documentos hábeis
Download
Report
Transcript documentos hábeis
Definição: “Documentação que comprova os atos e
fatos que originam o lançamento na escrituração contábil
da entidade” Ministério da Previdência Social.
Documentos que possuem validade fiscal perante o
fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de
prestação de contas.
Notas fiscais de saída (venda) dentro do prazo de validade e que
possuam dados como inscrição estadual, CNPJ, série e modelo da
mesma ou autorização pela Secretaria da Fazenda para emissão;
Cupons fiscais;
Notas fiscais de serviços emitidas por prefeituras decorrentes de
prestação de serviços;
Nota Fiscal Eletrônica*;
Fatura ou duplicada;
RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
Atentar para a validade da Nota fiscal que
consta sempre no canto superior direito ou no
canto inferior da nota. Caso a nota fiscal não
possua a data de validade impressa no corpo da
nota, observar a data da AIDF (autorização para
impressão de documento fiscal) que tem de ser de
sessenta meses antes da realização da despesa.
Sempre solicitar recibo de quitação da despesa.
Quando não houver solicitar carimbo de pago no
corpo da nota.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
Todas as Notas Fiscais e/ou Recibos de
quitação devem conter:
a) O nome e endereço completo da UG;
b) A data da compra (emissão) ou do serviço
realizado;
c) A descrição detalhada do produto comprado
e/ou do serviço prestado;
d) Os valores unitários;
e) Retenções na fonte, quando for o caso;
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
f) valor total;
g) a comprovação do pagamento (quitação) efetuado, seja por
meio do recibo de quitação assinado pelo vendedor e/ou
prestador de serviços, por boleto bancário (ficha de
compensação) autenticado ou ainda por comprovante de
depósito bancário na conta do fornecedor vencedor do processo
de cotação.
h) o deposito ou transferência eletrônica deverá ser sempre na
conta específica do fornecedor, cuja denominação deverá ser
igual a constante da Nota Fiscal.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
i) Nos casos de notas fiscais modelo
tipo 1 ou 1A a UG deverá estar atenta,
antes do pagamento da despesa, se
àquele fornecedor não se encontra naquela data - obrigado a emitir
apenas Nota Fiscal Eletrônica.
Recomendamos a UG que antes de realizar os pagamentos
aos seus fornecedores, que verifiquem se a empresa encontrase
ativa,
através
do
site
www.receita.fazenda.gov.br (CNPJ);
Receita
Federal
Substitui os talonários tipo 1/1A;
Consultar o cartão de CNPJ do fornecedor para
verificação de CNAE (Código Nacional de Atividade
Econômica) primários e secundários;
ATRAVÉS DO LINK
http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/
CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
Verificar o anexo único do Protocolo do ICMS de nº
42/2009 para consulta se àquele(s) CNAE(S) encontram-se
obrigado naquela data a emissão de NF-e em substituição
dos modelos 1 e 1A. ESSA PESQUISA DEVE SER FEITA
ATRAVÉS DO LINK:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms
/2009/pt042_09.htm
Nos casos de emissão de DANFE- Documento Auxiliar
de Nota Fiscal Eletrônica, a UG deverá imprimir e
anexar ao pagamento no site correspondente ao
Estado (UF) de emissão da Nota a autenticidade
daquele DANFE.
E só após a impressão da
AUTORIZAÇÃO que deverá efetuar o pagamento.
CNAE PRINCIPAL – 47.731-8.00
CNAE SECUNDÁRIO – 47.32-6.00
DATA EMISSÃO DA NOTA FISCAL 01/05/2012
LINK ACESSO:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/i
cms/2009/pt042_09.htm
Não confundir Nota Fiscal de Venda com Nota fiscal de
serviço:
NF venda – Aquisição de produtos;
NF serviço – Prestação de serviços PF e PJ.
Exemplo:
Areia
Hospedagem
Produto
NF de venda
Serviço
NF de serviço
Escreva o passo a passo que a Instituição
deve fazer ao receber uma nota fiscal série 1
ou 1A?
Qual(is) os tipos de documentos que comprovam qualquer
tipo de despesa, independente do valor (venda mercantil)
A) nota fiscal avulsa;
B) cupom fiscal;
C) nota fiscal série D;
D) nota fiscal eletrônica;
E) recibo de reembolso.
Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco
Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de
contas e não aceitos para efeito de prestação de contas.
EXEMPLOS
a) Notas fiscais com rasuras ou emendas;
b) Despesas comprovadas apenas com recibo, quando a
mesma exige uma nota fiscal ou cupom fiscal;
c) Notas fiscais sem a descrição do produto ou serviço
adquirido;
Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco
Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de
contas e não aceitos para efeito de prestação de contas.
EXEMPLOS
d) Notas fiscais cujo destinatário não seja a UG;
e) Nota fiscal emitida fora do prazo de validade da
mesma;
f) Nota fiscal Série 1 ou 1 A, onde correto seria Nf-e.
Rasuras em documentos fiscais;
Aquisição de Produtos com Nota Fiscal de serviço;
Aquisição de Serviço com nota fiscal de venda de
mercadoria;
Ausência retenção impostos;
Ausência recibo quitação;
Notas fiscais não nominais a Instituição;
Cupons fiscais apagados emitidos em papel térmico sem a
retirada da fotocópia do mesmo.
Documentos inábeis;
Despesas realizadas fora da área de atuação;
Despesas em nome da diretoria;
Evidencia de realização de despesa sem a elaboração de
processo de cotação correspondente;
Pagamento de multas e juros;
Despesas realizadas fora da vigência do contrato;
Funcionários publicos em todas as esferas, tanto para
contratação de pessoal, quanto para prestação de serviços
Contratação de membros de diretoria de outras UG’s.
Nome e o endereço completo do beneficiário;
O que deve
conter RPA
Número de sua Carteira de Identidade e CPF, PIS
ou Inscrição no INSS, sua assinatura, o valor pago, o
local e a data do pagamento, bem como uma
descrição detalhada do serviço realizado.
Obs.: Se o prestador de serviços não possuir número de Cadastramento
do PIS ou da Previdência Social, deverá ser inscrito no INSS antes de ser
feito o pagamento do serviço e se, por alguma razão não for possível
cadastra-lo, ele não poderá prestar o serviço, a fim de evitar problemas
na apresentação da GFIP.
Deve ser efetuada a retenção destinada ao INSS nos limites previstos
atualmente;
Deve ser efetuada a retenção do ISS, se o prestador de serviços não possuir
inscrição municipal como prestador de serviços autônomo ou não apresentar
NF de serviço;
Deve ser efetuada a retenção do Imposto de Renda na Fonte – IRRF, se o
valor líquido dos serviços, após a deduções legais (INSS, dependentes do
prestador de serviço mediante apresentação documento comprobatório e do
valor da tabela), exceder o limite de isenção previsto na Tabela Progressiva do
Imposto de Renda atualizada;
O Recibo deve detalhar os valores bruto, líquido e respectivos descontos.
QUAIS OS
ISS RETIDO FONTE
IMPOSTOS
INSS
RETIDOS
IRRF ACORDO
TABELA
PROGRESSIVA
Recolher INSS sobre o serviço prestado,
descontado do Prestador num percentual de:
Valor Bruto:
R$ 1.000,00
INSS:
R$ (110,00)
ISS (5%):
R$
(50,00)
Total líquido:
R$
840,00
Notas:
ISS pode variar até 5% dependendo da legislação vigente
de cada município;
Entidade filantrópicas recolhem 20% do INSS devido a
prestação do serviço.
Não retenção INSS e/ou IRRF, sem a apresentação de
documentação comprobatória;
Não recolhimento encargos devidos;
Não retenção, apesar ter feito recolhimento Imposto
incidente – despesa projeto;
Apropriação indébita;
Ajuste no valor líquido a ser pago.
A lei federal que rege o imposto sobre serviços é a Lei
Complementar nº 116 de 31 de julho de 2003, baseando-se nela cada
município instituiu seu Código Tributário Municipal - CTM, visto que
cada um deles tem alguma peculiaridade em relação aos serviços
prestados em seus domínios. Sendo assim o contribuinte deve seguir a
princípio a legislação do seu município, caso ainda existam dúvidas
sobre a aplicação da lei municipal deve-se consultar a LC nº 116/03.
O referido imposto é devido no local do estabelecimento do
prestador ou, na falta dele, no domicílio do prestador, salvo nas
exceções previstas no art. 3º da LC 116/03, que o imposto será devido
no local da prestação do serviço, sendo, então, retido na fonte.
ISS Homologado/Próprio:
Nf Avulsa;
ISS retido na sede domicílio;
Dam em nome Prestador.
ISS Fonte;
ISS retido na fonte;
ISS recolhido na sede da UG;
Dam em nome da Instituição.
Incide sobre os serviços prestados mediante cessão de
mão-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de
trabalho temporário.
Percentual: 11%
Valor mínimo recolhido em guia é de R$ 29,00. Se o
valor apurado não atingir o mínimo estipulado por guia,
o mesmo deverá ser acumulado para a ser recolhido no
próximo mês.
Será recolhido o IRRF de um prestador dentro do mês competência
se o valor do imposto for superior a R$ 10,00 (caso contrário deverá
ser acumulado e recolhido no mês seguinte), lembrando que o valor é
cumulativo no mês, com base na raiz do CNPJ do prestador.
Ex.:
Caso um prestador emita 3 notas de serviço no mês de julho
no valor de R$ 500,00:
Serviços Prestados em:
01 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
Serviços Prestados em:
15 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
IRRF a recolher no mês (1+2+3) = 15,00
Serviços Prestados em:
29 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
Diferencie ISS Homologado de ISS Substituição
Fonte mencionando as características pertinentes a
cada um?
Uma planilha para cada veículo;
Alimentação diária;
Assimetria de informações entre os dados físicos e
financeiros;
Documento Hábil;
Habilitação em dias dos responsáveis pelos o uso dos
veículos.
Por ordem de data de
Pagamento/n° do cheque – Relatório
Conciliação de Documentos do SIGA NET
Separar documentos por mês;
Anexar sempre ao documento mapa de cotação
referente a processo de compras;
Arquivar documentos na ordem de registro do SIGA NET
de acordo com relatório de Registros de Gastos do SIGA
NET – opção conciliação documento;
Guardar documentos em pastas classificadoras;
Evitar grampos e “clips” – risco de perder ou estragar
documento;
Evitar anexar documentos em folhas reaproveitadas nos
dois lados;
Encargos sociais e despesa de pessoal (original)
/prestação de serviço – 35 anos;
Documentação financeira – 15 anos após a
aprovação prestação contas.
DICAS:
Elaborar planilha mensal de detalhamento de
pagamento encargos;
Arquivar documentação financeira de acordo com o
relatório de registro de gastos do SIGANet;
Elaborar dossiê dos funcionários de acordo com a
relação que consta no manual financeiro;
Anexar, a cada mês de documentação financeira,
relatórios do sistema correspondente ao mês de análise
e cópia planilha conciliação e extratos bancários;
DICAS:
Toda a documentação deve ser vinculada ao projeto
após o pagamento da mesma, mediante carimbo que
precisa conter número do TCTF e nome do Financiador;
Identificar todas as pastas de documentação financeira
com os dados do Contrato;
Retirar cópia, imediatamente de todo documento
comprobatório de despesa emitido em papel térmico e
anexa-la junto ao original.
Da simetria entre os registros físicos e financeiros
Atentar para a coerência entre os registros físicos e financeiros
correspondentes. Observar o registrado no SIGANET, eles devem ter as
mesmas informações, pois correspondem a um mesmo fato.
Ex. Mesmo CPF do beneficiário da cisterna no Termo de Recebimento e
no Recibo de Contribuição à Família da mesma cisterna. Quando outra
pessoa da família assinar o recibo de contribuição a família, deve-se
proceder como no Termo de Recebimento: Atestar o parentesco entre o
beneficiário selecionado e quem assinou o recibo de contribuição;
A mesma coerência deve ser observada nas listas de presença dos
eventos, reembolsos, etc.
Quais os cuidados que devemos ter no arquivamento da
documentação financeira?
A) vincular o documento imediatamente após o
pagamento;
B) Arquivar de acordo com o relatório do Siga Net;
C) Evitar o uso de grampos e clips;
D) Documentação nominal, datada, emitida dentro da
validade fiscal.