Estructura del Almacén

Buenas Prácticas de Almacenamiento, Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud.

Ing. Alejandro Vargas Q.

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Alcance: El tener un almacén que cumpla los aspectos regulatorios y nos permita operar eficientemente, toma una importancia relevante para garantizar los productos a comercializar: 2

Aspectos a Revisar: Determinación de requerimientos Adquisición, recepción y almacenamiento de insumos Preparación y surtido de insumos y materiales de acondicionamiento Acondicionamiento del producto Almacenamiento del producto Transporte y Distribución 3

Determinación de requerimientos



Dimensionamiento.

Capacidad • En función de los productos a almacenar: tamaño, cantidad, demanda, nivel de servicio, layout, etc.

Equipo para operar en el almacén • Traspaletas, montacargas, tarimas, racks, estantes, anaqueles, bandas transportadoras, etc.

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

Determinación de requerimientos

Organización

Estructura de Personal Responsable Sanitario Procedimientos de operación Indumentaria • Calificada en base a experiencia, formación y capacitación para las diferentes funciones.

• Reconocido ante la COFEPRIS y asegurará que el almacén cumple las normas sanitarias vigentes.

• Para establecer las actividades considerando la seguridad personal y del producto.

• Ropa de trabajo y equipo de protección personal 5

Determinación de requerimientos



Areas y Layout

Recepción e inspección de insumos Almacenamient o • Producto aprobado • Producto no conforme • Producto devuelto • Museo de muestras Surtido de Pedidos Distribució n 6

Determinación de requerimientos



Areas y Layout (cont.)

Acondicionad o Control de Calidad Bóveda de productos controlados Vestidores, sanitarios y baños Comedor 7

Determinación de requerimientos



Areas y Layout

El almacén debe ser diseñado, construido y conservado de acuerdo con las operacione s que en él se efectúen; su diseño y construcción o adecuación debe permitir: Limpieza Orden Mantenimient o Prevención de contaminación y mezcla de insumos y productos 8

Determinación de requerimientos.



Sistemas críticos

Las sistemas críticos de un almacén son relativamente sencillos y dependerán de si solo se hacen labores de almacenamiento o almacenamiento y acondicionamiento (con o sin envasado de granel) y de las características de los productos.

Control de Temperatura Control de Humedad Relativa Sistema de Aire

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Determinación de requerimientos.



Sistemas críticos (cont.)

En caso de efectuarse operaciones de envasado solo hacerse a

granel de sólidos no estériles

expuesto y como requisito, el y si este queda área debe contar con: podrá a. Sistema de Inyección y extracción de aire y que permita el balance de presiones diferenciales.

b. Indicadores de presión fijos y calibrados.

c. Calificaciones de las áreas respecto a la instalación y operación y el sistema de aire validado.

Si entre los productos hubiera alguno de sistemas

alto riesgo

críticos deben ser independientes de los normales.

sus 10

Determinación de requerimientos.

 Diagramas de Flujo Los flujos de personal, insumos, productos y deshechos deben ser identificados de acuerdo a un orden acondicionamiento y lógico y secuencial, de acuerdo a los procesos de almacenamiento, distribución y deben evitarse los flujos cruzados.

Los almacenes no deben ser usados como vías de paso para personal y materiales.

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Adquisición, recepción y almacenamiento de insumos.

 Control de Proveedores e Insumos.

Es necesario contar con un Sistema de Calidad Interno que nos permita garantizar que los proveedores y fabricantes de insumos sean evaluados antes de ser aprobados e incluidos en la lista de proveedores.

    Historia documentada del proveedor en cuanto a la calidad de los insumos.

Muestreo, inspección y dictamen al ingreso de los insumos.

Solo usar insumos que han sido aprobados.

Certificado de liberación del fabricante.

Control de cada partida de insumos por medio de # de lote.

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Adquisición, recepción y almacenamiento de insumos.

   Almacenamiento.

Almacenar los insumos sobre tarimas y en racks o anaqueles que faciliten su identificación, limpieza, inspección y manejo. Acorde a los PNO’s autorizados.

Identificaciones de insumos claras y estos por medios separación de físicos y/o sistemas de control.

 Control de materiales : • FIFO (Primeras Entradas – Primeras Salidas).

• FEFO (Primeras Expiraciones – Primeras Salidas).

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Adquisición, recepción y almacenamiento de insumos.

 Almacenamiento. (cont.)    Insumos

caducos o no conformes

, deben estar perfectamente identificados y segregados en un área específica para su posterior destrucción.

Registros de Inventarios, que permitan: • Conciliación de cantidades.

• Rastreabilidad por lote.

Realizar conciliaciones periódicas (inventarios físicos vs libros) y las diferencias fuera de límites, realizar las investigaciones correspondientes y emitir un reporte.

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Preparación y surtido de insumos y materiales de acondicionamiento.

 Solo surtir material que este aprobado.

  Personal perfectamente capacitado y autorizado.

Cada material surtido debe ser: medido, pesado o contado con exactitud y que quede un registro.

 estar Cada insumo identificado:  Nombre.

    de una orden Cantidad y unidad de medida.

Fecha del Surtido y quien surtió.

surtida debe Lote interno.

Nombre y Lote del Producto en que será usado.

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Preparación y surtido de insumos y materiales de acondicionamiento.

Los insumos y productos preparados acondicionamiento deben mantenerse en un para área destinada para ello, separados por lote del producto en que serán usados.

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Acondicionamiento del producto.

En el caso de medicamentos, solo esta permitido el acondicionamiento de

No Estériles Sólidos

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Acondicionamiento del producto.

  Usar los materiales especificados en la orden y las instrucciones establecidas en ésta.

 Cada producto debe contar con un # de Lote y Fecha de Caducidad.

 Debe hacerse aprobados.

Las instalaciones de acuerdo deben reunir a procedimientos las condiciones adecuadas para prevenir: defectos del producto, errores, contaminación o mezclas de producto.

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Acondicionamiento del producto.

 Solo acondicionar un lote y previo despeje de línea.

 justificados, documentados responsable sanitario.

presentación por vez, En caso de sobrantes de materiales, estos deben ser y aprobado por el   Si hay material sobrante ya rotulado/codificado, este debe

separarse y destruirse

.

Esta registros destrucción debe documentarse y estos ser parte del expediente del lote acondicionado.

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Almacenamiento del producto.

Nuestro almacén debe ser una área que garantice la integridad de nuestros productos y sea eficiente para reducir nuestros costos de operación.

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Almacenamiento del producto

.

Se deben establecer las condiciones de almacenamiento y manejo de los productos a lo largo de toda la cadena de distribución.

El Almacén debe contar con:     Capacidad y las condiciones de temperatura y humedad relativa requeridas para conservar el producto.

Medidas de seguridad pertinentes de acuerdo al tipo y volumen de productos.

Areas de almacenaje, pasillos y delimitadas.

áreas para el equipo Si hay productos controlados, bóveda de seguridad resguardada bajo llave y acceso restringido.

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Almacenamiento del producto

.

El Almacén debe contar con: (cont)   Cámaras de refrigeración (de requerirse) con generadores de energía independientes, para proporcionar energía eléctrica en caso de fallo del sistema general principal.

 Equipo para almacenaje.

Racks/Estanterías.

 Tarimas .

    Traspaletas.

Montacargas.

Sistema de Ubicaciones y Control de Existencias por Lote.

etc.

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Almacenamiento del producto.

Las tendencias actuales del mercado encaminadas a pedidos con el menor van número de unidades, una mayor frecuencia y un tiempo de entrega lo mas corto posible.

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Transporte y Distribución.

    Transportes exclusivos para transportar insumos para la salud.

Construidos con materiales resistentes a la impermeables y de fácil limpieza.

corrosión, Limpios, en buen estado de uso y impidan la entrada y conservación y que proliferación de fauna nociva.

Si son requeridos transportes refrigerados, estos deben estar calificados y con controles transportados se mantienen dentro gráficos de temperatura y HR, que demuestren que los productos de las especificaciones recomendadas.

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Transporte y Distribución.

Los costos operativos toman una relevancia en nuestros procesos financieros y de servicio al cliente y nuestra orientación debe de estar dirigida a: Incrementar el Servicio al Cliente.

Reducir/eliminar los errores en el surtido y reducir los tiempos de ciclo.

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Transporte y Distribución.

Por lo que no debemos descartar el incrementar la tecnología en nuestros almacenes, utilizando:      Capacitación constante.

Un sistema confiable de Control de Existencias (ERP).

Controles por Códigos de Barras o Radio Frecuencia.

Automatizar el almacenaje y surtido de pedidos.

…...

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