Transcript FALTANTES? - PRODELCORP

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FASES DE ALMACENAMIENTO
Recepción
Habiéndose establecido el Que, el Cuándo, y
el Cómo: como resultado de la negociación
en la Compra, el Almacén deberá estar
dispuesto y en condiciones de Recepcionar
la mercadería de acuerdo a los parámetros
establecidos, para lo cual deberá de
disponer del personal adecuado e idóneo
para la recepción y verificación de las
mercaderías recibidas, teniendo presente:
Recepción
 Contrastar con la orden
de compra o similar.
 Examinar registros,
sellos, embalajes, etc.
 Contar los paquetes,
bultos y/o el equipo
recepcionado.
 Pesar los bulto, anotando
el peso en las guías y en
el bulto
 Anotar: Nombre de la
persona que entrega,
placa del vehículo, fecha y
hora de recepción.
Verificación y control de calidad
Retirar los bienes del embalaje.
Verificar cantidad y calidad
conforme a la o/c.
La comprobación se realiza en
presencia de quien entrega.
Si necesitara mayor tiempo,
firmará la guía dejando
constancia de ello.
La conformidad de la recepción
será firmada en el rubro
respectivo de la orden.
Observaciones
Levantar un acta de observaciones,
indicando cuales son.
Otorgar al proveedor un plazo prudente
para la subsanación en función a la
complejidad. Dicho plazo no podrá ser
menor a dos (2) días ni mayor de diez (10)
días.
Si el contratista no cumple con la
subsanación, la entidad podrá resolver el
contrato.
SBN: ENTE RECTOR
EL REGISTRO
PATRIMONIAL
Almacenaje
 Esta función, poco conocida pero muy significativa
en el almacén, es la que se refiere al movimiento de
mercaderías para ubicarlas y darle un espacio físico
que se ha dispuesto para el efecto en el recinto, lo
que entenderemos como la distribución interna
considerando el espacio físico disponible, rotación
de la mercadería, tamaño de del embalaje o
unidades, peso de los mismos, para lograr una
adecuada protección, con la seguridad necesaria,
para luego sea de rápida distribución y entrega al
usuario en el momento oportuno.
Internamiento
 Ubicar los bienes en los
lugares previamente
asignados.
 Considerar: período de
vencimiento, dimensión,
peso. No dispersar bienes
del mismo tipo.
 De no contar con ambientes
especiales requeridos,
internarlos en otros
organismos, bajo
responsabilidad por su
custodia.
 El jefe del almacén efectúa
la constatación del ingreso
y da la conformidad.
MEZZANINE SOBRE ESTANTERIA
ROTACION DE INVENTARIOS
PEPS
RACK CON RIEL INCLINADO
ROTACION DE INVENTARIOS
UEPS
RACK CON RIEL INCLINADO
Registro y control
 Sin un adecuado sistema de Control que debe ser
ejercido el que debe consistir en mantener un
estrecho control de los procedimientos y funciones
desarrolladas en el interior, implicando el ejercicio
de un control efectivo de las especies que deben
estar en las condiciones optimas y en la cantidad
que corresponde según los registros administrativo
como también desde afuera del mismo.
Registro y control
Registrar el ingreso en la tarjeta de
control visible.
Sí el ingreso no es por O/C, elaborar
la NEA.
Remitir copia del documento al área
de Kardex.
Código de
ubicación
ALMACÉN 1
4
3
C
1
2
3
C
2
3
2
1
1
B
XXX
C
B
JABON
YY
C
A
UBICACIÓN FISICA DEL BIEN
ALMACÉN:
ANDAMIO:
FILA:
COLUMNA:
B
A
A
B
A
Documentos fuentes
 La orden de compra u Orden de servicio. Documento
fuente, que consigna los datos detallados, en
características, cantidades y valores entre otros, de los
bienes o servicios que serán recepcionados por la
institución; para lo cual una vez recepcionado conforme se
compromete a su pago. También, sirve como guía de
Internamiento, en los casos de internamiento de bienes.
 Nota de Entrada a Almacén NEA Documento fuente, que se
utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén
por conceptos distintos de la adquisición con orden de
compra.
 Pedido Comprobante Salida (PECOSA) Documento fuente
en el que se efectúa el pedido y autoriza la salida de
bienes de almacén.
Bind Card y KARDEX
 Tarjeta de Control Visible de Almacén Se emplea para
controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de
cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del
almacenero y permanece junto al grupo de bienes en
ella registrado.
 Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén Se emplea
para suministrar información sobre los movimientos de
entrada y salida de bienes en almacén, así como
determinar existencias en cantidades totales y
unitarias debidamente valorizadas.
El registro en este documento debe ser permanente y
estará a cargo del órgano de abastecimiento en un
área distinta de la del almacén.
Custodia
 Los bienes almacenados deben conservar las
mismas características físicas y numéricas.
 Proporcionar protección a los materiales
(humedad, lluvia, luz, temperatura)
 Protección del local del almacén (evitar
robos, sustracciones, sabotaje, incendios)
 Protección al personal de almacén (planes
para evacuación, entrenamiento en manejo
de equipos, otros)
PROCESO DE DISTRIBUCION
Formulación de pedidos
Autorización de despacho
Acondicionamiento de materiales
Control de salida de materiales
Entrega de materiales.
Formulación del pedido




Se emplea el formulario Pedido Comprobante
Salida.
Se formulan en base a los respectivos cuadros de
necesidades debidamente conciliados con las
posibilidades financieras de la entidad y
disponibilidad de bienes en almacén.
El órgano de abastecimiento establecerá un
calendario para la presentación de pedidos de
aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea
constante.
Los pedidos de bienes que no son de consumo
regular serán presentados de acuerdo al período
consignado en el correspondiente cuadro de
necesidades.
Formulación del pedido



La formulación del pedido comprobante salida
corresponde a la unidad usuario, y la
autorización para la atención al Jefe del órgano
de Abastecimiento.
Cuando por razones de austeridad se tenga que
limitar la atención de los pedidos a un grupo de
bienes, el órgano de Abastecimiento puede
asumir la formulación del Pedido Comprobante
Salida.
Una vez suscritos por el jefe de la dependencia
solicitante, los Pedido Comprobante Salida
serán remitidos al Director o jefe de
Abastecimiento para recabar la respectiva
autorización de despacho.
ACONDICIONAMIENTO DE
MATERIALES
ACONDICIONAMIENTO DE
MATERIALES
 En caso de distribución con destino a localidades
fuera del perímetro de la ciudad será necesario
determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo
cual se tomará en cuenta lo siguiente:





Destino de la carga
Transbordos a los que se someterá la carga
Características físicas del material a embalarse
Peso y volumen de la carga
Otras consideraciones del fabricante o de
especialistas.
ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
 El acondicionamiento o embalaje debe
realizarse en forma tal que se evite:
 Despostillados, roturas,
aplastamientos.
 Daños por manchas con grasa u otro
agente nocivo
 Deterioro en el acabado
 Daños por causas climatológicas
 Pérdida parcial, total o extravío.
 Efectuar el marcado, sellado,
numerado u otras señales.
Control de salidas
 En cada almacén se establecerá un control de
salida de materiales, el que será encargado al
personal de seguridad o vigilancia, o una persona
que para tal función se designe.
 El encargado de acarreo o transporte de los
bienes, presentará la PECOSA a la persona
encargada del control de salida de materiales,
quien verificará que el contenido de los bultos
concuerda con el documento y retendrá una
copia, la que será entregada al área responsable
del control de stock.
Despacho
 El ciclo de almacenes se ve culminado por la
Entrega o Despacho de las mercaderías depositadas
en el recinto del almacén, función eminentemente
practica, ya que es deber del encargado verificar que
la mercadería salga en optimas condiciones de
calidad y en la cantidad justa a la requerida,
coincidente con la Guía de Despacho
Entrega de materiales
 En el momento de realizarse la entrega de
materiales, se cuidará que la persona que
realiza la recepción lo haga en forma serena
y conciente.
 Recabar la PECOSA debidamente firmada
 Los bienes a despachar fuera del perímetro
de la ciudad, deben contar con cobertura de
seguro.
INVENTARIO
RESULTADO DEL INFORME FINAL
Sobrantes de inventario
Determinar sus causas:
 Determinar su origen, principalmente entre
las siguientes causas:
• Documentos fuentes no registrados en las tarjetas
de existencias valoradas.
• Bienes entregados en menor cantidad a la
autorizada en el respectivo Comprobante Salida
• Entrega de un bien similar en lugar del que figura
como sobrante.
Sobrantes de almacén
 En los casos de documentos fuente no
registrados o de bienes entregados en
menor cantidad, estos se incorporan al
almacén con la NEA respectiva.
 Cuando se trata de la entrega de un bien
similar en vez del sobrante, implica que se
debe ajustar la Tarjeta de Existencias
Valoradas de Almacén, anulando la salida
del bien sobrante sustentada con el informe
de la Comisión del Inventario, previo inicio
de la determinación de responsabilidades.
Asimismo, se registra la salida del bien
faltante.
¿FALTANTES?
Faltantes de Almacén
 Faltante por robo o sustracción: Organizará
un expediente de las investigaciones
realizadas acompañadas de la denuncia
policial correspondiente.
 Faltante por merma: Aquellos que por su
naturaleza se volatilizan, será aceptada
siempre y cuando esté dentro de
la
tolerancia establecida en la norma técnica.
 Faltante por negligencia: El Jefe del
Almacén y el servidor a cargo d la custodia
son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la pérdida.
Baja de bienes
Se da de baja a los bienes como
resultado del inventario físico
general, que estén considerados para
tal proceso.
Son objeto de baja:
 Bienes fungibles siniestrados que se encuentren en
completo estado de inutilidad.
 Merma por efecto de volatilización o por acción de
animales depredadores.
 Bienes perdidos por robo o sustracción; y
 Bienes que por vencimiento o descomposición no son
recomendables para el consumo.
Reposición de stocks
El stock mínimo o de seguridad se
determina empleando la fórmula
siguiente:
Q
Stock
mínimo
=
X
t2
t1
Donde:
Q = Nivel máximo de stock
t1 = Tiempo en que se estima se consumirá totalmente Q.
t2 = Tiempo que se considera demora el trámite de
reposición de stock.
Conciliación contable
Coincidencia de saldos de cuentas
contables con el inventario en almacén
SALDO=INGRESOS – SALIDAS=INVENTARIO