NavisionLink Dynamics NAV Integration www.pronobis.at Zentrales Dokumentenmanagement Axapta Belege Gescannte Dokumente Workflow Zentrales Management mit einem DMS Office, CAD Dokumente E-Mails Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Archivierung aller Ausgangsbelege • Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender • Zusammenführung mit Hintergrund-Image abhängig.
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NavisionLink Dynamics NAV Integration www.pronobis.at Zentrales Dokumentenmanagement Axapta Belege Gescannte Dokumente Workflow Zentrales Management mit einem DMS Office, CAD Dokumente E-Mails 1 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Archivierung aller Ausgangsbelege • Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender • Zusammenführung mit Hintergrund-Image abhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite • Archivierung abhängig vom Dokumententyp • Doppeldruckkontrolle • Automatische Versionierung in Windream 2 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Archivierung aller externen Belege • Barcode Druck für Eingangsrechungen • Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server • Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung • Prüfung, ob alle ER eingelangt sind • Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream 3 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Ablauf für Eingangsrechnungen Frühes Scannen Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost Dokumente können nicht verloren gehen Weiterleitung elektronisch/manuell Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision Basis für den Einsatz von Workflowsystemen Spätes Scannen Papier bis zum Arbeitsplatz Erfassung aufgrund der Papiervorlage Ausdruck einer Barcode-Etikette Scannen – Indexierung durch Datenübernahme Doppeltes Scannen Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz 4 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Belegarchivierung über Standardmodul Automatische Archivierung beim Belegdruck. 5 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Externe Belege archivieren Automatische Archivierung in Windream 6 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain 7 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden 8 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Suche und Anzeige der Dokumente im DMS Windream Suche mit allen Standardfunktionen Verwendung von Windream Suchprofilen möglich Alle Funktionen zur Verfügung: • mit E-Mail versenden • Abzeichnen • Workflow starten • .... 9 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Automatische Archivierung von Belegen Erfassung externer Belege und Barcodedruck Scannen der Belege Indexdaten aus Navision Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul Automatischer TIFF Druck mit TiffExtender (belegtypabhängig) Übergabe der Indexdaten an das Archivierungsmodul Archivierungsmodul: Indexverarbeitung Barcodeerkennung Import Versionierung Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream 10 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Digitale Signatur • Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen • „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“ • Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift. • Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden. 11 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Digitale Signatur im Rechnungswesen • Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.) • Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) • Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld. Vorschrift) versehen sein • Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?) • Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren • Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr • Rechnungen per E-Mail ohne Signatur berechtigen NICHT zum Vorsteuerabzug! • Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.) 12 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Digitale Signatur im Rechnungswesen • Einfache Signatur • sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert • keine rechtliche Sicherheit • Fortgeschrittene Signatur • sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert. • keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich • Qualifizierte Signatur • ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich. • Signatur nur mit PIN Code 13 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Signieren von Rechnungen • Windream Signature für manuelles signieren • Signieren ausgehender Rechnungen • Läuft im Hintergrund, automatische Signatur • Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream • Versand der signierten Rechnung an den Kunden • Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink) Signatur JobExtender @ Signatur Signieren Archivieren Senden @ @ @ 14 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Workflow zur Rechnungsprüfung Eberhard Bau AG • Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz • Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung • Verteilte Standorte • Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen • Keine Kontrolle über Rechnungen • Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf) • Verspätete Zahlungen 15 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Workflow Integration in Navision Vorsortierung und Scannen der ER Rechnungen (TIF) Workflowdaten • Workflow/Mandant • Rollenauflösung • ... Daten aus Navision: • Mandaten • Kreditoren • Kostenstellen • Kostenart • Sachkonten • Mengeneinheiten • Banken Verarbeitung durch FreeForm Erkennung Startmodul Rechnungen (TIF) Indexdaten Datenfiles mit Rechnungsdaten Gescannte Rechnungen (TIF) Übergabe der Buchungsdaten 16 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter 17 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter 18 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Kontrollfunktionen 19 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Kontrollfunktionen 20 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow Eberhard Bau AG • Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage • Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen • Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg 21 Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse