Transcript Sturing op risicobeheersing HWBP

PUNT NR. 06-B VAN DE AGENDA VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN
BESTUUR D.D. 30 oktober 2014.
Zwolle, 7 oktober 2014
Nr. Bestuur-4749
Aan het algemeen bestuur
Onderwerp:
Sturing op risicobeheersing HWBP & financieringsregeling
portefeuillehouder:
H. Dijk
Voorstel:
1. Kennis te nemen van de door de landelijke stuurgroep vastgestelde financieringsregeling
HWBP en de wijze waarop risicobeheersing daarin wordt vormgegeven (bijlage);
2. Vaststellen van de procedure waarmee Groot Salland de sturing op de risicobeheersing
van de HWBP-projecten vormgeeft.
Toelichting
Voorgeschiedenis:
In de vergadering van het algemeen bestuur van 19 december 2013 heeft het algemeen
bestuur de plannen van aanpak voor de projecten Genemuiden-Hasselt en Zwolle
vastgesteld. In die vergadering is aangegeven dat het algemeen bestuur een verdere
onderbouwing wenst van de wijze waarop risico’s in HWBP-projecten worden beheerst en
opgevangen. Dit ingegeven door de omvang van het programma en de systematiek van het
HWBP, welke impliceert dat het waterschap op basis van een inschatting vooraf de 90%
bijdrage ontvangt, en de mee- en tegenvallers voor rekening van het waterschap zijn.
Een dergelijke omvang, systematiek en de nieuwe werkwijze liggen thans nog buiten de
ervaringsgrens van ons waterschap en andere waterschappen. Daarom is er in de landelijke
financieringsregeling een vangnet afgesproken de zgn. hardheidsclausule (zie bijlage 1
artikel 14). Dit laat onverlet dat een risicobewuste sturingslijn noodzakelijk is. Op 12 mei
2014 is voorlichting gegeven over de financieringsregeling HWBP en zijn de eerste ideeën
voor de sturing bediscussieerd in de commissie waterkwantiteit.
2
In het DB van 20 mei is vervolgens de volgende lijn afgesproken:
1. Per project(fase) mee- en tegenvallers te beschouwen.
2. Indien er sprake is van een overschrijding meteen naar de hardheidsclausule. De
gedachte daar achter is dat het waterschap meteen naar de hardheidsclausule moet
gaan omdat dit een onderhandeling zal zijn.
3. Meevallers vallen terug in de algemene middelen.
Het idee van het instellen van een project overstijgende risicoreservering (POR), om mee- en
tegenvallers op programmaniveau mee te kunnen verevenen, is daarmee verlaten. De reden
daarvoor is dat een POR strijdig is met de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de
maximale overschrijdingsruimte (MOR) zoals toegepast bij conventionele projecten. Het DB
spreekt haar voorkeur uit voor projectgerichte risicobeheersing (toepassing MOR) ten
opzichte van programmagerichte risicobeheersing (toepassing POR). Meevallers zullen
daarmee terugvloeien naar de algemene middelen en tegenvallers zullen, mits de
hardheidsclausule geen soelaas biedt, ook opgevangen worden uit de algemene middelen.
Uiteraard zullen mee- en tegenvallers op programmaniveau wel worden beoordeeld om onze
eigen prestaties te kunnen volgen.
In vervolg op bovenstaande richtinggevende uitgangspunten wordt navolgende sturingslijn
voorgesteld. Daarbij wordt opgemerkt dat dit in de geest van de MOR is uitgewerkt, dit
voorstel vooralsnog alleen van toepassing is op de HWBP-project(fasen) en jaarlijks zal
worden geëvalueerd t.b.v. evt. bijstelling.
1.
Risicobeheersing HWBP-projecten vs. conventionele projecten
Risicobeheersing in het HWBP vindt primair binnen de projecten plaats. De
projectorganisatie is ingedeeld naar de belangrijkste risicovelden (contract, techniek en
omgeving) en risicomanagement staat centraal in de projectaanpak. Het risicobeeld (en
vooral de zogenaamde toprisico’s) wordt continu geactualiseerd en bepaalt in belangrijke
mate de agenda van de projectorganisatie en de verantwoording aan de opdrachtgever.
Risicomanagement wordt vormgegeven volgens de zgn. Risman methode, zoals is toegelicht
op 12 mei 2014. Op basis van de kans van optreden maal het gevolg zijn risicoreserveringen
bij aanvang van het project meegenomen in de raming en het beschikbaar gestelde
projectkrediet. Vanuit de landelijke financieringsregeling wordt beproefd instrumentarium
aangereikt om die risico’s te verdisconteren in de planning en de raming (de zogenaamde
PPI en SSK-methodiek1). In de raming van het project mag een risicoreservering worden
opgenomen waarin voorziene risico’s zijn gedekt (gebaseerd op het risicodossier), en
rekening wordt gehouden met een opslag voor niet voorziene risico’s. Deze
risicoreserveringen en het doel er van, zijn vergelijkbaar met de in ons Waterschap
gehanteerde maximale overschrijdingsruimte (MOR) voor onze conventionele projecten
(d.w.z. zonder risicoreservering).
Ter illustratie hiervan is in onderstaande tabel als voorbeeld uitgewerkt wat de MOR zou zijn
voor een conventioneel project zonder risicoreservering afgezet tegen de HWBPverkenningsfase en realisatiefase (fictief) voor project Zwolle (met risicoreservering). Deze
voorbeelden illustreren dat de hoogte van de MOR en de risicoreserveringen voor HWBP
uiteen kunnen lopen. Voor HWBP maken de risicoreserveringen onderdeel uit van de
subsidieaanvraag per projectfase, d.w.z. het waterschap draagt daar zelf 10% van.
1
PPI (Project Planning Infrastructuur) is een planningsmethodiek. Een probabilistische planning is een
planning, waarbij de prognose van de uiteindelijke doorlooptijd van het project alsmede de
trefzekerheid statistisch berekend worden op basis van risico’s die aan verschillende activiteiten
worden toegekend. SSK (Standaardsystematiek Kostenramingen) is een ramingsmethodiek.
3
Tabel 1. Overschrijdingsreservering conventioneel t.o.v. HWBP
Conventioneel HWBPConventioneel
Project
verkenning
Project
Zwolle
Projectbudget
€ 2.750.000*
€ 2.751.718** € 35.000.000
Overschrijdingsreservering € 400.000
€ 294.181
€ 1.000.000
voor risico’s
(MOR)
(voorzien)
(MOR)
€ 161.515
(onvoorzien)
Totaal
€ 3.150.000
€ 3.207.414
€ 36.000.000
HWBPrealisatie
Zwolle (fictief)
€ 35.000.000
€ 1.750.000
(voorzien)
€ 1.750.000
(onvoorzien)
€ 38.500.000
*afgerond t.b.v. krediet aanvraag
** exact bedrag i.v.m. subsidieaanvraag
2.
Procedure sturing op risicobeheersing HWBP-projecten
Het voorstel is om een regime in te voeren waarbij de ter beschikking gestelde reserveringen
voor voorziene en onvoorziene risico’s samen worden beschouwd als de maximale
overschrijdingsreserve (MOR) bij conventionele projecten. Het DB mandateert het gebruik
maken van de risicoreservering voor onvoorziene risico’s niet aan de organisatie (voor
voorziene risico’s wel). Elk beroep op de reservering voor onvoorziene risico’s zal door het
DB worden gesanctioneerd. Daarmee heeft het DB een meer actieve rol in de
projectbeheersing bij HWBP-projecten dan bij conventionele projecten. Bij conventionele
projecten valt het gebruik van de MOR binnen het mandaat zoals verstrekt door het AB (of
DB of DT), waarbij een melding wordt gedaan aan het dagelijks bestuur indien een
overschrijding van het krediet binnen de MOR bij projectbudget plaatsvindt.
De ervaring met grote infrastructuurprojecten is dat risicoreserveringen als communicerende
vaten verbonden zijn met het risicoprofiel van een project: gedurende de looptijd van een
project wordt de risicoreserve steeds verder uitgeput, terwijl risico’s afnemen, vervallen of
worden beheerst. De risicoreserveringen en sturing daarop vormen een essentieel onderdeel
van de projectbeheersing om het project binnen de beschikbaar gestelde financiën en de
gemiddelde doorlooptijd op basis van P50 af te kunnen ronden (d.w.z. je hebt daarmee 50%
kans dat het project sneller gereed komt en 50% kans dat het langer duurt).
De sturing op de individuele projecten en de risico’s daarvan ziet er dan zo uit:
1. Het projectbudget (dat wil zeggen: exclusief risicoreservering voor voorziene en
onvoorziene risico’s) valt onder verantwoordelijkheid van de projectmanager. De
projectmanager legt hierover verantwoording af aan de ambtelijke projectopdrachtgever.
De ambtelijk projectopdrachtgever is een directielid.
2. Het aanwenden van de reservering van voorziene risico’s wordt door het algemeen
bestuur gemandateerd aan de ambtelijk projectopdrachtgever (met inbegrip van de
mandaatregeling). De ambtelijk projectopdrachtgever legt hierover verantwoording af aan
het dagelijks bestuur.
3. Mocht op basis van de periodieke actualisatie van het risicodossier blijken dat het plafond
van de voorziene risicoreservering moet worden opgehoogd, dan doet de
projectopdrachtgever hiertoe een voorstel aan het dagelijks bestuur. Het aanwenden van
de reservering van onvoorziene risico’s geschiedt door het dagelijks bestuur.
4. Indien er situaties optreden die de mogelijk tot overschrijding van het totale projectbudget
leiden en waarbij de hardheidsclausule geen soelaas biedt, dan is er sprake van de
noodzaak voor een aanvullend krediet dat door het algemeen bestuur moet worden
vastgesteld. Bij project/kredietoverschrijding wordt op de gebruikelijke wijze via de MOR
het algemeen bestuur betrokken.
De risicoreserveringen maken in het geval van HWBP-projecten onderdeel uit van het
projectkrediet waarvoor 90% bijdrage wordt verkregen vanuit het HWBP (dijkrekening).
4
Groot-Salland draagt 10% zelf bij aan haar eigen HWBP-projecten. Deze 10% eigen bijdrage
komt voort uit de efficiëntieprikkel die is afgesproken in het Bestuursakkoord Water.
N.B. In eerdere bespreking over de risicobeheersing HWBP is besloten dat er geen
additioneel weerstandsvermogen voor HWBP zal worden opgebouwd. Indien bij een HWBPproject sprake is van uitputting van de totale risicoreservering en de hardheidsclausule uit de
financieringsregeling geen soelaas biedt, dan worden de additionele kapitaallasten
opgevangen binnen de reguliere afwegingen die door het AB bij het begrotingsproces
worden gemaakt, zoals bezuinigen of gebruik maken van de onbenutte belastingcapaciteit
van het waterschap (tariefsverhoging). De toezegging aan het algemeen bestuur t.a.v. het
beoordelen van het weerstandsvermogen als gevolg van het HWBP is daarom niet meer aan
de orde. Immers de dekking van de eventueel extra kapitaallasten vindt plaats in meerjarig
perspectief en wordt niet gedekt door een extra reserve. Deze zou immers ook moeten
worden opgebouwd en dan dienen als egalisatiereserve. Voor de burger is dit lood om oud
ijzer. Daarbij is de hoogte van de risico’s op voorhand niet in te schatten en leidt het “sparen”
voor een egalisatiereserve tot wellicht onnodige belasting van de burger vooraf.
De bij dit voorstel behorende bijlage(n) is(zijn):
Financieringsregeling HWBP
het dagelijks bestuur van het
Waterschap Groot Salland
de secretaris
de dijkgraaf
ir. E. de Kruijk
ir. H.H.G. Dijk