آموزش و اجرای پروژه 5S آراستگی محیط کار تهيه كننده : نرگس متقي كارشناس بهداشت محيط و رابط اجراي پرو ژه در بيمارستان شهيد هاشمي نژاد
Download ReportTranscript آموزش و اجرای پروژه 5S آراستگی محیط کار تهيه كننده : نرگس متقي كارشناس بهداشت محيط و رابط اجراي پرو ژه در بيمارستان شهيد هاشمي نژاد
آموزش و اجرای پروژه 5S آراستگی محیط کار تهيه كننده :نرگس متقي كارشناس بهداشت محيط و رابط اجراي پروژه در بيمارستان شهيد هاشمي نژاد مقدمه آراستگی و پاکیزگی از اساس ی ترین ارکان نظام زندگی انسانهاست که با رعایت آن می توان به بهره وری باالتر در هر زمینه زندگی شخص ی یا کاری دست یافت. امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط کار ( )5Sمی توان تمیز و نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد ، شایسته دست یافت. ساماندهی محیط کار زیربنای پیاده سازی سیستم های نوین مدیریتی مانند مدیریت کیفیت ،بهداشت محیط زیست ،ایمنی و بهداشت حرفه ای( )HSEاست. این اقدام مجموعه ای از عملیات و فعالیتهایی به ظاهر ساده است و به دلیل همین سادگی همیشه خطر نادیده گرفتن در آن وجود دارد نکته مهمی که در این فرایند وجود دارد و باید به عنوان یک فرهنگ اساس ی در محیط کار نهادینه شود این است که همه کارکنان در تمامی سطوح می بایست احساس کنند که ساماندهی محیط کار یک مسئولیت اضافی و فوق العاده نیست بلکه بخش ی از کار روزمره آنان محسوب می شود و کاری نیست که عده ای دیگر مسئول و موظف به اجرای آن باشند . تعریف : 5S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان استفاده می شود .که این نظام اولین بار در کشور ژاپن پس از جنگ جهانی دوم انجام شد . هر Sبیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی محیط کار است هدف : 5S ارتقاء کیفیت کار و در نتیجه بهره وری باالی نیروی انسانی تغییرات 5s در خدمات ،نیروی انسانی و محیط کار خدمات • كاهش ضايع شدن خدمات ناش ي از نابساماني و درهم ريختگي. • جلوگیري از انبارشدن بيهوده ،گم شدن ،ضايع شدن مواد، قطعات ،ابزار پزشکی و فني و اداري. • دسترس ي آسانتر به اسناد ،قطعات و ابزار موردنياز. جلوگیري از استفاده اشتباه و نابجا از مواد و مخصوصا مايعات و مواد شيميايي. جلوگیري از خرابي و كاهش طول عمر ماشین آالت و ابزار. ايجاد و ترويج فرهنگ پيشگیري بجاي درمان ،و نگهداري بجاي تعمیر. كاهش هزينه هاي ناش ي از توقف ،خرابي ،دوباره كاري، تعمیر ،ضايعات. نیروي انساني • افزايش روحيه نشاط و شادابي و تندرستي كاركنان • كاهش خستگي و آزردگي رواني ناش ي از آلودگي و بي نظمي محيط كار • بهبود ارتباطات بین افراد در محيط كار • حفظ آراستگي همكاران تقويت حس وظيفه شناس ي واطمينان از اجراي ضوابط و مقررات دقت در وقت شناس ي و جلوگیري از اتالف آن استقرار فرهنگ عادت به پاكیزگي و نظم و انضباط محيط كار • صرفه جويي در فضاي اشغال شده توسط تجهیزات و امكانات و ابزار • ايمن شدن محيط كار و جلوگیري از حوادث و سوانح كار • بهداشتي شدن محيط كار و رفع آلودگيهاي آن • آماده بودن هميشگي محيط كار جهت بازديدها وسركشيها گام او ل تشخیص seiri موارد ضروری عملیات مورد نیاز طبقه بندی فورا" دور انداخته شود اقالمي كه فاقد ارزش بوده و به راحتي دور انداخته مي شود. برنامه ریزی جهت اقدام به فروش یا مزایده اقالمي كه قابل فروش هستند ی عودت به انبار مرکز اقالمي كه در يك واحد قابل استفاده نبوده وليكن در ساير قسمت ها قابل استفاده است موارد غیر ضروری طبقه بندی طبقه بندی در محل كار و در دسترس نگهداري شده يا با خود حمل كنيد. اقالمي كه مرتبا" استفاده مي شوند( روزانه يا هفتگي ). آنها را در محل كار و مكاني كه از مركزيت برخوردار است نگهداري كنيد اقالمي كه بعضا" مورد استفاده قرار مي گیرند( ماهانه يا 6ماه يكبار) به صورت جداگانه در محلي دورتر با داشتن برچسب شناسايي نگهداري شود( اتاق بايگاني راكد) اقالمي كه استفاده نمي شوند وليكن ميبايست نگهداري شوند.. موارد ضروری اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلی بر می خورید که مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. لوازمی مانند تختهای معیوب یا کمدهایی که شکسته و مورد استفاده نیست ،فرمهایی که دیگر به کار ما نمی آیند و ماشین حسابی که مدتی است خراب است یا س ی دی هایی که دیگرنیازی به آنها نداریم داخل کشو یا روی میز رها شده اند. باید با آموزش صحیح به کارکنان ،از انباشته شدن وسایل غیرضروری در بخش ها ،واحدها و دفاتر ،کشوی میزها، کمدها و زوایای مخفی تجهیزات جلوگیری کرد .با توجه به اینکه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن برخی وسایل، ممکن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده باالتر باشد ،می توان فهرست هایی از این وسایل تهیه و پس از تکمیل ،آنها را برای تصمیم گیری نهایی برای مدیر ارسال و سپس اقدامات الزم را دنبال کرد . اولین اقدام : در بر ررراي كمر ررك بر رره ت ر ررميم گیر ررري خ رو دورريخرتن و يرا نگهرداري اشررياء،از تكنيررك Red Tag استفاده مي شود. عمليات Red Tag .1در ابت د ددداي ه د ددر م د دداه ب د ددر روي تم د ددامي اش د دديا و ل د ددوازم ي د د Red Tagمي چسبانيم. .2در طددول مدداه هددر زمددان كدده از وسدديله اي اسددتفاده كددرديم ( Red Tagبرچسب ) آن را برمي داريم. .3در پايد ددان مد دداه تصد ددميم مد ددي گید ددريم كد دده لد ددوازمي كد دده هند ددوز Reg Tagبر روي آنها هست مدورد نيداز مدي باشدند يدا خیر. فنگ شویی قدمت بسیار زیاد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد .طبق اصول این روش ،آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها و بی نظمی ها در محیط مورد بررس ی قرار می گیرد. بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی در هر محیط ناش ی از سه عامل آلودگی فیزیکی ،انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است که این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است . Seiri پاكسازي لوازم غیر ضروري ضروري نيست اما ... لوازم ضروري عمليات Red tag انبار موقت Seiton نظم و ترتيب گام دوم :ترتیب ()SEITION بعبارتی نظم و ذخیره سازی و استقرار کارکردی و حذف نیاز به جستجو استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت 30ثانیه استاندارد کردن امور پرونده ها نشانه گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیا استفاده از پوششهای شفاف یا تلقی که براحتی داخل آن دیده شود هر چیز که زودتر آمده زودتر می رود نظم و ترتیب در تابلوهای اعالنات تجهیز میزهاي افراد به ملزومات اداري و اشيائي كه غالبا" استفاده مي شوند. - معرفي افراد توسط برچسب های دیواری یا رومیزی. - جمع آوري و مهار سيم ها توسط لوله هاي خرطومي ،بست مخصوص و دا كت زميني جهت ساماندهي سيم ها و جلوگیري از خراب شدن آنها. - سهولت دستيابي به مدارك داخل زونكن ها با نصب ليبل مخصوص بر روي آنها. - برچسب گذاري و شناسايي كليه ،فايل ها ،قفسه ها و كتابخانه ها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد. استقرار زونكن سه گوش براي كاغذ هاي يكرو سفيد در كنار پرينتر. - استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گیرد ،استفاده از كتابخانه يا قفسه هاي مخصوص جهت قرارگرفتن كتابها، جزوات و دستورالعمل ها. - كليه اتاق ها مجهز به ساعت ديواري ( حتي االمكان متحدالشكل ) باشد. استقرار تابلو اعالنات اختصاص ي 5sدر محل هرتيم جهت ايجاد فرهنگ نوين سازماني ( نصب اطالعيه ها ،موارد آموزش ي و ) ... - استفاده مجدد از كاغذهاي ي رو سفيد جهت كاهش مصرف كاغذ. - نصب ليبل ( ورودي _ در دست اقدام _ خروجي ) بر روي كازيه جهت سهولت دستيابي به مدارك. - نصب ليبل ( اداري _ شخص ي ) بر روي كشوهاي میز جهت سهولت دسترس ي به لوازم و ملزومات با رعایت حفاظت ایمنی رعايت نظم و ترتيب در تابلو اعالنات. - طراحي اعالنات به طوري كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن ،طراحي زيبا و خوانا بودن) . - استقرار هر چیز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استقرار و طبقه بندي فرم ها در قفسه هاي مخصوص). - مرتب كردن اقالم و وسايلي كه روزانه با آن سروكار داريم. - مشخص شدن محل استقرار خودروهاي سازمان و ارباب رجوع زير شيشه میز افراد مي بايست عاري از هر گونه كاغذ يادداشت ،دستورالعمل و ...باشد ،در صورت نیاز فقط موارد خیلی ضروری - در كليه واحدها ي عدد تابلوي اعالنات با برچسب مخصوص جهت ايجاد فرهنگ نوين سازماني نصب گرديده است. - قرار دادن صندلي پشت میز كار در هنگام ترك محل كار. - آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( قانون 30 ثانيه ). - طراحي جانمايي میز كاري افراد و نصب آن بر روي تابلو اعالنات واحد. - تمامي ديوارها عاري از هر گونه تقويم ،كاغذ، يادداشت و ...بوده و در صورت لزوم نصب اعالميه يا هر اطالعات ديگر مي بايست برروي تابلوي مخصوص قرار گیرد. 30 Second Rule 30 قانون ثانيه نمونه فعاليتهاي اجراي نظم و ترتيب گام سوم تنظیف (:)SEISO این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5دقیقه الزامی است. پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی بینند. انجام بازبینی و پاکیزه سازی و رفع مشکالت جزیی تعريف مسئوليت هاي تمامي افراد براي پاكیزگي محل كار( حفظ نظافت و پاكیزگي محيط كار هر ي از پرسنل ،پاكیزگي و نظافت البسه ،پاكیزگي كامپيوترها) - استفاده از اسپري و دستمال مخصوص جهت نظافت كامپيوترها - استفاده از كاور براي كامپيوترها در صورت وجود آلودگي گرد و غبار در محل كار - انجام بازبيني و پاكیزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات انواع آلودگي ها عبارتند از : آلودگي گرد و غبار آلودگي دود آلودگي نور آلودگي صوتي و ... گام چهارم تثبیت ):)SEIKETSO به معنای استاندارد سازی مستمر ،حفظ ونگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصالح دائمی سه بعد تشخیص ،ترتیب و تنظیف است. بدون استاندارد سازی ،محیط به وضعیت قبلی خود یعنی یک محیط بی نظم و آشفته باز می گردد. عالمات و نشانه های تایید کننده عالمتگذاری محدوده های خطر بر روی اندازه نماها بر چسب های حرارتی عالمات نشان دهنده جهت بر چسبهای نشان دهنده جهت های باز و بسته شدن بر چسبهای نشان دهنده ولتاژ رنگهای هشدار دهنده تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه برچسبهای نشان دهنده مسئولیت افراد نمایه گذاری با رنگها استقرار اشیا به نحوی که بتوان آنها را چشم بسته پیدا کرد ،بکار برد وکنترل کرد تقویم ها و سررسیدهای 5S استفاده از عالئم و نشانه ها ( عالئم نشان دهنده جهت و راهنما) - استفاده از عالئم مربوط به تجهیزات خاموش كننده (عالئم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و را هنماي سيستم اطفاي حريق، تابلوهاي سيگاركشيدن ممنوع) - تمهيدات پيشگیري از خطا و اشتباه(آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر ،تدوين دستورالعمل هاي كاري براي استفاده از تجهیزات ويژه) تدوين دستورالعمل اجراي سيستم ( آئین نامه) - تدوين دستورالعمل بايگاني راكد اسناد - 5s تدوين نظامنامه - 5s تشكيل جلسات كميته راهبري ،بررس ي نتايج بازرس ي هاي دوره اي و اخذ تصميمات الزم براي پيشبرد اهداف - درنظر گرفتن شاخص هاي ارزيابي واحدها ،تعيین واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهانه پرسنل به امر پاكیزگي محل كار استفاده از ابزارهاي مناسب جهت نگهداري سيستم ( استفاده از فرم " اعالم وضعيت مطلوب" و فرم " اعالم عدم انطباق ارزيابي هاي فردي و ) ... - تمرين نظم و ترتيب ( آموزش ،نظارت مستمر ،ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط) - تمرين وقت شناس ي( آموزش استفاده بهينه از زمان ) - نگرش مديريت به فضاي هاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار) گام پنجم تکلیف ()SHITSOKE نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین که رعایت این اصل موجب رعایت نزاکت ،ادب و رفتار خوب سازمانی می گردد. محیط با انضباط محیطی است که در آن به حقوق یکدیگر احترام گذارده شود پاکیزه سازی همگانی تمرین وقت شناس ی تمرین نظم و ترتیب پوشیدن کفشهای ایمنی مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها تمرین ارتباط و تلفن دفترچه راهنما توجه به زیبائی ها و رعایت ظواهر تمرین اقدامات اضطراری ممیزی ساماندهی به منظور کسب اطمینان از انجام فعالیتهای مشخص شده مطابق برنامه و کسب نتایج مورد نظر الزم است که به صورت ً دوره ای (مثال هر سه ماه یکبار و یا هر شش ماه یکبار) ممیزی ساماندهی با برنامه از پیش تعیین شده ای انجام شود. پس از انجام ممیزی چنانچه موارد عدم انطباقی مشاهده شد می بایست در برگه هایی با شکل استاندارد مشخص شده به اطالع مسئولین قسمتها برسد. پس از انجام ممیزی و اعالم موارد عدم انطباق مسئولین نیز باید نسبت به انجام اقدامات اصالحی در برطرف کردن ایرادها اقدام کنند .پس از انجام اصالحات می بایست تیم ممیزی دوباره به مکانهای مورد نظر مراجعه و ممیزی مجدد را انجام دهند .برای هر چه بهتر اجرا شدن ممیزی و ایجاد انگیزه برای کارکنان باید جوایزی به صورت مادی و معنوی برای پرسنل و بخش ها و قسمت های برتر که تالش بیشتری برای ساماندهی خود انجام داده اند در نظر گرفته شود . کار پیشنهادی برای یک سازمان اگر عالقمند به اجرای این برنامه هستید می توانید اقدامات زیر را انجام دهید : - 1تعیین فردی عالقمند و پویا به عنوان مسئول ساماندهی سازمان - 2انتخاب اعضای تیم از بین افراد منضبط ،عالقمند و صاحب نفوذ واحدها و بخش های مختلف سازمان مانند عملیات اداری، خدمات ،خدمات فنی ،ایمنی ،روابط عمومی سازمان و تشکیل تیم ساماندهی - 3آموزش اصول Five Sبه اعضای تیم (در مراحل بعد ،این آموزش باید به وسیله اعضا به سایرین منتقل شود -4برنامه ریزی و تهیه طرح عملیاتی )(Action Planبرای اجرای ساماندهی محیط کار سازمان - 5بررس ی کلی و مشخص کردن نابسامانی های سازمان - 6تقسیم کار بین اعضا (بهتر است کل سازمان به مناطقی تقسیم و مسئولیت هر منطقه به یکی از اعضا واگذار شود - 7تکمیل طرح عملیات کلی و تهیه برنامه زمان بندی -8تهیه فهرست وسایل غیرضروری در فرم مخصوص با هماهنگی و همکاری مسئوالن هر قسمت -9عملیات برچسب گذاری وسایل غیرضروری -10ارایه فهرست وسایل غیر ضروری برای تعیین تکلیف -11خارج کردن وسایل غیرضروری از قسمتها -12تشکیل تیم های فرعی و تخصص ی برای طراحی الگوها و ایجاد نظم در سازمان -13انجام عملیات نظافت شامل عملیات ساختمانی ،رنگ آمیزی، شستشو و... -14تهیه و تدوین استانداردهای الزم با همکاری افراد فنی و متخصص سازمان برای اجرای بهتر و سیستماتیک و سهولت بیشتر در انجام کارها -15تعیین ممیزین ،اعالم برنامه ممیزی و انجام ممیزی همه قسمتها و مشخص کردن نقایص احتمالی -16تشویق پرسنل و قسمتهای برتر و معرفی آن در سطح سازمان -17بهبود مستمر و آموزش مستمر برنامه ها و ایجاد فرهنگ ساماندهی در کل سازمان 5S تجلی آرامش ،آسایش و مودت در محیط کار