Transcript Jaromír Emmer: Optimalizace řízení informatiky Magistrátu města Brna

Optimalizace řízení informatiky
Magistrátu města Brna
2011 – 2012
Účel projektu
Zlepšení kvality a efektivity výkonu veřejné správy v oblasti veřejných
služeb za pomoci zvýšení kvality řízení informatiky
Cíle projektu
Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky
MMB
Řízení kvality projektů informatiky MMB
Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jeho
zavedení do praxe cestou vytvoření projektové kanceláře MMB
Vyškolení pracovníků MMB
Prostředky dosažení cílů
Cílů bylo dosaženo realizací klíčových aktivit, vzájemně propojených,
vedoucích k implementaci konkrétních opatření nastavených současně na
dlouhodobou udržitelnost
Strategické plánování a tvorba koncepce rozvoje informatiky
MMB (Informační strategie města Brna)
Řízení projektů MMB (Management kvality informatiky MMB)
Standardizace řízení projektů a projektového portfolia a jejich
zavedení do praxe formou projektové kanceláře (Standardy
řízení a koordinace projektů informatiky)
Vzdělávání pracovníků
Důvody realizace projektu
Neexistovala informační strategie a strategické plánování
Nebyla jednotná metodika řízení projektů IT
Vyskytovaly se problémy při realizaci a následné udržitelnosti
projektů IT
Vyskytovaly se problémy s kvalitou na straně dodavatelů
Kvalifikace pracovníků úřadu v oblasti projektového řízení
nebyla dostatečná
Management kvality informatiky MMB
Politika a cíle jakosti (formulování globálních záměrů, strategie
a odpovědnosti za její naplňování)
Plánování jakosti (určuje procesy pro efektivní plnění cílů
jakosti)
Řízení jakosti (kdo řídí – nese odpovědnost)
Prokazování jakosti (prokazování jakosti = shody
s definovanými výstupy procesů)
Zlepšování (reakce na procesy monitorování, měření a analýzy)
Použitá metodika
Normy ISO 9001, 9004, 10005, 10006
Management kvality informatiky MMB – výstupní dokument
Definice pojetí kvality v podmínkách MMB
Analýza výchozího stavu
Návrh na zlepšení procesů řízení kvality
Management kvality
•Plán kvality
Cíl kvality
Metrika cíle kvality
Kontrolní bod kvality v životním cyklu projektu
Postup přezkoumání kvality
Kdo odpovídá / řídí
Zdroje pro přezkoumání
•Generický životní cyklus projektu
Návrh metodického pokynu (INA)
Standardy řízení a koordinace projektů informatiky,
projektová kancelář
SWOT analýza současného stavu
Klíčové procesy
•Managersky orientované procesy
Strategické plánování a řízení zdrojů
Řízení úkolů a komunikace
Financování
Smluvní management
•Produktově orientované procesy
Navrhování a architektonické řešení
Řízení požadavků a změn
•Kontrolně orientované procesy
Řízení kvality a rizik
Akceptační řízení
Klíčová aktiva projektů a analýza rizik
Klíčová aktiva (předmět řízení) projektů
Náklady projektu
Termíny projektu
Kvalita projektu
Image schopnosti uřídit projekt
Splnění zákonných požadavků
Hodnota projektového portfolia
Integrovanost projektového produktu
Týmová spolupráce
Ke všem aktivům definice
Hodnota aktiva (kritické, velmi významné, významné)
Popis hrozby (financování, termín, legislativa…)
Popis zranitelnosti
Konkrétní riziko
Návodná otázka na typ projektu
Předpoklad úspěchu
Návrh projektové kanceláře
Hlavní úlohy projektové kanceláře
Strategický integrační management (Informační strategie)
Projektový integrační management (Standardy řízení a koordinace
projektů informatiky
Architektonický integrační management (Standard architektury pro
základní rozvoj AIS)
Smluvní integrační management (Standard smluv na projektech
informatiky)
Standardy řízení a koordinace projektů informatiky –
projektová kancelář
Návrh organizace, pravomoci a odpovědnosti jednotlivých rolí, uplatnění PDCA
cyklu ve všech čtyřech oblastech
6 etap postupného rozvoje systému projektového řízení a projektové kanceláře
Úloha projektové kanceláře podél generického životního cyklu projektu
Další dokumentace
Vorová projektová dokumentace
•Zakládací listina projektu
•Zápisy z jednání a kontrola úkolů
•Akceptační protokoly
•Předávací protokoly
Vzorová smluvní dokumentace
•Kupní smlouva
•Servisní smlouva
•Implementační smlouva
•Mandátní smlouva
Informační strategie města Brna (2012 – 2014)
Výchozí rámec – Strategie pro Brno
Realizační tým
Použité metody – SWOT, BSC
SWOT
•Organizace informatiky a informatické procesy
•Podniková architektura
•Přínosy informatiky pro SMB a MMB
•Spokojenost uživatelů
•Sumarizace
BSC
•ICT přínosy
•ICT zákazníci
•ICT procesy
•ICT potenciál a zdroje
Sumarizační SWOT tabulka
Strategie
Opportunities (příležitosti)
Strategie S-O
„VYUŽITÍ“
Threats (hrozby)
Strategie S-T
„KONFRONTACE“
Strengths
(silné stránky) Využití vnitřních silných
Využití vnitřní síly k zamezení
stránek a vnějších příležitostí vnějších hrozeb
Strategie W-O
„HLEDÁNÍ“
Weaknesses
(slabé stránky) Překonání vnitřních slabosti
využitím vnějších příležitostí
Strategie W-T
„VYHÝBÁNÍ“
Preventivní obrana proti
skloubení vnitřních slabostí
s vnějšími hrozbami
19 strategických cílů v základních čtyřech perspektivách
Název perspektivy a v ní pokládaná stěžejní otázka pro
stanovení strategických cílů
Motto perspektivy
Perspektiva ICT přínosů (5 cílů)
Jaké přínosy bude mít zadávající organizace (město Brno)?
Efektivnost*) a efektivita**) informatiky
Perspektiva ICT zákazníků (5 cílů)
Co získají zákazníci (uživatelé, občané)?
Dlouhodobé vazby a spolupráce
Perspektiva procesů (5 cílů)
Jaké procesy a funkcionalita informačních systémů umožní
dosáhnout hodnot pro uživatele?
Strategie, architektura a městské standardy
Perspektiva ICT potenciálu a zdrojů (4 cíle)
Jaký je potenciál a zdroje pro strategický rozvoj informatiky
(lidské aj.)?
Sdílené technologie a znalosti
Strategická mapa (metoda BSC)
Vazba perspektiv BSC
Přínosy
Zákazníci
Procesy a funkce
Potenciál a zdroje
Logika strategie vychází z toho, že dosažení
strategických cílů pro zákazníka, tj. uživatele
informačního systému, se odrazí v přínosech pro město
Brno. Proto je ve strategii perspektiva ICT přínosy
podmíněna dosažením cílů perspektivy ICT zákazníci.
Přínosy jsou v informační strategii v souladu se Strategií
pro Brno očekávány v těchto oblastech:
elektronická komunikace s občany a systémy
veřejné správy
podpora rozhodování pro všechny úrovně
řízení postavená na automatizovaných
agendách
kontrola a řízení kvality procesů úřadu
poskytování vhodně reprezentovaných
a strukturovaných informací
bezpečnost a dostupnost dat
Strategické řetězce I
Řetězec rozvoje informatiky
Sdílet ICT infrastrukturu
Zavést integrační datovou platformu a centrální úložiště dat
Posílit spolehlivost infrastruktury
Využívat vazby na základní registry a centrální systémy veřejné
správy
Jednoduše elektronicky komunikovat s občany
Umožnit elektronickou komunikaci s občany a systémy veřejné
správy
Řetězec rozvoje agend
Zavést integrační datovou platformu a centrální úložiště dat
Řídit a motivovat klíčové uživatele
Integrovat nejlepší aplikace (best of breed)
Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj
Dosahovat vysoké spokojenosti klíčových uživatelů
Automatizovat agendy a podporu rozhodování pro všechny
úrovně řízení
Strategické řetězce II
Řetězec kvality a výkonnosti procesů
Řídit a motivovat klíčové uživatele
Posílit roli PK jako metodického a znalostního centra
Strategicky plánovat a řídit architektonický rozvoj
Standardizovat řízení bezpečnosti a kvality informací
Poskytovat údaje o průběhu procesů úřadu
Umožnit kontrolu a řízení kvality procesů úřadu
Poskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace
Řetězec standardů a metodiky
Posílit roli PK jako metodického a znalostního centra
Standardizovat řízení bezpečnosti a kvality informací
Prosadit městské standardy informatiky
Metodicky sjednotit informatiku SMB
Poskytovat vhodně reprezentované a strukturované informace
Zaručit bezpečnost a dostupnost dat
Strategické projekty v návaznosti na BSC cíle
Na pokrytí 19 strategických cílů byly navrženy následující strategické projekty:
1. Integrační datová platforma (BSC cíle 2, 6, 15)
2. Základní registry (BSC cíle 10, 15)
3. Datový sklad (BSC cíle 2, 6, 13, 16, 17, 18)
4. Bezpečnost (BSC cíle 8, 14, 19)
5. Infrastruktura (BSC cíle 1, 5)
6. Procesy na styku s občany (BSC cíle 6, 11, 13, 15, 16, 17, 18)
7. Spolupráce klíčových uživatelů (BSC cíle 3, 6, 12, 15, 17)
8. Projektová kancelář (podpora strategických projektů, BSC cíle 4, 5, 6, 7, 9, 14)
9. Jednotný informační systém statutárního města Brna (BSC cíle 1, 10, 14)
Využití výstupů projektu Optimalizace řízení informatiky MMB
Odbor městské informatiky v
roce 2011 získal a v roce 2012
obhájil certifikát ISO
9001/2009na procesy
projektového řízení při
poskytování služeb ICT
uživatelům MMB
Realizace strategických projektů
Průběžně jsou plněny projekty dle
harmonogramu:
Integrační datová platforma
Napojení na základní registry
Bezpečnostní projekt
Spolupráce s klíčovými uživateli
Projektová kancelář
Implementace jednotného IS
v rámci SMB
Děkuji za pozornost
Ing. Jaromír Emmer
Odbor městské informatiky
Magistrát města Brna
[email protected]