Transcript الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية بكالوريوس اإلدارة التكنولوجيـة إدارة مصادر المعلومات األسبـوع الرابع المحاضرة : 6 األرشفـــة المادة العلمية إعداد / د . سناء وفا الصايغ تنظيم و تنقيح

‫الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية‬
‫بكالوريوس اإلدارة التكنولوجيـة‬
‫إدارة مصادر المعلومات‬
‫األسبـوع الرابع‬
‫المحاضرة ‪ : 6‬األرشفـــة‬
‫المادة العلمية إعداد‪ /‬د‪ .‬سناء وفا الصايغ‬
‫تنظيم و تنقيح‪ /‬أ‪ .‬محمود رفيق الف َّرا‬
‫محاور المحاضرة‬
‫‪ ‬مفهوم األرشيف‬
‫‪ ‬التوثيق و أهميته‬
‫يدويا‬
‫‪ ‬أشكال تسجيل الوثائق ً‬
‫‪ ‬نظام التوثيق واألرشفة‬
‫‪ ‬مراحل التوثيق اآللي‬
‫‪ ‬نظام األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬من خصائص برامج األرشفة اإللكترونية‬
‫‪2‬‬
‫بذكرك ربَّنـا نحيــا‬
‫‪‬‬
‫الذكـر عند الكرب‬
‫ال إله إال أنت سبحانك إني كنت من الظالمين‬
‫عن سعد بن أبي وقاص عن النبي صلى هللا عليه وسلم قال‪( :‬أال أخبركم بش يء إذا ن لل‬
‫برجل منكم ك ر أو ب ء م ن ب ي ا ال دنيا دع ا ب ه يف ر عن ه ف يقي ل ل ه ‪ :‬بل ى يق ال ‪:‬‬
‫السلسلة الصحيحة‬
‫دعاء ذي النون ‪ :‬ال إله إال أنت سبحانك إني كنت من الظالمين )‬
‫‪3‬‬
‫مفهوم األرشيف‬
‫‪ ‬األرشيف‪ :‬ذاكرة البشرية وذاكرة المؤسسة وذاكرة اإلدارة معا ً ‪.‬‬
‫‪ ‬حيث أصبح يمثل اليوم العنصر األساسي في اإلدارة وأعتبر أن األرشيف هو‬
‫اللبنة األولى التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب‪.‬‬
‫‪ ‬وهي الوثائق التاريخية للمؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬األرشفة اإللكترونية‪ :‬يطلق عليها كذلك األرشفة اآللية‪ ،‬نظم إدارة الوثائق وهي‬
‫إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم‬
‫طرق كثيرة السترجاعها واإلطالع عليها وتداولها إلكترونيا ً بسهولة‪.‬‬
‫ذاكرة‬
‫المؤسسة‬
‫ذاكرة اإلدارة‬
‫ذاكرة البشريـة‬
‫‪4‬‬
‫التوثيق و اهميته‬
‫‪‬عملية التوثيق‪ :‬تعتبر هي والعمليات المرتبطة بها إحدى الركائز األساسية ألي‬
‫عمل تنظيمي ويعتبر التوثيق واحد من أولويات اإلدارة لما له من ارتباط مباشر بكل‬
‫العمليات اإلدارية على كافة المستويات‪.‬‬
‫‪‬أهميةةة التوثيةةق‪ :‬الوثااائق هااي أحااد المراجاا الهامااة التااي تباارهن علااى مصااداقية‬
‫المنظمة ووجودها الفعلي إذ أن الوثائق هي أهم وسائل االتصال بالمؤسسات كماا أنهاا‬
‫تعتبار المرجا الاذي يحاتكم إلياه متاى ماا اساتدعي األمار ذلاك والتوثياق يو اح نشاااط‬
‫الجمعية بشكل ملموس وتؤدي إلى كسب ثقة اآلخارين بالمنظماة وهاي التةذياة األولياة‬
‫لألرشيف‪.‬‬
‫‪5‬‬
‫أنواع الوثائق‬
‫‪ ‬يمكن تقسيم الوثائق الخاصة بالمنظمات إلى ثالثة أقسام ‪:‬‬
‫‪1‬ـ وثائق إدارية وهي التي تتعلق بكافة األمور اإلدارية عدا المسائل المالية‬
‫‪ 2‬ـ وثائق مالية وهي كل ما تعلق بالمال والحسابات‬
‫‪ 3‬ـ مطبـوعات الوثائق الرسمية اإلدارية والمالية مثل المذكرات وسندات القبض‬
‫والصرف وأوامر التوريد والصرف المخزني‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫اشكال تسجيل الوثائق يدو ًيا‬
‫‪‬السجالت‪ :‬مثل سجل الصادر والوارد و سجل اليومية العام‪.‬‬
‫‪‬الدفاتر‪ :‬وسيلة لتسجيل البيانات بشكل ثابت وبصورة متسلسلة‬
‫ومنظمة تحول دون حدوث أي تغيير أو ت عب ييها أو ضياعها كليا أو‬
‫مثل الديتر التحليلي لإليرادات‬
‫جلئيا ألي سبب من األسبا‬
‫والمصرويات‪.‬‬
‫‪‬الملفات‪ :‬حاويات يتم ييها حفظ المستندات بكاية أشكالها‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫أشكال تسجيل الوثائق يدو ًيا‬
‫‪‬الصورة الثابتة والمتحركة‪ :‬وتشمل الصور يوتوغرايية وأشرطة‬
‫الفيديو واألقراص وتعتبر من الوثائق عالية المصداقية‪.‬‬
‫‪‬التسجيالت الصوتية‪ :‬وتعتبر أقل مصداقية من األنواع األخرى‬
‫لصعوبة نقل كل إبعاد عمل وانجازات الجمعية عبر الصوت يقط لكن ال‬
‫بأس بها كوسيلة مساعدة‬
‫‪8‬‬
‫نظام التوثيق واألرشفة ‪:‬‬
‫يي أي مؤسسة البد من وجود نظام للتوثيق واألرشفة ويتفاوت هذا النظام‬
‫من مؤسسة إلى أخرى حسب اآلتي ‪:‬‬
‫‪ 1‬ـ حجم المؤسسة (عدد العاملين ‪ /‬األعضاء وحجم العمال) ‪.‬‬
‫‪ 2‬ـ عدد الوحدات اإلدارية بالمؤسسة ‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ مجاالت عمل المؤسسة‪.‬‬
‫‪ 4‬ـ النطاق الجغرايي للمؤسسة (مركل ويروع ـ محايظات)‬
‫‪ 5‬ـ عمر المؤسسة ‪.‬‬
‫‪ 6‬ـ نظام القيادة المتبع يي المؤسسة ‪.‬‬
‫‪ 7‬ـ حجم الفئة المستهدية ‪.‬‬
‫‪ 8‬ـ أنشطة المؤسسة ومدى تنوعها ‪.‬‬
‫‪9‬‬
‫مراحل التوثيق اآللي‬
‫معالجة الوثائق‬
‫آليــا‬
‫جمع الوثائق‬
‫وفهرستها يدويا‬
‫تطوير نظام آلي‬
‫جديد للوثائق‬
‫االنتقال لنظام‬
‫الخادم و المخدوم‬
‫‪10‬‬
‫نظام األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬يتيح نظام األرشفة االلكترونية أرشفة الوثائق واالحتفاظ بها على شكل‬
‫ملفات الكترونية‪.‬‬
‫‪‬هاااذا يسااامح باساااتةالل األمااااكن المخصصاااة لحفاااظ الوثاااائق الورقياااة‬
‫واستخدامها ألمور حيوية أخرى ‪.‬‬
‫‪‬تاازداد فاعليااة أنظمااة األرشاافة اإللكترونيااة عنااد تطبيقهااا علااى مس اتوى‬
‫الشبكة الداخلية في اإلدارة وإمكانية توسيعها فاي المساتقبل دون أي عاائق‬
‫بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصالحيات الممنوحاة‬
‫له من قبل مدير النظام‪.‬‬
‫‪11‬‬
‫متطلبات التحول من األرشيف التقليدي إلى األرشيف اإللكتروني‬
‫‪‬األجهزة واآلالت‪ :‬مثال الماساحات ال اوئية‪ ،‬الحاساب اآللاي‪ ،‬الطابعاات‬
‫وجهاز الحاسوب وجهاز الخادم و غيرها ‪....‬‬
‫‪‬البةةةرامل التطبيقيةةةة الخارةةةة باألرشةةةفة ‪ :‬البااارامج التطبيقياااة التاااي ياااتم‬
‫تصميمها من قبل المبرمجين والمطورين لتخدم عملية األرشفة‪.‬‬
‫‪‬البةةرامل المسةةاعدة‪ :‬مثاال برنااامج ‪Wise Image‬يسااتخدم لتنظيااف‬
‫الوثائق علاى الانقط الساوداو أو االنحنااوات وبرناامج ‪View Rx View‬‬
‫يسااااعد علاااى عااارض ومشااااهدة ‪ 300‬ناااوع مااان الملفاااات او غيرهاااا مااان‬
‫البرامج المساعدة‪.‬‬
‫‪12‬‬
‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫اإلنشاء‬
‫والتجهيز‬
‫اإلتاحة‬
‫(االسترجاع)‬
‫التزويد‬
‫وتدفق المعلومات‬
‫‪2‬‬
‫‪5‬‬
‫اإلجراءات‬
‫الفنية‬
‫‪3‬‬
‫الحفظ‬
‫التخزين‬
‫‪4‬‬
‫‪13‬‬
‫من خرائص برامل األرشفة اإللكترونية‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫التعامل مع قواعد البيانات‬
‫دعم تقنية الشبكات‬
‫الدعم الفني الجيد بعد التركيب‬
‫يوفر احتياجات المؤسسة‬
‫سهولة االستخدام‬
‫ال يحتاج لكثير من التدريب‬
‫دعم اللغة العربية‬
‫دعم الدخول عن بعد للنظام‬
‫تصدير البيانات‬
‫‪14‬‬
‫من خرائص برامل األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ‬دعم البروتوكوالت العالمية المشهورة‬
‫‪ ‬دعم خاصية مراحل سير العمل‬
‫‪ ‬التكامل واالندما مع نظم أخرى‬
‫‪ ‬قدرة على حماية الوثائق‬
‫‪ ‬قدرة على تقديم التقارير‬
‫‪ ‬يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول‬
‫‪ ‬دعم البريد اإللكتروني‬
‫و هناك المزيد من الخصائص التي يمكنكم مناقشتها اآلن م زمالوك ‪،،،‬‬
‫‪15‬‬
‫أشكركم ‪،،،‬‬
‫السؤال مفتاح للعلوم كلها‪...‬‬
‫تذكر أن نيوتن عندما سأل لماذا وقعت التفاحـة وصل إلى قوانين الجاذبيــة ‪...‬‬
‫‪16‬‬