แนวทางการพัฒนาตัวบ่งชี้เฉพาะ จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบัติ KPIs 1

download report

Transcript แนวทางการพัฒนาตัวบ่งชี้เฉพาะ จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบัติ KPIs 1

แนวทางการพัฒนาตัวบ่ งชี้เฉพาะ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
1
ค่ าของ KPIs
ค่ าของ KPIs แสดงเป็ นตัวเลขในลักษณะของ
ร้ อยละ ( Percentage )
สั ดส่ วน ( Proportion )
อัตรา ( Rate )
อัตราส่ วน ( Ratio )
จานวน ( Number )
ค่ าเฉลีย่ ( Average or Mean )
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
2
แนวทางหรื อวิธีการกาหนดตัวบ่ งชี้


อาศัยการกาหนดจาก Key Responsible (Result)
Areas - KRAs
อาศัยการถาม-ตอบ (Questioning & Response)
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
3
Key Responsible Areas (KRAs)
• KRA (ขอบเขตภาระหน้ าที่) คือสิ่ งทีอ่ งค์ กรหรื อบุคคลต้ อง
ทาหรื อให้ ความสนใจเพื่อที่จะทาให้ การดาเนินการนั้น
ประสบความสาเร็จได้
• การกาหนด KPIs เป็ นการพิจารณาว่ าการดาเนินงานของ
องค์ กรหรื อบุคคลใน KRA แต่ ละด้ านเป็ นอย่ างไร
• KPIs คือสิ่ งที่จะต้ องวัดหรื อประเมิน เพื่อบ่ งบอกว่ าองค์ กร
หรื อบุคคลประสบความสาเร็จใน KRA ด้ านนั้นๆ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
4
ที่มาของตัวบ่ งชี้เฉพาะ
1. ตัวบ่ งชี้อื่นที่กาหนดโดย สมศ. สกอ. เนื่องจากสอดคล้ อง
กับภาระงานที่รับผิดชอบ โดยอาจจะดัดแปลงเกณฑ์ ตาม
ความเหมาะสม
- เป็ นตัวบ่ งชี้สากลใช้ ทั่วประเทศ
- สนับสนุนผลการดาเนินงานให้ มหาวิทยาลัย
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
5
ที่มาของตัวบ่ งชี้เฉพาะ
2. ตัวบ่ งชี้เดิมทีใ่ ช้ งานรายผลปี ทีผ่ ่ านมา แล้ วคิดเกณฑ์ เพิม่ เติม
- มีความเข้ าใจในตัวบ่ งชี้เป็ นอย่ างดี ใช้ มาหลายปี
- สะท้ อนภารกิจ
3. คิดใหม่ ท้งั หมด
- ท้ าทาย เพราะภารกิจและเป้ าหมายเปลีย่ นแปลงตาม
สภาวการณ์
- ต้ องทาความเข้ าใจกับบุคลากรในหน่ วยงานอีกหลายรอบ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
6
การกาหนดน้าหนักประเภทตัวบ่ งชี้งานสารบรรณ
KRAs
การตรวจสอบ
เอกสาร (25%)
การบันทึก/
จัดเก็บ/ค้ นหา
เอกสาร (30%)
การจัดทา
เอกสาร (25%)
การติดตามงาน
(20%)
ปริมาณ
คุณภาพ

(10%)

(10%)

(10%)

(5%)
เวลา

(5%)

(10%)

(10%)

(10%)
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
ค่ าใช้ จ่าย ความพึงพอใจ

(10%)

(10%)

(5%)

(5%)
7
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ (1) การตรวจสอบงานเอกสาร
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่น
ปริมาณ
คุณภาพ
ความถูกต้ องและ
ข้ อมูลที่ได้ รับ
ข้ อมูลที่ได้ รับ
ครบถ้ วนของข้ อมูลที่ ผิดพลาดไม่ เกิน 5% ผิดพลาดไม่ เกิน 3%
ได้ รับ
ของข้ อมูลทั้งหมด ของข้ อมูลทั้งหมด
ข้ อมูลที่ได้ รับถูกต้ อง
สมบูรณ์
เวลา
ความรวดเร็วของการ จัดส่ งข้ อมูลได้ ทัน
จัดส่ งข้ อมูล
ตามกาหนด
จัดส่ งข้ อมูลก่อนกาหนด
ไม่ น้อยกว่า 5 วัน
จัดส่ งข้ อมูลก่อน
กาหนด 1-5 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
ความพึงพอใจของ
ผู้รับข้ อมูล
CSI = 75%
CSI = 76-90%
CSI > 90%
CSI = Customer Satisfaction Index
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
8
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ (2) การบันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหาเอกสาร
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่น
ปริมาณ
คุณภาพ
ความถูกต้ องของการ การบันทึก/จัดเก็บ/
บันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา ค้ นหาเอกสารถูกต้ อง
เอกสาร
ไม่ น้อยกว่า 80%
ของเอกสารทั้งหมด
การบันทึก/จัดเก็บ/
ค้ นหาเอกสารถูกต้ อง
81-95% ของเอกสาร
ทั้งหมด
การบันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา
เอกสารถูกต้ องไม่ น้อย
กว่า 95% ของเอกสาร
ทั้งหมด
เวลา
ความรวดเร็วของการ บันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา บันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา
บันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา เอกสารได้ ทันตาม
เอกสารเสร็จก่อน
เอกสาร
กาหนด
กาหนด 3-7 วัน
บันทึก/จัดเก็บ/ค้ นหา
เอกสารเสร็จก่อนกาหนด
ไม่ น้อยกว่า 7 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
ความพึงพอใจของ
ผู้รับบริการ
CSI = 80%
CSI = 81-95%
CSI = Customer Satisfaction Index
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
CSI > 95%
9
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ (3) การจัดทาเอกสาร
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่น
ปริมาณ
คุณภาพ
ความถูกต้ องของ
เอกสาร
จัดทาเอกสารถูกต้ อง จัดทาเอกสารถูกต้ อง จัดทาเอกสารถูกต้ องไม่
ไม่ น้อยกว่า 80%
81- 95% ของเอกสาร น้ อยกว่า 95% ของ
ของเอกสารทั้งหมด ทั้งหมด
เอกสารทั้งหมด
เวลา
ความรวดเร็วในการ
จัดทาเอกสารจน
เสร็จเรียบร้ อย
จัดทาเอกสารเสร็จ จัดทาเอกสารเสร็จ
ภายในกาหนดเวลาที่ ก่อนกาหนด 1-3 วัน
แจ้ งไว้
จัดทาเอกสารเสร็จก่อน
กาหนดไม่ น้อยกว่า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
ความพึงพอใจของ
ผู้รับเอกสาร
CSI = 80%
CSI = 81-95%
CSI = Customer Satisfaction Index
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
CSI > 95%
10
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ (4) วัดการติดตามงาน
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่น
คุณภาพ
ความถูกต้ องของการ
ได้ รับทราบความ
ก้ าวหน้ าของงานที่
ติดตาม
ทราบความก้าวหน้ า
ของงานไม่ น้อยกว่ า
80% ของงานที่ต้อง
ติดตามทั้งหมด
ทราบความก้าวหน้ า
ของงาน 81-95% ของ
งานที่ต้องติดตาม
ทั้งหมด
ทราบความก้าวหน้ าของ
งานที่ต้องติดตาม
มากกว่า 95% ของงาน
ทั้งหมด
เวลา
ความรวดเร็วในการ
ติดตามงาน
แจ้ งผลการติดตาม
งานได้ ภายใน 3 ชม.
แจ้ งผลการติดตาม
แจ้ งผลการติดตามงานได้
งานได้ ภายใน 1-3ชม. ภายใน 1 ชม.
ความพึงพอใจของ
ผู้รับบริการ
CSI = 80%
ปริมาณ
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
CSI = 81-95%
CSI = Customer Satisfaction Index
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
CSI > 95%
11
(สายงานนโยบายและแผน)
KRAs
Customers
• งานงบประมาณและอัตรากาลัง
• งานวิจัยสถาบันและสารสนเทศ
• งานวิเคราะห์ แผน
• งานติดตามและประเมินผล
ผู้ใช้ บริการภายใน
- ผู้บังคับบัญชา
- คณะ/หน่ วยงานภายใน
ผู้ใช้ บริการภายนอก
- สกอ.
- สานักงบประมาณ
- กระทรวงศึกษาธิการ
-ฯลฯ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
12
KRAs งานงบประมาณและอัตรากาลัง
การจัดทาคาของบประมาณแผ่ นดิน
การจัดทางบประมาณเงินรายได้
การจัดทาแผนอัตรากาลัง
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
13
KRAs การจัดทาคาของบประมาณแผ่ นดิน
•
•
•
•
การกาหนดกรอบวงเงินรายจ่ ายขั้นต่า
การวิเคราะห์ สั งเคราะห์ กรอบวงเงินก่ อนจัดส่ ง สกอ./สงป.
การจัดทารูปเล่ มเอกสารและการจัดส่ ง สกอ./สงป.
การแจ้ งวงเงินทีไ่ ด้ รับอนุมัตใิ ห้ คณะ/หน่ วยงาน
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
14
กาหนดนา้ หนักประเภทตัวบ่ งชี้ การจัดทาคาของบประมาณแผ่ นดิน
KRAs
การกาหนดกรอบวงเงิน
รายจ่ ายขั้นต่า
การวิเคราะห์ สั งเคราะห์
กรอบวงเงินก่อนจัดส่ ง
สกอ./สงป.
การจัดทารู ปเล่ มเอกสาร
และการจัดส่ ง สกอ./สงป.
การแจ้ งวงเงินที่ได้ รับ
อนุมตั ใิ ห้ คณะ/หน่ วยงาน
ปริมาณ
คุณภาพ

(20%)

(20%)

(10%)

(10%)
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
เวลา
ค่ าใช้ จ่าย
ความพึง
พอใจ

(10%)

(10%)

(10%)

(10%)
15
เกณฑ์ ดัชนีชี้วดั การแจ้ งวงเงินทีไ่ ด้ รับอนุมัตใิ ห้ คณะ/หน่ วยงาน
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่น
คุณภาพ
ความถูกต้ อง
เหมาะสมของข้ อมูล
90-94%
95-99%
100%
เวลา
จัดทาได้ ทันตาม
กาหนดเวลา
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนดมากกว่า 3
วัน
ปริมาณ
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
16
KRAs การจัดทางบประมาณเงินรายได้
• ประมาณการรายรับ-รายจ่ ายของมหาวิทยาลัย
• การวิเคราะห์ สั งเคราะห์ กรอบวงเงินเสนอสภามหา’ลัย
• การแจ้ งวงเงินทีไ่ ด้ รับอนุมัตจิ ากสภาฯ ให้ คณะ/หน่ วยงาน
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
17
กาหนดนา้ หนักประเภทดัชนีชี้วดั การจัดทางบประมาณเงินรายได้
KRAs
ประมาณการรายรับรายจ่ ายของมหาวิทยาลัย
การวิเคราะห์ สั งเคราะห์
กรอบวงเงินเสนอสภา
มหา’ลัย
การแจ้ งวงเงินที่ได้ รับ
อนุมตั จิ ากสภาฯ ให้ คณะ/
หน่ วยงาน
ปริมาณ
คุณภาพ

(20%)

(30%)

(5%)
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
เวลา
ค่ าใช้ จ่าย
ความพึง
พอใจ

(20%)

(20%)

(5%)
18
เกณฑ์ ดัชนีชี้วดั การแจ้ งวงเงินทีไ่ ด้ รับอนุมัตจิ ากสภาฯให้ คณะฯ
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
90-94%
95-99%
100%
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนดมากกว่า 3
วัน
ปริมาณ
คุณภาพ
ความถูกต้ อง
เหมาะสมของข้ อมูล
เวลา
จัดทาได้ ทันตาม
กาหนดเวลา
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
19
KRAs การจัดทาแผนอัตรากาลัง
• วิเคราะห์ อตั รากาลังจากเกณฑ์ ที่ คปร.กาหนด
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
20
ประเภทและการกาหนดนา้ หนักดัชนีชี้วดั การจัดทาแผนอัตรากาลัง
KRAs
วิเคราะห์ อตั รากาลังจาก
เกณฑ์ ที่ คปร.กาหนด
ปริมาณ
คุณภาพ

(50%)
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
เวลา
ค่ าใช้ จ่าย
ความพึง
พอใจ

(50%)
21
เกณฑ์ ดัชนีชี้วดั วิเคราะห์ อตั รากาลังจากเกณฑ์ ที่ คปร.กาหนด
ประเภทตัวชี้วดั
ดัชนีชี้วดั (KPIs)
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
90-94%
95-99%
100%
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนดมากกว่า 3
วัน
ปริมาณ
คุณภาพ
ความถูกต้ อง
เหมาะสมของข้ อมูล
เวลา
จัดทาได้ ทันตาม
กาหนดเวลา
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
22
เกณฑ์ ดัชนีชี้วดั การตรวจสอบและวิเคราะห์ ข้อมูล
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ปริมาณ
จานวนข้ อมูลทีเ่ ก็บได้ ตาม ไม่ น้อยกว่ าร้ อยละ 80 ร้ อยละ 81-90
จานวนทีก่ าหนด
ร้ อยละ 91-100
คุณภาพ
มีข้อมูลครบถ้ วนและ
ถูกต้ อง
ร้ อยละ 91-100
เวลา
เสร็จทันตามกาหนดเวลา
ไม่ น้อยกว่ าร้ อยละ 80 ไม่ น้อยกว่ าร้ อยละ
81-90
ตามกาหนดเวลา
ก่ อนกาหนด 3 วัน
ก่ อนกาหนด
มากกว่ า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
23
KRAs งานวิเคราะห์ แผน
• การจัดทาแผนยุทธศาสตร์
• การจัดทาแผนปฏิบัติงานประจาปี
• การวิเคราะห์ โครงการ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
24
งานวิเคราะห์ แผน
KRAs
Customers
ผู้ใช้ บริการภายใน
สภามหาวิทยาลัย
ผู้บังคับบัญชา
คณะ/หน่ วยงานภายใน
ผู้ใช้ บริการภายนอก
จังหวัด CEO
สกอ.
สานักงบประมาณ
กระทรวงศึกษาธิการ
• การจัดทาแผนยุทธศาสตร์
• การจัดทาแผนปฏิบัติงาน
ประจาปี
• การวิเคราะห์ โครงการ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
25
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ การรวบรวมข้ อมูลจากทุกคณะ/หน่ วยงาน
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ปริมาณ
คุณภาพ
เวลา
รวบรวมข้ อมูลได้ ครบถ้ วน
ตามกาหนดเวลา
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนด
มากกว่า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
26
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ การวิเคราะห์ ข้อมูลของทุกคณะ/หน่ วยงาน
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ปริมาณ
คุณภาพ
สามารถวิเคราะห์ แผนโดย
นา factor ที่เกีย่ วข้ อง
มาพิจารณาร่ วม
เวลา
เสร็จทันตามกาหนดเวลา
ผ่ านความเห็นชอบ
ผ่ านความเห็นชอบ
ผ่ านความเห็นชอบ
โดยไม่ มีการแก้ไขจาก โดยไม่ มีการแก้ไขจาก โดยไม่ มีการแก้ไข
หัวหน้ างาน
ผู้อานวยการกองฯ
จาก รองฯ
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนด
มากกว่า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
27
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ การจัดทารูปเล่ มนาเสนอผู้บริหาร
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ปริมาณ
คุณภาพ
เวลา
มีข้อมูลของแผน
มีข้อมูลครบถ้ วน
ยุทธศาสตร์ ครบถ้ วน
ถูกต้ อง
ถูกต้ องและสมบูรณ์
เสร็จทันตามกาหนดเวลา
ตามกาหนดเวลา
มีข้อมูลครบถ้ วน
ถูกต้ องผู้บริหาร/ผู้ใช้
เข้ าใจง่ าย
มีข้อมูลครบถ้ วน
ถูกต้ องทุกคน
สามารถเข้าใจได้
ก่ อนกาหนด 3 วัน
ก่ อนกาหนด
มากกว่ า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
28
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ การจัดส่ งให้ แก่ ผู้ทเี่ กีย่ วข้ อง
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ตามกาหนดเวลา
ก่อนกาหนด 3 วัน
ก่อนกาหนด
มากกว่า 3 วัน
ปริมาณ
คุณภาพ
เวลา
เสร็จทันตามกาหนดเวลา
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
29
เกณฑ์ ตัวบ่ งชี้ การจัดทารูปเล่ มนาเสนอผู้บริหาร
ประเภทตัวชี้วดั
KPIs
เกณฑ์ การให้ คะแนน
เกณฑ์ ผ่าน
เกณฑ์ ดมี าก
เกณฑ์ ดเี ด่ น
ปริมาณ
คุณภาพ
เวลา
มีข้อมูลของแผน
มีข้อมูลครบถ้ วน
ยุทธศาสตร์ ครบถ้ วน
ถูกต้ อง
ถูกต้ องและสมบูรณ์
เสร็จทันตามกาหนดเวลา
ตามกาหนดเวลา
มีข้อมูลครบถ้ วน
ถูกต้ องผู้บริหาร/ผู้ใช้
เข้ าใจง่ าย
มีข้อมูลครบถ้ วน
ถูกต้ องทุกคน
สามารถเข้าใจได้
ก่ อนกาหนด 3 วัน
ก่ อนกาหนด
มากกว่ า 3 วัน
ความคุ้มค่ า
ความพึงพอใจ
KPIs จากภาคทฤษฎีสู่การปฏิบตั ิ
30