Transcript 05-Uitkomsten review Alexanderhaven, uitgevoerd door het

Voorstel aan dagelijks bestuur
Datum vergadering
Steller / afdeling
Bestuurder
Programma
Routing
09-09-2014
J. Tholen / Projecten & Waterkeringen
L.H. Dohmen
Waterkeringen
DB
Agendapunt
Openbaar
Bijlage(n)
Registratiecode
5
Ja
4
*143073*
Onderwerp
Uitkomsten review Alexanderhaven, uitgevoerd door het Hoogwaterbeschermingsprogramma en definitieve beschikkingsaanvraag voor Alexanderhaven trajecten A en B
Voorstel
1. kennis nemen van de resultaten van de door het Hoogwaterbeschermingsprogramma
(HWBP) uitgevoerde review op het project Alexanderhaven;
2. het Plan van Aanpak Alexanderhaven vaststellen en daarmee de subsidiebeschikking
voor de Alexanderhaven trajecten A en B aanvragen;
3. instemmen met de afspraken zoals door het HWBP zijn opgenomen in de brief ten
aanzien van de resultaten van de review.
Samenvatting
In het kader van het HWBP heeft Waterschap Roer en Overmaas de opgave om in de
Alexanderhaven Roermond (onderdeel van dijkring 76) over drie trajecten de waterkering te
vervangen danwel te verhogen. Het totaal beschikbare, taakstellende budget, op basis van
het Bestuursovereenkomst Waterveiligheid Maas bedraagt € 10.000.000 inclusief btw
(prijspeil 2011), waarvan maximaal € 1.000.000 wordt bijgedragen door het waterschap en
maximaal € 9.000.000 door het HWBP, conform de geldende voorwaarden van het HWBP.
Op 6 mei 2014 is door het DB het projectplan voor de trajecten A en B in ontwerp vastgesteld.
Op 30 juli 2014 heeft het HWBP een review uitgevoerd op de stukken die nodig zijn voor de
aanvraag van de beschikking voor de trajecten A en B. Het project Alexanderhaven is
daarmee het eerste project geweest dat, gezien de beperkte beschikbare tijd, een fast-lane
review heeft doorlopen.
In het vervolg van deze notitie wordt ingegaan op de resultaten van deze review.
De secretaris/directeur,
ing. J.M.G. In den Kleef
143073
1/2
./.
Toelichting
Op 7 augustus heeft het HWBP schriftelijk de bevindingen van de review medegedeeld:
'Om te beginnen willen wij het Waterschap Roer en Overmaas en in het bijzonder het
projectteam complimenteren voor het vele werk wat is verzet de aflopen maanden, en voor
de goede kwaliteit van de stukken die zijn ingebracht voor de review. HWBP stelt vast dat
Waterschap Roer en Overmaas met dit project Alexanderhaven veel lef toont en goede wil
om aan te sluiten bij de doelen van het HWBP. Door dit project voor te financieren en de
realisatie van traject B mee te koppelen met de ontwikkelen van Jazz City, toont Roer en
Overmaas zich met dit project op voorhand als een schoolvoorbeeld van slimmer en
goedkoper realiseren van een dijkversterkingsopgave!'
In de afgelopen weken zijn alle opmerkingen uit de review verwerkt in het plan van aanpak of
in de nota van inlichtingen voor de aanbesteding. De opmerkingen betroffen met name
aanscherpingen of toelichtingen. Er zijn geen grote wijzigingen noodzakelijk geweest in het
project.
./.
Met de verwerking van deze opmerkingen kan de beschikking en daarbij het definitieve plan
van aanpak door u worden vastgesteld. Het HWBP kan daarmee op korte termijn overgaan
tot het afgeven van een beschikking voor de planfase, alsmede een beschikking voor de
realisatiefase voor de trajecten A en B.
Het Hoogwaterbeschermingsprogramma stelt daarnaast in haar brief betreffende de review
een viertal afspraken voor:
1. Verwerking van het reviewcommentaar.
Deze verwerking heeft plaatsgevonden in het nu voorliggende plan van aanpak en de
daarbij behorende bijlagen.
2. De aannemer vragen om een gestanddoeningsbrief waarbij de directie van de aannemer
op voorhand instemt met de aanbieding die zij heeft gedaan.
Deze gestanddoeningsbrief wordt bij de aanbesteding aan de aannemer gevraagd.
3. Intentieverklaring vragen aan Rijkswaterstaat voor snelle afgifte eventueel benodigde
WVO-vergunning.
De afstemming met Rijkswaterstaat hierover loopt.
4. Bij een eventueel failliet gaan van Jazz City kan het Waterschap een beroep doen op het
Hoogwaterbeschermingsprogramma, het financiële risico wordt niet afgewenteld op
WRO.
Vanuit het projectteam is expliciet aan het Hoogwaterbeschermingsprogramma gevraagd
om in het geval van een faillissement van Jazz City een beroep te mogen doen op de
hardheidsclausule van het HWBP; nu opnemen van dit risico in de risicopost is niet reëel,
maar het waterschap dit risico zelf laten dragen ook niet. Met de nu voorgestelde afspraak wordt het risico overgenomen door het HWBP. Daarmee wordt recht gedaan aan
de positie van WRO; WRO toont lef voor een sobere en doelmatige oplossing door samenwerking met de markt, maar wordt bij een eventueel faillissement van Jazz City niet
belast met een financiële schade.
./.
Met de voorgestelde afspraken kan derhalve door WRO worden ingestemd. Een conceptbrief hieromtrent is bijgevoegd.
143073
2/2
> Retouradres Postbus 93218 2509 AE Den Haag
Waterschap Roer en Overmaas
t.a.v. de heer E. Keulers
Postbus 185
6130 AD Sittard
Programmadirectie
Hoogwaterbescherming
Koningskade 40
2596 AA Den Haag
Postbus 93218
2509 AE Den Haag
(06) 35 11 94 09 /
(06) 35 11 94 13
Contactpersoon
Marko Ludeking
Coördinator reviews
T 06 5175 2095
marko.ludeking@
hoogwaterbescherming.nl
Datum 6 augustus 2014
Betreft Review beslisdocument beschikking HWBP verbetering waterkering
Alexanderhaven Roermond traject A & B
Beste heer Keulers,
Op 24 juli jl. heeft u het beslisdocument beschikking HWBP verbetering
waterkering Alexanderhaven Roermond traject A & B (versie 1.0, d.d. 24 juli
2014) bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) ter review aangeboden.
Een deskundig reviewteam van collega beheerders heeft zich over uw
beslisdocument gebogen. In voorliggende brief bevestigen we graag de
uitkomsten van deze review.
Ons kenmerk
HWBP 2014_954
Uw kenmerk
Beslisdocument beschikking
HWBP verbetering waterkering
Alexanderhaven Roermond
traject A & B, versie 1.0, 24 juli
2014
Bijlage(n)
Opgeboste reviewresultaten
project Alexanderhaven
Roermond
Om te beginnen willen wij het Waterschap Roer en Overmaas en in het bijzonder
het projectteam complimenteren voor het vele werk wat is verzet de aflopen
maanden, en voor de goede kwaliteit van de stukken die zijn ingebracht voor de
review. HWBP stelt vast dat Waterschap Roer en Overmaas met dit project
Alexanderhaven veel lef toont en goede wil om aan te sluiten bij de doelen van
het HWBP. Door dit project voor te financieren en de realisatie van traject B mee
te koppelen met de ontwikkelen van Jazz City, toont Roer en Overmaas zich met
dit project op voorhand als een schoolvoorbeeld van slimmer en goedkoper
realiseren van een dijkversterkingsopgave!
Tegelijkertijd leggen de ruimtelijke ontwikkelingen, met name de realisatie van 3D
en 4D entertainmentpark Yumble, de nodige tijdsdruk en externe risico’s op de
realisatie van traject A. Met de keuze om mee te koppelen kiest Waterschap Roer
en Overmaas voor een zeer ambitieuze planning van 11 weken realisatietermijn
voor de trillingswerkzaamheden op traject A naast Yumble.
Het reviewteam onderkent dat voorliggend project met recht een fastlane project
is met planuitwerking en realisatie binnen 1 jaar. Het reviewteam deelt de keuze
die Roer en Overmaas maakt ten aanzien van het afkoppelen van traject C. Dit
vanwege het ontbreken van een duidelijk normkader en gelet de aanwezigheid
van de SIF vestiging, die op provinciaal niveau geldt als belangrijke werkgever. De
keuze voor meekoppelen met ruimtelijke ontwikkelingen vraagt veel van het
waterschap, maar het wenkend perspectief is een sobere en doelmatige oplossing
voor traject B. De winst en de keuze om mee te koppelen verdient dan ook een
nadrukkelijker plaats in het Plan van Aanpak en aanbiedingsbrief.
Het Hoogwaterbeschermingsprogramma is een samenwerking van de waterschappen en het ministerie van
Infrastructuur en Milieu
Pagina 1 van 4
HWBP en het reviewteam kijken positief terug op het reviewgesprek en het
bezoek aan de projectlocatie, vooral dankzij de goede voorbereiding en de open
en geïnteresseerde houding van uw projectteamleden. Het advies ten aanzien van
de ingediende stukken luidt:
noem het beslisdocument een Plan van Aanpak (ook al is de
planuitwerkingsfase al bijna gereed, nu voorzien op 12 september 2014), om
beter aan te sluiten bij de Regeling.
maak de meerwaarde van de samenwerkingsovereenkomst met Jazz City
inzichtelijk; de keuze voor dit voorkeursalternatief en de lagere kosten door
het meekoppelen zijn belangrijke argumenten die de keuze voor een strakke
uitvoeringsplanning en mogelijk trillingvrij bouwen vanuit een sobere en
doelmatige aanpak rechtvaardigen.
maak explicieter onderscheid naar de beschikking voor de planuitwerking en
realisatiefase, en scheidt in de totaalraming de wel en de niet subsidiabele
kosten. Vermeld daarbij ook de kosten die derden (o.a. Jazz City) dragen.
scherp het plan van aanpak aan, in lijn met de gegeven mondelinge
toelichting tijdens het reviewgesprek en het eindgesprek, en de aanbevelingen
in deze brief.
Programmadirectie
Hoogwaterbescherming
Datum
6 augustus 2014
Ons kenmerk
Hwbp 2014_954
Advies voor subsidiebeschikking
In de programmering HWBP 2014-2019 staat het project Alexanderhaven
Roermond (23ABC) opgenomen onder projecten Maasovereenkomst waarvoor
vanaf 2017 middelen gereserveerd zijn. Dit project is door uw waterschap
aangemeld als voor te financieren project. De trajecten A, B en C zijn afgekeurd
op hoogte. Traject C valt buiten de scope van dit Plan van Aanpak. HWBP en het
reviewteam zien hiervoor legitieme redenen en het splitsen van dit project is ook
reeds per brief bevestigd vanuit Roer en Overmaas aan HWBP.
De aangeleverde stukken voor de planuitwerking en realisatiefase voldoen bijna
geheel aan de vormvereisten en criteria zoals gesteld in de financieringsregeling
van het HWBP, artikel 6 lid 5. Als onderdeel van de aanvraag tot verlening van
een subsidie voor de realisatiefase dient een door GS goedgekeurd projectplan als
toetsstuk aangeboden te worden, evenals een expliciet onderscheid naar kosten
die wel en niet subsidiabel zijn. Hierin zou ook de winst van het meekoppelen van
traject B met projectontwikkeling Jazz City een plaats moeten krijgen.
Het goedgekeurde projectplan is op 12 september 2014 voorzien en geldt
tegelijkertijd als afronding van de planuitwerkingsfase. Ook voor deze fase wordt
een beschikking aangevraagd. De beschikking dient echter wel voor afronding van
de beschreven werkzaamheden afgegeven te zijn (conform artikel 6 lid 2 van de
Regeling). Er wordt dan ook aangestuurd op het afgeven van een beschikking
voor de planuitwerking voor 12 september 2014, en de beschikking voor de
realisatiefase wordt per omgaande direct na vaststelling en aanbieding van het
projectplan afgegeven. Dit vraagt wel om een tijdige verwerking van de
reviewresultaten. De benodigde planning is al tussen HWBP en projectteam
afgestemd.
Afwikkeling beschikking en factuur
Na verwerking van de reviewopmerkingen en na vaststelling van het aangepast
PvA door uw bestuur, kan het plan als aanvraag voor subsidiebeschikking
aangeboden worden. Zodra de toetsing op uw PvA heeft plaatsgevonden, ontvangt
u de door of namens de minister afgegeven subsidiebeschikking. Dit traject neemt
Pagina 2 van 4
enkele weken in beslag en is qua planning richting vaststelling projectplan tussen
u en HWBP afgestemd.
Programmadirectie
Hoogwaterbescherming
Conform de programmering 2014-2019 ontvangt u in 2017 het gehele
subsidiebedrag voor de planuitwerking en realisatie van dit project. De factuur
met het vastgestelde subsidiebedrag dient u begin 2017 in. Of zoveel eerder als er
sprake is van overschotten in voorgaande jaren. Tot die tijd heeft u aangegeven
voor eigen kosten te willen voorfinancieren.
Datum
6 augustus 2014
Ons kenmerk
Hwbp 2014_954
Bij afronding van de planuitwerking- en realisatiefase vindt de definitieve
vaststelling van de beschikking plaats. Dit betreft een administratieve afwikkeling
waarbij vastgesteld wordt of de afgesproken producten uit het Plan van Aanpak en
vereisten voor vaststelling uit de Regeling zijn nagekomen.
Conform de vastgestelde financieringsregeling vindt na het aanbestedingsresultaat
een herijking plaats van de contractraming en de contractgerelateerde risico’s.
Door de gekozen fastlane aanpak van dit project, is de herijking reeds begin
oktober voorzien.
Review resultaat en aanbevelingen
De belangrijkste reviewcommentaren zijn in ons reviewgesprek met het IPM team
op woensdag 30 juli jongstleden al aan de orde gekomen. Het reviewteam is op
hoofdlijnen positief over de kwaliteit van het PvA, en doet de volgende
aanbevelingen om het verloop van het toetsproces te bespoedigen en de risico’s
voor uw waterschap te beperken.
1. Zorg ervoor dat contractgerelateerde risico’s goed beheerst zijn en creëer op
voorhand (via Nota van Inlichtingen) duidelijkheid over risicoverdeling.
Specifieke aandachtspunten zijn de definitie van trillingen en de maximale
trillingsnorm, omgang met risico’s zoals NGE’s, hoogwater en het onverwacht
aantreffen van keien. Het contract kan op deze punten verhelderd worden,
waarmee deze risico’s niet op voorhand bij opdrachtgever liggen, en daarmee
ook de tijdvertraging (en schadeclaim derden) en het omschakelen naar een
andere trillingsvrije uitvoeringstechniek. Geef ook duidelijk aan bij wie de
beslissingsbevoegdheid en het vaststellen van het keuzemoment om een
andere uitvoeringsmethode te kiezen is belegd.
2. Verwerk de aangedragen tips en verbeterpunten in het risicoregister en de
raming. Vermijd dubbelingen in de mogelijke schadeclaims door Yumble door
deze risico’s op te bossen, en check nogmaals de relatie tussen de
basisraming en de voorziene risico’s en geraamde beheersingsmaatregelen.
Verduidelijk welke uitvoeringsmethode leidend is in je contract en daarmee in
je Plan van Aanpak en raming. In het risicoprofiel en de raming worden ook
verwachte schadeclaims tijdens de uitvoering meenomen (= subsidiabel, mits
vooraf aangevraagd).
3. Verduidelijk in je Plan van Aanpak welke SMART afspraken (communicatie,
escalatielijnen) zijn gemaakt voor de uitvoeringsfase aangaande overlast,
hinder, schade, en bereikbaarheid in het contract, en met de kritische
stakeholders in de directe omgeving. Licht ook toe welke stappen reeds
ondernomen zijn bij het kritische proces uitvoeringsvergunningen.
4. De ontbindende voorwaarde in de SOK voor traject B, zijnde faillissement van
Jazz City; maak afspraken met het HWBP over de benodigde risico-reservering
en toedeling van dit voorziene risico.
5. De kritieke en krappe planning binnen de realisatiefase van dit project laat
weinig tijd en ruimte over voor de gewenste leercurve in het projectteam en
de organisatie, ook vanwege het hoge afbreukrisico (in de vorm van claims,
meerkosten). Verduidelijk in uw plan van aanpak hoe de interne
Pagina 3 van 4
kwaliteitsborging en de gewenste leerambitie met werken in IPM-teams,
risicogestuurd werken en vernieuwende contractvormen geborgd wordt binnen
het projectteam en binnen het waterschap Roer en Overmaas.
In de bijlage treft u naast het doorlopen proces de groslijst met bevindingen van
de reviewers, met specifiek aandacht in afwijkende kleurstelling (in blauw) voor
aanbevelingen en constateringen in relatie tot subsidiabiliteit. Uw projectteam kan
desgewenst op basis van deze stukken om een nadere toelichting vragen door de
individuele reviewers te benaderen.
Programmadirectie
Hoogwaterbescherming
Datum
6 augustus 2014
Ons kenmerk
Hwbp 2014_954
Afspraken
Tijdens het eindgesprek hebben we de volgende afspraken gemaakt:
1. Het reviewcommentaar en bovengenoemde aanbevelingen worden verwerkt in
het Plan van Aanpak en de lopende contracteringsfase (Nota van Inlichtingen).
Bij indienen van de toetsstukken wordt gerapporteerd wat de opvolging is
geweest.
2. Er wordt een gestanddoeningsbrief gevraagd waarin de aannemer op
voorhand bij de gunning en voorafgaand aan de ondertekening van het
contract expliciet instemt dat hij de opdracht maakt voor de afgesproken prijs
en planning, en aangeeft of en zo ja welke rafelranden hij in het contract
vaststelt die aanleiding kunnen zijn voor eventueel meerwerk.
3. Er wordt een intentieverklaring gevraagd aan Rijkswaterstaat als bevoegd
gezag voor een spoedige afgifte van de uitvoeringsvergunning voor WVO (Wet
Verontreiniging Oppervlaktewater).
4. Het eventueel failliet gaan van Jazz City als ontbindende voorwaarde in de
samenwerkingsovereenkomst voor de realisatie van deel B, en daarmee een
doelmatige meekoppelactie, legt een dermate hoog beslag in het risicoprofiel,
dat het reëel is dit op programmaniveau te dragen en daarom als exogeen
risico te beschouwen. Dit omdat het beprijzen van dit risico relatief en
absoluut een dermate hoog bedrag impliceert en omdat het op basis van
voorcalculatie uitkeren ervan aan de beheerder, in het geval het risico niet
optreedt, een moeilijk verdedigbare toevoeging betekent aan de algemene
middelen van het waterschap. Bovendien wordt dit risico herijkt ten tijde van
de gunning.
Tot slot
Wij kijken terug op een goed verlopen review proces met opbouwende feedback.
Aangezien risicogestuurd werken de kern van het HWBP raakt, gaan wij er vanuit
dat uw waterschap en uw projectorganisatie het reviewcommentaar ter harte
neemt.
Volledigheidshalve wijzen wij u erop dat deze review op basis van collegiale
toetsing en een risicogestuurde aanpak een goede indruk geeft van de
subsidiabiliteit van uw project. Echter, de procedure toetsen aan de Regeling en
beschikken vormt hiervoor de formele grondslag en er kunnen dan ook geen
rechten ontleend worden aan de uitkomst van deze review.
Hoogachtend,
Richard Jorissen
Programmadirecteur HWBP
Pagina 4 van 4
Plan van Aanpak
planuitwerking en realisatie
beschikking HWBP
Verbetering Waterkering
Alexanderhaven Roermond
Traject A & B
Waterschap Roer en Overmaas
Versie 2.0, corsa 143074
29 augustus 2014
0
Versiebeheer
Nr.
Auteur
Datum
Auteur:
Naam
Bart van den Berg
Vastgesteld:
Erik Keulers
Functie
Manager
Projectbeheersing
Projectmanager
Aard van de wijziging
Datum
Paraaf
Distributielijst
Aan
1
Versie
Datum laatste versie
Inhoud
Voorwoord ......................................................................................................................................................... 4
1
2
3
4
2
Inleiding ...................................................................................................................................................... 5
1.1
Aanleiding ........................................................................................................................................... 5
1.2
Kenmerken van het project ................................................................................................................ 6
1.3
Afstemming en afspraken met het Hoogwaterbeschermingsprogramma ........................................ 6
1.4
Leeswijzer ........................................................................................................................................... 7
Inhoudelijke opgave: verbeteren van de veiligheidsopgave ...................................................................... 9
2.1
Probleembeschrijving: huidige waterkering onvoldoende hoog ....................................................... 9
2.2
Scopebeschrijving .............................................................................................................................10
2.2.1
Traject A: koppeling met de ontwikkeling van Roermond Yumble ..........................................12
2.2.2
Traject B: koppeling met de ontwikkeling van Jazz City ...........................................................13
Het proces van de planuitwerking: omgaan met de complexiteit ...........................................................14
3.1
De grondpositie ................................................................................................................................14
3.2
De doorlooptijd ................................................................................................................................14
3.3
Van afhankelijkheid naar samenwerking .........................................................................................14
3.4
Bestuurlijke samenwerking ..............................................................................................................14
3.5
Interactie met de stakeholders ........................................................................................................15
3.6
Kansen door de koppeling met de gebiedsontwikkeling .................................................................16
3.7
In control kunnen en willen zijn .......................................................................................................17
Vervlechting van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase ................................................................18
4.1
Van verkennen naar planuitwerking ................................................................................................18
4.2
Verleggen van de focus ....................................................................................................................19
4.3
Inhoudelijke complexiteit van het project .......................................................................................20
4.4
Risicogestuurd richting procedures en contract voor Traject A.......................................................20
4.5
Samenwerking als sleutel naar een sober en doelmatig Traject B ..................................................21
4.6
Doorlopen procedures .....................................................................................................................22
5
6
Realisatiefase............................................................................................................................................23
5.1
Trajecten A en B als twee werken ....................................................................................................23
5.2
Inkoopstrategie Traject A .................................................................................................................23
5.3
Systeemgerichte Contractbeheersing ..............................................................................................24
Organisatie en beheersing van het project ..............................................................................................26
6.1
Afstemming met het Hoogwaterbeschermingsprogramma ............................................................26
6.2
Projectteam & -disciplines................................................................................................................27
6.2.1
Projectmanagement .................................................................................................................27
6.2.2
Technisch management ...........................................................................................................28
6.2.3
Contractmanagement ..............................................................................................................28
6.2.4
Omgevingsmanagement ..........................................................................................................28
6.2.5
Projectbeheersing ....................................................................................................................28
6.2.6
Strategisch advies .....................................................................................................................28
6.3
Projectbeheersingsaspecten ............................................................................................................29
6.3.1
Raming ......................................................................................................................................29
6.3.2
Planning ....................................................................................................................................30
6.3.3
Risicomanagement ...................................................................................................................31
6.3.4
Kwaliteitsmanagement.............................................................................................................32
6.3.5
Informatiemanagement ...........................................................................................................32
5.3.6
Rapporteren en verantwoorden ..............................................................................................33
Projectteamleden .........................................................................................................................................34
Bijlagen .........................................................................................................................................................35
3
Voorwoord
Met de voltooiing van het Plan van Aanpak planuitwerking en realisatie voor de Alexanderhaven in
Roermond, dat nu voor u ligt, is een bijzondere mijlpaal bereikt. Minder dan een jaar geleden dreigde het
gebiedsproces, dat moest leiden tot een nieuwe primaire kering in de Alexanderhaven, gecombineerd met
gebiedsontwikkeling, te stranden. Een jaar van duidelijk stelling nemen door het waterschap, actief sturen
op samenwerking en tonen van lef heeft er toe geleid dat in een zeer korte periode van hernieuwde
verkennende gesprekken is doorgestoten naar een lopende aanbesteding en de aanvraag van de
beschikking bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma.
Het achterliggende jaar heeft vele hobbels gekend. Risico’s doken op en noopten doorlopend tot bijstelling
in het project. Tegelijkertijd heeft het projectteam door een consequente sturing op risico’s en acties, en
door het optimaal benutten van ieders kunnen, maar ook het wijzen op ieders verantwoordelijkheden,
steeds een stevige koers gevaren richting start uitvoering in het najaar van dit jaar. Het project vormt
daarmee een voorbeeld voor het waterschap als geheel hoe in korte tijd resultaat kan worden bereikt,
ook in complexe situaties. Lef en verantwoordelijkheid nemen vormen de sleutel tot succes.
Het project is ook een leerschool geweest voor toepassing van nieuwe werkmethodieken.
Risicomanagement, IPM-rollen, LCC-benadering en innovatieve contracten waren nieuw voor dit
waterschap, te meer daar er in ons gebied geen HWBP-2 opdracht bestond. Om deze leerschool te
doorlopen is een projectteam gevormd dat enerzijds bestond uit eigen medewerkers met kennis van areaal
en omgeving en anderzijds door gerichte inhuur van specialisten in de vakgebieden waar het waterschap
nog geen kennis en ervaring bezat. Door deze mix is kennisoverdracht naar de eigen organisatie geborgd.
Nu de aanbesteding loopt en de beschikkingsaanvraag voorligt, is een groot aantal risico’s binnen het
project beheerst. Dat wil niet zeggen dat er geen risico’s meer zijn. Verantwoordelijkheid dragen betekent
automatisch risico nemen. In de afgelopen periode hebben wij op goede wijze met het
Hoogwaterbeschermingsprogramma invulling kunnen geven aan onze opdracht en aan maatwerk waar dat
nodig was. Ik ben er van overtuigd dat wij in deze samenwerking mogelijke toekomstige risico’s die kunnen
optreden, en die samenhangen met het initiatief dat wij hebben getoond, samen kunnen oplossen.
Immers, zonder een eigen verantwoordelijkheidsbesef en zonder het uitstralen van vertrouwen zou een
sobere en doelmatige oplossing in de Alexanderhaven sowieso niet mogelijk zijn geweest.
Jacques in den Kleef
Secretaris-Directeur Waterschap Roer en Overmaas
4
1
Inleiding
1.1
Aanleiding
Waterkeringbeheerders in Nederland zijn vanuit de Waterwet verplicht om op regelmatige basis te toetsen
of al hun waterkeringen voldoen aan de wettelijke veiligheidseisen. Deze toetsing kan gezien worden als
een soort APK-keuring voor dijken. Bij de Derde Landelijke Toetsronde (2006-2011) heeft Waterschap Roer
en Overmaas onder andere geconstateerd dat de waterkering rond de Alexanderhaven in Roermond niet
het wettelijk vereiste beschermingsniveau van 1/250 jaar biedt. Om de waterkering op het vereiste
veiligheidsniveau te brengen zijn verbetermaatregelen nodig. De hoogte van de huidige primaire
waterkeringen rond de Alexanderhaven ligt ca. 0,5 m. lager dan het toetspeil waartegen de waterkering
bestand moet zijn. Het waterschap heeft de afgekeurde waterkering hiertoe aangemeld voor het landelijk
Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), waarin het ook is opgenomen.
De verbeteropgave van de waterkering is onderverdeeld in drie trajecten: Traject A, B en C.
Zie figuur 1. Deze onderverdeling is gemaakt door de uiteenlopende aard van de ontwikkelingen in de
omgeving van het tracé van de te verbeteren waterkering. Dit Plan van Aanpak planuitwerking en realisatie
voor de subsidiebeschikking van het HWBP betreft Traject A en Traject B van de waterkering van de
Alexanderhaven te Roermond.
Traject C
Traject A
Traject B
Figuur 1.
5
Te verbeteren dijktrajecten Alexanderhaven
(Trajecten A en B maken onderdeel uit van dit Plan van Aanpak)
1.2
Kenmerken van het project
Voor Waterschap Roer en Overmaas is dit een bijzonder project. Er zijn veel nieuwe en complexe facetten
aan het project, waardoor het een uitdaging vormt voor het waterschap. Dit zijn onder andere de volgende
zaken:
-
In het project wordt gebruikt gemaakt van voor het waterschap nieuwe methodieken en werkwijzen,
zoals het IPM-model en SCB. Ook de wijze van samenwerken met het HWBP is nieuw, want
Waterschap Roer en Overmaas heeft niet deelgenomen aan het HWBP2 of Ruimte voor de Rivier.
-
Het project speelt in een complexe omgeving. Belendend aan de opgave zijn er andere
projectontwikkelingen (gebiedsontwikkelingen) die voorliepen op de ontwikkelopgave voor
Waterschap Roer en Overmaas. Dit zorgde ervoor dat het waterschap niet anders kon dan deelnemen
in een te construeren Publiek-Private Samenwerking (PPS), een en ander zoals is uitgewerkt in de
Samenwerkingsovereenkomst als bijlage bij dit Plan van Aanpak. Vanwege deze
gebiedsontwikkelingen is er een duidelijke deadline voor de trillingswerkzaamheden aan de damwand.
Hierdoor is strak sturen op de planning steeds leidend geweest.
-
Het project behelst een technisch complexe opgave: er zijn verschillende oplossingen nodig voor een
relatief kort tracé, waarbij ook rekening moet worden gehouden met een beperkt ruimtebeslag. Voor
de realisatie van een dergelijke verholen kering is er beperkte expertise voorhanden in Nederland. Ook
zorgt de realisatie van de damwand in de haven, de verankering van de damwand en de discussie met
Rijkswaterstaat over de kerende hoogte damwand (geen betrekkingslijnen voorhanden; duurzame
kering betekent huidige richtlijnen loslaten) voor technische complexiteit.
Bovenstaande zaken vragen van het waterschap extra aandacht en dus ook meer capaciteit dan gemiddeld.
Door de beperkte investeringskosten vormen de engineeringskosten, waar deze extra investering nodig is,
een relatief groot aandeel van de totale kosten. Tegelijkertijd vormen deze kosten wel een robuuste
investering voor een sobere en doelmatige oplossing.
1.3
Afstemming en afspraken met het Hoogwaterbeschermingsprogramma
In de loop van de werkzaamheden aan het project is er regelmatig afstemming geweest met het HWBP.
Onderstaand een chronologische opsomming van de afspraken die gemaakt zijn tussen het Waterschap
Roer en Overmaas en het HWBP ten aanzien van het project Verbetering waterkering Alexanderhaven
Roermond
Op 27 juni 2012 is de verbetering van de waterkering van de Alexanderhaven in Roermond per brief
aangemeld als project bij het HWBP.
Op 20 december 2013 is de notitie “WRO VKA Alexanderhaven” ingediend bij het HWBP. In deze
beslisnotitie is de verkenning naar de voorkeursalternatieven voor voornamelijk Traject A en Traject B
uiteengezet
(Bijlage A).
Op 3 februari 2014 is door Waterschap Roer en Overmaas met de programmadirectie van HWBP de
beslisnotitie “WRO VKA Alexanderhaven” van 20 december 2013 besproken. In de brief van 13 februari
(Bijlage B) is de voorgestelde aanpak bekrachtigd. Hiermee is de verkenningsfase definitief afgerond voor
1 april 2014.
6
Op 18 maart 2014 heeft er een adviesronde plaatsgevonden, uitgevoerd door de adviseurs vanuit het
HWBP. In deze adviesronde hebben twee aan het programmabureau HWBP verbonden adviseurs positief
advies uitgebracht over de onderwerpen LCC-analyse en risicomanagement. Concreet is in de adviesronde
gezamenlijk gesignaleerd dat zowel het risicomanagement als de LCC-analyse voor dat moment voldoen
aan de verwachtingen van het HWBP. In overeenstemming met het advies zijn enkele onderdelen van het
risicomanagement en de LCC-analyse aangepast (voor meer informatie zie de aan de programmadirectie
verzonden brief en bijbehorende memo’s, d.d. 7 april 2014, Bijlage C).
Op 28 april 2014 is er overleg geweest met het HWBP over het niet synchroon lopen van de Trajecten A en
B enerzijds en Traject C anderzijds. Naar aanleiding van dit overleg heeft het waterschap in de brief van
5 mei 2014 voorgesteld over te gaan tot splitsing van het project in twee delen: Traject A+B die nu worden
uitgewerkt en gerealiseerd. Traject C zal op een later moment volgen. De splitsing zal naar verwachting
administratief worden verwerkt in de nieuwe programmering 2016 van het HWBP. Voor meer informatie
zie Bijlage D.
Op 30 juli 2014 heeft de review plaatsgevonden door het HWBP op dit Plan van Aanpak. Op 1 augustus
2014 is het eindgesprek van de review geweest met het HWBP. De bevindingen van de review zijn verwerkt
in deze versie van het Plan van Aanpak.
1.4
Leeswijzer
Dit Plan van Aanpak is opgebouwd met in gedachte de in het project gevolgde plan/do/check/act-aanpak.
Zie ook figuur 2. Hoofdstuk 2 geeft een situatiebeschrijving van de inhoudelijke opgave van het project.
In hoofdstuk 3 wordt de procesmatige aanpak van de opgave beschreven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4
de vervlechting in aanpak van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase uiteengezet. Tot slot beschrijft
hoofdstuk 5 de organisatie en beheersing van het project.
Figuur 2.
Plan/do/check/act-opbouw van dit Plan van Aanpak
Dit document vormt de basis voor de subsidiebeschikking van het HWBP voor Alexanderhaven Traject A en
Traject B. De beschikkingstoets vindt plaats op basis van een vaste eisenlijst. In onderstaand overzicht
wordt de link gelegd tussen deze eisen en de hoofdstukken en bijlagen waar het betreffende onderwerp
wordt behandeld.
7
Planvormingsfase
Subsidie eisen Art 6. financieringsregeling
a. Een eindverantwoording over de in de planuitwerkingsfase behaalde
resultaten
Toetsbevindingen
Zie voorliggend Plan van Aanpak
2
b. Hoe de voorkeursbeslissing wordt uitgewerkt.
Zie hoofdstukken 3 en 4 en bijlage F
3
Criterium nav subsidiegrondslag in de waterwet
Zie hoofdstukken 4.5 en bijlagen A en B
4
b. Een beschrijving van de marktbenadering
Zie hoofdstuk 4.5 en bijlagen I en J
5
b. Een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt
aangevraagd
c. Een omschrijving van de resultaten waartoe deze fase moet leiden
Zie hoofdstuk 2
c. een raming van de subsidiabele kosten die zijn toe te rekenen aan de
planuitwerkingsfase, overeenkomstig artikel 5, eerste lid,
onderscheidenlijk artikel 5, tweede lid
d. een beschrijving van de wijze waarop het niet-subsidiabele deel van de
kosten wordt gedekt;
f.het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd
e. een tijdschema en de geplande datum van voltooiing van de
planuitwerkingsfase en de realisatiefase conform de Project Planning
Infrastructuur-methodiek,
Voorwaarden risicosturing (deel B)
Zie hoofdstuk 5.3.1 en bijlage N
1
6
7
8
9
10
Zie hoofdstuk 5.3.1
Zie hoofdstuk 5.3.2 en bijlage M
Zie hoofdstukken 3, 4 en 5.3.3 en bijlage P
Realisatiefase
Subsidie eisen Art 6. financieringsregeling
a. Een eindverantwoording over de in de planuitwerkingsfase behaalde
resultaten
Toetsbevindingen
Zie voorliggend Plan van Aanpak
2
b. Het door Gedeputeerde Staten goedgekeurde projectplan
Zie hoofdstuk 4.6 en bijlage F
3
c. Een ontwerp en een beschrijving van het werk ter uitvoering van het
vastgestelde projectplan
Zie hoofdstukken 4.2 en 5 en bijlage J
4
Criterium n.a.v. subsidiegrondslag in de waterwet
Zie hoofdstuk 4.5 en bijlagen A en B
5
c. Een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt
aangevraagd
c. Een omschrijving van de resultaten waartoe deze fase moet leiden
Zie hoofdstuk 2
1
6
7
8
8
Zie hoofdstuk 4 en bijlagen F en H
d. Een raming van de subsidiabele kosten die zijn toe te rekenen aan de
realisatiefase, overeenkomstig artikel 5, eerste lid
e. Een beschrijving van de wijze waarop het niet-subsidiabele deel van de
kosten wordt gedekt
Zie hoofdstukken 4.5 en 5 en bijlagen F, H, J,
K
Zie hoofdstuk 5.3.1 en bijlage N
Zie hoofdstuk 5.3.1
9
g. Het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd
f. Een tijdschema en de geplande datum van voltooiing van de
realisatiefase conform de Project Planning Infrastructuur-methodiek
Zie hoofdstuk 5.3.2 en bijlage M
10
Voorwaarden risicosturing (deel B)
Zie hoofdstukken 3, 4 en 5.3.3 en bijlage P
2
Inhoudelijke opgave: verbeteren van de veiligheidsopgave
In het najaar van 2013 is de verkenning gedaan naar de mogelijke alternatieven voor de opgave voor de
versterking van de waterkering van de Alexanderhaven. Dit heeft geresulteerd in de notitie over de
gewenste voorkeursalternatieven van 20 december 2013 (Bijlage A). Dit is besproken met het HWBP op 3
februari 2014 en bekrachtigd in de brief van 13 februari 2014 (Bijlage B). De volledige verkenningsfase valt
daarmee in de subsidieregels voor fasen die voor 1 april 2014 zijn afgerond. In de afspraken ten aanzien van
de voorkeursalternatieven is afgesproken, dat voor Traject A en Traject B in de planuitwerkingsfase waar
nodig gezien de tijdsdruk maatwerkoplossingen gezocht zullen worden. Het proces van de planuitwerking
staat beschreven in hoofdstuk 3. De resultaten van de planuitwerking staan beschreven hoofdstuk 4.
In onderstaand hoofdstuk wordt de inhoudelijke opgave weergegeven.
2.1
Probleembeschrijving: huidige waterkering onvoldoende hoog
Voor de waterkering rond de Alexanderhaven geldt als wettelijke norm dat deze een waterstand die
voorkomt met een kans van 1/250 per jaar, veilig moet kunnen keren. Bij de Derde Landelijke Toetsronde
Waterkeringen is gebleken dat de waterkering hiervoor onvoldoende hoog is. Ten opzichte van de
toetswaterstand (Hydraulische Randvoorwaarden 2006) die hoort bij de overschrijdingskans van 1/250
per jaar komt de hoogte van de waterkering circa 0,5 m tekort.
Opgemerkt wordt, dat sinds de vaststelling van de Hydraulische Randvoorwaarden 2006 verschillende
rivierkundige maatregelen zijn uitgevoerd in de Maas die op verschillende plaatsen de maatgevende
waterstanden verlagen. Ter plekke van de Alexanderhaven hebben deze maatregelen echter geen
significant effect op het geconstateerde veiligheidsprobleem; de waterstanden dalen minder dan 0,1 m,
waarmee een duidelijk hoogtetekort blijft bestaan.
Op het moment dat overgegaan wordt op versterkingsmaatregelen wordt niet alleen gekeken naar het
probleem dat in de huidige situatie bestaat. Uitgangspunt hierbij is, dat bij een versterking geanticipeerd
wordt op verwachte toekomstige ontwikkelingen zoals klimaatverandering. Dit is om te voorkomen dat
binnen een afzienbare termijn opnieuw versterkingsmaatregelen nodig zijn. Het aantal jaren dat vooruit
gekeken wordt hangt onder meer af van de toekomstige mogelijkheden om de waterkering verder te
versterken.
9
Figuur 3.
Luchtfoto’s Roermond en Alexanderhaven
De te versterken primaire waterkering in de Alexanderhaven ligt in het noordwesten van Roermond op een
groot industrieterrein ten noorden van de N280 (zie figuur 3). De huidige primaire waterkering rond de
Alexanderhaven bestaat voor het grootste deel uit constructies (muren, damwanden e.d.) met een kerende
hoogte van ca. NAP +20,9 m. Het achterliggende maaiveld varieert van NAP +18,3 m. tot NAP +20,5 m.
Eerst is gekeken of aanpassing van de huidige kademuur mogelijk was. Het bleek niet mogelijk te zijn om
de huidige kademuur aan te passen aan de gestelde eisen. Vervolgens is gekeken naar mogelijkheden voor
alternatieven, rekening houdend met de gebiedsontwikkeling. Inpassing van de nieuwe waterkering in een
stedelijke ontwikkeling betekent dat toekomstige uitbreiding van de nieuwe kering ruimtelijk nagenoeg
onmogelijk is. Daarom is als uitgangspunt gekozen om de waterkering robuust te ontwerpen waardoor
verdere verbetering naar verwachting tot het jaar 2100 niet aan de orde is. De verbeterde waterkering
dient hiertoe in staat te zijn om een waterstand van NAP +22,1 m te kunnen keren. Hierbij hoort een
benodigde kruinhoogte van NAP +22,4 m. Voor de complete opsomming van gehanteerde uitgangspunten
en de onderbouwing van deze waardes wordt verwezen naar de memo “Uitgangspunten
ontwerpbelastingen voor versterking waterkering Alexanderhaven Roermond” (WRO, 20 december 2013,
zie Bijlage A). Een benodigde kruinhoogte van NAP +22,4 m betekent dat de waterkering ten opzichte van
zijn huidige hoogte (NAP +20,9 m) met 1,5 m verhoogd moet worden. De benodigde verhoging en de
ontwerpwaterstand resulteren ook in hogere eisen aan de constructieve sterkte van de waterkering dan de
eisen die bij het oorspronkelijke ontwerp zijn gesteld.
2.2
Scopebeschrijving
Het te versterken traject is ingedeeld in drie deeltrajecten. Vanwege de geplande ontwikkelingen in het
achterliggende gebied (zie volgende paragrafen) liggen per deeltraject andersoortige
versterkingsmaatregelen voor de hand. In figuur 4 zijn de te versterken dijktrajecten op kaart weergegeven.
De nu voorliggende opgave en beschikking betreffen alleen de Trajecten A en B.
10
Traject C
Traject A
Traject B
Figuur 4.
Te verbeteren dijktrajecten Alexanderhaven (Trajecten A en B maken onderdeel uit van dit
plan. NB: in enkele documenten uit 2013, waaronder het PvA voor het voorkeursalternatief,
zijn de aanduidingen van Traject B en Traject C omgekeerd.)
Het achterliggende gebied van de waterkering Alexanderhaven bestond tot enkele jaren geleden geheel uit
industriegebied. Aangrenzend aan het oorspronkelijke industriegebied is het winkelgebied Designer Outlet
Center McArthur Glen gelegen, met direct daarnaast een complex met woningen, leisure- en
horecavoorzieningen.
In 2007 heeft de gemeenteraad van Roermond het masterplan “Jazz City” vastgesteld, waarin de verdere
ontwikkeling van het woon-, winkel en leisuregebied binnen het achterliggende gebied van de waterkering
Alexanderhaven opgenomen is. De initiatiefnemers voor de gebiedsontwikkeling zijn sindsdien in overleg
met de gemeente verder gegaan met het uitwerken van het plan in stedenbouwkundige zin en het
uitwerken van het programma. Het resultaat is uitgewerkt in de Ontwikkelingsvisie Jazz City/City Meadow
(Jazz City BV, juni 2012) dat is vastgesteld door de gemeenteraad van Roermond op 27 september 2012.
Zie figuur 5 voor een artist impression van het masterplan.
11
Figuur 5.
Artist impression ontwikkeling Jazz City (rechts), Roermond Yumble (midden),
City Meadows (links, nog niet in de tijd gepland)
De raakvlakken tussen de versterking van de waterkering Alexanderhaven en de gebiedsontwikkeling zijn
groot. Vanuit strategisch omgevingsmanagement participeert het waterschap vanaf de zomer 2013 daarom
actief in het project om te komen tot een optimale combinatie van gebiedsontwikkeling en versterking van
de waterkering. Dit zorgt tevens voor een sobere en doelmatige oplossing voor de projectopgave: voor (een
deel van) het gebied kunnen er hierdoor oplossingen in grond worden gerealiseerd, in plaats van in de
relatief kostbare constructieve oplossingen (muren, damwanden e.d.) en kunnen hoge verwervingskosten
worden voorkomen. Ook vanuit de life cycle costing (LCC) gedachte is het voorkomen van hoge
verwervingskosten ook de financieel meest gunstige optie. Daarnaast biedt de koppeling met de
versterking van de waterkering Alexanderhaven ook kansen voor een betere inpassing van de versterkte
waterkering in de gebiedsontwikkeling, onder andere het voorkomen van een kademuurconstructie die
hoog boven het maaiveld uitsteekt of het behoud van te ontwikkelen vastgoedvolume.
Het combineren van beide projecten vraagt echter ook om een koppeling van de planning van beide
projecten. De gebiedsontwikkeling bevindt zich in een vergevorderd stadium en enkele onderdelen die aan
de waterkering grenzen dienen eind 2014 gereed te zijn. Om de koppeling tussen gebiedsontwikkeling en
dijkversterking mogelijk te maken, wordt de dijkversterking gefaseerd uitgevoerd; eerst Traject A
(Roermond Yumble) en vervolgens Traject B (Jazz City).
Traject C maakt geen onderdeel uit van de gebiedsontwikkeling van het achterliggende gebied. Dit zorgt
ervoor dat de tijdsplanning en aard van de verbetering van de waterkering anders is dan bij Traject A en
Traject B. Daarom is besloten om voor Traject C een andere aanpak en tempo te volgen en maakt Traject C
dus geen deel uit van dit Plan van Aanpak.
2.2.1 Traject A: koppeling met de ontwikkeling van Roermond Yumble
Ter hoogte van Traject A wordt momenteel het gebouw Roermond Yumble ontwikkeld, vlak naast de
bestaande damwand. Aan de landzijde van het pand bevindt zich geen mogelijkheid tot het maken van een
kering in grond. Daarom is gekozen voor het plaatsen van een nieuwe damwand aan de havenzijde van de
bestaande damwand. Deze zal enkele meters in de haven worden geplaatst, zodat de verankering van de
12
damwand niet plaats hoeft te vinden onder het gebouw van Roermond Yumble. Tevens zorgt de
grondafwerking en de sloop van een deel van de oude kademuur, dat de landschappelijke inpassing wordt
gewaarborgd.
Roermond Yumble wordt een innovatief leisure centre op basis van onder andere de laatste high-tech
bioscoop- en projectietechnologieën. Omdat de apparatuur hiervan erg trillingsgevoelig is, is het wenselijk
dat de aanleg van de waterkering van Traject A is uitgevoerd voordat Roermond Yumble gebruiksklaar is.
Dit onder meer ter voorkoming van claims van de exploitant. Als de waterkering nog moet worden
aangelegd, terwijl de Yumble al gebruiksklaar is, bestaat er een reële kans op flinke schade aan het gebouw
en de apparatuur, alsook flinke overlast voor de bedrijfsvoering door de geluids- en trillingsoverlast tijdens
de uitvoeringswerkzaamheden. Om de kans op claims te reduceren is gekozen voor snelheid in de planning
en de planning aan te passen aan de planning van de ontwikkeling van Roermond Yumble.
2.2.2 Traject B: koppeling met de ontwikkeling van Jazz City
In 2007 heeft de gemeenteraad van Roermond het masterplan “Jazz City” vastgesteld, waarin de verdere
ontwikkeling van het woon-, winkel en leisuregebied binnen het achterliggende gebied van de waterkering
Alexanderhaven opgenomen is. Hierin is ondermeer een flinke uitbreiding van het winkelgebied Designer
Outlet Center McArthur Glen voorzien. De initiatiefnemers voor de gebiedsontwikkeling zijn sindsdien in
overleg met de gemeente verder gegaan met het uitwerken van het plan in stedenbouwkundige zin. Het
resultaat is uitgewerkt in de Ontwikkelingsvisie Jazz City/City Meadow (Jazz City BV, juni 2012) dat is
vastgesteld door de gemeenteraad van Roermond op 27 september 2012. De gemeente heeft 20 februari
2014 het bestemmingsplan Jazz City definitief vastgesteld.
Verhoging van de huidige waterkerende damwand op dit traject is niet mogelijk. Voor Traject B is door het
Waterschap Roer en Overmaas een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de gebiedsontwikkelaar
Jazz City BV ten behoeve van de aanleg van de gekozen voor een dijkteruglegging in de vorm van een
verholen kering. Om het plangebied toekomstgericht te beschermen wordt ter plekke van de toekomstige
bebouwing van Jazz City het maaiveld over een gedeelte verhoogd tot NAP +22,4 m.
13
3
Het proces van de planuitwerking:
planuitwerking: omgaan met de complexiteit
Dit project is qua omgeving meer dan complex te noemen. Dit hoofdstuk maakt duidelijk hoe met die
complexiteit is omgegaan en hoe door een actieve aansturing die complexiteit is gereduceerd tot een
beheersbaar niveau. Het waterschap is daardoor een direct sturende partij geworden en door de betrokken
partijen ook als zodanig erkend. Dat was vanaf de start ook precies de opgave en uitdaging voor het
waterschap. Dit hoofdstuk omschrijft de uitdagingen. Hoofdstuk 4 omschrijft hoe er inhoudelijk met deze
uitdagingen is omgegaan.
3.1
De grondpositie
Toen duidelijk werd dat Alexanderhaven onderdeel zou uitmaken van het HWBP, was de
gebiedsontwikkeling Jazz City/Yumble al in volle gang. Er was een nauwe samenwerking tot stand gekomen
tussen de projectontwikkelaar en de gemeente Roermond, waarbij alle gronden al in bezit waren van
genoemde partijen. Het waterschap had geen enkele grondpositie. Ook de huidige kering is niet in het bezit
van het waterschap.
3.2
De doorlooptijd
De projectontwikkelaar had voor de plannen rond Jazz City en Yumble een eigen planning, waarbij duidelijk
werd dat de doorlooptijd voor de planning en realisatie van zowel Jazz City als Yumble uiterst kritisch was.
De planvorming voor beiden zou in de eerste helft van 2014 worden afgerond en vanaf oktober 2014 was
realisatie voorzien. Deze planning was randvoorwaardelijk en niet onderhandelbaar, waarbij details van de
planning lange tijd niet beschikbaar waren voor het waterschap (onder andere vanuit
concurrentieoogpunt).
De landelijke systematiek van het HWBP heeft als uitgangspunt/randvoorwaarde in de leidraad opgenomen
dat uit moet worden gegaan van een doorlooptijd van twee jaar voor de verkenningsfase en een
doorlooptijd van twee jaar voor de realisatie.
3.3
Van afhankelijkheid naar samenwerking
Vanwege de onverenigbare eisen ten aanzien van de doorlooptijden en de zwakke grondpositie is door het
waterschap, na indringend overleg met de projectontwikkelaar, de gemeente en de programmadirectie
HWBP, een bewuste keuze gemaakt voor de vorming van enerzijds een PPS-constructie en anderzijds het
opvoeren van het tempo. Daardoor kon het waterschap een contractpartij met zeggenschap worden.
Een dreigende eenzijdige afhankelijkheid werd zo omgevormd tot een actieve samenwerking met voor
iedere partner een win/win-situatie. Om de PPS werkzaam te maken is gekozen voor uitwerking via een
samenwerkingsovereenkomst (SOK) met daarin de samenwerkingsregels en vereveningsafspraken.
3.4
Bestuurlijke samenwerking
Gegeven de korte doorlooptijd in planvorming en realisatie is met de bevoegde gezagen (de gemeente
Roermond, de provincie Limburg en Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland en het Ministerie van
Infrastructuur en Milieu) direct overleg gestart over hun rol en betrokkenheid bij de verschillende
benodigde vergunningen en over het vaststellen van de hydraulische randvoorwaarden. Dit overleg
14
vond zowel plaats op bestuurlijk- als ambtelijk niveau met als doel een snelle start en afronding van de
publiekrechtelijke procedures.
3.5
Interactie met de stakeholders
Voor het project Alexanderhaven Roermond is een inschatting gemaakt van de belangen en standpunten
die de verschillende stakeholders hebben. De relevante stakeholders in dit project zijn onderverdeeld in
vier hoofdtypen; maatschappelijke organisaties, private partijen, bestuurlijke organisaties en beheerders.
Deze hoofdtypen zijn onderverdeeld naar de invloed die zij (kunnen) uitoefenen op het project. Zie figuur 6.
Figuur 6.
Stakeholderanalyse Alexanderhaven Roermond
Op basis van deze analyse is door de omgevingsmanager een communicatiestrategie bepaald:
-
-
15
Het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van het waterschap (DB/AB WRO) wordt als initiatiefnemer
en eindbeslisser wekelijks geïnformeerd over de voortgang van het project.
De groep die input levert voor de besluitvorming van het waterschap en tevens meewerkt aan
bijvoorbeeld het projectplan (Rijkswaterstaat, gemeente Roermond, provincie Limburg) is zeker ten
tijde van het opstellen van het projectplan tweewekelijks benaderd voor overleg. Bij aanvang van dit
overleg is reeds de korte doorlooptijd van het project voor de Trajecten A en B besproken en
gezamenlijk gericht gekeken naar de punten waarover in de beperkte tijd overeenstemming moesten
worden verkregen.
Met de private partij Jazz City BV is een wekelijks extern projectoverleg ingericht: hierin is de inhoud
van de samenwerking (koppeling gebiedsontwikkeling aan dijkverhoging) verder uitgewerkt en
-
-
3.6
relevante informatie over en weer uitgewisseld. Dit heeft geleid tot de uiteindelijke
samenwerkingsovereenkomst tussen Jazz City en het waterschap voor de realisatie van Traject B.
Partijen met een adviserende rol zoals de brandweer zijn op relevante momenten gericht benaderd.
Hierbij is gevraagd om het leveren van input voor het project.
Eén bedrijf in het hart van het projectgebied – SIF – is in een vroege fase van het project benaderd
voor overleg waarna contact op tweemaandelijkse basis is voortgezet. Deze keuze is gemaakt op basis
van de locatie van SIF midden in het projectgebied en i.v.m. mogelijke interveniërende belangen (risico
op bezwaar en hinder voor de scheepvaart). Later zijn naast SIF ook de andere havenbedrijven direct
betrokken.
De bewoners van het plangebied zijn geïnformeerd over de voortgang van het project op een tweetal
informatieavonden waarbij de focus lag op de Trajecten A en B.
Kansen door de koppeling met de gebiedsontwikkeling
Deelname van het waterschap in de gebiedsontwikkeling op basis van PPS bood kansen voor de versterking
van de waterkering. Hierdoor waren er meer alternatieven mogelijk dan alleen het aanbrengen van een
nieuwe kademuurconstructie op de bestaande locatie. Voor (een deel van) het gebied kon nu worden
gedacht aan oplossingen in grond, in plaats van relatief kostbare, constructieve oplossingen. Voor de
gebiedsontwikkeling bood de koppeling met de versterking van de waterkering ook kansen. Door het
voorkomen van een kademuurconstructie die hoog boven het maaiveld uitsteekt, werd een betere
inpassing van de versterkte waterkering in het gebied mogelijk.
Om de kansen door het combineren van beide projecten (dijkversterking en gebiedsontwikkeling) mogelijk
te maken, was ook een directe koppeling van de planning van beide projecten noodzakelijk. De
gebiedsontwikkeling bevond zich in een verder gevorderd stadium dan de versterking van de waterkering,
waarbij de bouw van Roermond Yumble inmiddels gestart is en dit najaar de ophoging van Jazz City
voorzien is. De planning van de versterking van de waterkering heeft zich daarop moeten aanpassen. In de
afgelopen maanden heeft daarover ook afstemming tussen HWBP en het waterschap plaatsgevonden ten
aanzien van maatwerk in de te doorlopen HWBP-procedures.
Complicerende factor in de koppeling van beide projecten was dat de Trajecten A en B niet alleen qua
planning, maar ook qua oplossingsrichting en financiën, niet los van elkaar konden worden gezien. Een
verholen kering binnen Traject B was niet mogelijk als er geen gemeenschappelijk gedragen oplossing
aanwezig is voor Traject A. Het is van belang om te beseffen dat het voorkeursalternatief door alle
betrokken partijen moet worden gedragen. Wanneer een goedkoper alternatief voor Traject A niet zou
passen binnen de plannen van de projectontwikkelaar, zou deze geen toestemming geven voor een
verholen kering binnen Traject B.
Financieel biedt een verholen kering binnen traject B grote voordelen: de kosten worden gedragen door de
projectontwikkelaar. Daartegenover staat dat voor het waterschap op Traject A een iets grotere financiële
inspanning noodzakelijk is, dan strikt genomen verwacht zou worden. Echter de totaalsom van de Trajecten
A en B gezamenlijk bepaalt uiteindelijk het sober en doelmatige karakter van het voorkeursalternatief. Het
voorliggende totaalalternatief voor de Trajecten A en B is fors goedkoper (schatting december 2013:
€ 9,7 miljoen versus de eerdere schatting van € 22,4 miljoen, zie raming VKA in bijlage A) dankzij deze keuze
voor een PPS-samenwerking, een samenwerking die dus wezenlijk bijdraagt aan het voldoen aan een sober
en doelmatige oplossing.
16
3.7
3.7
In control kunnen en willen zijn
Gegeven de boven omschreven complexe omgeving en de afhankelijkheden van de verschillende, soms
tegenstrijdige, belangen van de stakeholders is vooraf en tijdens het proces voortdurend rekenschap
gegeven van de mogelijke procesmatige en inhoudelijke risico’s en is daar voortdurend (wekelijks) op
gemanaged en geanticipeerd. In Bijlage P is het risicoregister gedocumenteerd. Regelmatig is ook apart in
een warroom-setting aandacht geschonken aan het risicomanagement, waardoor optimaal vorm kon
worden gegeven aan de cyclus plan/do/check/act. Ook de zelfreflecties van het projectteam, onder andere
de door het HWBP aangeboden training Management Drives, zorgden voor interne risicobeheersing en
daardoor een sterkere controlpositie van het projectteam.
17
4
Vervlechting van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase
4.1
Van verkennen naar planuitwerking
planuitwerking
Op basis van het voorkeursalternatief (VKA) is in de planuitwerking nader onderzoek gedaan naar risico’s
die van invloed zijn op de uitvoering van het voorkeursalternatief en is gezocht naar kansen om het
voorkeursalternatief zo sober en doelmatig mogelijk uit te voeren. De tijd is zoals reeds aangegeven de
primaire drijfveer in dit project. Voorafgaande aan de realisatie door de projectontwikkelaar van het plan
Jazz City moet er overeenstemming zijn over de locatie van de verholen kering (Traject B) en de technische
eisen die aan de kering worden gesteld. Zodra de projectontwikkelaar de verhoging van het terrein ter
hand heeft genomen is beïnvloeding van het ontwerp van het terrein voor het waterschap niet langer
mogelijk. Daarom is begin 2014 gestart met het onderhandelingstraject met Jazz City BV om te komen tot
overeenstemming over een samenwerkingsovereenkomst, om daarmee de belangen van het waterschap
ten aanzien van Traject B te borgen.
Tegelijkertijd is in januari 2014 als eerste een geotechnische verdiepingsstudie door Fugro uitgezet voor
Traject A. De eerste resultaten van het geotechnische onderzoek brachten een nieuw, fundamenteel risico
aan het licht: De ondergrond van de Alexanderhaven bestaat uit een zwaar grindbed. Het aanbrengen van
damwanden op Traject A vraagt daarom niet alleen zware damwandplanken, het levert ook dusdanige
trillingen op dat schade aan Roermond Yumble mogelijk is, niet alleen aan het gebouw, maar met name aan
de gevoelige computersystemen die de 3D- en 4D-attracties die de Yumble zal herbergen. Het stilleggen
van de bouwwerkzaamheden aan, maar vooral van de exploitatie van Yumble ten gevolge van schade door
trilwerken aan de kering zou leiden tot dermate hoge kosten, dat sobere en doelmatige realisatie van het
project feitelijk niet meer mogelijk zou zijn. Figuur 7 geeft een artist impression van het gebouw van
Roermond Yumble weer.
Figuur 7.
18
Artist impression Roermond Yumble, gezien vanaf de landzijde (parkeerterrein Big Triangle)
4.2
Verleggen van de focus
Met de constatering van bovengenoemd risico is een aantal beheersmaatregelen tot uitvoering gebracht
binnen de planuitwerking van Traject A:
1.
2.
3.
4.
Aan Sonus BV is verzocht de trillingsgevolgen van heiwerken op de Yumble in beeld te brengen.
De uitkomsten van dit onderzoek bevestigen het risico; de Roermond Yumble moet tijdens testfase en
gebruiksfase worden gezien als een datacenter/serverknooppunt, waardoor de toegestane trillingen
nihil zijn. Sonus adviseert het project om verder van het gebouw af de damwanden aan te brengen, bij
voorkeur meer dan 25 meter.
Aan Boogaard NI is gevraagd de nautische gevolgen van een plaatsing van de damwand in de haven in
kaart te brengen in relatie tot de aanwezige scheepvaart. Conclusie van dit onderzoek is dat een
plaatsing van de damwand in de haven mogelijk is, echter met een maximum van 10 meter uit de
huidige oever, waarmee uit dit onderzoek bleek dat het volledig oplossen van het trillingsprobleem
door verplaatsing van de kering onmogelijk is.
Onderzoek door Agtersloot Advies van de gevolgen van de verplaatsing van de kering met 10 meter
op de hoogwaterstanden in het winterbed van de Maas. Deze gevolgen bleken nihil en om deze reden
heeft Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland uiteindelijk haar instemming aan deze verplaatsing
kunnen geven.
Technische uitwerking van de variant en vergelijking met het oorspronkelijke voorkeursalternatief:
a. Een verplaatsing van de kering maakt uitvoering eenvoudiger, omdat de oude kering niet hoeft
te worden verwijderd; bovendien kan de oude kering als kwelscherm dienst blijven doen.
b. Een verplaatsing van de kering maakt het eenvoudiger om ankers aan te brengen.
c. De gevolgen van trillingen kunnen in ieder geval tijdens de fase van installatie van de attracties
in de Yumble beperkt worden.
d. De ruimtelijke inpassing in het gebied wordt eenvoudiger doordat de inpassingsruimte 10 meter
groeit.
e. Tunneleffect voor de automobilisten op de calamiteitenontsluitingsweg tussen Yumble en kering
wordt voorkomen.
f. De damwand wordt langer doordat een overgangsconstructie noodzakelijk is richting de oude
kering (ca. 65 meter).
Alles overwegende is in februari in overleg met het HWBP door het waterschap aangegeven dat het
voorkeursalternatief realiseerbaar is, maar haar optimale rendement kan halen wanneer het trillingsrisico
kan worden beperkt voor Traject A. Daarbij is het noodzakelijk dat voor het einde van het jaar, de geplande
start testfase van Roermond Yumble, eventuele tril- of heiwerkzaamheden zijn afgerond. Vanaf dat
moment is de insteek van het project veranderd en zijn de volgende trajecten gelijkgeschakeld:
1.
2.
3.
De verdere uitwerking van de plannen om te komen tot een projectplan en
omgevingsvergunningaanvraag voor Traject A.
De onderhandelingen met Jazz City BV om te komen tot een samenwerkingsovereenkomst voor de
realisatie van Traject B door Jazz City BV.
De voorbereiding van de aanbesteding en de realisatiefase ten einde uiterlijk in oktober 2014 over
te kunnen gaan tot het gunnen van het project aan een aannemer.
Daarmee is vervlechting de leidende aanpak geworden, echter binnen een zeer korte beschikbare
tijdspanne, te weten de periode maart-juni 2014.
19
4.3
Inhoudelijke complexiteit van het project
Waar de complexe omgeving vanaf het eerste begin helder was, blijkt in de planuitwerkingsfase ook de
technisch-inhoudelijke complexiteit van dit project:
Voor Traject A geldt dat:
-
-
-
de uitvoering sterk wordt gecompliceerd door de beperkte vrijheid die er bestaat ten aanzien van het
veroorzaken van trillingen en de extreem korte bouwperiode die daardoor overblijft, dan wel de dure
oplossingen die in een latere fase alleen nog mogelijk zijn.
de interactie tussen de fundering van de Roermond Yumble (boorpalen), de verankering van de
nieuwe kering, de verankering van de oude kering en de toekomstige fundering van de bouwblokken
van Jazz City, alles binnen een zeer beperkte ruimte moet plaatsvinden.
de forse kerende hoogte van de nieuwe waterkering van ruim 10 meter hoogte, complexiteit met zich
meebrengt in relatie tot de moeilijke doordringbare grindpakketten in de bodem van de haven.
ondanks de beperkte ruimte rond de waterkering er wel ruimte beschikbaar moet zijn voor onderhoud
en inspectie door het waterschap.
de interactie tussen de bouwwerken in het kader van de waterkering en de bouwwerkzaamheden in
het kader van Jazz City gelijktijdig zullen plaatsvinden en waar in het zelfde werkgebied twee
aannemers actief zullen zijn die bovendien gezamenlijk vorm moeten geven aan de overgang tussen
de Trajecten A en B van de kering.
Voor Traject B geldt dat:
-
4.4
de inrichting van de verholen kering binnen een nog aan te leggen stedelijk gebied hoge eisen stelt aan
de flexibiliteit van diezelfde inrichting en eisen.
alle eisen en wensen van het waterschap ten aanzien van aanleg, onderhoud en inspectie
publiekrechtelijk geregeld moeten zijn.
Risicogestuurd
Risicogestuurd richting procedures en contract voor Traject
Traject A
De verdere planuitwerkingsperiode is gebruikt om de gesignaleerde risico’s beter in kaart te brengen, het
ontwerp in de haven verder te optimaliseren en tijdig gegevens te kunnen aanleveren voor enerzijds de
projectplanprocedure. Deze is op 6 mei 2014 door het dagelijks bestuur van het waterschap gestart.
Tegelijkertijd is er sterk ingezet op het programma van eisen ten behoeve van de Vraagspecificatie Eisen
van het contract, waarvoor publicatie medio juni was voorzien. Daarmee is de focus in deze korte periode
zeer sterk komen te liggen op need-to-know en is iedere optimalisatiemogelijkheid voor de kering eerst
getoetst aan het tijdpad alvorens tot uitwerking is overgegaan. Daarmee zijn wellicht optimalisaties in het
ontwerp gemist, echter het financiële voordeel van een dergelijke optimalisatie woog dan niet op tegen de
risico’s die de latere oplevering met zich mee bracht.
De belangrijkste planvormende activiteiten in de periode vanaf de vervlechting zijn inhoudelijk geweest:
-
20
Verdere geotechnische uitwerking en onderzoek, met name naar mogelijke kwel- en pipingrisico’s;
piping is als risico geïdentificeerd voor het overgangsgebied tussen de Trajecten A en B; het
aanbrengen van een kleidam is volgens de berekeningen voldoende; in de toekomst zou een
diepwand, indien nodig, extra zekerheid kunnen bieden, uit het oogpunt van sober en doelmatig is
deze plaatsing nu niet aan de orde
-
4.5
Haalbaarheidsstudie van plaatsing van damwand en ankers in de beperkte beschikbare ruimte;
het ontwerp blijkt haalbaar mits de grenzen van de richtlijnen worden opgezocht
Nader milieutechnisch onderzoek, explosievenonderzoek en geotechnisch onderzoek.
Samenwerking als sleutel naar een sober en doelmatig Traject B
Tegelijkertijd zijn de onderhandelingen over een samenwerkingsovereenkomst voor Traject B gevoerd. In
de gesprekken met de gebiedsontwikkelaar is er vooral naar gekeken om de verholen kering in het gebied
in te passen, zonder daarmee de gebruiksmogelijkheden voor gebiedsontwikkelaar en toekomstige
gebruiker (McArthur Glenn Designer Outlet Center) onevenredig te beperken. Dit heeft op 15 juli 2014
geleid tot een vaststelling van de samenwerkingsovereenkomst door het Dagelijks Bestuur van het
Waterschap.
De gebiedsontwikkelaar Jazz City BV zal voor de gebiedsontwikkeling het gebied integraal ophogen voor de
gebiedsontwikkeling naar NAP +19,8 m. en zal in die ophoging een extra ophoging meenemen ten behoeve
van de aanleg van een verholen waterkering naar NAP +22,4 m. Dit gebeurt over een dusdanige breedte
dat een robuust grondlichaam ontstaat dat de maatgevende waterstand veilig kan keren. Op een gedeelte
van dit grondlichaam zullen gebouwen geplaatst worden. De mogelijkheid bestaat dat met de verdere
ontwikkeling van dit gebied (door derden), delen van de waterkerende functie geïntegreerd wordt in de
bebouwing. Voor beide partijen is dit een win-win situatie. De kosten voor de aansluiting van Traject B op
Traject A worden gezamenlijk gedeeld tussen de gebiedsontwikkelaar en het waterschap.
Het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst heeft geleid tot een win-win situatie voor beide partijen:
-
-
21
Projectontwikkelaar Jazz City BV heeft de mogelijkheid invloed uit te oefenen op de ligging van de
kering en is daarmee in staat optimaal gebruik te maken van het gebied als het gaat om bouwvolumes,
winkelpassages etcetera. Bovendien zorgt een verholen kering voor een open verbinding tussen de
stedelijke ontwikkeling en het haven- en uiterwaardengebied, waardoor een hoogwaardigere
ruimtelijke kwaliteit kan worden gerealiseerd. Via de samenwerkingsovereenkomst heeft de
ontwikkelaar boven de mogelijkheid om de komende jaren nog te optimaliseren in de exacte ligging
van de kering, waarmee flexibiliteit in de stadsontwikkeling blijft bestaan. Het onderhoud aan de
verholen kering zal plaatsvinden door Jazz City BV. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd
hoe het waterschap haar inspectieplicht kan invullen.
Het waterschap heeft via de samenwerkingsovereenkomst de zekerheid dat de verholen kering naar
de wensen van het waterschap wordt gerealiseerd (feitelijk kan slechts een faillissement van de
ontwikkelaar deze zekerheid wegnemen). Via de overeenkomst is de realisatie bovendien afdwingbaar
voor het waterschap, mede ook omdat de ontwikkelaar als onderdeel van de samenwerking heeft
geaccepteerd dat een profiel van vrije ruimte in de legger en in het bestemmingsplan is vastgelegd ten
behoeve van de verholen kering, vooruitlopend op het sluiten van de overeenkomst. Belangrijkste
voordeel voor het waterschap is echter de realisatie van een sobere en doelmatige kering door de
budgetneutraliteit van traject B: realisatie van een alternatieve kering door het waterschap zou naar
verwachting ca. 14 miljoen euro duurder zijn geweest (Bijlage A).
4.6
Doorlopen procedures
Teneinde realisatie van het project mogelijk te maken heeft het waterschap een aantal procedures
opgestart en doorlopen:
-
-
-
-
22
Projectplanprocedure: op 17 juli 2014 heeft Gedeputeerde Staten van Limburg haar goedkeuring
verleend aan het projectplan. Op het ontwerp-projectplan zijn geen zienswijzen ingediend. Het
projectplan is derhalve ongewijzigd ten opzichte van het ontwerp projectplan; de inspraakperiode
op het goedgekeurde projectplan loopt af op 11 september 2014; met provincie Limburg en
Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland is deze aanvraag inhoudelijk afgestemd, zodat er van hun zijde
geen zienswijze dan wel separaat inspraaktraject is opgestart.
MER-beoordeling: op 17 juli 2014 heeft Gedeputeerde Staten van Limburg definitief besloten dat
er geen MER-procedure noodzakelijk is voor dit project.
Aanvraag omgevingsvergunning: op 11 april 2014 is omgevingsvergunning aangevraagd bij de
Gemeente Roermond en is op 31 juli 2014 gepubliceerd, waarbij artikel 6.2 van toepassing is verklaard.
Feitelijk zou daarmee vergunningtechnisch direct met de bouw kunnen worden gestart.
Legger besluit: middels het leggerbesluit van 30 mei 2014 heeft het waterschap de verholen kering
(Traject B) opgenomen in haar legger, waarmee de ruimtelijke reservering is geborgd. De gemeente
Roermond heeft deze zonering anticiperend overgenomen in haar nieuwe bestemmingsplan Jazz City.
In september doet de Raad van State uitspraak naar aanleiding van één bezwaar dat is ingediend tegen
het bestemmingsplan. Op basis van de huidige inzichten is dit bezwaar niet van invloed op de
waterkering.
Intentieovereenkomst met RWS ZN over de te doorlopen procedure mocht er een lozingsvergunning
nodig zijn voor de bouwwerkzaamheden.
5
Realisatiefase
5.1
Trajecten A en B als twee werken
Ten aanzien van de inkoopstrategie voor de realisatie van Traject A en Traject B is allereerst de afweging
gemaakt of het als één werk kon worden aanbesteed of niet. Tevens is onderzocht of er de mogelijkheid
was het onderhands te gunnen aan de gebiedsontwikkelaar. De voordelen van de Trajecten A en B als één
werk kunnen beschouwen en/of het werk onderhands kunnen gunnen aan de gebiedsontwikkelaar,
zou zijn dat veel raakvlakken en bijbehorende risico’s daardoor zouden worden weggenomen.
Voor deze vragen is juridisch advies ingewonnen bij prof. mr. E. Steyger (zie Bijlage Q). Hieruit volgt, dat de
opgave niet zonder meer kan worden beschouwd als één werk. En als het als één werk zou worden
beschouwd, zou het boven het drempelbedrag voor een Europese aanbesteding komen. Wanneer de
opgave als twee werken wordt beschouwd, is er te weinig juridische grond voor het waterschap om Traject
A onderhands te gunnen aan de gebiedsontwikkelaar.
Op basis hiervan is ervoor gekozen om de opgave te beschouwen als twee werken: Traject A en Traject B.
Traject B wordt geregeld via de samenwerkingsovereenkomst met de projectontwikkelaar; Traject A via
reguliere marktbenadering.
5.2
Inkoopstrategie Traject A
Waterschap Roer en Overmaas zal als overheidsorgaan de voor de HWBP-projecten benodigde diensten,
leveringen, onderzoeken en werken aanbesteden volgens de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid en de
algemene voorwaarden van Waterschap Roer en Overmaas. Voor de marktbenadering van Traject A is een
inkoopstrategie opgesteld (zie Bijlage I). In deze inkoopstrategie is op basis van de opgave en de risico’s een
afweging gemaakt over de te hanteren inkoopstrategie voor de marktbenadering. Het doel van de
inkoopstrategie is om te komen tot een realistische uitvraag met optimale verhouding tussen prijs,
kwaliteit en behalen van mijlpalen.
Uit de inkoopstrategie volgde het advies voor een Design & Construct-contract (D&C-contract), gebaseerd
op een UAV-gc1 contract, op de markt te brengen op basis van EMVI-criteria. Bij een D&C-contract werken
marktpartijen op basis van (zoveel als mogelijk) functionele eisen een referentieontwerp of voorlopig
ontwerp zelf uit tot een definitief ontwerp (DO). De ontwerpverantwoordelijkheid ligt hierdoor bij de
marktpartijen. Voordelen hiervan zijn:
-
ontwerpvrijheid zorgt voor maximale creativiteit aan marktzijde
ontwerprisico’s worden zoveel mogelijk bij de markt neergelegd
raakvlakken tussen ontwerp en uitvoering zijn de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer
hoge budgetzekerheid in realisatiefase. Opdrachtnemer kan na gunning in principe alleen meerwerk
claimen op basis van aanvullende eisen vanuit de opdrachtgever, externe factoren of overmacht.
Aangezien er een forse tijdsdruk op het project zit in verband met het behalen van de gestelde mijlpalen, is
er gekozen om de aanbesteding volgens de openbare procedure te volgen in plaats van een niet-openbare
procedure (met voorselectie). Dit zorgt voor de benodigde verkorting van de aanbestedingsfase waardoor
de marktpartijen meer tijd hebben om de realisatiewerkzaamheden te verrichten en de mijlpalen te
behalen.
1
) UAV-gc: uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen
23
De gunning van de aanbesteding vindt plaats op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving
(EMVI). In de beoordeling worden de inschrijfprijzen voor 60% meegeteld en de kwaliteitscriteria voor 40%.
De marktpartijen dienen in een Plan van Aanpak de volgende kwaliteitscriteria te beschrijven:
1.
2.
3.
Planning (50%), aantoonbaarheid realisatie damwand voor 19 december 2014, dan wel toepassen
trillingsvrije methodieken na 19 december, vooraf zekerstellen damwandleveranties, borging planning.
Kwaliteit (25%), ontwerp van kritieke onderdelen, aantonen verificatie eisen.
Omgeving (25%), afstemmen werkzaamheden kering met werkzaamheden Jazz City BV.
Met name de levertijd van damwanden vormt een risico voor dit project, uitgaande van reguliere
levertermijnen van 12 weken. Een marktverkenning maakt echter duidelijk dat, op basis van het
referentieontwerp, levering binnen 4 tot 8 weken via een aantal leveranciers mogelijk is.
Met de keuze van D&C is ook de uitwerking van de plannen gestopt op het niveau van een
referentieontwerp. Op basis van dit referentieontwerp is ook de omgevingsvergunning aangevraagd. De
gemeente heeft voldoende ruimte geboden om over te gaan tot bouw op basis van dit ontwerp.
De uitkomsten van de planvorming zijn overgenomen in de Vraagspecificatie Eisen, waarbij steeds is
nagegaan waar in de specificatie, op basis van de risicoanalyse, moest worden aangescherpt. Waar nodig is,
in het kader van de beschikbare tijd, soms gekozen om het ontwerponderdeel (de D-component) voor
onderdelen terug te brengen tot een engineeringsonderdeel (E-component). Zo wordt de
berekeningsmethode voor de kering volledig voorgeschreven inclusief de te gebruiken parameters.
Daarmee wordt wellicht ingeleverd qua optimalisatie van het ontwerp, maar discussie na gunning over de
berekeningsmethode is funest voor de voortgang van het project en het halen van de gestelde mijlpalen.
Eind mei heeft een wisseling van technisch manager plaatsgevonden, doordat de oorspronkelijke beoogde
technisch manager op dat moment uit zwangerschapsverlof terugkeerde. Uit het oogpunt van
kwaliteitsborging heeft zij second opinions op de Vraagspecificatie Eisen laten uitvoeren door Seconet,
How2SE en Fugro. Op basis van deze second opinions is medio juni nog een forse verbeterslag op deze
vraagspecificatie uitgevoerd. Ook de andere contractdelen zijn aan toetsing onderworpen.
Op maandag 23 juni 2014 is het contract gepubliceerd, op vrijdag 12 september vindt voorlopige gunning
plaats en op 3 oktober 2014 de definitieve gunning.
5.3
Systeemgerichte Contractbeheersing
De beheersing van het project VWA wordt gedurende de realisatiefase op basis van systeemgerichte
contractbeheersing (SCB) uitgevoerd. De doelstelling van een UAV–gc contract is om de opdrachtnemer
optimaal de gelegenheid te geven zijn expertise in te zetten. Hierbij heeft de opdrachtnemer een
voortrekkersrol, de opdrachtgever blijft waar mogelijk op afstand van het projectproces. Deze grotere
afstand is mogelijk door een op het werksysteem van de opdrachtnemer gerichte beheersing in te zetten.
Hierbij worden op basis van systeem-, proces- en producttoetsen de werkzaamheden van de
opdrachtnemer risicogestuurd getoetst.
Onder contractbeheersing wordt bij systeemgerichte contractbeheersing het volgende verstaan: “De
activiteiten die door de opdrachtgever worden uitgevoerd, die er op gericht zijn om zeker te stellen dat de
eisen uit de overeenkomst worden bereikt en dat de risico’s voor de opdrachtgever op een acceptabel
24
niveau blijven. Hierbij is het primaire doel dat de contractbeheersing efficiënt (op afstand, met zo min
mogelijk inspanning) en effectief (gericht op toprisico’s van de opdrachtgever) is. Volgens de intern
gemaakte afspraken kan bovendien op basis van de resultaten van de contractbeheersing de
rechtmatigheid van betaling worden aangetoond”. (Bron: Handreiking Systeemgerichte
Contractbeheersing, maart 2007). Voor een uitgebreidere toelichting op systeemgerichte
contractbeheersing wordt verwezen naar de handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing van
Rijkswaterstaat.
De SCB aanpak wordt risicogestuurd uitgevoerd. Dit betekent dat niet alle details worden gecontroleerd,
maar vooral aspecten met een grote risico-impact getoetst worden. Dit gebeurt op basis van het vigerende
risicodossier. Het Contractbeheersplan wordt in eerste instantie opgesteld op basis van het huidige
risicodossier, maar wordt indien nodig geactualiseerd op basis van de winnende inschrijving en de risico’s
die hierin naar voren komen.
Ter voorbereiding op de contractbeheersing en om ervaring op te doen met SCB zal het projectteam in
najaar 2014 de ‘GRIP’-simulatie van Twynstra Gudde gaan spelen.
25
6
Organisatie en beheersing van het project
Dit hoofdstuk beschrijft de organisatie en de beheersing van het project, zowel hoe de afstemming is met
het HWBP, hoe het is ingebed in organisatie van het waterschap en hoe de begeleiding, besturing en
afstemming is georganiseerd.
Schematisch ziet de organisatie van het project er als volgt uit:
Figuur 8.
6.1
Schematisch overzicht projectorganisatie
Afstemming met het Hoogwaterbeschermingsprogramma
De programmadirectie van het HWBP is de externe opdrachtgever voor de HWBP-projecten vanuit de
samenwerkingsorganisatie Rijkswaterstaat/waterschappen. Het HWBP faciliteert de projecten met
kennisoverdracht, adviseurs, reviews en opleidingen. Daarnaast toetst zij de plannen, rapportages en
subsidieaanvragen en verstrekt de subsidies. De beheerders leggen verantwoording af aan het HWBP over
projecten waarvoor subsidie is verstrekt. En regelmatig is er overleg tussen het HWBP en de beheerders.
Voor het project Alexanderhaven Roermond is vanuit het HWBP mevrouw Ietswaart aangewezen als
regionaal programmabegeleider. Concreet krijgt deze begeleiding vorm door regelmatige afstemming
tussen het hoofd projecten en waterkeringen van het waterschap/projectmanager, de heer Keulers.
Vanuit het HWBP en de subsidieregeling (Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014, d.d. 13 maart
2014.) zijn er een aantal ‘spelregels’ opgesteld om te komen tot een zorgvuldige en transparante
voorbereiding en (bestuurlijke) besluitvorming. Ieder HWBP-project zal in principe drie fasen doorlopen:
de verkenningsfase, de planuitwerkingsfase en de realisatiefase:
-
26
In de verkenningsfase worden de verschillende oplossingen voor het probleem onderzocht en wordt
bepaald welke oplossing de voorkeur heeft
In de planuitwerkingsfase wordt het gekozen alternatief uitgewerkt tot het detailniveau dat nodig is
voor de hoofdvergunningen, projectplan en dies meer
de realisatiefase zorgt voor de uitvoering en leidt ertoe dat de waterkering daadwerkelijk aan de
nieuwe gestelde veiligheidsnorm zal voldoen.
Normaliter dient de beheerder per fase een Plan van Aanpak en kostenraming op te stellen op basis
waarvan de Minister van Infrastructuur en Milieu een subsidiebeschikking afgeeft die 90% van de vooraf
ingeschatte kosten voor de betreffende fase dekt. Voor projecten die voor 1 april 2014 één of meerdere
fasen hebben afgerond, gelden andere afspraken in de subsidieregeling. Zo ook voor het project
Alexanderhaven Roermond.
Concreet is tussen Waterschap Roer en Overmaas en de programmadirectie van HWBP, op 3 februari 2014,
bevestigd in de brief van 13 februari 2014 (Bijlage B), de afspraak gemaakt dat voor Traject A en Traject B
van het project Alexanderhaven Roermond één, voor de drie fasen gecombineerd Plan van Aanpak zal
volstaan. Op basis van dit Plan van Aanpak zal de subsidiebeschikking worden opgesteld, welke na uitslag
van de definitieve gunning kan worden bijgesteld. De benodigde voorfinanciering zal voor rekening zijn van
Waterschap Roer en Overmaas.
De uitgangspunten voor dit Plan van Aanpak zijn gebaseerd op risicobewust plannen, ramen en zoveel
mogelijk parallel werken van de verschillende onderdelen van het plan. De planning en raming zijn
gebaseerd op de kaders en handreikingen die daarvoor vanuit HWBP beschikbaar zijn gesteld. Nadrukkelijk
is ook ingezet op het gelijktijdig laten lopen van de voorbereidende werkzaamheden voor de
planuitwerking met de laatste fase van de verkenning.
Bij de totstandkoming van dit Plan van Aanpak is gebruik gemaakt van de door het HWBP beschikbaar
gestelde handreikingen, leidraden en formats, als ook van de collegiale adviezen van adviseurs vanuit het
HWBP in de adviesronde (in het bijzonder ingezoomd op risicomanagement en de LCC-analyse), de review
en de diverse gesprekken.
6.2
Projectteam & -disciplines
Om de interne en externe samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen, wordt er gewerkt met het
Integraal Projectmanagement model (IPM). Dit houdt in dat het project wordt uitgevoerd door een
integraal projectteam. Gedurende de verkenningsfase, de planuitwerkingsfase evenals de realisatiefase
van het project is zo duidelijk welke taken bij welk lid van het projectteam zijn belegd. In de volgende
paragrafen zijn deze per IPM-rolhouder kort omschreven. De overall eindverantwoordelijkheid ligt bij de
projectmanager.
Bij de organisatie van het projectteam is er van uitgegaan, dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt
van de aanwezige kennis en expertise binnen het waterschap. Daar waar dat niet mogelijk is, zijn externe
specialisten ingeschakeld. Hen is gevraagd om hun expertise en werkwijze over te dragen aan het
waterschap. Zodoende kan het HWBP-gedachtegoed, de werkwijze en de expertise meteen breed in de
organisatie van het waterschap worden verankerd.
Een overzicht van alle betrokkenen in het projectteam is weergegeven aan het eind van dit Plan van
Aanpak. Dezelfde bezetting zal tijdens de realisatiefase worden voorgezet.
6.2.1 Projectmanagement
De projectmanager is primair verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat binnen de vooraf
gestelde randvoorwaarden ten aanzien van tijd en geld. Aangezien de projectmanager van het project
Alexanderhaven Roermond tevens ambtelijk opdrachtgever is legt hij verantwoordelijkheid af aan de
bestuurlijke opdrachtgever binnen het waterschap. De projectmanager stuurt het projectteam, bewaakt
de onderlinge raakvlakken binnen het team en zorgt voor het samenbindend leiderschap dat de spelers tot
27
een team bindt en het teamgevoel versterkt. De projectmanager is de spin in het web, de natuurlijke
sparringpartner en het intermediair tussen opdrachtgever, lijn en project.
6.2.2 Technisch management
De technisch manager is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke inbreng in het project en de
technische bijdrage aan de processen die vallen onder de verantwoordelijkheid van de contractmanager,
omgevingsmanager en manager projectbeheersing. De inbreng van de technisch manager is essentieel voor
de uitwerking van het voorkeursalternatief, de verschillende technische onderzoeken en het opstellen van
de vraagspecificatie eisen ten behoeve van de aanbestedingsdocumenten. In de gehele aanpak hierbij is
een risicogestuurde aanpak gehanteerd.
6.2.3 Contractmanagement
De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van
contractvoorbereiding en aanbesteding richting verschillende marktpartijen. In dit proces wordt het
inkoopplan opgesteld met aanbestedingsstrategie en contractvorm, wordt de daadwerkelijke contractering
begeleid (met de daarbij behorende aanbestedings- en contractdocumenten), wordt op basis van de
HWBP-vereisten het contractbeheersingsplan opgesteld en wordt de contractuitvoering begeleid. Ook hier
is nauwe samenwerking met de andere onderdelen binnen het project weer essentieel. De
contractmanager is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen
voert met de marktpartijen.
6.2.4 Omgevingsmanagement
De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor de communicatie over en weer met de omgeving om het
project gerealiseerd te krijgen binnen de publieksrechtelijke en privaatrechtelijke randvoorwaarden en de
afstemming met de stakeholders. In dit verband verzorgt de omgevingsmanager in combinatie met de
adviseurs RO en juridische zaken, het doorlopen van de diverse planologische procedures, het verkrijgen
van vergunningen, het opstellen van (bestuurs)overeenkomsten, het (ver)leggen van kabels en leidingen,
vastgoedzaken, schadebehandeling en milieutechnische, archeologische- en explosievenonderzoeken.
De omgevingsmanager houdt zich bezig met de maatschappelijke inbedding in het project en is daarmee
intermediair tussen de (project)organisatie en haar omgeving.
6.2.5 Projectbeheersing
De manager projectbeheersing is verantwoordelijk waar het gaat om de projectbrede beheersing van het
project op de aspecten tijd/planning, geld/budget, kwaliteit, scope en risicobeheersing. De manager
projectbeheersing is ook verantwoordelijk voor de projectbrede voortgangsrapportages en
documentbeheersing. De manager projectbeheersing is zowel toetsend (primair op het functioneren van
het systeem en de interne processen van het project) als ondersteunend en is daarmee een belangrijke
sparringpartner voor de andere kernrollen. Hij stelt zich onafhankelijk op. De werkwijze van de
projectbeheersingsaspecten worden in de volgende paragraaf nader uiteengezet.
6.2.6 Strategisch advies
Naast de standaard IPM-rollen is er in het projectteam een extern strategisch adviseur ingezet. Deze
strategisch adviseur heeft de taak om voordurend te sturen om de opgave sober en doelmatig te houden.
28
Tevens zorgt de strategisch adviseur voor een continue kwaliteitsborging door kwaliteitscheck op alle
documenten en de IPM-rolhouders te voorzien van gevraagd en ongevraagd advies.
6.3
Projectbeheersingsaspecten
6.3.1 Raming
Voor het project is een raming opgesteld volgens de SSK-systematiek (zie bijlage N). Voor de raming zijn de
volgende uitgangspunten gehanteerd:
-
-
-
-
De raming is gebaseerd op het ontwerp uit het projectplan, aangevuld met de laatste inzichten
zoals verwerkt in de inschrijvingsleidraad voor Traject A.
Voor Traject B geldt, dat bij de aanleg van de verholen kering de gebiedsontwikkelaar het
bestaande terrein zelf zal ophogen en rekening houden met de eisen aan een verholen
waterkering. Er zijn daardoor geen investeringskosten voor het waterschap voor Traject B. De
kosten voor de aanleg van deze kering (ca. € 12 mln.) komen voor rekening van de
gebiedsontwikkelaar.
Er zijn afspraken gemaakt met de gebiedsontwikkelaar over een 50-50-verdeling van de kosten
voor de aansluiting van Traject A (damwand) op Traject B (verholen kering) en het vroegtijdig
verleggen van de ontsluitingsweg. Voor beide zijn stelposten opgenomen.
In de raming is rekening gehouden met de volgende beheersmaatregelen:
o het aanbrengen van de damwand van Traject A met behulp van een trillingsvrije techniek
vanaf de waterzijde.
o Werken onder milieuhygiënische condities bij de sloop van het bovenste deel van de
bestaande kering. Hiervoor is een stelpost opgenomen.
Er is geen aankoop van vastgoed noodzakelijk.
Vanwege de complexiteit van het project (zie ook par. 1.2) is uitgegaan van een raming van
ca. € 1,32 mln. aan engineeringskosten.
De raming voor beide deelgebieden incl. de risicoreservering sluit op ca. € 7,10 mln. (incl BTW). Dit is tevens
het bedrag waarvoor de beschikking wordt aangevraagd. In tabel 5.1 is een overzicht van de SSK raming
opgenomen.
Tabel 5.1: resultaten SSK-raming
Resultaten SSK
(in € mln)
Bouwkosten (incl.
onvoorzien)
Vastgoedkosten
Engineeringskosten
Overige bijkomende
kosten
Onvoorzien
BTW
Totaal
29
Traject A
Yumble 10 m
Traject B
Verholen
kering
Risico
reservering
Engineeringskosten
+ overige
Aankoop
gronden
3,35
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1,32
0,27
0
0
0
0
0,70
4,05
0
0
0
0,94
0,20
1,14
0
0,31
1,90
0
0
0
Momenteel zijn er, ten behoeve van de planuitwerkingsfase,alleen nog engineerings- en onderzoekskosten
gemaakt. Deze kosten bedragen tot op heden ca. € 0,70 mln.. Deze zijn opgenomen in de
engineeringskosten in de raming. De uitsplitsing van kosten naar fase wordt weergegeven in tabel 5.2.
De niet-subsidiabele kosten bestaan voor dit project uit de kosten voor de voorfinanciering door het
Waterschap Roer en Overmaas (zie tabel 5.2). De subsidie wordt door het HWBP verstrekt in 2017. De
werkzaamheden en bijbehorende betalingen zullen echter starten in 2014. De kosten voor de
voorfinanciering door het waterschap zullen door het waterschap zelf worden gedekt. Een en ander zo is
afgesproken in de kredietaanvraag aan het Algemeen Bestuur van Waterschap Roer en Overmaas van
20 mei 2014.
Tabel 5.2: verdeling kosten
Kostensoort
(€ mln)
Subsidiabele kosten
Verkenningsfase
Planuitwerkingsfase
Realisatiefase
Niet-subsidiabele kosten
Voorfinanciering
Bouwkosten
Risicoreserveringen
Engineerings- &
overige kosten
4,05
4,05
1,14
1,14
1,90
0,70
1,20
Nntb
nntb
Nntb
nntb
Nntb
nntb
Over een eerdere versie van de raming is een LCC-analyse uitgevoerd. (zie bijlage O). Deze LCC-analyse
betrof de Trajecten A en C. Voor Traject A gold dat er vanuit de lifecyclecost-benadering geen wezenlijk
verschil was tussen een damwand op 2m. en een damwand op 10m. Dit heeft positief meegewogen in de
beslissing om te kiezen voor een damwand op 10m. afstand de haven in.
Voor Traject C – niet relevant voor dit Plan van Aanpak – gold, dat de varianten met grondverwerving ook in
de lifecyclecost-benadering het duurste waren. Dit zal worden meegenomen in de uitwerking van Traject C.
6.3.2 Planning
Het doel van de planning is het beheersen en sturen van het project op het aspect tijd. De detailplanning
(Bijlage M) wordt bijgehouden in MS project waarvan periodiek een update wordt uitgevoerd. In de
subsidieregeling HWBP wordt de PPI (Project Planning Infrastructuur) methodiek voor geschreven als
planningsmethodiek. Deze is echter niet nodig voor projecten onder € 40 mln. Desondanks is voor deze
opgave doorlopend in de geest van PPI probabilistisch gepland. Voor de planning is er continu één
belangrijk uitgangspunt gehanteerd: alle trillingswerkzaamheden aan de damwand in Traject A dienen voor
eind 2014 gereed te zijn. Deze datum is op 19 december 2014 gezet en alle benodigde werkzaamheden zijn
opgesteld om die planning te halen. In ieder wekelijks projectteamoverleg was, naast het
risicomanagement, de planning leidend in het uitzetten van de te ondernemen actiepunten. De
uiteindelijke oplevering inclusief de grondafwerking van Traject A zal uiterlijk 1 mei 2015 plaatsvinden.
Traject B kent een eigen planning. Naar verwachting start de gebiedsontwikkelaar najaar 2014 met de
integrale ophoging van het gebied. De werkzaamheden zullen naar verwachting doorlopen tot eind 2020.
De snelheid en voortgang zullen afhangen van de marktomstandigheden voor de gebiedsontwikkelaar.
30
6.3.3 Risicomanagement
In de beheersing van het project Alexanderhaven Roermond speelt risicomanagement een belangrijke rol.
Door de risicoverdeling in de subsidieregeling zoals deze met het Rijk is afgesproken, is het waterschap
verantwoordelijk voor de beheersing van praktisch alle risico’s. Een goede risicobeheersing is daarbij
cruciaal om het project binnen de scope, de geraamde tijd en de kosten uit te voeren. Door
risicomanagement kan vooraf worden ingespeeld op ongewenste toekomstige gebeurtenissen en tijdig
worden besloten of actie wordt ondernomen ter voorkoming of vermindering van de risico’s.
Risicomanagement maakt risico’s daarnaast expliciet waardoor de communicatie over risico’s naar
bijvoorbeeld opdrachtgevers wordt bevorderd en het risicobewustzijn van de betrokkenen wordt vergroot.
Samenvattend wordt het risicomanagement binnen alle fasen van het project ingezet om:
-
continu risico’s expliciet te maken en te beheersen
risicoalertheid creëren
proactief met risico’s omgaan in plaats van reactief
bewust met risico’s omgaan en bijbehorende beheersmaatregelen af te wegen.
Het complete overzicht met actuele risico’s is vastgelegd in het risicodossier, zie ook Bijlage P. De risico’s
met consequenties voor geld zijn input geweest voor de SSK-raming.
Risicoanalyse project follow-up en vastlegging (risicodossier)
Bij de project follow-up op 31 januari 2014 is een basis-risicodossier opgesteld door middel van het
uitvoeren van een risicoanalyse. Deze risicoanalyse is uitgevoerd conform de RISMAN-methode, waarbij
achtereenvolgens de volgende stappen zijn doorlopen:
1.
2.
3.
4.
Het bepalen van het doel van de risicoanalyse ofwel de focus
Het in kaart brengen van risico’s die het behalen van dit doel kunnen bedreigen
Het vaststellen van de belangrijkste risico’s
Het in kaart brengen van de beheersmaatregelen.
Resultaat van deze risicoanalyse is de basis van het risicodossier. Elk geïnventariseerd risico krijgt hierin een
uniek nummer en wordt belegd bij één van de IPM-rolhouders. De IPM-rolhouders zijn verantwoordelijk
voor het signaleren en beheersen van de risico’s binnen het eigen werkgebied.
Actualisatie
Vanwege de korte doorlooptijd van het project is ervoor gekozen om in de wekelijkse
projectteamvergadering de top vijf aan risico’s een terugkerend onderwerp te laten zijn op de agenda. In
zowel het wekelijkse projectteam als in tussentijdse gesprekken met IPM-rolhouders wordt door de
risicomanager informatie opgehaald over de risico’s en beheersmaatregelen. Hierbij wordt vooral
ingezoomd op nieuwe risico’s, niet langer actuele risico’s of de effectiviteit van beheersmaatregelen. Op
basis van de informatie uit het projectteam en de gesprekken werkt de risicomanager het risicodossier bij.
Bij belangrijke mijlpalen in het project (bijv. faseovergangen) wordt het gehele risicodossier ineens
geactualiseerd. Hiertoe wordt door de risicomanager een risicoanalyse-bijeenkomst georganiseerd.
31
Rol risicomanager
De risicomanager faciliteert, onder aansturing van de manager projectbeheersing, het gehele
risicomanagementproces: zij ondersteunt door risico’s te agenderen in het projectteam, tussentijdse input
te verzamelen en in te brengen in het projectteam en de verslaglegging rondom de risico’s te organiseren.
Daarnaast daagt de risicomanager de IPM-rolhouders uit om risico’s te signaleren, deze risico’s SMART te
maken en maatregelen te ondernemen om deze risico’s proactief te beheersen.
Rapportage/verantwoording
De risico’s vormen een vast punt op de agenda van de wekelijkse projectteamvergaderingen. Hierbij
worden de belangrijkste risico’s in relatie tot de planning besproken. Tevens wordt de stand van zaken met
betrekking tot de beheersmaatregelen behandeld. Opgemerkt moet worden dat de dynamiek en krappe
planning in het project ervoor zorgt dat beheersmaatregelen als acties verschijnen op de actielijst van het
projectteam. De projectmanager verzorgt hierbij ook de terugkoppeling over de risico’s aan het
waterschap.
6.3.4 Kwaliteitsmanagement
Binnen het project wordt gewerkt met een kwaliteitsborging. Het benodigde tijdspad van het project heeft
geen ruimte geboden om vooraf een vastomlijnd en afgestemd kwaliteitsmanagementplan op te stellen. Er
is gezien de dynamiek van het project, bewust gekozen voor het werken met collegiale en externe toetsing.
Dit bestaat onder meer uit de volgende aanpak:
-
-
elke uitvraag voor een product wordt besproken en bekrachtigd in het projectteamoverleg;
voorafgaand wordt gezamenlijk vastgesteld waaraan het product moet voldoen.
elk concept-product (intern en extern) wordt door het projectteam collegiaal getoetst.
enkele producten, waaronder de marktbenaderingsdocumenten, worden ook extern gereviewd.
er is gebruik gemaakt van een adviesronde vanuit het HWBP.
er wordt gebruik gemaakt van een review voor het HWBP.
ten behoeve van de kwaliteitsborging in combinatie met de contractbeheersing zullen er nog
aanvullende producten worden opgesteld, waaronder een plan voor de wijzigingenprocedure en een
SCB-auditplan.
het projectteam heeft gebruik gemaakt van opleidingsmogelijkheden van het HWBP, waaronder een
training in Management Drives, welke tot zelfreflectie voor het projectteam zorgde.
Het projectteam zal dezelfde samenstelling houden tijdens de realisatiefase als het in de
planuitwerkingsfase heeft gehad. Dit zorgt voor een continuïteit in kennis en kwaliteit.
6.3.5 Informatiemanagement
Informatiemanagement
Voor de realisatie van het project is een grote hoeveelheid aan informatie nodig. Veel documenten, zoals
rapporten worden via mail uitgewisseld en in de projectenmap op de vaste schijf gearchiveerd en in het
documentmanagementsysteem Coda vastgelegd, evenals belangrijke mailwisselingen. Daarnaast worden
alle belangrijke documenten ook op een veilige online omgeving beschikbaar gesteld aan de
projectteamleden. Alle contracten en verplichtingen zijn vastgelegd in het systeem Coda. De adviseur
projectbeheersing is verantwoordelijk voor de bijhouding en archivering van alle documenten.
Daarnaast zijn er enkele afspraken gemaakt over de communicatie en verspreiding van informatie:
32
-
-
externe correspondentie wordt altijd ondertekend door de projectmanager of de bestuurlijk
opdrachtgever; slechts bij hoge uitzondering en na specifieke instemming van projectmanager kan
hiervan worden afgeweken
de contract- en investeringsraming zullen alleen voor de leden van het PMT beschikbaar zijn en voor
die leden van de projectorganisatie die nadrukkelijk toestemming hebben van de projectmanager voor
inzage.
5.3.6 Rapporteren en verantwoorden
Na de beschikking zal er voor Traject A elk kwartaal een kwartaalrapportage worden opgesteld. De
kwartaalrapportage zal conform het format van het HWBP zijn en zal de belangrijkste ontwikkelingen
aangeven, alsmede de belangrijkste risico’s met tijdgevolg en financieel gevolg worden vermeld. Het
risicodossier vormt daarvoor de basis.
Gezien de kenmerken van Traject B, zijnde zelfrealisatie door de projectontwikkelaar zonder financiële
component voor het HWBP, zal een afwijkende rapportagecyclus worden voorgesteld: een jaarlijkse update
van de voortgang van Traject B.
33
Projectteamleden
34
Projectmanager:
Erik Keulers
Omgevingsmanager:
John Tholen
Manager projectbeheersing:
Bart van den Berg
Technisch manager:
Yvonne van Kruchten
Contractmanager:
Cedric Lageman
Strategisch Adviseur:
Paul Favié
Risicomanager & projectsecretaris:
Sanne van Bers
Adviseur RO:
Suzanne Timmers
Adviseur juridische zaken:
Nico Rossel
Adviseur technisch management:
Rinus Potter
Adviesteam technisch management:
Royal Haskoning DHV, Fugro
Adviseur contractmanagement:
Luuk van Engen
Adviseur projectbeheersing:
Henk Houben
Kostenramer:
Marc Schuchard
Planner:
Werner Schneiders (beschikbaar gesteld door
Waterschap Peel en Maasvallei)
Bijlagen
35
A.
Stukken Voorkeursalternatief, 20 december 2013
B.
Bevestigingsbrief HWBP, 13 februari 2014
C.1.
C.2.
C.3.
Brief aan HWBP over adviesronde, 7 april 2014
Memo LCC adviesronde, 18 maart 2014
Memo Risicomanagement adviesronde, 18 maart 2014
D.1.
D.2.
Brief aan HWBP t.a.v. splitsing projectdelen, 7 mei 2014
Brief van HWBP t.a.v. splitsing projectdelen, 16 juli 2014
E.1.
E.2.
Besluit Leggerwijziging, 30 mei 2014
Tekening Leggerwijziging, 30 mei 2014
F.1.
F.2.
F.3.
F.4.
F.5.
Projectplan waterwet, 17 april 2014
Ontwerptekening Traject A, 27 maart 2014
Ontwerptekening Traject B, 27 maart 2014
Uitgangspunten ontwerpbelasting, december 2013
Onderzoek nautische aspecten, januari 2014
G.
MER-beoordelingsbeslissing, 1 mei 2014
H.
Aanvraag omgevingsvergunning, 27 maart 2014
I.
Rapportage contracterings- en aanbestedingsstrategie, 10 april 2014
J.1.
J.2.
J.3.
J.4.
J.5.
J.6.
J.7.
Inschrijvings- & beoordelingsdocument, 23 juni 2014
Basisovereenkomst, 23 juni 2014
VS Eisen, 23 juni 2014
VS Proces, 23 juni 2014
Annexen, 23 juni 2014
Ontwerp belasting, 23 juni 2014
Nota’s van Inlichtingen,
K.
Samenwerkingsovereenkomst Jazz City BV en bijlagen, 16 juli 2014
L.
Brief aan RWS over waterkerende hoogte +22,4 NAP, 6 mei 2014
M.
Planning, 21 juli 2014
N.
Raming, 27 augustus 2014
O.
LCC-analyse, 11 maart 2014
P.
Risicodossier, 11 augustus 2014
Q.
Aanbestedingsstrategie prof.mr. E. Steyger, 13 maart 2014.
R.1.
R.2
Brief met bevindingen review HWBP, 6 augustus 2014
Opgeboste reviewresultaten van 6 augustus 2014 met verwerkingen IPM-team, 18 augustus 2014
Sommige documenten in de bijlagen verwijzen naar eigen bijlagen van die documenten. Niet al die bijlagen
zijn echter hier als bijlage opgenomen. Alleen de meest relevante bijlagen zijn bijgevoegd. De overige
bijlagen kunnen indien gewenst worden nagezonden.
36
ARCHIEF
Kopie intern:
Directie//EKE
Kopie extern:
schriftelijk
Hoogwaterbeschermingsprogramma
Programmadirectie Hoogwaterbescherming
Postbus 93218
2509 AE 'S-GRAVENHAGE
Sittard,
uw kenmerk
: uw schrijven van :
ons kenmerk
: 201407750 *201407750*
onderwerp
behandeld door
: ir. E.J.M. Keulers
doorkiesnummer : 046-4205757
e-mail
: [email protected]
:
Aanvraag beschikking Alexanderhaven traject A en B
Geachte heer Jorissen,
Zoals u bekend heeft Waterschap Roer en Overmaas in het afgelopen jaar hard gewerkt aan
de voorbereiding van de HWBP-maatregel Alexanderhaven Roermond. Daarbij is er
gedurende het traject nauw overleg met u geweest. Het doet ons deugd dat het project
inmiddels zo ver is gevorderd dat wij u hierbij de aanvraag tot beschikking voor de trajecten
A en B kunnen doen toekomen. Het consequent voeren van een strakke planning, duidelijke
werkafspraken en strategisch omgevingsmanagement hebben er toe geleid dat het project
nog steeds realiseerbaar is binnen de met u besproken planning. Daarmee is er goede hoop
dat de realisatie van traject A daadwerkelijk plaats kan vinden voordat er testactiviteiten
zullen gaan plaatsvinden in de aangrenzende Roermond Yumble, terwijl voor de realisatie
van traject B op 29 augustus 2014 de samenwerkingsoverkomst met Jazz City BV is
ondertekend.
Op 30 juli 2014 is door u een review uitgevoerd op het project Alexanderhaven. Op
1 augustus 2014 heeft u uw bevindingen aan ons teruggekoppeld en op 7 augustus 2014
heeft u deze schriftelijk aan ons doen toekomen. Wij zijn verheugd met uw positieve oordeel
ten aanzien van ons project.
In uw brief haalt u een viertal afspraken aan, hier cursief weergegeven, waar wij graag kort
op ingaan:
1. Het reviewcommentaar en bovengenoemde aanbevelingen worden verwerkt in het Plan
van Aanpak en de lopende contracteringsfase (Nota van Inlichtingen). Bij indienen van
de toetsstukken wordt gerapporteerd wat de opvolging is geweest.
De opmerkingen die door de reviewers zijn gemaakt zijn verwerkt in zowel het plan van
aanpak, als in de nota van inlichtingen bij de aanbesteding.
2. Er wordt een gestanddoeningsbrief gevraagd waarin de aannemer op voorhand bij de
gunning en voorafgaand aan de ondertekening van het contract expliciet instemt dat hij
de opdracht maakt voor de afgesproken prijs en planning, en aangeeft of en zo ja welke
rafelranden hij in het contract vaststelt die aanleiding kunnen zijn voor eventueel
meerwerk.
Waterschap Roer en Overmaas
Postbus 185, 6130 AD Sittard • Parklaan 10, 6131 KG Sittard
046-4205700 • [email protected] • www.overmaas.nl
Nederlandse Waterschapsbank N.V. 63.67.52.658
IBAN NL42NWAB0636752658 • BIC NWABNL2G
btw-nummer NL8123.61.155.B01 • KVK 14130516
ISO 9001:2008 GECERTIFICEERD
Waterschap Roer en Overmaas
In de nota van inlichtingen is de gestanddoeningsbrief opgenomen conform afspraak.
3. Er wordt een intentieverklaring gevraagd aan Rijkswaterstaat als bevoegd gezag voor
een spoedige afgifte van de uitvoeringsvergunning voor WVO (Wet Verontreiniging
Oppervlaktewater).
Er vindt momenteel overleg plaats met Rijkswaterstaat om spoedige afgifte van een
eventueel benodigde WVO-vergunning mogelijk te maken.
4. Het eventueel failliet gaan van Jazz City als ontbindende voorwaarde in de
samenwerkingsovereenkomst voor de realisatie van deel B [, 1,] legt een dermate hoog
beslag in het risicoprofiel, dat het reëel is dit op programmaniveau te dragen en daarom
als exogeen risico te beschouwen. Dit omdat het beprijzen van dit risico relatief en
absoluut een dermate hoog bedrag impliceert en omdat het op basis van voorcalculatie
uitkeren ervan aan de beheerder, in het geval het risico niet optreedt, een moeilijk
verdedigbare toevoeging betekent aan de algemene middelen van het waterschap.
Het failliet gaan van Jazz City BV is een risico dat een kleine kans kent, maar mogelijk
grote gevolgen kan hebben in financiële zin. In het slechtste geval komt de realisatie van
traject B daarmee immers te vervallen. Wij zijn het met u eens dat het nu opvoeren van
dit risico een onnodig grote risicoreservering tot gevolg heeft. Tegelijkertijd zijn wij van
mening dat wij als Waterschap dit risico niet kunnen dragen mocht het zich voordoen. Uw
voorstel om dit risico op programmaniveau beleggen en voor het waterschap als een
exogeen risico te beschouwen kan dan ook op onze instemming rekenen.
Met het aanvragen van deze beschikking is voor ons een belangrijke mijlpaal bereikt. De
volgende mijlpaal zal de officiële start van de werkzaamheden in de Alexanderhaven zijn. Wij
verwachten deze mijlpaal begin november in te plannen, waarbij overigens de verwachting is
dat de aannemer reeds eerder daadwerkelijk van start zal gaan. Wij vinden het gepast om
feestelijk stil te staan bij deze mijlpaal en geven hieraan graag samen met u vorm. Inmiddels
is ook een uitnodiging uitgegaan naar de Minister van Infrastructuur en Milieu voor deze
starthandeling.
Hoogachtend,
het dagelijks bestuur,
de secretaris/directeur,
de voorzitter,
ing. J.M.G. In den Kleef
dr. J.J. Schrijen
201407750
2/2