نظم المعلومات اإلدارية في المكتبات ومراكز المعلومات د . جبريل العريشي النقاط الرئيسية • • • • • • • • • • مقــدمــة تعريف النظام أهمية نظم المعلومات تعريف الحاسب اآللي نظم المعلومات نظرية النظم – تحليل النظم نظم.
Download ReportTranscript نظم المعلومات اإلدارية في المكتبات ومراكز المعلومات د . جبريل العريشي النقاط الرئيسية • • • • • • • • • • مقــدمــة تعريف النظام أهمية نظم المعلومات تعريف الحاسب اآللي نظم المعلومات نظرية النظم – تحليل النظم نظم.
نظم المعلومات اإلدارية في المكتبات ومراكز المعلومات د .جبريل العريشي النقاط الرئيسية • • • • • • • • • • مقــدمــة تعريف النظام أهمية نظم المعلومات تعريف الحاسب اآللي نظم المعلومات نظرية النظم – تحليل النظم نظم المعلومات اإلدارية نظم المكتبات والمعلومات الشركات المنتجة لنظم المكتبات والمعلومات تطوير وبناء نظم المعلومات مقدمة لتعريف نظم المعلومات البد من تعريف مفهوم البيانات والمعلومات فالبيانات: هي حقائق أولية خام ،غير مؤطّرة وغير منظمة وغير مرتبطة ببعضها بعضا. أما المعلومات: المعدة فهي مجموعة من البيانات المعالجة والمؤطّرة والمنظّمة والمترابطة و ّ لالستخدام واتخاذ الق اررات. إذ يقوم نظام المعلومات باستقبال البيانات األولية (المدخالت) ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات (مخرجات ) تستطيع اإلدارة اإلفادة منها. تعريف النظام يعرف النظام بأنه ّ "مجموعة من العناصر المترابطة (أو األجزاء المتفاعلة) التي تعمل معاً بشكل توافقي لتحقيق بعض األهداف المرسومة والغايات المدروسة" ونستطيع أن نفهم من هذا التعريف أنه البد من أن تكون أجزاء النظام متآلفة ومترابطة ومتناسبة حتى يم ّكن النظام من تحقيق أهدافه بشكل سليم. ويعرف كذلك بأنه ّ "مجموعة من النظم الفرعية وعالقاتها المنتظمة في بيئة معينة لتحقيق أهداف معينة" ويعتمد هذا التعريف على فهم األفكار األربع المرتبطة مع بعضها، وهي النظم الفرعية والبيئة والعالقات واألهداف . يتّضح من تعريفات النظام السابقة عدة حقائق: لا: أو ً يتكون النظام من عدة أجزاء أو عناصر ،ويمكن اعتبار كل جزء أو عنصر منها نظاما فرعيا في حد ذاته .وبالتالي يضم النظام الواحد عدة أنظمة متداخلة. ثانيًا ا: ترتبط األجزاء أو العناصر أو النظم الفرعية مع بعضها بعضا طبقا لنظام اتصال محدد وهذا االرتباط هو الذي يعطي النظام صفة التكامل والتماسك .فإذا حدث خلل في نظام االتصال انفرط عقد النظام ولم يحقق أهدافه ،وقد يتالشي. ثالثًا ا: يعمل النظام لتحقيق هدف أو مجموعة أهداف محددة تحكم نشاطه، وتحدد العالقات بين أجزائه ،وهي السبب أصال في وجود النظام، ويجب أن تؤدي أهداف النظم الفرعية إلى تحقيق هدف أو أهداف النظام الرئيسية. تعريف الحاسوب من قبل محللي النظم هو مجموعة المكونات المادية ()Hardware والبرمجيات ( )Softwareواإلنسان ()Human هو مجموعة من وحدات اإلدخال ( )Inputووحــدة المعالجــة المركزية ( )CPUووحـدات اإلخراج ()Output نظم المعلومات Information Systems ويحولها إلى معلومات • يسمى النظام الذي يعالج البيانات Data ّ Informationويزود بها المستفيدين نظام معلومات • تستخدم مخرجات هذا النظام وهي المعلومات التخاذ القرارات وعمليات التنظيم والتحكم داخل المؤسسة. • مكونات نظم المعلومات: المدخالت Inputوهي البيانات . المعاجلة (العمليات) .Processingوتتكون من جهاز الحاسوب نفسه والبرمجيات المستخدمة في معالجة البيانات والملفات واألشخاص. المخرجات Outputوهي المعلومات Information نظرية النظــم Systems Theory تُعني نظرية النظم بتحديد مجموعة من العناصر وايجاد نوع من العالقات بينها .وهذه العناصر هي: أوالا :النظام ومكوناته System and its Componests ثانيا ا :بيئة النظام Systen Environment ثالثا ا :مستخدمو النظام ( Userداخليا ا وخارجيا ا) رابعا ا :دورة حياة النظام Life Cycle دورة حياة النظام Life Cycle تبدأ دورة حياة النظام من تاريخ محدد وتنتهي كلياً أو جزئياً في تاريخ محدد. مراحل هذه الدورة : -1الشعور بمشكالت النظام القديم وضرورة إحالل النظام الجديد محله. -2تحديد أهداف النظام الجديد. -3الدراسة األولية للنظام الجديد. -4دراسة الجدوى االقتصادية للنظام الجديد واعتمادها. -5جمع البيانات وتحليلها (مدخالت ،إجراءات ،مخرجات ،وتغذية راجعة). -6تصميم النظام. -7فحص النظام. -8تطبيق النظام وصيانته (وتشمل تدريب العاملين على النظام). -9توثيق النظام. تحليل النظم Systems Analysis مفهوم تحليل النظم: تجزئة النظام إلى مجموعة المدخالت واإلجراءات والمخرجات والتغذية الراجعة. تحديد عناصر المدخالت والمخرجات وتحديد العالقات المنطقية والرياضية فيما بينها. تنظيم اإلجراءات الداخلة في تركيب النظام ضمن منظومة معادالت رياضية ،وعالقات منطقية ،وعمليات معالجة بيانات واضحة المعنى ،محددة المدخالت ودقيقة المخرجات. إيجاد العالقات التركيبية ،ووسائل اتصال المعلومات والبيانات بعضها ببعض في منظومة المكونة للنظام. النظم الفرعية ّ تحديد أهداف النظام العامة والخاصة على نحو واضح. تحديد أساليب السيطرة على مدخالت النظام واجراءاته ومخرجاته. تعديل النظام وتحديثه وصيانته كلّما لزم األمر. تصميم نظم جديدة وبنائها. تحديد مستخدمي النظام نظم المكتبات ومؤسسات المعلومات المبينة على الحاسوب ويعرف النظام هنا بأنه ّ ”تفاعل منظم يتكون من اإلنسان والمعلومات ومصادرها والحاسوب والبرمجيات المستخدمة المرتبطة معا لتحقيق غايات وأهداف معينة" فالحاسوب هو مجرد آلة أو أداة تساعد المكتب على تأدية أعمال مختلفة ومعقدة بأقل كلفة ولكن بدقة أكبر وبسرعة فائقة تزيد عن دقة النظم التقليدية وسرعتها أنظمة المعلومات اإلدارية هناك تعريفات مختلفة لنظام المعلومات اإلداري نذكر منها ما يلي: • النظام الذي يتولى تزويد اإلدارة بالمعلومات الدقيقة والوافية الالزمة لها التخاذ القرار ،في الوقت والمكان المناسبين. • توليفة من األفراد واألجهزة التي تتولى عمليات جمع ومعالجة وخزن القررات، البيانات واسترجاعها بغية تقليل حالة عدم التأكد عند اتخاذ ا وذلك من خالل تلبية حاجة المديرين من المعلومات الالزمة والضرورية في المجال. • طريقة منظمة لتجهيز المعلومات عن ماضي وحاضر ومستقبل العمليات الداخلية واستكشاف المتغيرات الخارجية للبيئة. • مجموعة من العناصر البشرية والتكنولوجية لجمع البيانات وتشغيلها طبقاً لقواعد واجراءات محددة بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد اإلدارة في التخطيط والتنظيم والرقابة والتقييم واتخاذ الق اررات. أنظمة المعلومات اإلدارية وبناء على التعريفات السابقة يمكن إيراد التعريف الشامل التالي لنظام المعلومات اإلداري في المكتبة أو مركز المعلومات بأنه "نظام متكامل يتكون من مجموعة األفراد واألجهزة واإلجراءات واألنظمة الفرعية للمعلومات ،وذلك بغرض تزويد اإلدارة بكل ما تحتاجه من معلومات دقيقة وكافية عن األنشطة الدقيقة للمكتبة أو مركز المعلومات ،ومن أجل إنجاز الوظائف اإلدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة واتخاذ ق اررات كفوءة وفعالة" خصائص نظم المعلومات اإلدارية • نظام معلومات مبني على الحاسوب في إدخال البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات تفيد متخذي الق اررات في المكتبة أو مركز المعلومات. • نظامًمتكامل يربط بين أنظمة فرعية وظيفية مختلفة في المكتبة أو مركز المعلومات مثل نظام اإلنتاج ،ونظام التسويق ،ونظام الخدمات ،ونظام المالية ،ونظام إدارة األفراد ،وغيرها. • يدعمًوظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في المكتبة أو مركز المعلومات. • يساعد إدارة المكتبة أو مركز المعلومات في اتخاذ الق اررات وحل المشكالت. • يقدم لإلدارة معلومات عن ماضي وحاضر المكتبة أو مركز المعلومات ويتنبأ بالمستقبل. • يصف العمليات واألنشطة الداخلية للمكتبة أو لمركز المعلومات ويقارنها بالمعايير الموضوعة ،ويظهر المجاالت التي تحتاج إلى تعديل أو تحسين. • يوفر معلومات دقيقة وشاملة عن البيئة الخارجية للمكتبة أو مركز المعلومات ،إذ يرصد األحداث والفرص في هذه البيئة التي يمكن أن يؤثر على مستقبل المكتبة أو مركز المعلومات أو على عملياتهما الداخلية. • يوفر المعلومات (المخرجات) في شكل تقارير دورية أو تقارير خاصة ،ومخرجات نماذج رياضية واحصائية يستخدمها مدير المكتبة أو مركز المعلومات في حل المشكالت واتخاذ الق اررات. أسباب اإلهتمام بنظم المعلومات اإلدارية في المكتبات ومراكز المعلومات • تضخم حجم المكتبات ومراكز المعلومات • التطور المتالحق في تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت • زيادة التعقيد في مهام ووظائف إدارة المكتبات أو مراكز المعلومات • احتدام المنافسة بين المكتبات ومراكز المعلومات في مجاالت كثير مثل تنوع المنتجات ،وغيرها • زيادة أهمية المعلومات وقيمتها في المكتبات ومراكز المعلومات، على اعتبار أنها مورد استراتيجي ،وأنها األساس في التقدم والتطور والبقاء واالستم اررية وزيادة اإلنتاجية. وظائف نظام المعلومات اإلداري المحوسب الوظيفية األساسية لنظام المعلومات اإلداري المحوسب في المكتبات وم اركز المعلومات هي تجميع البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات يتم استرجاعها حسب الحاجة .ولتحقيق ذلك ،يقوم النظام بما يلي: -1الحصول على البيانات من المصادر المختلفة (داخلية وخارجية). -2التأكد من صحة البيانات ودقتها. -3تنظيم البيانات (فرز ،وتبويب ،ترميز). -4خزن البيانات (أقراص صلبة ،وأقراص ممغنطة ،واسطوانات مدمجة ،الخ). -5إجراء العمليات الحسابية والمنطقية على البيانات. -6استرجاع المعلومات (تقارير مطبوعة ،وجداول ،ورسومات بيانية ،الخ.). -7إعادة اإلنتاج وتعني نقل المعلومات من مكان إلى آخر بوساطة التقارير المطبوعة أو شاشات الحاسوب أو وسائط التخزين الممغنطة المختلفة. المكونات األساسية لنظام المعلومات اإلداري المحوسب • • • • • • • Inputs المدخالت Hardware األجهزة Software البرمجيات Data Base قاعدة البيانات Procedures اإلجراءات Personnel األفراد إدارة المعلومات (اإلدارية) Information Management التخطيطمشروع عناصر إلنشاء نظام TIEC معلومات إداري التخطيط على أساس األهــداف التخطيط على أساس المشــكالت الكــادر البشري األهداف العامة والفرعية تحديد حاجات المستفيدين تحديد األشخاص والجهات أنواع أجهزة الحاسوب وإعدادها التخطيطمشروع عناصر إلنشاء نظام TIEC معلومات إداري شكل المعلومات وطرق عرضها طريقة تخزين المعلومات طريقة إسترجاع المعلومات إدامـــة المعلومات األنظمة الفرعية (التسويق-المالية)... سرية المعلومات وأمنها الرقابة على النظام التكامل بين عناصر النظام المفهوم الموسع للبيانات إستخدام الحاسوب إستخدام وسائل متقدمة في تحليل البيانات المرونــــة خصائص عناصر مشروع نظام المعلومات اإلداري TIEC المحوسب المثالي البساطة والوضوح المراجعة والتحديث التــوازن تأمين الحمــايـة المعلومات خصائص مشروع عناصر في نظام المعلومات اإلداري TIEC المحوسب المثالي الدقـــة Accuracy التوقيت السليم Timelines اإلقتصـاد Economic المالءمــة Relevance الشـــــمول Comprehensiveness األنظمة اآللية الجاهزة للتشغيل في المكتبات ومراكز المعلومات • ما المواصفات التي ينبغي أن تنطبق على المنتج المطلوب؟ وما تكلفته؟ • ما العمر التقديري الستخدام هذا المنتج بفاعلية؟ • هل يمكن للمنتج استيعاب النمو المستقبلي؟ والى أي مدى؟ • ما الوضع المالي للشركة المنتجة للنظام؟ • ما مدى سهولة استخدامه؟ • ما وجهة نظر المستفيد في النظام؟ • قضايا اختيار األنظمة اآللية للمكتبات وسوقها ،ومورديها. • ما يتوجب على مدير المكتبة أو مركز المعلومات عمله أو إدراكه ،أو توقعه في التعامل مع موردي تلك األنظمة. الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات • تتوافر في سوق األنظمة اآللية للمكتبات ،العديد من األنظمة التي تالءم المكتبات ،ومراكز المعلومات بأحجامها المختلفة من صغيرة ،ومتوسطة، وكبيرة ،وهي أنظمة متنوعة في مواصفاتها ،التي قد تدعم أكثر من لغة واحدة .وتغطي كافة األنشطة التي تقوم بها المكتبة ضمن نظام متكامل . Integrated System • نستعرض فيما يلي بعض الشركات ذات السجل الجيد في مجال بيع، وتطوير ،وصيانة األنظمة ،باإلضافة إلى تقديم الالزم لزبائنها على استخدام تلك األنظمة. • تم اختيار تلك األنظمة بناء على مدى نشاطها على المستوى الدولي في مجال المكتبات بشكل عام ،وفي الشرق األوسط بشكل خاص الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -1نظام CDS/ISIS • طور المكتب الدولي للعمل في جنيف أواخر الستينات هذا النظام • هو من أنظمة ) Integrated Set of Information Systems ( ISISالمتكاملة للمعلومات، • أعدت في األصل ألجهزة أي .بي .أم الكبيرة IBM mainframes. • استحدث نسخة جديدة من هذا النظام هي Version 3.7والتي يمكن استخدامها مع شبكات المعلومات ،حيث يمكن للنظام قبول وانتاج ملفات البيانات المطابقة لقواعد ، ISO 2209كما تم تعريب هذا النظام • استحدث نسخة جديدة من هذا النظام هي Version 3.7والتي يمكن استخدامها مع شبكات المعلومات ،حيث يمكن للنظام قبول وانتاج ملفات البيانات المطابقة لقواعد ، ISO 2209كما تم تعريب هذا النظام • يتمتع النظام بقاعدة بيانات مرتبطة قوية Powerful Relational Databaseفإنهاًتفتقرًإلىً التكاملًالذيًتحتاجًإليهًالمكتباتًالمكتباتًمنًأجلًدعمًوظائفهاًاألخرىًغيرًالفهرسةًاآلليةً الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -2نظامًدانيكسًDiynix • طور نظام داينكس أساسا في أوائل الثمانينات بالواليات المتحدة األمريكية ،حيث تم استخدامه في عام 1983م. • هو نظام يستخدم النسخة الحديثة منه مع نظام يونكس .Unix • يمكن استخدام هذا البرنامج على العديد من الحاسبات اآللية بأحجامها المختلفة التي قد تتراوح بين الحاسبات الشخصية مع شاشة أو شاشتين ،أو حاسب آلي كبير من فئة الحاسبات المتوسطة Minicomputerيعمل مع نحو 500شاشة مرتبطة بالنظام • يمكن يقدم نظام داينكس أنظمة فرعية خاصة بالبحث في قواعد البيانات الخاصة بمقاالت الدوريات ،باإلضافة إلى قاموس إلكتروني ،وامكانيات لفرز وعرض الصور الملونة ذات العالقة بالسجالت الببليوجرافية. • ويستخدم النظام حاليا في العديد من المكتبات العامة ،ومكتبات الكليات في الواليات المتحدة األمريكية وخارجها في دول عديدة ،منها إندونيسيا ،واستراليا ،ونيوزيلندا ،وهنج كونج ،وغيرها الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -3نظام TECHLIB Plus • • • يوزع هذا النظام من قبل شركة ،Information Dimensions يعمل على أنظمة حاسبات آلية كبيرة ،حيث كانت بدايته األولى هي كبرنامج للتطبيقات في مجال المكتبات ،متصلة بنظام BASIS text information managementفي مدينة كولومبس بولية وأوهايو األمريكية في عام 1979م. ينتشر هذا النظام في شمال أمريكا وأوربا بشكل خاص. -4نظام INNOPAC • يعد هذا النظام من األنظمة المتكاملة التي تتضمن أنظمة فرعية للفهرسة ،والفهرسة اآللي على الخط المباشر ،والتحكم في تداول مصادر المعلومات ،والتزويد ،والتحكم في الدوريات. • يتضمن نظام اإلعارة بين المكتبات ،وحجز المواد ،وقواعد البيانات الخاصة بالصور Imaging ،وكذلك الخدمة والمواصفات اإلضافية منفردة أو مجتمعة كنظام متكامل. • مبني حول قاعدة بيانات واحدة تحتوي على سجالت مارك MARCباإلضافة إلى غيرها من السجالت non MARC recordsونظام INNOPACيعمل من خالل نظام يونكس UNIX وباستخدام أجهزة آي .بي .أم DEC ،MIPS , HP ،IBM , SUN الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -5نظام NOTIS • طورت هذا النظام جامعة Northwestern Universityاألمريكية في عام 1967م ،حيث عرف باسم NOTISأو Northwestern Online Total Integrated Systemوقد اشترته شركة Ameritech األمريكية التي تمتلك نظام داينكس. • صمم الستخدام بشكل رئيس في المكتبات األكاديمية الكبيرة ،وهو المجال الذي ركزت عليه المبيعات لهذا النظام منذ التسعينات ،حيث عمل النظام على تطوير استخدامه لنظام Z 39.50بشكل أثبت قدرته على التفاعل مع األنظمة األخرى المهمة في مجال المكتبات والمعلومات مثل نظام .OCLC • يمكن المستفيد من البحث في مكتبات أخرى من خالل الفهرس على الخط المباشر من خالل فهرس المكتبة اآللي على الخط المباشر. -6نظام Oracle • تعد شركة Oracleفي الوقت الحالي ثالث أضخم شركة مستقلة على المستوى العالمي إلنتاج البرامج وقواعد البيانات المرتبطة ،relational databasesوتنتج أيضا . Oracale RDBMS • نظام أوراكل للمكتبات نظام جديد ومكلف نسبيا ،وال يزال عدد المستفيدين منه محدودا معظمهم في بريطانيا وأستراليا. • يتضمن هذا النظام أنظمة فرعية للفهرسة ،واإلتاحة اآللية المباشرة التي تتضمن خدمات الفهرس المباشر ،OPACوالتحكم في تداول مصادر المعلومات ،والتزويد والدوريات الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -7نظام في تي إل إس VTLS • طور من قبل معهد فرجينيا الفني Virginia Polytechni Instituteوجامعة والية فرجينيا بالواليات المتحدة األمريكية ،واسم النظام هو The Verinia Tech Library System • هو من األنظمة التي تحتوي على العديد من األنظمة الفرعية ،وينتشر استخدامه في 31دولة موزعة على خمس قارات .بدأ استخدامه منذ عام 1995م في المملكة العربية السعودية ،ودولة الكويت ،واإلمارات العربية المتحدة ،ومصر. • يوفر النظام إتاحة الفهرس اآللي على الخط المباشر .OPAC • يوفر إدارة بيانات الفهرسة ،ويتضمن اإلدخال والتعديل للبيانات ،وسجالت مارك. • يمكن للنظام التحكم في عمليات تداول مصادر المعلومات ،وتجديد اإلعارة ،وحجز المواد باإلضافة إلدارة سجالت المستفيدين ،وعمليات اإلعارة اآللية ،وغرامات تأخير المواد. • يوفر إمكانات كتابة التقارير واعداد اإلحصاءات ،حيث يقوم النظام بجمع اإلحصاءات حول عمليات تداول مصادر المعلومات ،وغرامات التأخير ،ومخالفات المستفيدين باإلضافة إلى التفاصيل حول المجموعات المكتبية ،واإلحصاءات حول العناوين قليلة ،وكثيفة التداول من بين عناوين المجموعة. • توفر الشركة المشورة بالنسبة لكافة النواحي التي تسبق تركيب النظام ،واعداده لمالءمة ظروف بيئة العمل، وتوصيل الشبكة المحلية للمعلومات LANباإلضافة إلى تدريب العاملين الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -8نظام دوبيسDOBIS/LIBIS / • طور هذا النظام ليعمل مع أجهزة IBMبالتعاون مع جامعات دورتمند Dortmundاأللمانية ،ولوفين Leuvenالبلجيكية في أواخر السبعينات .حيث يعمل النظام من خالل الحاسبات الكبيرة من نوع ،IBMومن خالل أنظمة تشغيل متعددة. • يعد نظام DOBIS/LIBISمن األنظمة المتكاملة التي تتضمن عددا من الملفات األساسية authority flies المتصلةًبالبياناتًالتيًيتمًإدخالهاًإلىًالنظامًمرةًواحدةًلإلفادةًمنهاًفيًكلًاألنظمةًالفرعيةً • استخدم نظام DOBIS/LIBISمن قبل بعض المكتبات في المملكة العربية السعودية ،مثل جامعة الملك فهد للبترول والمعادن ،ومكتبات جامعة الملك سعود -9نظام فولتFollet / • تقدم شركة فولت العديد من البرامج التي تتضمن خدمات متنوعة ولها عالقة بسجالت مارك ،التي تتراوح بين تقديم سجالت مارك الموجزة والكاملة. • أنظمة الشركة مناسبة الحتياجات المكتبات المدرسية ،والمكتبات العامة الصغيرة • تعتمد السجالت الببليوجرافية فيها على سجالت مارك من مكتبة الكونجرس • قدمت الشركة برنامج UNISONالذي يتضمن برامج إدارة المكتبة والمدرسة .وبرنامج Circulationوهو إلدارة عمليات تداول مصادر المعلومات في المكتبة ،ويتضمن عمليات اإلعارة ،والجرد ،والمواد المتأخرة، والغرامات ،و برنامج Catalog Plusإلتاحة الفهرس اآللي على الخط المباشر. الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -10نظام Brodart Automation • • يعرف هذا البرنامج باسم ، Brodart Precision One Integrated Systemوهورائجًفيً المكتباتًالمدرسيةً،والمكتباتًالعامة. تركز الشركة في خططها المستقبلية على تطوير نظام يعمل من خالل بيئة استخدام تعتمد على الرسوم ( GUI) graphical user interfaceالستخدامها مع أنظمتها ،لتتفوق على األنظمة التي تستخدمها حاليا وتعمل مع أنظمة يونكس .UNIX- based client server system -11نظام COMP anion • يعمل نظام COMP anion integratred automated systemsعلىًأجهزةًالماكنتوشً Macintosh Platformوهو نظام رائج بشكل خاص بين المكتبات المدرسية .ويركز نظام Alexandria Systemعلى تطوير شبكات المعلومات في مكتبات مدراس المناطق التعليمية أكثر من مكتبات مدرسية بعينها. • يقوم نظام COMPanionحاليا بإجراء االختبارات على عينة من المستفيدين testing a beta versionلتجربةًنسخةًجديدةًمنًنظامً.Alexandria system 4.0 • تقوم الشركة بتطوير مرباط تبادلي للعمل مع شبكة اإلنترنت Internet Web interfaceيتوقع االنتهاء منه قريبا الموردون الرئيسيون لألنظمة اآللية للمكتبات -10نظام OLIB • يعرف هذا البرنامج باسم ،وهوًرائجًفيًالمكتبات الجامعية والعامة • تركز الشركة في خططها المستقبلية على تطوير نظام يعمل من خالل بيئة استخدام تعتمد على الرسوم ( GUI) graphical user interfaceالستخدامها مع أنظمتها ،لتتفوق على األنظمة التي تستخدمها حاليا وتعمل مع أنظمة ويندوز. • يتمتع النظام بنسخة تعمل مع Internet Web interface -11نظام هورايزن • يعمل نظام المكتبات الجامعية. علىًأجهزةًالماكنتوشً وهو نظام رائج بشكل خاص بين عناوين بعض موردي األنظمة اآللية على شبكة اإلنترنت • Ameritech Library Services: http://www.amlibs.com • Best-Seller, Inc.:http://www.bestseller.com • Brodart Automatoin://www/brodart.com • Carl Corporation: http://www.carl .org • Data Research Associates, Inc.: http://www.dra.com • Data Terd, Inc.:http://www.datatrek.com • Edneavor Hnformation Systems, Hnc.:ttp://www.endinfosys.com • Ex Libris, Inc.: http://www.aleph.coil/welcom.html • Follett Software Company: http://www.follet.com • Gateway Software Corporation: http://www.imt.net/~gateway • Gaylord Information Systems: http://www.gaylord.com • GEAC Computers, Inc.: http://www.geac.com • GRC International, Inc.: http://www.grci.com • Information Dimensions: http://www.idi.oclc.org • Innovative Interfaces, Inc.:http://www.iii.com • Library Corporation: http://www.bibfile.com • SIRSI Corp.: http://www.sirsi.com • VTLS, Inc.: http//www.vtls.com • Winnebago Software Company: http://www.winnebago.com تقييم النظم اآللية • • • • • • • • • • • • سهولة االستخدام من جانب المستفيدين توافر القطاعات الوظيفية التطبيقية والنظم الفرعية اكتمال القطاعات الوظيفية الفرعية تكلفة النظام تكلفة العتاد الحاجة إلى مبرمجين محليين سمعة المتعهد في الصيانة سهولة االستخدام من جانب العاملين المواقع األخرى التي يمكن المقارنة معها الخبرة السابقة في التعامل مع المتعهد ما يتوافر من تدريب وتوثيق التحيز ضد المتعهد مراحل بناء نظام المعلومات تتبع عملية بناء نظم المعلومات أسلوبا علميا يتكون من مراحل متتابعة. وحتى يتحقق النجاح في عملية بناء نظم المعلومات فال يصح تجاوز أي من هذه المراحل ألن كل مرحلة تعتمد بدرجة كبيرة على نتائج المراحل التي تسبقها مراحل بناء نظم المعلومات -1التخطيط ووضع السياسات -2تطوير النظــام -3تشغيل وصيانة إدارة النظام -1التخطيط ووضع السياسات تطوير وبناء نظم جيدة للمعلومات له عالقة مباشرة بنمو وتطوير العمل بالمنشأة ،حيث أن الحاجة إلى إنتاج المعلومات أصبحت من المتطلبات األولية واألساسية للبقاء واالستمرار ،وليس فقط هدفا لتحسين الكفاءة ويمكن من خالل إدخال تقنيات الحاسوب ونظم المعلومات في أعمال أي منشأة تحقيق ما يلي : صحة وتكامل المعلومات. سرعة الحصول على المعلومات. زيادة كفاءة العاملين. تحسين الخدمات المقدمة. تقليل الهدر المادي. تحسين الخدمات المقدمة. تحسين االتصاالت اإلدارية. توفير المعلومات لمتخذي القرار بكفاءة وسرعة مناسبة. تحسين وتطوير األداء. تطوير أساليب أكثر فاعلية في األداة والتنظيم. دعم الخطط االستراتيجية -1التخطيط ووضع السياسات من أجل إدخال تقنيات الحاسوب وتطوير نظم المعلومات ألي منشأة ،فإنه يلزم توفر خطة إستراتيجية بعيدة المدى للمعلوماتية تتسق مع الخطة االستراتيجية العامة للمنشأة وبما يحقق أهداف وغايات المنشأة. يتضح من الشكل أن الخطة االستراتيجية المعلوماتية هي جزء من عدد من الخطط االستراتيجية المتكاملة التي تهدف في مجملها إلى تطوير العمل واألداء بما يحقق أهداف وغايات المنشأة أن مرحلة التخطيط والسياسات المتعلقة ببناء نظم المعلومات تتضمن قضيتين رئيسيتين هما : .1 التخطيط االستراتيجي لنظم المعلومات. .2 تحديد السياسة العامة لنظم المعلومات. 1-1التخطيط اإلستراتيجي لنظم المعلومات تهدف هذه المرحلة إلى وضع خطة استراتيجية لتطوير نظم المعلومات تحقق تكامل النظم وتزامن تطويرها بما يحقق أهداف المنشأة .ومن المهم في هذه المرحلة تحديد أهداف نظم المعلومات وربطها بأهداف المنشأة، فالهدف من بناء نظم المعلومات هو مساعدة المنشأة على تحقيق أهدافها. 2-1سياسات وخطط نظم المعلومات يتحدد في هذه المرحلة دور اإلدارة العليا والتزامها تجاه تطوير نظم المعلومات في المنشأة . يجب أن تتبنى اإلدارة العليا نظم المعلومات وتتعامل معها كمورد أساسي من موارد المنشأة مثلها مثل الموارد المالية والبشرية. كذلك يجب أن يتفهم جميع الموظفين والعاملين في المنشأة مدى التزام اإلدارة العليا نحو نظم المعلومات ،وان تعاونهم وتجاوبهم مطلب أساسي في جميع مراحل تطوير هذه النظم -2مرحلة تطوير النظـــم تتكون من ست مراحل متتابعة: .1تعريف وتحديد المشكلة .2 دراسة الجدوى -2مرحلة تطوير النظـــم .3 تحليل النظام .4 التصميم العام وتقويمه -2مرحلة تطوير النظـــم .5 التصميم التفصيلي للنظام .6 بناء وتنفيذ النظام بناء وتنفيذ النظـــام هي المرحلة األخيرة من مراحل تطوير النظام .وتتضمن هذه المرحلة كتابة البرامج الالزمة والتي تشمل عملية البرمجة لبناء برامج الحاسب التي تلبي المتطلبات المختلفة للنظام -3تشغيل وصيانة وإدارة النظام تحويل المعدات :ويتضمن هذا النوع من التحويل إحالل المعدات واألجهزة الجديدة محل أجهزة ومعدات النظام القديم تحويل المعالجة :ويقصد بذلك التحول من طرق معالجة المعلومات القديمة الى طرق المعالجة المطورة ( مثال ذلك :التحول من المعالجة اليدوية الى المعالجة اآللية) تحويل اإلجراءات :ويتضمن هذا التحويل تغيير كل من نوع األنشطة والتتابع الذي يتم به أداء هذه األنشطة ،واإلجراءات التي يتم تحويلها يمكن أن تكون إجراءات يدوية أو آلية (برامج حاسوب) -3تشغيل وصيانة وإدارة النظام وعادة يتم التحويل من النظام القديم الى النظام الجديد بإتباع طرق التحويل التالية: أ -التحويل المباشر :ويتم فيه التحويل الى النظام الجديد مباشرة مع عدم استمرار النظام القديم. وتعتبر الميزة الرئيسية لهذه الطريقة أنها غير مكلفة نسبيا .أما العيب األساسي فيها أنها تتضمن مخاطرة التحول السريع الى النظام الجديد. ب -التحويل المتوازي :في هذه الطريقة يعمل كال النظامين القديم والجديد معا في وقت واحد ولفترة زمنية محددة .وتتميز هذه الطريقة بتوفر درجة عالية من الحماية للمنشأة من أي قصور أو إخفاق في النظام الجديد ،إال أنها عالية التكاليف طوال فترة التحويل. ج -التحويل المتدرج :يتم فيها تنفيذ النظام داخل المنشأة على أساس تدريجي .مثل يمكن إنشاء وتنفيذ نظام إدخال الطلبات في منطقة بيع واحدة من المنشأة .واذا ثبت نجاح النظام ،ينفذ في منطقة أخرى ،وهكذا .ومخاطر فشل النظام في هذه الطريقة أقل من مخاطر الطرق األخرى ،إال أن فترة التحويل تصبح أطول من الالزم. د -التحويل الطوري المتداخل :تشبه هذه الطريقة طريقة التحويل المتدرج ،إال أن األسلوب يختلف في أن النظام ذاته يتم تجزئته وليس المنشأة .فمثال يتم تنفيذ أنشطة تجميع البيانات الجديدة مع تطوير حركة أوجه التداخل مع النظام .وهذا التدخل يسمح للنظام الجديد مكان جزء من النظام القديم . وتتميز هذه الطريقة بأن معدل التغير في المنشأة يكون أقل ما يمكن ،إال أن تكلفتها عالية وقد تؤدي إلى إرباك المنشأة. المتابعة والتقويــم أوال :المتابعة مجموعة العمليات المستمرة للتحقق من أن تنفيذ مشروع نظم المعلومات يتم وفق الخطة المعتمدة وبالخطوات المتفق عليها لتحقيق األهداف المرغوبة ،وان التنفيذ يتم بالكميات والنوعيات والتكلفة المقررة لذلك ،وفي حدود اإلطار الزمني المطلوب ،وبالجودة العالية وفقا للمواصفات والتصميمات السابق وضعها .ففي المتابعة يتم مقارنة ما تحقق فعال بما كان مخططا ،وبالتحديد التحقق مما يلي : .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 أن أن أن أن أن أن أن أن التنفيذ يتم وفق المعدالت الزمنية السابق جدولتها تكلفة األعمال في حدود الموازنة المعتمدة لذلك الخطوات التنفيذية تتم في إطار اإلرشادات العامة واألصول الفنية الصرف يتم في األوجه الصحيحة لإلنفاق التنفيذ يتم بالجودة العلية المطابقة للمواصفات الفنية التنفيذ يتم بمعدالت األداء النمطية السابق وضعها التنفيذ العيني مناسب لإلنفاق ووفقا للموازنات التقديرية مشاكل التنفيذ وعقباته يتم تصويرها ونقلها الى اإلدارة للتغلب عليها المتابعة والتقويــم ثانياً :التقويم -1تقويم مراحل التنفيذ: بغرض معرفة ما اذا كان التنفيذ يتم وفق الخطة الموضوعة أم ال .وبذلك تتحقق المتابعة الفعالة في تحذير وتنبيه اإلدارة بوجود مشكالت ،أو توقع مشكالت مستقبلية لمحاولة تداركها واتخاذ اإلجراءات التصحيحية للحفاظ على تقدم المشروع دون توقف .وعادة يتم تحليل أسباب حدوث مثل هذه المشكالت أثناء التنفيذ مثل: المشكالت اإلدارية أو الفنية أو المالية أو البشرية أو اإلجرائية … الخ. -2تقويم المشروع ككل: بغرض معرفة ما إذا كان المشروع بعد تشغيله قد حقق األهداف المرجوة منه أم ال .وكذلك البحث عن اآلثار غير المتوقعة التي قد تنتج عن تشغيل نظم المعلومات والتي لم تكن واضحة أثناء التخطيط .وعموما حتى يتحقق التقويم السليم لمشروع نظم المعلومات بوضوح وبصورة تمكن من قياس مدى تحققها. المهن المتعلقة بالحاسوب ونظم المعلومات • • • • • • • • • مدير نظم المعلومات مدير قاعدة البيانات محلل النظم محلل نظم متمرس مبرمج نظم مبرمج التطبيقات مهندس الحاسوب مشغل أجهزة الحاسوب مدخل البيانات للتواصل معنا د .جربيل بن حسن العريشي قسم علوم املكتبات واملعلومات كلية اآلداب -جامعة امللك سعود الرياض – اململكة العربية السعودية [email protected]