Transcript Voortgangsrapportage Ambtelijke Fusie - Gemeente Alphen

Voortgangsrapportage Ambtelijke Fusie
Opgesteld door
Status
Datum
Projectfase
Registratienummer
Ron Askamp
Voortgangsrapportage 1
6 februari 2014
Definitiefase
14int00272
Inleiding
Met de ondertekening van een statement op 26 november 2013 hebben de colleges van AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen formeel besloten tot het samenvoegen van de ambtelijke
organisaties. Doelstelling is om eind 2015 de fusie gerealiseerd te hebben, of zoveel eerder als
mogelijk.
Op 17 december 2013 hebben de colleges het projectplan vastgesteld als voorgenomen besluit en
aan de ondernemingsraden voorgelegd met het verzoek om een advies. De OR-en adviseren uiterlijk
eind februari. Definitieve vaststelling kan dan plaatsvinden begin maart.
Tijd
De ambtelijke fusie moet eind 2015 zijn afgerond. Het project kent twee deelprojecten:
a.
Nieuwe organisatie; in dit deelproject zetten we de formele stappen
b.
Samen Werken; in dit deelproject gaan de medewerkers aan de slag om de werkprocessen te
integreren.
Ad. a. In januari hebben de secretarissen ter voorbereiding op de besluitvorming brainstorms
gehouden over de sturingsfilosofie, de governance en de managementstijl. Deze brainstorms moeten
leiden tot voorstellen aan de stuurgroep over de bedrijfsfilosofie en de kaders voor het HRM-beleid
en de regeling van de formele aansturing door de raden en de colleges.
Ad.b. In januari hebben de gemeentesecretarissen opdracht gegeven voor de start van de
werkgroepen op de taakvelden van de gemeente. In de bijlage is een overzicht van de werkgroepen
opgenomen.
De uitvoering ligt op schema.
Actie:
- Uitvoeren stappen conform het projectplan
Geld
De gemeenten hebben een budget van € 60.000 beschikbaar voor aanloopkosten, onder andere voor
externe begeleiding.
In het projectplan is gemeld dat we de totale kosten van de fusie in beeld gaan brengen na
vaststelling van het projectplan, zodat in de Perspectiefnota’s 2015 van de afzonderlijke gemeenten,
in het voorjaar van 2014 een raming kan worden opgenomen. Inmiddels zijn we gestart met het in
beeld brengen van de kosten. Het gaat daarbij om:
- externe deskundigheid
- harmoniseren arbeidsvoorwaarden / uitvoeren Sociaal Plan
- overgang naar één automatiseringsplatform
- inspanning van de ambtelijke apparaten (ambtelijke uren)
- opleidings- en coachingskosten.
Naast de kosten gaan we ook de baten in beeld brengen.
In de stuurgroep van 24 maart kunnen we de raming bespreken.
Omschrijving
Begroot
Aanloopkosten
Toelichting:
Werkelijk
Restant
Prognose
€ 60.000
Er zijn nog geen kosten ten laste van het budget voor aanloopkosten gebracht.
Actie: opstellen raming van de kosten en baten; bespreking in stuurgroep 24 maart 2014
Kwaliteit
De uitgangspunten voor de kwaliteit die de nieuwe organisatie moet leveren zijn vastgelegd in het
statement. Het gaat om de volgende begrippen:
- kwaliteit,
- lokale kracht
- verminderen kwetsbaarheid
- klant staat centraal
- ontwikkeling/mobiliteit
- flexibiliteit
Bij de verdere uitwerking hanteren we deze kwaliteitselementen als criterium. Waar mogelijk
benoemen we indicatoren om de kwaliteit te toetsen.
Actie: de projectgroep formuleert een voorstel voor indicatoren voor de volgende stuurgroep
Informatie / communicatie
We hebben een concept Communicatieplan opgesteld dat we voorleggen aan de stuurgroep op
24 maart 2014.
In de afgelopen periode hebben we de volgende activiteiten ondernomen op het gebied van
communicatie en informatie:
- publiciteit via de pers over de voorgenomen fusie
- toelichting in de raden en de raadscommissies
- toezending van het projectplan aan de raden
- bijeenkomst gezamenlijke colleges
- bijeenkomsten gezamenlijke managementteams
- bijeenkomsten op de werkvloer van medewerkers op de verschillende werkvelden
- communicatie via de intranetten.
Saldo
Op 4 februari 2014 staat een bijeenkomst voor de gezamenlijke raden gepland.
Actie: Vaststelling van het communicatieplan in de stuurgroepvergadering van 24 maart 2014
Organisatie
De aansturing van het project is als volgt geregeld:
- er is een stuurgroep die bestaat uit de drie burgemeesters, drie wethouders, de drie
secretarissen met een projectondersteuner en een communicatieadviseur. De stuurgroep
komt 1* per 2 maanden bijeen
- er is een projectgroep die bestaat uit de drie secretarissen, drie managers en een
communicatieadviseur. De projectgroep komt om de twee weken bijeen
- er zijn werkgroepen voor de diverse onderwerpen
De aandachtsgebieden, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn beschreven in het
projectplan.
We stellen voor om een klankbordgroep bestaande uit raadsleden te vormen om de communicatie
met de raden goed te regelen en de besluitvorming voor te bereiden.
Actie: instellen klankbordgroep via de presidiums na de verkiezingen.
BIJLAGE 1
PLANNING EN VOORTGANG WERKGROEPEN
Werkgroep
- Welzijn (incl. Sport)
- Jeugd ( Jeugdzorg en Onderwijs) *
- Decentralisaties / Sociale domein *
- Omgevingsbeleid
· Communicatie / Kabinet
· Bestuurlijk/strategisch adviseur
- Dienstverleningsconcept
- Geo-informatie
- Openbare ruimte
- Buitendienst
- Vergunningen (WABO)
- Handhaving
· AOV/Rampenbestrijding *
- Projecten
- Dienstverlening ( uitvoering)
· Bestuurs-/directiesecretariaat
· Planning & Control *
- Financiële administratie
- Belastingen
- Rechtspositie
- Sociaal Plan
- Functieboek
- Harmonisatie Arbeidsvoorwaarden
- P&O beleid
- Salarisadministratie
- Juridische Zaken
- Informatiebeleid *
- Automatisering
- Post en archief (Digitalisering)
- Huisvesting
- Gebouwenbeheer
Status opdracht
vastgesteld
gepland 11-2
verstrekt
verstrekt
gepland 11-2
De werkgroepen met een sterretje (*) hebben prioriteit
Status proj.plan
Einddatum
Week 9