Transcript 002 Kwaliteitsborging binnen Hollandse Delta

1
(Kwaliteits)borging
Contactgegevens
1e lijn: Michel Dubelaar 06-23416641
2e lijn: Roland Vissers 06-46839585
3e lijn: Roeland van Woerkom 06-12509488
Themadag 27 november 2014
2
Inleiding en opzet sessie
• (Kwaliteits)borging bij WSHD;
• Urgentie 2011 toen HWBP een groot programma werd;
• Continue ontwikkeltraject waar stap voor stap de
projectorganisatie wordt geprofessionaliseerd;
• Doorontwikkeling naar een integrale 1e , 2e en 3e lijn
controle op de borging (three lines of defense);
WSHD-organisatie
borging door CT
Projectafdeling
borging door afdeling
HWBP2
Programma
borging door het Programma/project
• Opzet deelpresentaties: Historie, context, waar staan
we nu en waar willen we naar toe
3
Borging: 1e lijnscontrole
Borging binnen het project
Michel Dubelaar, Manager projectbeheersing;
• 2011:
– Invoering IPM-rollenmodel en PRINCE2 systematiek
• 2012:
– Advisering overheden UAV-GC contracten
• 2013 - heden:
– Dijkversterkingsproject Eiland van Dordrecht
• 2015 – en verder:
– Cluster dijkversterkingsprojecten met o.a. Eiland van
Dordrecht
4
Productdecompositie:
5
Processen OG:
Stap 1
VTW
• Contractbeheersplan
– Inventarisatie risico’s
– Opstellen en uitvoeren Toetsplan
– Acceptatieplan
documentbeoordelingen
– Opstellen prestatieverklaring
– VTW’s
– Contractwijzigingen
Inboeken
VTW
Register
Stap 2
Nee
VTW
Volledig?
Brief ON
Ja
VTW
formulier
Stap 3
Beoordelen
VTW
Advies toetscoordinator
Advies
kostendeskundige
Stap 4
Nee
Afwijzingsbrief
Accoord
Ja
Register
Stap 5
Wijziging
Baseline?
Baseline
Wijzigingsprocedure
Stap 6
VTW
Register
Verzenden
Registratiedossier
6
Proces- en systeemtoetsen:
•
•
•
•
•
•
Kwaliteitsmanagement in de vraagspecificatie
Hanteren (kwaliteits)managementsysteem (ISO)
Medewerking verlenen aan audits en toetsen OG
Zelf plannen en uitvoeren interne audits
Identificeren en registreren van afwijkingen
Aanbieden documenten ter acceptatie en verificatie
7
Processen ON:
Risico 1: Niet aantoonbaar voldoen aan eisen uit VSE;
Risico 2: Werk voldoet niet aan de verwachtingen van
opdrachtgever of andere stakeholders.
Borging risico A-001 en A002 in “Verificatieproces”
Opstellen afwijking en herstellen
zodat alsnog voldaan wordt aan de
contracteis.
Opstellen VTW als afwijking niet
herstelbaar is.
Valideren: bouwen we het juiste?
Verifiëren en keuren van resultaat
door eerstelijns verantwoordelijke na
elke projectfase.
Tweedelijns verificatie van
elke eis door sleutel
functionaris.
Eisenanalyse en afleiden van
eisen.
Valideren vraag van WSHD en
stakeholders.
Gebruik van Relatics als
database voor eisen,
verificaties en
bewijsdocumenten.
Borgen eisen in werkpakketten.
Actueel houden eisendossier door
eisenmanagement.
Opstellen verificatieplannen.
Uitvoeren van werkzaamheden
conform PMP en andere
uitvoeringsplannen.
8
Contractbeheersing SCB
Contractbeheers
plan OG
Risicoanalayse
OG
• Kwaliteitsborging primair belegd bij de MPB
• Onafhankelijke positie binnen het project?
• Toetst de effectieve werking systeemgerichte contractbeheersing in het
project
• Project assurancerol conform PRINCE2.
9
Speelveld Risicomanagement
10
SCB + PRINCE2
11
Staat ZWART zand in ons Contract?
12
Risico ON of OG?
Stap 1
Kwaliteits
Doc’s ON
Proces
analyse
Proces
analyse
Expertise
teamleden
Risicodossier
ON
Resultaten
voorgaande
toetsen
Stap 2
Risico-identificatie
Risicoscore
tbv SCB
planning
Proces
analyse
Stap 3
Beleid
toetsstrategie
Top-(gevolg)
Risicoscore
Bepalen toetsmix
Risicoscore
SCB
omgeving
Stap 4
Projectplanning
ON
SCB
omgeving
Opstellen audit en
toetsplanning
Audit en
toetsplanning
Stap 5
Vaststellen
13
Risico OG
14
Producttoets
15
Beslisboompje opzetten
16
Escaleren op kwaliteit
ISSUERAPPORT
Project: Eiland van Dordrecht
Issue: EvD2014012
Toepassen thermisch gereinigde
grond
17
Resumé: kwaliteitskaders
 PRINCE2:
•
•
•
•
•
•
Projectplan, baseline, beleidskaders WSHD
Overschrijden van toleranties
Teamplannen IPM-rollen, Faseplan
Issuerapport
Financiën-risicobudget/subsidiebeschikking
VTW OG naar HWBP
 Systeemgerichte Contract Beheersing:
•
•
•
•
•
•
Contract : VSP + VSE
Contractbeheersplan: processen
Toets-strategie: systeem/proces/product
Bevinding/tekortkoming/sanctie
VTW ON naar OG
Rondje Werk
18
Rondje Werk: blijven doen!
Bij de Buitendijk is vandaag (1 oktober) het volgende
geconstateerd:
Eis ID
UE.2.GL.6
Versie
Status
Eistekst
Eis-initiator
2.0
Def
Het grondlichaam in combinatie met de dijkbekleding dient tijdens
de uitvoering in het gesloten seizoen de hoogte te waarborgen op
basis van de volgende randvoorwaarde:
WSHD
Bron (document)
Verificatiemethode
Toelichting
De waterkerende hoogte dient tenminste gelijk te zijn aan de
oorspronkelijke waterkerende hoogte of de hoogte conform
ontwerptekening.
Veiligheid tijdens uitvoering en werken in het gesloten seizoen
ON
Deze eis dient in samenhang met eis <UE.2.DB.7> beschouwd te worden.
19
Borging: 2e lijnscontrole
Borging op de afdeling PU (projecten en uitvoering
Roland Vissers, adviseur professionalisering projecten;
• 2012 :
– Kwaliteit controle (challenge, extern/informeel)
• 2013 :
– Sr. Systems engineer Eiland van Dordrecht
• 2013 :
– Configuratiemanager HWBP-2
• 2014 - Heden :
– Kwartiermaker Project Management Office PU
20
Context
[1/2]
Vanuit het HWBP-2 programma:
• 5-7 projecten met soortgelijke scope & contractvorm
• Lopen min of meer parallel
• Constateringen 2012:
– Planningsdruk leidt tot capaciteitsproblemen
– Leereffecten en best-practices hebben geen thuisbasis;
• Geïntegreerde contracten, IPM, Systems Engineering, SCB e.d.
– Het Wiel wordt steeds opnieuw uitgevonden
• Koers vanaf 2013:
– Discussie over onthechten of vervlechten HWBP-2
– Vervlechten onder voorwaarden:
• Leren van het HWBP !
21
Context
[2/2]
Vanuit de Lijn (projectenafdeling ) :
• Professionaliseringdoelstelling van de projectenafdeling
van WSHD;
• Betere beheersing primaire processen
• Sturen op Synergie
• Meer benutten van de Markt
• Standaardiseren van de werkwijze in de projecten is een
randvoorwaarde ! (Prince2 en IPM)
• Interne controles vanaf volgend jaar systeemgericht (3e
lijn) door de afdeling C&T ingestoken,
• Verbeteragenda van de WSHD: van actiegericht naar
procesgericht
22
= Veranderproces !!!
Aanpak
1.
2.
3.
4.
5.
“Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP
Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn
Vrijmaken van benodigde middelen en mensen
Overhevelen van programma naar lijn
Go-Life 2e lijns kwaliteitsborging door de lijn.
C&T
Kwaliteitsborging binnen C&T
van 2e naar 3e Lijns
Projectafdeling
2
5
3
4
Kwaliteitsborging binnen Projectafdeling (PMO!)
2e Lijns (eind-situatie)
Project
HWBP-2
Program
DVP
1
DVP
DVP
Kwaliteitsborging binnen Programma
2e Lijns (tijdelijke-situatie)
Kwaliteitsborging binnen projecten
1e Lijns
23
Waar staan we nu ? – Afgerond
[1/3]
1. “Veilig” bouwen van een basis binnen HWBP;
•
•
Standaardisatie van de objectenboom met basisspecificaties,
templates, procesbeschrijvingen, contractdocumenten (BOK, Annexen,
VSP e.d.)
Resultaten:
–
–
Contractvoorbereiding:
Aanbesteding:
Reductie in doorlooptijd en resources ca. 50%!
Afname van vragen tijdens de tenders
24
Waar staan we nu ? – Afgerond
[2/3]
2. Draagvlak ontwikkeling binnen de lijn
3. Vrijmaken van benodigde middelen en mensen
Plan

Bestuur

Organiseer
VOER UIT
25
Waar staan we nu ? – Actueel
[3/3]
4. Overhevelen van programma naar lijn
Sturend Kader (= kapstok)  Formaliseer  Haal op !  Beheer
(management &
processen)
26
Schets van de eind situatie
80 %
Kaders,
Standaarden en
hulpmiddelen
Werkwijze
beschrijvingen
Hulp
middelen
Contracten
buffet
[1/2]
direct
bruikbaar
Richten op
Projecten
20 %
delta
Basis
specificaties
Tbv VSE
Objecten
database
Ervaringen
Best-practices
Markt
informatie
o.a. ontwikkelen, onderhouden
van generieke producten/hulpmiddelen
2e lijns kwaliteitsborging !
Project
Management
Office
27
Schets van de eind situatie
<ISO 15288 [ENT] processen>
Project
Management
Office
[2/2]
28
Borging: 3e lijnscontrole
Onafhankelijke Borging vanuit concerncontrol
Roeland van Woerkom, Controller HWBP2-programma
• 2011 :
– HWBP2 als programma aangestuurd met een
onafhankelijke programmacontroller
• 2013 :
– Integratie van de borgingsactiviteiten van het programma
in het organisatiebrede controleplan/verbeteragenda
• 2014 :
– Borgingsrol uitgerold over niet HWBP2-projecten
• 2015 – en verder :
– Controles beleggen in het project en bij de afdeling. CT
zal afstand nemen en toetsen op werking systeem
29
Context
• Onafhankelijke positie buiten
het project en de lijn maar
beweegt zich in het
programma
• Beschikbare instrumenten IC
controle en verbeteragenda
• Linking pin met
organisatiebrede belangen
zoals risicomanagement en
raakvlakken
Duaal takenpakket: verantwoording achteraf vs advisering vooraf
Daarnaast:
Bewaken organisatie –en wettelijke kaders
Onafhankelijke communicatie richting directie en bestuur
Beheren organisatiebrede verbeteragenda
30
Aanpak: systeem
Wettelijke kaders
Schematische weergave
projectomgeving als
basis te toetsen
elementen
Eisen/normen
Subsidient
Eisen/normen
Organisatie
Standaarden
Criteria
tie
ala
E sc
Input
Kwaliteit
Project
organisatie
Projectteam
Creatie
Uitvoeren
product/toets review/toets
Verwerken
review/toets
Akkoord
Output
Akkoord
• Risico gestuurde en random
gekozen steekproeven op het
systeem en processen
Kwaliteit
Input
ine
sel
Ba
• Niet alleen financiële controles
maar ook proces en soft controles
Kwaliteit
besturing
Stuurgroep
• Verschillende gebieden vragen om
andere controle instrumenten
Eind product
Kwaliteit Primair proces
Kwaliteit Output
31
Aanpak: auditplan
De activiteiten worden jaarlijks in het
auditplan vastgelegd en door het bestuur
besloten. Beheer en controle daarop
wordt door CT uitgevoerd
Formeel
A. Jaarrekening
controle
C. Subsidie
verantwoording
E. P&C cyclus
F. IC controle
• Geheel van toetsen en audits moet
borgen dat de middelen, processen en
inhoud aan de gestelde kwaliteitseisen
voldoen
• CT vooral betrokken bij formele
toetsen met focus op proces en
middelen en systeem
•
Risicoprofiel kan vragen om op
inhoud te gaan toetsen
B. Subsidietoets
D. Externe audits
Focus op middelen
en proces
G. Onderzoek
Programmabureau
H. IKB
opdrachtnemer
Intern
Extern
I. Challenges
K. Product
Kwaliteits Plan
(PKP)
J. Audits
samenwerkingsplan
Control
L. Reviews
Focus op inhoud
M. Collegiale toets
Informeel
32
Aanpak : verbeteragenda
• Continue
verbetering
Verbeteragenda
Prestatie
PLAN
ACT
3e lijnscontrole
• Kennisoverdracht naar andere nietHWBP2 projecten;
• Link met de afdelingen
Afdeling
CHECK
Programma
/ project
DO
• Verantwoordelijkheid laag in de
organisatie beleggen
• Toewerken van controle naar
vertrouwen
Tijd
33
Schets van de eindsituatie
Ontwikkelingen:
• Verbeteragenda projectenorganisatie - minder bevindingen
• Standaardisatie werkprocessen
• Professionalisering projectmanagement instrumenten (IPM/Prince2)
• Ontwikkeling competenties medewerkers
• De controle van CT naar de afdeling
Gevolgen voor concern control:
• Focus controles op 1e lijn naar 2e lijn
• Focus van producttoetsen naar systeem –en procestoetsen
• Focus van inhoud en regels naar gedrag en cultuur
(bouwen aan vertrouwen)
• Link tussen projectrisico’s en organisatierisico’s