Transcript windream BPM - Pronobis GmbH!
Slide 1
windream BPM
Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung
im Unternehmen
Slide 2
•
Elektronische Geschäftsprozesse vereinheitlichen die Arbeitsweise der Mitarbeiter
•
Mit BPM werden Prozessabläufe wesentlich beschleunigt
•
Abläufe und Benutzeraktionen werden zeitlich überwacht und Eskalationen
(Stellvertreter) zugeführt
•
Prozesse werden protokolliert und sind nachvollziehbar
•
BPM Prozesse funktionieren über Standorte hinweg und auch im Bereich mobiler
Benutzer
•
Prozesse können ohne spezielle Benutzeraktion aus anderen Anwendungen oder
von gescannten Dokumenten ausgehend gestartet werden
•
Im Workflow erfasste Informationen können automatisch an weitere
Anwendungen übergeben werden (keine Doppelgleisigkeiten)
•
Hohe Effizienz durch vorgegebene, definierte Arbeitsabläufe und Kostenersparnis
durch kurze Liegezeiten und Automatismen (E-Mail Versand, Archivierung, etc.)
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Business Process Management (BPM)
2
Slide 3
Enterprise Content Management (ECM)
windream Enterprise Content Management System
Dokumentenmanagement
Business Process Management
Integrationen
Zugriff
Verteilung
Trigger
Prozesse
Anwendungen
(ERP, CRM,
Portale)
Externe
Benutzer
Speicherung
Archivierung
Verwaltung
Organisation
(Rollen, Stv.)
Überwachung
ITInfrastruktur
Mobil
Standorte
© 2011 Pronobis GmbH
Erfassung
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
3
Slide 4
windream BPM Komponenten
windream BPM Designer
•
windream BPM Client
•
windream BPM Webclient
•
windream BPM Server
•
windream BPM Reporting
•
Windream BPM Dashboard
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
4
Slide 5
Prozessmodell
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
Formulardesign
•
Start- und Endschritte einfügen und definieren
•
Prozessvariablen und Auswahllisten definieren
•
Priorität und Eskalationsfristen für den Prozess/Schritte festlegen
•
Rollen als Eskalationsinstanz und Bearbeiter zuweisen
•
System- und Benutzerschritte einfügen
•
Verknüpfungen / Kanten und Schleifen definieren (Bedingungen
festlegen)
•
Skripte für System- und Benutzerschritte erstellen
•
Benutzerschritte konfigurieren (zuständige Rolle / Bearbeiter zuweisen,
Bearbeitungsfrist setzen)
•
Formulare für die Benutzerinteraktion entwerfen (Felder,
Prozessvariable, Skripte einbinden)
•
Systemschritte konfigurieren (Skripte einbinden)
Strukturinformationen
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Designer
5
Slide 6
Zugriff auf BPM Aufgaben
Einstellungen pro Benutzer- bzw. Prozessschritt:
Permanent geöffneter Arbeitskorb (z.B. Buchhaltung)
•
Verständigung durch windream Notifier (ähnlich Outlook Verständigung)
•
Verständigung per E-Mail (für „seltene“ BPM Nutzer)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
6
Slide 7
windream BPM Client
Navigationsleiste
Aufgabenliste
Dokumentenansicht
Layout benutzerspezifisch konfigurierbar
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Formular des
Prozessschrittes
7
Slide 8
Prozessschritte im Auftragseingang bearbeiten
Aufträge bearbeiten
•
annehmen
•
bearbeiten
•
weiterleiten
•
Unterprozesse starten
(z.B. Rückfragen)
•
auf Wiedervorlage legen
Wiedervorlagen
Wiedervorlagedatum ändern
•
sofort vorlegen
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
8
Slide 9
Bestellinformationen aus ERP holen
Zur Sicherstellung der Datenkonsistenz werden die Bestelldaten entweder nach dem Scanvorgang oder durch
den Anwender im entsprechenden Schritt direkt aus dem ERP System geholt und geladen.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Zur kompletten Datenübergabe z.B. aus einer Rechnungsprüfung an das ERP-System müssen diese Daten
auch mit den im ERP verfügbaren Daten (Kreditor, Kreditorennummer, Kostenstellen, etc.) übereinstimmen,
damit hier keine weiteren Kontierungsarbeiten erforderlichen sind.
9
Slide 10
Kontierungsdaten werden dem Anwender direkt aus dem ERP entsprechend zur Verfügung gestellt.
Die Daten können hierbei anwenderspezifisch angezeigt werden.
Die zur Auswahl zur Verfügung gestellten Daten können selbstverständlich auch aus anderen Datenquellen stammen.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Kostenstellen & Kostenarten synchron aus ERP
10
Slide 11
„zero-install“ Client!
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM WebClient
11
Slide 12
Prozessliste
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
Grafische Fortschrittsanzeige
•
Prozessfortschritt für laufende Prozesse kontrollieren
•
Prozessvariablen einsehen
•
Prozesse anhalten
•
Historie laufender / abgeschlossener Prozesse einsehen und speichern
•
Abgeschlossene Prozessinstanzen archivieren und löschen
•
Layout benutzerspezifisch konfigurierbar
Detaillierte Historienanzeige
© 2011 Pronobis GmbH
Prozessüberwachung
12
Slide 13
Berechtigte Anwender können laufende Prozesse auflisten, Stati anzeigen und Schritte anderen Anwendern zuordnen.
Eine vorab definierte Stellvertreterregelung übergibt Schritte bei zeitlicher Eskalation automatisch an entsprechende Stellvertreter.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Dashboard
13
Slide 14
windream BPM Dashboard integriert z.B. in Microsoft Dynamics NAV
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Dashboard in ERP integriert
14
Slide 15
Start von AdHoc Workflows direkt vom Kontext des entsprechenden Dokuments
(aus einer Akte, einer windream Suche oder auch im Windows Explorer)
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM AdHoc Workflows
15
Slide 16
Freie Auswahl der gewünschten Prozessschritte durch den Anwender
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM AdHoc Workflows
16
Slide 17
Die Prozesshistorie wird in windream archiviert und steht berechtigten Anwendern zur Ansicht zur Verfügung - wird z.B. bei
einer späteren Recherche mit den mitgeführten Dokumenten angezeigt.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Prozesshistorie
17
Slide 18
Reporting
Auswertungen werden mittels eines Reportgenerators erzeugt
(Crystal Reports integriert oder eigene Reports)
•
Reports werden über vorkonfigurierte Datenbankabfragen erstellt
•
Neue Reports generieren mit Hilfe neuer Datenbankabfragen
(Administratorfunktion)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
18
Slide 19
BPM – integriert in gewohnte Arbeitsumgebungen
Windows Explorer
Webbrowser
Office Anwendungen
ERP,CRM, etc.
Webseiten
BPM
Initialisierung von Workflows,
Erledigung von Aufgaben,
Überwachung von Prozessen
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Scananwendungen
19
Slide 20
BPM Integration in Office Anwendungen
„klick & start“
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
•
Reisekostenabrechnung
•
Projektkalkulation
•
Vertragsfreigabe
•
QM Dokumente
© 2011 Pronobis GmbH
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt aus Office
Anwendungen:
20
Slide 21
BPM Integration in Webseiten
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt
von einer Webseite:
Urlaubsantrag
•
Beschaffungsantrag
•
Änderungsantrag (von intern oder extern)
•
Produktinformationen (von extern)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
21
Slide 22
BPM Integration in Drittanwendungen
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt
aus einer Drittanwendung:
Scananwendungen
•
ERP
•
CRM
•
SharePoint
•
Eigenentwicklungen
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
22
Slide 23
windream BPM Software Development Kit
•
Zugriff auf die gesamte Umgebung eines konkreten Prozesses in einem Systemschritt
•
Objekte zu einem aktuellen Schritt werden in der Skriptumgebung angezeigt
•
Alle Variablen eines Prozesses sind in einem benutzerdefinierten Modul sichtbar und
gültig
•
Prozesse lassen sich aus einer externen Anwendung starten und initialisieren
•
ein Rechnungsprüfungsprozess wird über eine Scananwendung gestartet
•
eine Reisekostenabrechnung wird direkt aus Excel gestartet
•
eine Vertragsprüfung startet automatisch aus einem Winword Dokument
•
Automatischer Datenaustausch mit anderen Anwendungen oder Datenbanken
•
In einem Benutzerformular können mit Skripten (VBS) Feldvalidierungen, Zugriffe auf
Datenbanken oder andere Funktionen prozessspezifisch eingebunden werden.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Durch die mehrschichtige Architektur bietet windream BPM umfassende
Schnittstellen zur Integration bzw. Steuerung von Prozessen:
23
Slide 24
Business Process Management mit windream BPM
Effizienzsteigerung
Kostenoptimierung
© 2011 Pronobis GmbH
Nachvollziehbarkeit
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
24
windream BPM
Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung
im Unternehmen
Slide 2
•
Elektronische Geschäftsprozesse vereinheitlichen die Arbeitsweise der Mitarbeiter
•
Mit BPM werden Prozessabläufe wesentlich beschleunigt
•
Abläufe und Benutzeraktionen werden zeitlich überwacht und Eskalationen
(Stellvertreter) zugeführt
•
Prozesse werden protokolliert und sind nachvollziehbar
•
BPM Prozesse funktionieren über Standorte hinweg und auch im Bereich mobiler
Benutzer
•
Prozesse können ohne spezielle Benutzeraktion aus anderen Anwendungen oder
von gescannten Dokumenten ausgehend gestartet werden
•
Im Workflow erfasste Informationen können automatisch an weitere
Anwendungen übergeben werden (keine Doppelgleisigkeiten)
•
Hohe Effizienz durch vorgegebene, definierte Arbeitsabläufe und Kostenersparnis
durch kurze Liegezeiten und Automatismen (E-Mail Versand, Archivierung, etc.)
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Business Process Management (BPM)
2
Slide 3
Enterprise Content Management (ECM)
windream Enterprise Content Management System
Dokumentenmanagement
Business Process Management
Integrationen
Zugriff
Verteilung
Trigger
Prozesse
Anwendungen
(ERP, CRM,
Portale)
Externe
Benutzer
Speicherung
Archivierung
Verwaltung
Organisation
(Rollen, Stv.)
Überwachung
ITInfrastruktur
Mobil
Standorte
© 2011 Pronobis GmbH
Erfassung
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
3
Slide 4
windream BPM Komponenten
windream BPM Designer
•
windream BPM Client
•
windream BPM Webclient
•
windream BPM Server
•
windream BPM Reporting
•
Windream BPM Dashboard
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
4
Slide 5
Prozessmodell
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
Formulardesign
•
Start- und Endschritte einfügen und definieren
•
Prozessvariablen und Auswahllisten definieren
•
Priorität und Eskalationsfristen für den Prozess/Schritte festlegen
•
Rollen als Eskalationsinstanz und Bearbeiter zuweisen
•
System- und Benutzerschritte einfügen
•
Verknüpfungen / Kanten und Schleifen definieren (Bedingungen
festlegen)
•
Skripte für System- und Benutzerschritte erstellen
•
Benutzerschritte konfigurieren (zuständige Rolle / Bearbeiter zuweisen,
Bearbeitungsfrist setzen)
•
Formulare für die Benutzerinteraktion entwerfen (Felder,
Prozessvariable, Skripte einbinden)
•
Systemschritte konfigurieren (Skripte einbinden)
Strukturinformationen
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Designer
5
Slide 6
Zugriff auf BPM Aufgaben
Einstellungen pro Benutzer- bzw. Prozessschritt:
Permanent geöffneter Arbeitskorb (z.B. Buchhaltung)
•
Verständigung durch windream Notifier (ähnlich Outlook Verständigung)
•
Verständigung per E-Mail (für „seltene“ BPM Nutzer)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
6
Slide 7
windream BPM Client
Navigationsleiste
Aufgabenliste
Dokumentenansicht
Layout benutzerspezifisch konfigurierbar
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Formular des
Prozessschrittes
7
Slide 8
Prozessschritte im Auftragseingang bearbeiten
Aufträge bearbeiten
•
annehmen
•
bearbeiten
•
weiterleiten
•
Unterprozesse starten
(z.B. Rückfragen)
•
auf Wiedervorlage legen
Wiedervorlagen
Wiedervorlagedatum ändern
•
sofort vorlegen
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
8
Slide 9
Bestellinformationen aus ERP holen
Zur Sicherstellung der Datenkonsistenz werden die Bestelldaten entweder nach dem Scanvorgang oder durch
den Anwender im entsprechenden Schritt direkt aus dem ERP System geholt und geladen.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Zur kompletten Datenübergabe z.B. aus einer Rechnungsprüfung an das ERP-System müssen diese Daten
auch mit den im ERP verfügbaren Daten (Kreditor, Kreditorennummer, Kostenstellen, etc.) übereinstimmen,
damit hier keine weiteren Kontierungsarbeiten erforderlichen sind.
9
Slide 10
Kontierungsdaten werden dem Anwender direkt aus dem ERP entsprechend zur Verfügung gestellt.
Die Daten können hierbei anwenderspezifisch angezeigt werden.
Die zur Auswahl zur Verfügung gestellten Daten können selbstverständlich auch aus anderen Datenquellen stammen.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Kostenstellen & Kostenarten synchron aus ERP
10
Slide 11
„zero-install“ Client!
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM WebClient
11
Slide 12
Prozessliste
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
Grafische Fortschrittsanzeige
•
Prozessfortschritt für laufende Prozesse kontrollieren
•
Prozessvariablen einsehen
•
Prozesse anhalten
•
Historie laufender / abgeschlossener Prozesse einsehen und speichern
•
Abgeschlossene Prozessinstanzen archivieren und löschen
•
Layout benutzerspezifisch konfigurierbar
Detaillierte Historienanzeige
© 2011 Pronobis GmbH
Prozessüberwachung
12
Slide 13
Berechtigte Anwender können laufende Prozesse auflisten, Stati anzeigen und Schritte anderen Anwendern zuordnen.
Eine vorab definierte Stellvertreterregelung übergibt Schritte bei zeitlicher Eskalation automatisch an entsprechende Stellvertreter.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Dashboard
13
Slide 14
windream BPM Dashboard integriert z.B. in Microsoft Dynamics NAV
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM Dashboard in ERP integriert
14
Slide 15
Start von AdHoc Workflows direkt vom Kontext des entsprechenden Dokuments
(aus einer Akte, einer windream Suche oder auch im Windows Explorer)
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM AdHoc Workflows
15
Slide 16
Freie Auswahl der gewünschten Prozessschritte durch den Anwender
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
windream BPM AdHoc Workflows
16
Slide 17
Die Prozesshistorie wird in windream archiviert und steht berechtigten Anwendern zur Ansicht zur Verfügung - wird z.B. bei
einer späteren Recherche mit den mitgeführten Dokumenten angezeigt.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Prozesshistorie
17
Slide 18
Reporting
Auswertungen werden mittels eines Reportgenerators erzeugt
(Crystal Reports integriert oder eigene Reports)
•
Reports werden über vorkonfigurierte Datenbankabfragen erstellt
•
Neue Reports generieren mit Hilfe neuer Datenbankabfragen
(Administratorfunktion)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
18
Slide 19
BPM – integriert in gewohnte Arbeitsumgebungen
Windows Explorer
Webbrowser
Office Anwendungen
ERP,CRM, etc.
Webseiten
BPM
Initialisierung von Workflows,
Erledigung von Aufgaben,
Überwachung von Prozessen
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Scananwendungen
19
Slide 20
BPM Integration in Office Anwendungen
„klick & start“
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
•
Reisekostenabrechnung
•
Projektkalkulation
•
Vertragsfreigabe
•
QM Dokumente
© 2011 Pronobis GmbH
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt aus Office
Anwendungen:
20
Slide 21
BPM Integration in Webseiten
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt
von einer Webseite:
Urlaubsantrag
•
Beschaffungsantrag
•
Änderungsantrag (von intern oder extern)
•
Produktinformationen (von extern)
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
21
Slide 22
BPM Integration in Drittanwendungen
Start eines Bearbeitungsprozesses direkt
aus einer Drittanwendung:
Scananwendungen
•
ERP
•
CRM
•
SharePoint
•
Eigenentwicklungen
© 2011 Pronobis GmbH
•
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
22
Slide 23
windream BPM Software Development Kit
•
Zugriff auf die gesamte Umgebung eines konkreten Prozesses in einem Systemschritt
•
Objekte zu einem aktuellen Schritt werden in der Skriptumgebung angezeigt
•
Alle Variablen eines Prozesses sind in einem benutzerdefinierten Modul sichtbar und
gültig
•
Prozesse lassen sich aus einer externen Anwendung starten und initialisieren
•
ein Rechnungsprüfungsprozess wird über eine Scananwendung gestartet
•
eine Reisekostenabrechnung wird direkt aus Excel gestartet
•
eine Vertragsprüfung startet automatisch aus einem Winword Dokument
•
Automatischer Datenaustausch mit anderen Anwendungen oder Datenbanken
•
In einem Benutzerformular können mit Skripten (VBS) Feldvalidierungen, Zugriffe auf
Datenbanken oder andere Funktionen prozessspezifisch eingebunden werden.
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
© 2011 Pronobis GmbH
Durch die mehrschichtige Architektur bietet windream BPM umfassende
Schnittstellen zur Integration bzw. Steuerung von Prozessen:
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Slide 24
Business Process Management mit windream BPM
Effizienzsteigerung
Kostenoptimierung
© 2011 Pronobis GmbH
Nachvollziehbarkeit
Optimierung
Ihrer Arbeitsprozesse
24