Transcript Optimalizace proces* na ú*ad* ev. *. CZ.1.04/4.1.01/53.00120

Optimalizace procesů na úřadě
ev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120
Ing. Kamil Válek
tajemník městského úřadu
Město Uherský Brod
[email protected]
9. Národní konference kvality ve veřejné správě
Brno, 19.-21. února 2013
Hlavní cíle projektu – obecně
• Optimalizovat a standardizovat agendy MěÚ UB a jasně
formulovat práva a povinnosti pro úředníky, což přispěje k
efektivnějšímu výkonu městského úřadu včetně zkvalitnění
spolupráce a komunikace uvnitř úřadu
• Odhalit neefektivní a duplicitní činností úřadu, identifikovat
úzká místa úřadu a následně vytvořit mapy procesů,
identifikovat požadavky na nastavení informační podpory,
zefektivnit práci pracovníků MěÚ UB, snížit počet nezbytných
dokumentů a redukovat administrativní činnosti
• Předpokladem pro úspěšnou implementaci inovací vzešlých z
projektu je vzdělávání klíčových pracovníků úřadu
www.uherskybrod.cz
Základní kameny procesního řízení
1.
Strategie
Trvalé zlepšování
Týmová
spolupráce
Motivace
Organizační
struktura
Procesy – popisy, mapy
Měření
výkonnosti
procesů
3.
2.
www.uherskybrod.cz
Změna organizační struktury
• Tento stavební kámen pokrývá organizační uspořádání organizace včetně
pravidel řízení, které podporují vysokou efektivitu, jednoduchost, rychlost
a tím pádem výkonnost procesů v organizaci
• Tento stavební kámen a jeho nastavení velmi silně ovlivňuje kvalitu
nastavení stavebního kamene „Týmová spolupráce“ v rámci i mezi
procesy
• Základní principy tohoto stavebního kamene:
• vytvoření jednoduché a ploché organizační struktury, kterou lze
efektivně řídit klíčové procesy – zavedení „procesních rolí“
• vytvoření Organizačního řádu popisující nejen strukturu, ale hlavně
pravomoci, pracovní povinnosti a nutné znalosti pro každou pozici
www.uherskybrod.cz
Organizační struktura k 31.12.2011
www.uherskybrod.cz
Zásady při navrhování organizačních změn
• Zjednodušení organizační struktury MěÚ UB při respektování
stávajících podmínek (evoluce ne revoluce)
– splněno
• Rozdělení odborů na státní správu a samosprávu
– splněno částečně
• Navržené změny předpokládají pouze přesuny pracovníků a
kompetencí mezi odbory, nikoliv úpravy personálních stavů
– splněno
www.uherskybrod.cz
Organizační struktura od 01.01.2012
www.uherskybrod.cz
Nová organizační struktura: shrnutí
• Všechny hlavní činnosti spojené se správou majetku města spadají
do dvou odborů.
• Spojení souvisejících činností v oblasti investic, dotací a územního
plánování do jednoho odboru.
• Transformace kanceláře tajemníka – sekretariát, personalista,
interní audit, krizové řízení; nově zařazeni právníci, informatici; nová
pozice tiskového mluvčího.
• Odbor správní – přičleněny mimo stávajících správních agend také
činnosti obecního živnostenského úřadu, dopravně-správní činnosti
a agendy, přestupky a podatelna a doručovatelky.
• Snížení počtu odborů/samostatných oddělení z 15 na 10. Úprava
počtu oddělení v rámci odborů.
www.uherskybrod.cz
Procesy
• Ve vztahu ke strategii, toto je první stavební kámen, bez
kterého není možné zavedení procesního řízení
• Tento stavební kámen znamená jasné určení procesů (služeb)
v rámci organizace a u každého procesu stanovení „výstupů“
a to tak, že každý zaměstnanec ví, na kterém procesu se podílí,
kdo je zákazníkem a jaké jsou požadované výstupy směrem k
zákazníkům
• Základní principy tohoto stavebního kamene:
–
–
–
–
roztřídění procesů do kategorií,
identifikace procesů a jejich výstupů,
struktura procesů (procesní model),
vytvoření popisu (dokumentace) k procesům.
www.uherskybrod.cz
Procesy: roztřídění a rozpad do detailu
 Přehled procesů - všechny procesy v organizaci roztříděné na:
 Hlavní procesy (pro občany/firmy či jiné organizace)
 Řídící procesy (pro tajemníka, Radu města nebo nadřízené orgány)
 Podpůrné procesy (správa budov, personální administrativa,…)
 Jednotlivé procesy (služby)
 Jdoucí i přes více organizačních jednotek
 Začátek a konec má být z pohledu „občana“ , nikoliv pracovníka …
 Pod-procesy
 Části procesů (například podle organizační jednotky)
 Pracovní postupy
 Detailní kroky zaměstnance, jak je v čase provádí
www.uherskybrod.cz
Proces: „časový tok“ události
OBČAN
PRACOVNÍCI MěÚ
JINÉ SUBJEKTY
(STC)
OBČAN
CELKOVÝ TOK „HODNOTY“
Všechny činnosti občana i úředníků
potřebné k tomu, aby měl občan v ruce
nový ŘP (byl úspěšně dokončený proces)
www.uherskybrod.cz
Proces: „časový tok“ události
www.uherskybrod.cz
Procesy: měření výkonnosti
1-?
hodin
?
minut
11
minut
10-20 1-? ?
dní dní min
11
min
www.uherskybrod.cz
Konkrétní proces: místní poplatky
www.uherskybrod.cz
Konkrétní proces: strategické plánování
www.uherskybrod.cz
První výstup projektu: KATALOG SLUŽEB
• Katalog služeb je jedním z hlavních výstupů projektu. Katalog služeb
obsahuje kompletní informace o službách/agendách, které jsou na
Městském úřadě Uherský Brod vykonávány.
• Katalog služeb je zpracován ve formě tabulky, která obsahuje
v upravené formě informace uvedené zaměstnanci.
• Katalog služeb tedy obsahuje následující informace o službách,
které jsou v rámci úřadu prováděny:
•
ID, Charakter agendy, Druh, Název služby, Vlastník, Zastupitelnost vlastníka, Výkonný
pracovník, Zastupitelnost výkonného pracovníka, Výstup služby, Koncový zákazník, Co
služba, Relevantní, Podmínky poskytnutí služby, Prostředky/vybavení, Schvalovací
úroveň, Objem, Provozní doba, Parametry kvality, Náklady na jednotku, Stav
• Katalog služeb by nemůže být „mrtvým“ dokumentem. Kromě
vytištěné verze je katalog používán hlavně v elektronické verzi, která
je pravidelně aktualizována.
www.uherskybrod.cz
Druhý výstup projektu: KATALOG ROLÍ
• Katalog rolí je další z hlavních výstupů projektu a představuje ho
soubor matic RACI. Matice RACI znázorňuje role, práva a
povinnosti u klíčových procesů (služeb) na úřadě. Tento soubor
také vyjadřuje odpovědnost jednotlivých subjektů za průběh
procesů po jednotlivých krocích.
• Výstup má podobu tabulky, která má ve svislé ose posloupnost
jednotlivých kroků (činností), z nichž se proces skládá; vodorovná
osa obsahuje všechny zapojené. Ve vzniklé mřížce jsou potom
definovány role jednotlivých subjektů u každého kroku procesu.
•
•
•
•
R (Responsible) role spočívá v zajištění výkonu jednotlivých kroků v procesech.
A (Accountable) subjekt (zaměstnanec, orgán města apod.), kterému je přiřazena tato
role, je zodpovědný za danou činnost, případně za celý proces.
C (Consulted) osoba „poskytující konzultace“.
I (Informed) osoba „informovaná“. Rolí spočívá v tom, že daný člověk nebo další subjekt
je informován o průběhu a/nebo rozhodnutích v rámci konkrétního služby.
www.uherskybrod.cz
Katalog rolí: MATICE RACI
• Matice RACI představují
relativně jednoduchý nástroj
pro definici a kontrolu
odpovědnosti za provádění
procesů. Jako takový přestavuje
tento nástroj jeden z klíčových
prvků systému procesního
řízení v systému řízení úřadu.
Kromě odpovědnosti může být
matice RACI využita také
k definici oprávnění k výkonu
činností v rámci procesu a
k určení povinností
jednotlivých subjektů při
zajišťování procesu (agendy).
www.uherskybrod.cz
Katalog rolí (matice RACI): rozpočet města
www.uherskybrod.cz
Dotazy?!?
Děkuji za pozornost
Ing. Kamil Válek
tajemník městského úřadu
Město Uherský Brod
[email protected]
www.uherskybrod.cz