Transcript Procedimiento general para la toma de muestras. Manual de calidad para el control de mercado Alejandro Salcedo Aznal.

Procedimiento general para la toma
de muestras.
Manual de calidad para el control de
mercado
Alejandro Salcedo Aznal
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD/PERSONA
FASES
Responsable
Unidad
INICIO
Análisis viabilidad
no
Decisión
Viabilidad
Archivo
si
Responsable
inspección
Responsable
unidad
FASE PREPARACIÓN
FASE EJECUCIÓN
Ejecución Toma Muestras
Actas
Informes
Continúa...
Inspectores
DIAGRAMA DE FLUJO (cont.)
Viene pág. Ant.
Registro
Persona designada por resp. unidad
Almacenamiento
Responsable almacén
Acondicionamiento
/Envío laboratorio
Responsable inspección
Recepción boletines
Archivo
no
Evaluación
resultados
R.insp y unidad
Decisión T.M.
R.Unidad
Comunicación
interesado
inspectores
si
Procedimiento V.3
MOTIVOS PARA
SELECCIÓN DE LAS
MUESTRAS
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
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
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
RED DE ALERTA.
RESULTADOS DE CAMPAÑAS
NACIONALES/AUTONÓMICAS CON O
SIN ENSAYOS.
DENUNCIAS Y RECLAMACIONES.
NUEVAS NORMATIVAS.
NUEVOS PRODUCTOS.
OTROS ESTUDIOS DE MERCADO.
COLABORACIÓN CON OTRAS
AUTORIDADES.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Estudio de viabilidad
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Efectuado por el técnico inferior al responsable
de unidad
Antecedentes .
Carácter de la muestra (indicativa o reglamentaria)
Normativa aplicable
Posibilidades técnicas del análisis (Doc. Técn, de
requerimientos laboratoriales)D.R.L.
Acondicionamiento y transporte de las muestras
(ídem)D.R.L.
Medios materiales para la toma de muestras
Disponibilidad de personal
Coordinación con otras unidades
Estudio económico
Adecuación de fechas
PROCESO SELECCIÓN C. S. M.
SOLICITUD PROPUESTAS
SS.PP.
(D.G.C.)
Septiembre
PROPUESTAS
SS.PP.
ANALISIS DE VIABILIDAD
Análisis de la propuesta
(D.G.C.)
Octubre
OPORTUNIDAD
TÉCNICA ANALÍTICA
Propuesta D.G.
Octubre
ECONÓMICA
REUNIÓN COORDINACIÓN
NUEVA
PROPUESTA
D.G.C
Noviembre
Propuesta
CONSENSUADA.
Análisis de la propuesta
(C.I.C.C.)
NO
Enero
ACEPTAC.
SI
DE MERCADO
D.G.C. CC.AA.
PROCESO SELECCIÓN C. R. M.
SOLICITUD PROPUESTAS
SS.PP.
(D.G.C.)
Septiembre
PROPUESTAS
SS.PP.
ANALISIS DE VIABILIDAD
Análisis de la propuesta
(D.G.C.)
Octubre
OPORTUNIDAD
TÉCNICA ANALÍTICA
Propuesta D.G.
Octubre
ECONÓMICA
REUNIÓN COORDINACIÓN
NUEVA
PROPUESTA
D.G.C
Noviembre
Propuesta
CONSENSUADA.
Análisis de la propuesta
(C.I.C.C.)
NO
ACEPTAC.
Enero
SI
Elaborac.
Protocolos
D.G.C. CC.AA.
PROTOCOLOS
DE MERCADO
ANALISIS DE VIABILIDAD
DE LA PROPUESTA
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

CRITERIOS DE OPORTUNIDAD
VIABILIDAD ECONÓMICA
VIABILIDAD TÉCNICA
Competencial.
 Analítica.


VIABILIDAD EN EL MERCADO
¿Cómo?
 ¿Dónde?

Preparación de la Toma de Muestras




Persona que la realizará
Cronograma de actuaciones
Revisión normativa
Estudio documental
Preparación de la Toma de
Muestras II



D.R.L.:

Documentos de
requisitos
laboratoriales.

Carácter de la T.M.
Medios de pago
Medio de locomoción y requisitos
especiales de las muestras (D.R.L)
Material para la toma, el transporte y el
acondicionamiento.
Documentos necesarios:





actas,documentos de abono
Criterios de selección de la muestra.
Aleatorio o dirigido.
Criterios de selección del
establecimiento. Aleatorio o dirigido.
Criterios de sustitución
Documentación a requerir al inspec.
(facturas, albaranes)
Preparación de la Toma de
Muestras III




Conservación de la muestra (D.R.L.)
Laboratorio que realizará el análisis
Fecha y plazo para la remisión
Documento de ejecución.
Fase de ejecución I


A realizar por los inspectores
Siguiendo la orden de servicio
Fase de ejecución II
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


T.M. En presencia del compareciente
siempre
Asegurarse que existe suficiente
cantidad de producto
Cumplimentar etiquetas, precintos,
bolsas y actas.
Firmas; caso negativa a la firma:
Informar de su obligación y consecuencias de la
negativa.
De persistir: buscar testigos
Fase de ejecución III
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

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
Embalado, precintado,
etiquetado,”lacrado” si es el caso y
numerado de los ejemplares de la
muestra.
Acondicionamiento para su transporte
según el D.R.L.
A tener en cuenta el documento de
formalización de ejemplar de muestra
Abono de las muestras.
Redacción del documento de la
inspección.
Reflejar bien claro donde se depositan
las muestras .
Reflejar en acta también, si se quiere
que el compareciente presente
documentación y cuando, así como las
consecuencias de la no presentación.
Fase de ejecución IV
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



Lectura del acta
Solicitar alegaciones
Firma del acta; caso de negativa ídem a
lo anterior.
Entrega de copias; también si se ha
negado a firmar.
Despedida con corrección
Traslado de las muestras a la unidad.
Fase de registro



Entrega de las muestras
al mismo que realizó el
estudio de viabilidad
Si existiese alguna
incidencia sobre lo
establecido en la orden
de servicio se hará saber
en informe
complementario.
Cumplimentación de la
orden de ejecución

Datos del registro:











Nº de registro
Fecha
Nº del acta
Inspectores actuantes
Nº ejemplares de la muestra
Causa de la toma de muestras
Producto y fecha de duración
Fabricante, importador,
envasador, con domicilio
Establecimiento de la T.M. Y
domicilio
Características especiales del
producto
Documentos que acompañan
al acta
Fase de almacenamiento
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
Existirá un
responsable
Recepcionará la
muestra y la orden
de ejecución
Colocará la muestra
en el almacén
Cumplimentará su
parte de la orden de
ejecución.
Deposito provisional
de las actas de T.M.
El almacén dispondrá
de cerradura; la llave
la tendrá el
responsable del Alm.
Y el de la unidad.
Registro de almacén:
Nº registro
 Fecha registro.
 Producto
 Nº acta
 Ubicación
 Nec.conservación
 Nec.
Acondicionamiento.
 Laboratorio destino
 Fecha para envío.

Fase de
acondicionamiento y
envio
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
Envío al laboratorio firmado por
responsable de la unidad
Documento de envío normalizado
Fase de evaluación
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

Recepción de boletines analíticos.
Unión a la copia del acta de toma
de muestras.
Estudio de resultados.
Orden de ejecución
Orden de ejecución
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
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
Propuesta de la toma de muestra
 Firmada por el Jefe de Servicio.
Estudio de viabilidad
 Firmada por el técnico o jefe de sección.
Decisión de actuación.
 Firmada por el Jefe de Servicio.
Instrucciones de ejecución.
Registro
Firmado por los inspectores.
Almacenamiento
 Firmado por el responsable.
Acondicionamiento y envío al laboratorio.
 Firmado por el responsable de los envíos.


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