Pharma Group
HERAUSFORDERUNGEN
Ziele des Projektmanagement bei ALTANA Pharma ...
Optimierung von “Time to Market”

Projekte wie geplant durchführen und zu Ende bringen

Pro-aktives Management von Risiken, Problemen und Änderungen

Die richtigen Planungsinformationen zur richtigen Zeit zur Verfügung
stellen

Mehr Transparenz von projektrelevanten Informationen im ganzen
Unternehmen
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ALTANA Pharma Group
HERAUSFORDERUNGEN
Erfolgsfaktoren ...

Reduzierte Abweichung Plan vs. Ist

Aussagekräftige Berichte mit aktuellen Informationen in kürzerer Zeit

Klare Vereinbarungen zwischen Projektleiter/Projektteam und
Seniormanagement

Bessere Transparenz bezüglich Metriken

Reduktion der Anzahl von Planungswerkzeugen und damit weniger
Doppel- und Dreifacheingaben in Systeme

Schnittstellen klar definiert
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ALTANA Pharma Group
Bisher Erreichtes
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Project Management Office bei ALTANA Pharma

Organisatorisch in der Organisationseinheit Multiprojektmanagement
untergebracht

Kompetenzzentrum für Projektmanagement

Klarer Fokus auf Projektmanagementqualifikation, Mitarbeiter des
PMO sind keine Spezialisten für Medikamentenentwicklung

Bewährten Standards folgen (PMI®)

Über industrieweite “best practices” informiert sein, z.B. durch
Benchmark-Daten
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Project Management Office – Kernaufgaben und Initiativen
Prozessmanagement
Definition eines Stage-Gate-Prozesses und eines
„Decision Models“
Erstellung von Handbüchern und Vorlagen
Erstellung des „Drug Development Process Guide“ (PM
Handbuch) und Definition von Projektmanagement
Dokumenten
Evaluierung und Implementierung von
Werkzeugen
Implementierung und Support des
Multiprojektmanagementsystems Primavera®
Definition von Kenntnissen und Fähigkeiten
im Projektmanagement sowie Erstellung von
Ausbildungsprogrammen
Erstellung eines Projektmanagement Curriculums
Benchmarking / Gap Analysen
Ermittlung und Analyse von Benchmark-Daten über
CMR (Centre for Medicines Research)
Organisation von Team-Initiativen
Zweimal pro Jahr Organisation von PM-Klausurtagungen
Als projektunabhängiger Partner und Experte
zur Verfügung stehen
Facilitation
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Drug Development Process Guide

Themen




Organisatorische Aspekte
Phasenmodell / Stage-Gate-Prozess
Prozessbeschreibung
Projektmanagement Dokumente und Vorlagen

Nicht als “Kochbuch” gedacht, aber um Anleitung zu geben

Integration von cross-funktionalen Produktentwicklungstätigkeiten
(Schnittstellen), aber keine Beschreibung spezifischer funktionaler
Aktivitäten und Verantwortlichkeiten
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Projektmanagement Dokumente

Drei Schlüsseldokumente setzen den Rahmen:

Project Charter

Integrated Project Plan (IPP)
 Stage/Project Evaluation Report
- Übergang von der Projekt-Initiierung in die
“Planungsphase“
- Sammlung der Schlüsseldokumente
- “Lessons learned” Dokument

Klare Definition von Projektumfang, Projektziel und Verantwortlichkeit
des Projektleiters (Charter)

Zusammenführung verschiedener Sub-Pläne der Teams und damit der
funktionalen Einheiten (IPP)

Definition von Zuständigkeiten für die Erstellung der einzelnen
Dokumente, Versionierung und Unterschriftenregelung
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Integrated Project Plan (IPP)
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Implementierung und Verwaltung des
Multiprojekt Management Systems Primavera®

Roll-out im Januar 2004

Ca. 200 Primavera-Nutzer in DE und US

20+ Medikamentenentwicklungsprojekte und alle an der Entwicklung
beteiligten Funktionen im System

Bisher nur Zeitplanung implementiert

Zeitrückmeldung für Kollegen in USA implementiert

Zeitrelevante Benchmarkdaten können aus dem System gezogen
werden

Das PMO verteilt monatlich etwa 50 Reports an ungefähr 100
Empfänger
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Projektmanagement Curriculum

Definition eines umfassenden Projektmanagement Trainingkonzepts
(Novize bis Experte):

Bietet die Möglichkeit alle notwendigen Methoden zu erlernen, um Projekte
erfolgreich zu managen
 Eröffnet dem Einzelnen die Möglichkeit eine Projektmanagement-Karriere
innerhalb von ALTANA Pharma einzuschlagen:
Project Manager  Project Leader  Senior Project Leader Program Leader

Unterstützung zur Project Management Professional (PMP®)
Zertifizierung durch das Project Management Institute (PMI®)
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Projektmanagement Curriculum
Who should attend?
PMP®
Certification
Risk Management
Training Block C
Project Leaders of major
projects
Training Block B
- Project Leaders
- Core Team Members
Scheduling and Cost Control
Managing Projects
(Project Management Basics)
Project Management Fundamentals*
* Training provided by ALTANA Pharma’s Project Management Office
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ALTANA Pharma Group
Training Block A
- Project Leaders
- All Team Members
All interested employees
BISHER ERREICHTES
Sammlung und Analyse von Benchmark Daten durch
CMR
CMR International ist der führende Anbieter von F&ELeistungskennzahlen für die weltweite pharmazeutische Industrie

Global R&D Performance Metrics Program
Die teilnehmenden Pharma-Firmen sammeln Informationen zur Dauer (cycle
times) definierter Abschnitte in der Medikamentenentwicklung, leiten sie an
CMR weiter und erhalten entsprechende industrieweite Vergleich-Reports

Industry Investment Program
Quantifiziert die Kosten und den Ressourcenaufwand für F&E und setzt diese
in Relation zu den weltweiten Umsätzen
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Regelmäßige Off-site PM-Klausurtagungen
Um die Projektleiter zusammenzubringen und sie außerhalb des
Projektalltags auf bestimmte Themen zu fokussieren, wurden zweimal
jährlich stattfindende off-site PM-Klausurtagungen etabliert:




Umfasst die komplette Multiproject Management Abteilung einschließlich
des PMO
Stellt eine Möglichkeit dar, Probleme, den aktuellen Status, Strategien und
weitere Schritte außerhalb des Projektalltages und abseits des
Schreibtisches zu diskutieren
Dient dazu, solide und robuste Teamstrukturen aufzubauen
... und diese Strukturen weiter zu verfestigen
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ALTANA Pharma Group
BISHER ERREICHTES
Facilitation
Auszug aus dem “Product Development Guide”:
“The Project Facilitator is a resource ...



… available for the project leaders and teams
… to provide guidance on effective use of the Product Development
Guide
… to assist in establishing the relationship between team, functional
management and the steering committee”
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ALTANA Pharma Group
Situation 2006
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ALTANA Pharma Group
SITUATION 2006
Situation 2006

Neuer Drug Development Process Guide im Review-Zyklus

Etwa 300 Mitarbeiter in Projektmanagement trainiert (intern und
extern)

Primavera P3e in Betrieb, aber …


Bisher nur Zeitplanung implementiert
In einigen Bereichen ist immer noch eine “schwache
Matrixorganisation” vorzufinden  einige Linienfunktionen dominant
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ALTANA Pharma Group
Erfahrungen - Zusammenfassung
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ALTANA Pharma Group
ERFAHRUNGEN
Erfahrungen

Unterstützung durch das Top-Management ist DER Schlüssel zum Erfolg –
“Wasche mir den Pelz, aber mache mich nicht nass” funktioniert nicht

Die besten Prozesse nützen nichts, wenn sie nicht gelebt werden

Zuerst Prozesse, dann Tools  “a fool with a tool is still a fool”

Projektmanagement muss sinnvoll mit anderen Prozessen und Abläufen
verzahnt und vernetzt sein, z.B. Portfolio Management, Pipeline
Management, etc.

Die Notwendigkeit und der Aufwand für das “Change Management” darf nicht
unterschätzt werden  das Denken und Verhalten von Menschen zu
beeinflussen bzw. zu verändern ist extrem schwierig und zeitaufwändig

Deutsche/Europäer tendieren zu endlosen Diskussionen

Gewisse Dinge müssen einforderbar sein (z.B. Dokumente)  andernfalls
müssen endlose Diskussionen geführt werden

Nur die besten bzw. geeignetsten Personen sollten für die
Projektleiterlaufbahn ausgewählt werden
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ALTANA Pharma Group
ZUSAMMENFASSUNG
Zusammenfassung

Die Medikamentenentwicklung bei ALTANA Pharma wird durch
definierte und verbesserte Prozesse, Methoden und Werkzeuge in
einer weit strukturierteren Form durchgeführt

Projektrelevante Entscheidungen erfolgen schneller durch ein
entsprechend ermächtigtes, cross-funktionales und crossgeographisches Komitee

Leistungsfähigere Core Project Teams durch reduzierte Größe

Verbesserte PM-Fähigkeiten der Projektleiter und Team-Mitglieder
durch konsequente Aus- und Weiterbildung

Sprechen der “gleichen Sprache” durch

Verbindliche Definitionen (Drug Development Process Guide)
 … und dem ständigen “Predigen” des Inhalts des Drug Development Process
Guide (durch das PMO in Core Project Team Meetings und bei anderen
Gelegenheiten wie z.B. Abteilungsbesprechungen, PM-Seminaren, etc.)
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ALTANA Pharma Group
Nächste Schritte
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ALTANA Pharma Group
NÄCHSTE SCHRITTE
Nächste Schritte

Erneuerung des Top-Management Supports

Einführung der Projektzeiterfassung mit Primavera

Einführung der Ressourcenplanung mit Primavera

Einführung der Projektbudgetplanung (Primavera?) und eines
verbesserten Projektkosten-Controllings

Fortsetzung des “Change Management” Prozesses

Ständige Verbesserung der Prozesse, Methoden und Werkzeuge

Verstärktes Projekt-Coaching (Facilitation)
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ALTANA Pharma Group
Vielen Dank!
Edgar Gerlacher
Project Management Office
ALTANA Pharma AG
Byk-Gulden-Str. 2
D-78467 Konstanz
Tel: +49 (0) 7531 84-30 22
Fax: +49 (0) 7531 84-9 30 22
E-Mail: [email protected]
Web: www.altanapharma.com
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