Transcript 2 - Tekirdağ KHB
Slide 1
TEKİRDAĞ İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİ
Gülaydın TABU
Eğitim Koordinasyon Birimi
1
Slide 2
RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM
POGRAMI
28 Mayıs 2014 / Tekirdağ
13.30 – 13.50 Tanışma
13.50 – 14.00 Ön Test
14.00 – 14.45 1. Ders
14.45 – 15.00 ARA
15.00 – 15.45 2. Ders – Son Test
15.45 – 16.00 ARA
16.00 – 16.30 EBYS Soru- Cevap
2
Slide 3
RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM
POGRAMI
29 Mayıs 2014 / Çorlu
13.00 – 13.20 Tanışma
13.20 – 13.30 Ön Test
13.30 - 14.15 1. Ders
14.15 – 14.30 ARA
14.30 – 15.15 2. Ders – Son Test
15.15 – 15.30 ARA
15.30 – 16.00 EBYS Soru- Cevap
3
Slide 4
RESMİ YAZIŞMA USUL ve
ESASLARI
4
Slide 5
HEDEFLER
İlgili Mevzuatın ve,
Resmi yazışma kurallarının öğrenilmesi,
Yazışma işlemlerinin hızlı ve güvenli yürütülmesi,
Resmi yazışmaların doğru uygulanmasını sağlamak.
5
Slide 6
MEVZUAT
2004/8125 Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik
Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı:25658
Amaç: Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam:Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
6
Slide 7
TANIMLAR
Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla
yazdıkları yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgedir.
Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi
aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak
amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli
bir standart ve içeriği olan belgelerdir.
7
Slide 8
TANIMLAR
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses,
görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgilerdir.
Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen
ve saklanan her türlü belgedir.
8
Slide 9
TANIMLAR
Elektronik Ortam:Belge ve bilgilerin üzerinde
bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik
araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerdir.
Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konacağını
gösteren kodlara ait listedir.
9
Slide 10
TANIMLAR
Güvenli Elektronik İmza: İmza sahibine bağlı olan,
sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli
elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli
elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan
herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini
sağlayan elektronik imzayı ifade eder.
10
Slide 11
RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI ve GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kağıt ile yapılan yazışmalar, içeriğine ve ivediliğine göre fax
ile de gönderilebilir.
Fax ile yapılan yazışmalarda 5 gün içinde resmi yazı ile
teyidi yapılmalıdır.
Elektronik ortamda yaz1şmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır."
11
Slide 12
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az
iki nüsha olarak düzenlenir.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı:
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
…./02/2013
Sayı:
Konu:
…./02/2013
Konu:
…………………. DEVLET HASTANESİNE
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………….
Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ
Genel Sekreteri
…………………. DEVLET HASTANESİNE
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………….
Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ
Genel Sekreter
12
Slide 13
BELGE BOYUTU
Resmi yazışmalarda A4 (210 x 297) ve A5 (210 x 148 )
boyutunda kağıt kullanılır.
210 mm.
A4
297 mm.
13
Slide 14
YAZI TİPİ ve KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla hazırlanan yazılar “ Times New Roman “
yazı tipi ve
12 karakter boyutu ile yazılacaktır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
14
Slide 15
Yazı Alanı;
2,5 cm.
2,5
cm.
2,5
cm.
2,5 cm.
15
Slide 16
RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
BAŞLIK;
Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği
bölümdür.
İlk Satıra “T.C.” kısaltması
ikinci satıra KURUM ve KURULUŞUN adı
üçüncü satıra ana kuruluşun ve birimin
Adı yazı alanının üst kısmına ortalanarak
yazılır.
Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
16
Slide 17
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
http://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/515,kamu-hastaneleri-birlikleri-tarafindan-yapilacak-yazism-.pdf?0
17
Slide 18
SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI;
Sayı, başlığın son satırından sonra iki aralık (boşluk)
aşağıya, yazı alanının en soluna yazılır.
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir ve “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
18
Slide 19
ÖRNEK: SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı: 42232655-804.03-15909
Birim Kodu
Dosya No Evrak
Kayıt No
Evrak Kayıt Numarası : yazıyı gönderen birimde ve/veya genel
evrak biriminde aldığı numaradır.
Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen
kodlama sistemine ve dosya planına uyulması
zorunludur.
19
Slide 20
TARİH ;
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirtir.
Sayı ile aynı hizada yazı alanının en sağına yazılır.
Gün, ay, yıl rakamla, aralarına / işareti konularak
yazılır. 28/05/2014
20
Slide 21
KONU;
Konu, sayının bir aralık (boşluk) altına “Konu:” yan
başlığından sonra yazılır.
Konu başlık bölümünün “T.C.” kısaltmasını geçmeyecek
biçimde yazılır.
Yazının konusu özlü ve anlamlı şekilde ifade edilir.
Hk., Dair, Ait gibi kısaltmalar kullanılmaz.
21
Slide 22
ÖRNEK:TARİH ve KONU
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
X
2 Satır Aralık
X
Sayı: ……………
X
1 Satır Aralık
Konu: Resmi Yazışma Kuralları
Eğitimi
28/05/2014
22
Slide 23
GÖNDERİLEN MAKAM;
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile
bulundukları yeri belirtir.
Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre
2-4 satır aralık aşağıda, kağıdı ortalayarak BÜYÜK
harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yere ilişkin diğer hususlar parantez
içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
23
Slide 24
GÖNDERİLEN MAKAM;
Adres yazılması gerekiyorsa, küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında iki aralık bırakılarak yazılır.
Kişilere yazılıyorsa; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük,
soyadı BÜYÜK, ünvan küçük harflerle yazılır.
24
Slide 25
ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığı)
25
Slide 26
26
Slide 27
27
Slide 28
ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
Sayın: Servet SARAÇ
2 Satır Aralık
100.Yıl Mah. Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:6/1 TEKİRDAĞ
28
Slide 29
29
Slide 30
30
Slide 31
31
Slide 32
İLGİ;
Yazının önceki bir yazıya karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirtir.
“İlgi:” yan başlığı gönderilen makamda sonra iki satır
aralık bırakılarak yazı alanının soluna küçük harflerle
yazılır.
Birden fazla ilgi varsa a, b, c gibi küçük harflerle “ ) “
ayraç kullanılarak yazılır.
Bir satıra sığmıyorsa “İlgi” kelimesinin altı boş
bırakılarak ikinci satıra yazılır.
32
Slide 33
İLGİ;
İlgi: ….. tarihli ve …. sayılı ibaresi kullanılır.
İlgi tarih sırasına göre yazılır.
Yazının sayısında, birim kodu, dosya no ve evrak kayıt
numarası yazılır.
Yazı aynı konuda daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla
ilgili ise hepsi belirtilir.
33
Slide 34
Evrak Kayıt
Numarası
Barkod
Numarası
34
Slide 35
ÖRNEK:İLGİ
İlgi: İdari Hizmetler Başkanlığının 15/05/2014 tarihli ve
42232655- 774.01.5-2014.1247438.84 sayılı yazısı
İlgi: Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2009 tarihli ve
5974166-235.02.01-345 sayılı yazısı
İlgi: Tekirdağ Devlet Hastanesinin 08/02/2013 tarihli ve 67882908-903.07-153
sayılı yazısı
İlgi, resmi yazı antet bölümünde yer alan idari birimin yazılması ile başlar.
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumunun Haberleşme Kodları Duyurusu
htp://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/1121,haberlesme-kodlari.pdf?0
35
Slide 36
ÖRNEK:İLGİ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
X
X
Sayı: ……………
28/05/2014
x
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
(Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğü)
X
X
İlgi: a)Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığının
23/01/2013 tarihli ve 77182748-774-22188 sayılı yazısı
b) Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğünün 25/01/2013 tarihli ve 57190858-257
sayılı yazısı
36
Slide 37
METİN;
İlgiden (varsa) sonra başlayıp imzaya kadar süren
kısımdır. İlgiden sonra iki satır aralık bırakılarak
başlanır.
İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç satır aralık
bırakılarak başlanır.
Nokta, virgül ve soru işaretinden sonra bir vuruş
boşluk bırakılır.
37
Slide 38
METİN;
Metin içinde önemli sayılar rakam veya yazı ile yazılabilir.
Parantez içinde yazı ile de gösterilebilir.
Kesirleri ayırmak için virgül, büyük sayı gruplarını
ayırmak için nokta kullanılır. (25,33) (22.465.660)
Yazı Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzuna uygun, zorunluluk
dışında yabancı kelimeler kullanmadan yazılır.
İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmalar
kullanılacaksa, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde
parantez içinde açık biçimi gösterilir.
38
Slide 39
METİN;
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm. içerisinden başlanır.
Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir
satır boşluk bırakılır.
Metin içerisinde özel isimlerin aldığı ekler ayrılır, kurum ve
kuruluş isimlerine getirilen ekler ayrılmaz.
ÖRNEK; Gonca SOLMAZ’ a
Sağlık Bakanlığına
…… Devlet Hastanesine
39
Slide 40
METİN;
Alt makama yazılan yazılar,
rica ederim.
Üst ve Aynı düzey makamlara yazılan yazılar,
arz ederim.
Üst ve Alt makamlara dağıtımlı yazılan yazılar,
arz ve rica ederim.
40
Slide 41
ÖRNEK:METİN
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
MURATLI İLÇE DEVLET HASTANESİNE
2 Satır Aralığı
İlgi: a)……………………………………………
2 Satır Aralığı
3 Satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………
1,25 cm
.............................................................................................................................................
41
Slide 42
İMZA;
Metnin bitiminden 2-4 satır aralık bırakılarak imzalayacak
makam sahibinin, adı soyadı, ünvanı yazı alanının sağına
yazılır.
Ad soyad üzerindeki boşluğa imza atılır.
Akademik ünvanlar ismin önüne küçük harflerle kısaltılarak
yazılır.
Makam yetkisinin devredildiği durumda, ad soyad 1’ inci satıra,
yetki devredenin makamı (Başbakan a., Vali a.) 2’ nci satıra,
imzalayan makamın ünvanı 3’ üncü satıra yazılır.
42
Slide 43
İMZA;
Yazı vekaleten imzalanıyorsa, imzalayanın adı soyadı
1 inci satıra, vekalet bırakanın makamı (Vali V., Genel
Sekreter V.) 2’ inci satıra yazılır.
Yazı iki yetkili tarafından imzalanacaksa;
üst makam sahibi yazı alanı sağında yer alır.
İkiden fazla yetkili imzalayacaksa;
üst makam sahibinin imzası solda olmak
üzere, soldan sağa doğru makam sırasına göre sıralanır.
43
Slide 44
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Uzm.Dr.Yakup ÇAĞ
Genel Sekreter
http://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/1224,tkhk-imza-yetkileri-yonergesi.pdf?0
44
Slide 45
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………
……………………………………..
2-4 satır aralık
Yunus YİĞİT
Genel Sekreter a.
İdari Hizmetler Başkanı
…………………………………………………………
………………………
2-4 satır aralık
Uzm. Dr. Mustafa DÖNMEZ
Genel Sekreter V.
45
Slide 46
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Adı Soyadı
Başhekim
İmza
Adı Soyadı
Hastane Yöneticisi
46
Slide 47
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Adı Soyadı
Hastane Yöneticisi
İmza
Adı Soyadı
İdari Mali İşler Müdürü
İmza
Adı Soyadı
İdari Mali İşler Müdür Yardımcısı
47
Slide 48
ONAY;
Onay gerekiyorsa ilgili birim teklif eder, yetkili makam
onaylar.
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak
yazı alanı ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.
OLUR’ un altına onay tarihi yazılır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılır,
onaylayanın adı SOYADI, altına ünvanı yazılır.
48
Slide 49
ONAY;
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın
yetkili “Uygun görüşle arz ederim ifadesi ile onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasında
uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda
yer alır.
49
Slide 50
50
Slide 51
ÖRNEK:ONAY
………………. MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
İmza
Adı Soyadı
Ünvanı
OLUR
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
51
Slide 52
ÖRNEK:ONAY
………………. MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
(İmza)
Adı Soyadı
Uygun görüşle arz ederim.
Ünvanı
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
OLUR
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
52
Slide 53
EKLER;
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER” yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.Liste yazı
alanına sığmıyorsa ayrı sayfada gösterilir.
Yazının ekleri dağıtımdaki bazı yerlere
gönderilmeyecekse “Ek Konulmadı” “……konulmadı” bazı
ekler konacaksa,
“Ek………. Konuldu” ifadesi yazılır.
53
Slide 54
ÖRNEK:EKLER
EK:
İl Sağlık Müdürlüğü Yazısı (1 Sayfa)
EKLER:
1-Yazı Örneği (2 Sayfa)
2-Yazı Örneği (3 Sayfa)
DAĞITIM:
Tekirdağ Devlet Hastanesi
Çorlu Devlet Hastanesi (Ek konulmadı)
Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-1 konulmadı)
Çorlu Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-2 konuldu)
54
Slide 55
EBYS’ den GÖNDERİLEN FİZİKSEL EK;
55
Slide 56
DAĞITIM;
Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol
sırasına göre belirtildiği bölümdür.
Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakarak yazı alanının
soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa, eklerin yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirecekler “Gereği” kısmına,
bilgilendirilmesi istenenler “Bilgi” kısmına yazılır.
Bilgi kısmı yoksa kurum adları “DAĞITIM” başlığı altına
yazılır.
56
Slide 57
ÖRNEK:DAĞITIM
DAĞITIM:
Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri
Ağız Diş Sağlığı Merkezleri
DAĞITIM:
Gereği:
Tekirdağ Devlet Hastanesi
Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi
Bilgi:
İl Sağlık Müdürlüğü
57
Slide 58
58
Slide 59
PARAF;
Yazının kurum içinde kalan nüshasında yazıyı hazırlayanlar
belirtilir.
En fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer
alır.
Kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.
Büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.
Tarih el yazısı ile belirtilir.
59
Slide 60
ÖRNEK:PARAF
…./05/2014 V.H.K.İ.
…./05/2014 Uzman
: A. AKDOĞAN (Paraf)
: S. BİNGÖLOĞLU (Paraf)
ADRES
60
Slide 61
KOORDİNASYON;
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon” yazılır.
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
61
Slide 62
ÖRNEK:KOORDİNASYON
…./05/2014 V.H.K.İ.
: S.SAYIN (Paraf)
…./05/2014 Şef
: M.DEMİR (Paraf)
.…./05/2014 İ.M.Hiz.Müd.Yrd: K.ÇEBİ
(Paraf)
X 1 Satır Aralığı
Koordinasyon:
…./05/2014 Avukat
ADRES
:F.İŞBİLEN (Paraf)
62
Slide 63
63
Slide 64
ADRES;
Yazı alanı sınırları içine yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Soldan başlayarak Kurum ve Kuruluşun,
Adresi, telefon ve faks numarası,
e-posta adresi, elektronik ağ adresi yazılır.
Gerektiğinde ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin,
adı soyadı, ünvanı
adres bölümünün sağına yazılır.
64
Slide 65
65
Slide 66
ÖRNEK:ADRES
Orta Cami Mah.Hastane Sok.No:1 59030 TEKİRDAĞ
Ayrıntılı bilgi için irtibat : E.SAYIN V.H.K.İ.
Telefon: (0282) 262 53 55-1136 Faks: (0282) 260 38 50
e-posta : [email protected]
Elektronik Ağ: www.tdh.gov.tr
66
Slide 67
GİZLİ YAZILAR;
Gizlilik taşıyan bir yazı ise gizlilik derecesi belgenin
üst ve alt orta kısmına büyük harflerle kırmızı olarak yazılır.
Gizlilik dereceler:
“ÇOK GİZLİ”
“GİZLİ”
“ÖZEL”
“HİZMETE ÖZEL”
Hizmet özelliğine göre kurum ve kuruluşça belirlenir.
67
Slide 68
68
Slide 69
İVEDİ ve GÜNLÜ YAZILAR,TEKİT YAZISI;
Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmına
büyük harflerle kırmızı renkli belirtilir.
Yazıyı alan ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilir.
Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kuruma tekit yazısı yazılır.
69
Slide 70
70
Slide 71
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
İVEDİ
2 SATIR ARALIĞI
Sayı:
12/02/2013
1 SATIR ARALIĞI
Konu:
2-4 SATIR ARALIĞI
…………………….. DEVLET HASTANESİNE
2 SATIR ARALIĞI
İlgi:…......................................................................................................................
3 SATIR ARALIĞI
2 SATIR ARALIĞI
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
2-4 SATIR ARALIĞI
Adı SOYADI
UYGUN SATIR ARALIĞI
Ünvanı
EKLER:
1- Dilekçe (1 Sayfa)
2-Genelge (… Sayfa)
UYGUN SATIR ARALIĞI
DAĞITIM:
Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri
GİZLİLİK DERECESİ
100 Yıl Mah.Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:37 /A 59100 TEKİRDAĞ
Ayrıntılı bilgi için irtibat : M.DEMİR Şef
Telefon: (0282) 258 65 65 -1049
Faks: (0282) 262 57 29
e-posta : [email protected]
Elektronik Ağ: www.tekirdagkhb.gov.tr
71
Slide 72
SAYFA NUMARASI;
Sayfa numarası, yazı alanının
sağ altına toplam sayfa
1/3
sayısının kaçıncısı olduğunu
gösterecek şekilde verilir.
2/3
3/3
72
Slide 73
ASLINA UYGUNLUK ONAYI;
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, yazı örneğinin
uygun bir yerine “ Aslının Aynıdır” yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin
değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde
çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirler alırlar.
73
Slide 74
RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE
ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
KAYIT KAŞESİ;
Gelen Evrak Kayıt kaşesi
kullanılarak kayıt edilir ve
kaşeler evrakın arka yüzüne
basılır.
Yazı ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa, o
bölümün karşısına gereği
yapılmak
maksadıyla
belirtilir.
74
Slide 75
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ;
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst
köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise
zarfın ortasında yer alır.
“ÇOK GİZLİ” yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı
konur ve kapama yerlerine, hazırlayan paraf atar.
Parafları örtecek şekilde saydam bant yapıştırılır. Yazının
gizlilik derecesi iç zarfta belirtilir.
Dış zarfa ivedilik yazılabilir, gizlilik derecesi yazılmaz!
75
Slide 76
İÇ ZARF
İLETİŞİM BİLGİLERİ
ÇOK GİZLİ
İVEDİ
ÇOK GİZLİ
76
Slide 77
DIŞ ZARF
GÖNDERENİN
İLETİŞİM BİLGİLERİ
İVEDİ
GİDECEĞİ YER VE
EVRAK SAYISI
Dış zarfa gizlilik derecesi yazılmaz. Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst
köşesinde, gideceği yerin iletişim bilgileri zarfın ortasında yer alır.
77
Slide 78
GİZLİ YAZILARIN ALINMASI;
Yazıların alınmasında, dış zarfı açan görevli iç zarf
üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini görünce zarfı
açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
78
Slide 79
79
Slide 80
DOSYALAMA
80
Slide 81
HEDEFLER
İlgili Mevzuatın neler olduğunun öğrenilmesi
Standart Dosya Planının açıklanabilmesi,
Kurallarının öğrenilmesi
Standartlaşmanın öneminin kavranması
81
Slide 82
STANDART DOSYA PLANI NEDİR?
Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubudur.
DOSYA PLANI:Kurum ve kuruluşların iş ve
işlemleri neticesinde oluşan belgelerin, sistemli
şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden
hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir
83
Slide 83
Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü koordinasyonu ile başlatılan "Standart
Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş ve
zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri
doğrultusunda yenilenmiştir.
84
Slide 84
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını sağlayan
dosyalama sistemidir.
1) Genel Konular
2) Ana Hizmet Faaliyetleri
3) Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler
4) Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler
olmak üzere 4 başlık altında, ana konulara
bölünmüştür.
85
Slide 85
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
000-099
100-599
GENEL KONULAR
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ
600-619
ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ
620-639
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
640-659
HUKUK İŞLERİ
660-679
TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-719
BİLGİ SİSTEMLERİ
720-749
DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ
750-769
EMLAK VE YAPIM İŞLERİ
770-789
EĞİTİM İŞLERİ
800-819
İDARİ VE SOSYAL İŞLER
820-839
TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
840-869
MALİ İŞLER
870-889
ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
900-929
PERSONEL İŞLERİ
930-949
SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ
950-969
GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ86
Slide 86
Kodlama Sistemi;
Planın kodlama bölümünde ana konular, ana konuyla
ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt
konular yer almaktadır.
Ana konu ile alt konular birbiri ile ilişkilerine göre
numaralandırılmıştır.
ANA KONULAR
ALT KONULAR
OOO (Üç sayısal karakter)
OO (İki sayısal karakter)
87
Slide 87
Kodlama 3 sayısal bölümden oluşmaktadır.
000-099
100-599
600-999
88
Slide 88
Konuların Numaralandırılması,
000-099:Genel Konular
Her birimde var olması muhtemel dosyalardır.
Mevzuat, faaliyet raporları, istatistik, görüşler, kalite
yönetim sistemi vb.
89
Slide 89
100-599: Ana Hizmet Faaliyetleri:
Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet
birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve
bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır.
90
Slide 90
600-999: Yardımcı Hizmet,
Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri:
Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb ile her
kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere
(Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu
faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır ve 600999 sayısal aralıklarında numaralandırılmıştır.
Konular birim adı yerine faaliyet adı altında sıralanmıştır.
91
Slide 91
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
020
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
3. Alt Konu
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Olurlar, Onaylar
92
Slide 92
01
02
03
99
903
01
02
01
02
03
03
01
02
04
05
01
02
03
04
05
06
01
Personel İşleri (Genel)
İş İstekleri
Personel Alımı
Alım Talepleri
Alım İzinleri
Sınavlar
Diğer
Personel Özlük İşleri
İşe Giriş Belgeleri
Atama İşleri
Asaleten
Vekaleten
Tedviren
Terfi ve İntibak İşlemleri
Terfi İşleri
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
İzin İşleri
Yıllık
Sıhhi
Mazeret
Ücretsiz
Yurtdışı
Görevden Ayrılma
Emeklilik
Saklama
Kodu
Saklama
Süresi
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana Dosya
900
901
902
PERSONEL İŞLERİ
93
Slide 93
STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Birim (Haberleşme) Kodu: Yazının hazırlandığı kurum
ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlenmiş olan
kodlamadır.
1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile uygulamaya
konulmuştur. (2011/1 Başbakanlık Genelgesi ile
güncellendi )
Standartlaşma ve haberleşmenin ilk adımı olan “ Birim
Kodları” sayı bölümünün ilk unsurudur.
94
Slide 94
95
Slide 95
Dosya planında yer alan konu numaraları yazının sayı
bölümüne birim kodundan sonra (-) kısa çizgi konularak
yazılacaktır.
Örnek;
Sayı:42232655-621.04-786
A
B
C
Konu:Basında Yer Alan Haberler
A:İdari Birim Kimlik Kodu
B:Dosya Numarası
C:Evrak Kayıt No
621 Basın İşleri
04 Basında Yer Alan Haberler
96
Slide 96
903
Personel Özlük İşleri
01
İşe Giriş Belgeleri
02
Atama İşleri
01
Asaleten
02
Vekaleten
03
Tedviren
03
Terfi ve İntibak İşlemleri
01
Terfi İşleri
02
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
04
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
05
İzin İşleri
Sayı: 42232655-903.03.02.02-Evrak No
Konu:Öğrenim Değerlendirmesi
Dosyalama: Kişi Özlük Dosyası
97
Slide 97
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya
kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak
dosyada biriktirilmeli; tamamlanınca ilgileri ile bir
araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların
ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı
dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan
eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
98
Slide 98
Planda
koyu renkle yazılı bulunan konular
GENEL’i gösterir ve bu numaralarla
dosyalara, alt konulardaki yazılar konabilir.
Örnek;
770
771
açılacak
Eğitim İşleri (Genel)
Eğitim Planları
Burs İşleri
770
Eğitim
İşleri
772
………
799 Eğitimle İlgili Diğer İşler
Konuların sonunda bulunan “ Diğer” adı ile
İfade edilen konular ise, kendinden önceki
2013
konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ana konunun alt konusu
için kullanılır.
99
Slide 99
KLASÖR ETİKETİ:
T.C.
KAMU HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİ
42232655
Bilgi Edinme
Başvuruları
622.01
I
2014
KURUM ADI
BİRİM KODU
DOSYA NUMARASI
KONU ADI
ÖZEL KOD ALANI
YILI
100
Slide 100
82826271
42232655
840
774.06
2014
ADAY
MEMUR
T.C.
TEKİRDAĞ KAMU
HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL
SEKRETERLİĞİ
MALİ İŞLER
(GENEL)
T.C.
TEKİRDAĞ KAMU
HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL
SEKRETERLİĞİ
2014
101
Slide 101
102
Slide 102
103
Slide 103
104
Slide 104
DOSYALARIN ARİŞVE TESLİM EDİLMESİ
Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması,
düzenlenmesi, devri vb. işlemler Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre gerçekleştirilir.
105
Slide 105
106
TEKİRDAĞ İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİ
Gülaydın TABU
Eğitim Koordinasyon Birimi
1
Slide 2
RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM
POGRAMI
28 Mayıs 2014 / Tekirdağ
13.30 – 13.50 Tanışma
13.50 – 14.00 Ön Test
14.00 – 14.45 1. Ders
14.45 – 15.00 ARA
15.00 – 15.45 2. Ders – Son Test
15.45 – 16.00 ARA
16.00 – 16.30 EBYS Soru- Cevap
2
Slide 3
RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM
POGRAMI
29 Mayıs 2014 / Çorlu
13.00 – 13.20 Tanışma
13.20 – 13.30 Ön Test
13.30 - 14.15 1. Ders
14.15 – 14.30 ARA
14.30 – 15.15 2. Ders – Son Test
15.15 – 15.30 ARA
15.30 – 16.00 EBYS Soru- Cevap
3
Slide 4
RESMİ YAZIŞMA USUL ve
ESASLARI
4
Slide 5
HEDEFLER
İlgili Mevzuatın ve,
Resmi yazışma kurallarının öğrenilmesi,
Yazışma işlemlerinin hızlı ve güvenli yürütülmesi,
Resmi yazışmaların doğru uygulanmasını sağlamak.
5
Slide 6
MEVZUAT
2004/8125 Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik
Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı:25658
Amaç: Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam:Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
6
Slide 7
TANIMLAR
Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla
yazdıkları yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgedir.
Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi
aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak
amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli
bir standart ve içeriği olan belgelerdir.
7
Slide 8
TANIMLAR
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses,
görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgilerdir.
Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen
ve saklanan her türlü belgedir.
8
Slide 9
TANIMLAR
Elektronik Ortam:Belge ve bilgilerin üzerinde
bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik
araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerdir.
Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konacağını
gösteren kodlara ait listedir.
9
Slide 10
TANIMLAR
Güvenli Elektronik İmza: İmza sahibine bağlı olan,
sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli
elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli
elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan
herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini
sağlayan elektronik imzayı ifade eder.
10
Slide 11
RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI ve GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kağıt ile yapılan yazışmalar, içeriğine ve ivediliğine göre fax
ile de gönderilebilir.
Fax ile yapılan yazışmalarda 5 gün içinde resmi yazı ile
teyidi yapılmalıdır.
Elektronik ortamda yaz1şmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır."
11
Slide 12
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az
iki nüsha olarak düzenlenir.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı:
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
…./02/2013
Sayı:
Konu:
…./02/2013
Konu:
…………………. DEVLET HASTANESİNE
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………….
Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ
Genel Sekreteri
…………………. DEVLET HASTANESİNE
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
………………….
Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ
Genel Sekreter
12
Slide 13
BELGE BOYUTU
Resmi yazışmalarda A4 (210 x 297) ve A5 (210 x 148 )
boyutunda kağıt kullanılır.
210 mm.
A4
297 mm.
13
Slide 14
YAZI TİPİ ve KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla hazırlanan yazılar “ Times New Roman “
yazı tipi ve
12 karakter boyutu ile yazılacaktır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
14
Slide 15
Yazı Alanı;
2,5 cm.
2,5
cm.
2,5
cm.
2,5 cm.
15
Slide 16
RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
BAŞLIK;
Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği
bölümdür.
İlk Satıra “T.C.” kısaltması
ikinci satıra KURUM ve KURULUŞUN adı
üçüncü satıra ana kuruluşun ve birimin
Adı yazı alanının üst kısmına ortalanarak
yazılır.
Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
16
Slide 17
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
http://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/515,kamu-hastaneleri-birlikleri-tarafindan-yapilacak-yazism-.pdf?0
17
Slide 18
SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI;
Sayı, başlığın son satırından sonra iki aralık (boşluk)
aşağıya, yazı alanının en soluna yazılır.
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir ve “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
18
Slide 19
ÖRNEK: SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı: 42232655-804.03-15909
Birim Kodu
Dosya No Evrak
Kayıt No
Evrak Kayıt Numarası : yazıyı gönderen birimde ve/veya genel
evrak biriminde aldığı numaradır.
Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen
kodlama sistemine ve dosya planına uyulması
zorunludur.
19
Slide 20
TARİH ;
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirtir.
Sayı ile aynı hizada yazı alanının en sağına yazılır.
Gün, ay, yıl rakamla, aralarına / işareti konularak
yazılır. 28/05/2014
20
Slide 21
KONU;
Konu, sayının bir aralık (boşluk) altına “Konu:” yan
başlığından sonra yazılır.
Konu başlık bölümünün “T.C.” kısaltmasını geçmeyecek
biçimde yazılır.
Yazının konusu özlü ve anlamlı şekilde ifade edilir.
Hk., Dair, Ait gibi kısaltmalar kullanılmaz.
21
Slide 22
ÖRNEK:TARİH ve KONU
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
X
2 Satır Aralık
X
Sayı: ……………
X
1 Satır Aralık
Konu: Resmi Yazışma Kuralları
Eğitimi
28/05/2014
22
Slide 23
GÖNDERİLEN MAKAM;
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile
bulundukları yeri belirtir.
Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre
2-4 satır aralık aşağıda, kağıdı ortalayarak BÜYÜK
harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yere ilişkin diğer hususlar parantez
içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.
23
Slide 24
GÖNDERİLEN MAKAM;
Adres yazılması gerekiyorsa, küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında iki aralık bırakılarak yazılır.
Kişilere yazılıyorsa; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük,
soyadı BÜYÜK, ünvan küçük harflerle yazılır.
24
Slide 25
ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığı)
25
Slide 26
26
Slide 27
27
Slide 28
ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
Sayın: Servet SARAÇ
2 Satır Aralık
100.Yıl Mah. Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:6/1 TEKİRDAĞ
28
Slide 29
29
Slide 30
30
Slide 31
31
Slide 32
İLGİ;
Yazının önceki bir yazıya karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirtir.
“İlgi:” yan başlığı gönderilen makamda sonra iki satır
aralık bırakılarak yazı alanının soluna küçük harflerle
yazılır.
Birden fazla ilgi varsa a, b, c gibi küçük harflerle “ ) “
ayraç kullanılarak yazılır.
Bir satıra sığmıyorsa “İlgi” kelimesinin altı boş
bırakılarak ikinci satıra yazılır.
32
Slide 33
İLGİ;
İlgi: ….. tarihli ve …. sayılı ibaresi kullanılır.
İlgi tarih sırasına göre yazılır.
Yazının sayısında, birim kodu, dosya no ve evrak kayıt
numarası yazılır.
Yazı aynı konuda daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla
ilgili ise hepsi belirtilir.
33
Slide 34
Evrak Kayıt
Numarası
Barkod
Numarası
34
Slide 35
ÖRNEK:İLGİ
İlgi: İdari Hizmetler Başkanlığının 15/05/2014 tarihli ve
42232655- 774.01.5-2014.1247438.84 sayılı yazısı
İlgi: Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2009 tarihli ve
5974166-235.02.01-345 sayılı yazısı
İlgi: Tekirdağ Devlet Hastanesinin 08/02/2013 tarihli ve 67882908-903.07-153
sayılı yazısı
İlgi, resmi yazı antet bölümünde yer alan idari birimin yazılması ile başlar.
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumunun Haberleşme Kodları Duyurusu
htp://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/1121,haberlesme-kodlari.pdf?0
35
Slide 36
ÖRNEK:İLGİ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
X
X
Sayı: ……………
28/05/2014
x
Konu:…………………………..
2-4 Satır ARALIK
İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
(Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğü)
X
X
İlgi: a)Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığının
23/01/2013 tarihli ve 77182748-774-22188 sayılı yazısı
b) Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğünün 25/01/2013 tarihli ve 57190858-257
sayılı yazısı
36
Slide 37
METİN;
İlgiden (varsa) sonra başlayıp imzaya kadar süren
kısımdır. İlgiden sonra iki satır aralık bırakılarak
başlanır.
İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç satır aralık
bırakılarak başlanır.
Nokta, virgül ve soru işaretinden sonra bir vuruş
boşluk bırakılır.
37
Slide 38
METİN;
Metin içinde önemli sayılar rakam veya yazı ile yazılabilir.
Parantez içinde yazı ile de gösterilebilir.
Kesirleri ayırmak için virgül, büyük sayı gruplarını
ayırmak için nokta kullanılır. (25,33) (22.465.660)
Yazı Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzuna uygun, zorunluluk
dışında yabancı kelimeler kullanmadan yazılır.
İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmalar
kullanılacaksa, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde
parantez içinde açık biçimi gösterilir.
38
Slide 39
METİN;
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm. içerisinden başlanır.
Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir
satır boşluk bırakılır.
Metin içerisinde özel isimlerin aldığı ekler ayrılır, kurum ve
kuruluş isimlerine getirilen ekler ayrılmaz.
ÖRNEK; Gonca SOLMAZ’ a
Sağlık Bakanlığına
…… Devlet Hastanesine
39
Slide 40
METİN;
Alt makama yazılan yazılar,
rica ederim.
Üst ve Aynı düzey makamlara yazılan yazılar,
arz ederim.
Üst ve Alt makamlara dağıtımlı yazılan yazılar,
arz ve rica ederim.
40
Slide 41
ÖRNEK:METİN
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Sayı: ……………
28/05/2014
Konu:…………………………..
MURATLI İLÇE DEVLET HASTANESİNE
2 Satır Aralığı
İlgi: a)……………………………………………
2 Satır Aralığı
3 Satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………
1,25 cm
.............................................................................................................................................
41
Slide 42
İMZA;
Metnin bitiminden 2-4 satır aralık bırakılarak imzalayacak
makam sahibinin, adı soyadı, ünvanı yazı alanının sağına
yazılır.
Ad soyad üzerindeki boşluğa imza atılır.
Akademik ünvanlar ismin önüne küçük harflerle kısaltılarak
yazılır.
Makam yetkisinin devredildiği durumda, ad soyad 1’ inci satıra,
yetki devredenin makamı (Başbakan a., Vali a.) 2’ nci satıra,
imzalayan makamın ünvanı 3’ üncü satıra yazılır.
42
Slide 43
İMZA;
Yazı vekaleten imzalanıyorsa, imzalayanın adı soyadı
1 inci satıra, vekalet bırakanın makamı (Vali V., Genel
Sekreter V.) 2’ inci satıra yazılır.
Yazı iki yetkili tarafından imzalanacaksa;
üst makam sahibi yazı alanı sağında yer alır.
İkiden fazla yetkili imzalayacaksa;
üst makam sahibinin imzası solda olmak
üzere, soldan sağa doğru makam sırasına göre sıralanır.
43
Slide 44
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Uzm.Dr.Yakup ÇAĞ
Genel Sekreter
http://www.tkhk.gov.tr/Eklenti/1224,tkhk-imza-yetkileri-yonergesi.pdf?0
44
Slide 45
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………
……………………………………..
2-4 satır aralık
Yunus YİĞİT
Genel Sekreter a.
İdari Hizmetler Başkanı
…………………………………………………………
………………………
2-4 satır aralık
Uzm. Dr. Mustafa DÖNMEZ
Genel Sekreter V.
45
Slide 46
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Adı Soyadı
Başhekim
İmza
Adı Soyadı
Hastane Yöneticisi
46
Slide 47
ÖRNEK:İMZA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
2-4 satır aralık
İmza
Adı Soyadı
Hastane Yöneticisi
İmza
Adı Soyadı
İdari Mali İşler Müdürü
İmza
Adı Soyadı
İdari Mali İşler Müdür Yardımcısı
47
Slide 48
ONAY;
Onay gerekiyorsa ilgili birim teklif eder, yetkili makam
onaylar.
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak
yazı alanı ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.
OLUR’ un altına onay tarihi yazılır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılır,
onaylayanın adı SOYADI, altına ünvanı yazılır.
48
Slide 49
ONAY;
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın
yetkili “Uygun görüşle arz ederim ifadesi ile onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasında
uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda
yer alır.
49
Slide 50
50
Slide 51
ÖRNEK:ONAY
………………. MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………………………………
..........................................................................................................................................
……………………………………………….
İmza
Adı Soyadı
Ünvanı
OLUR
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
51
Slide 52
ÖRNEK:ONAY
………………. MAKAMINA
…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………….
(İmza)
Adı Soyadı
Uygun görüşle arz ederim.
Ünvanı
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
OLUR
…./05/2014
(İmza)
Adı Soyadı
Ünvanı
52
Slide 53
EKLER;
Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER” yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.Liste yazı
alanına sığmıyorsa ayrı sayfada gösterilir.
Yazının ekleri dağıtımdaki bazı yerlere
gönderilmeyecekse “Ek Konulmadı” “……konulmadı” bazı
ekler konacaksa,
“Ek………. Konuldu” ifadesi yazılır.
53
Slide 54
ÖRNEK:EKLER
EK:
İl Sağlık Müdürlüğü Yazısı (1 Sayfa)
EKLER:
1-Yazı Örneği (2 Sayfa)
2-Yazı Örneği (3 Sayfa)
DAĞITIM:
Tekirdağ Devlet Hastanesi
Çorlu Devlet Hastanesi (Ek konulmadı)
Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-1 konulmadı)
Çorlu Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-2 konuldu)
54
Slide 55
EBYS’ den GÖNDERİLEN FİZİKSEL EK;
55
Slide 56
DAĞITIM;
Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol
sırasına göre belirtildiği bölümdür.
Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakarak yazı alanının
soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa, eklerin yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirecekler “Gereği” kısmına,
bilgilendirilmesi istenenler “Bilgi” kısmına yazılır.
Bilgi kısmı yoksa kurum adları “DAĞITIM” başlığı altına
yazılır.
56
Slide 57
ÖRNEK:DAĞITIM
DAĞITIM:
Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri
Ağız Diş Sağlığı Merkezleri
DAĞITIM:
Gereği:
Tekirdağ Devlet Hastanesi
Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi
Bilgi:
İl Sağlık Müdürlüğü
57
Slide 58
58
Slide 59
PARAF;
Yazının kurum içinde kalan nüshasında yazıyı hazırlayanlar
belirtilir.
En fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer
alır.
Kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.
Büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır.
Tarih el yazısı ile belirtilir.
59
Slide 60
ÖRNEK:PARAF
…./05/2014 V.H.K.İ.
…./05/2014 Uzman
: A. AKDOĞAN (Paraf)
: S. BİNGÖLOĞLU (Paraf)
ADRES
60
Slide 61
KOORDİNASYON;
Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon” yazılır.
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları
paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
61
Slide 62
ÖRNEK:KOORDİNASYON
…./05/2014 V.H.K.İ.
: S.SAYIN (Paraf)
…./05/2014 Şef
: M.DEMİR (Paraf)
.…./05/2014 İ.M.Hiz.Müd.Yrd: K.ÇEBİ
(Paraf)
X 1 Satır Aralığı
Koordinasyon:
…./05/2014 Avukat
ADRES
:F.İŞBİLEN (Paraf)
62
Slide 63
63
Slide 64
ADRES;
Yazı alanı sınırları içine yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Soldan başlayarak Kurum ve Kuruluşun,
Adresi, telefon ve faks numarası,
e-posta adresi, elektronik ağ adresi yazılır.
Gerektiğinde ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin,
adı soyadı, ünvanı
adres bölümünün sağına yazılır.
64
Slide 65
65
Slide 66
ÖRNEK:ADRES
Orta Cami Mah.Hastane Sok.No:1 59030 TEKİRDAĞ
Ayrıntılı bilgi için irtibat : E.SAYIN V.H.K.İ.
Telefon: (0282) 262 53 55-1136 Faks: (0282) 260 38 50
e-posta : [email protected]
Elektronik Ağ: www.tdh.gov.tr
66
Slide 67
GİZLİ YAZILAR;
Gizlilik taşıyan bir yazı ise gizlilik derecesi belgenin
üst ve alt orta kısmına büyük harflerle kırmızı olarak yazılır.
Gizlilik dereceler:
“ÇOK GİZLİ”
“GİZLİ”
“ÖZEL”
“HİZMETE ÖZEL”
Hizmet özelliğine göre kurum ve kuruluşça belirlenir.
67
Slide 68
68
Slide 69
İVEDİ ve GÜNLÜ YAZILAR,TEKİT YAZISI;
Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmına
büyük harflerle kırmızı renkli belirtilir.
Yazıyı alan ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilir.
Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kuruma tekit yazısı yazılır.
69
Slide 70
70
Slide 71
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
İVEDİ
2 SATIR ARALIĞI
Sayı:
12/02/2013
1 SATIR ARALIĞI
Konu:
2-4 SATIR ARALIĞI
…………………….. DEVLET HASTANESİNE
2 SATIR ARALIĞI
İlgi:…......................................................................................................................
3 SATIR ARALIĞI
2 SATIR ARALIĞI
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………..
2-4 SATIR ARALIĞI
Adı SOYADI
UYGUN SATIR ARALIĞI
Ünvanı
EKLER:
1- Dilekçe (1 Sayfa)
2-Genelge (… Sayfa)
UYGUN SATIR ARALIĞI
DAĞITIM:
Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri
GİZLİLİK DERECESİ
100 Yıl Mah.Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:37 /A 59100 TEKİRDAĞ
Ayrıntılı bilgi için irtibat : M.DEMİR Şef
Telefon: (0282) 258 65 65 -1049
Faks: (0282) 262 57 29
e-posta : [email protected]
Elektronik Ağ: www.tekirdagkhb.gov.tr
71
Slide 72
SAYFA NUMARASI;
Sayfa numarası, yazı alanının
sağ altına toplam sayfa
1/3
sayısının kaçıncısı olduğunu
gösterecek şekilde verilir.
2/3
3/3
72
Slide 73
ASLINA UYGUNLUK ONAYI;
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, yazı örneğinin
uygun bir yerine “ Aslının Aynıdır” yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin
değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde
çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirler alırlar.
73
Slide 74
RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE
ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
KAYIT KAŞESİ;
Gelen Evrak Kayıt kaşesi
kullanılarak kayıt edilir ve
kaşeler evrakın arka yüzüne
basılır.
Yazı ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa, o
bölümün karşısına gereği
yapılmak
maksadıyla
belirtilir.
74
Slide 75
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ;
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst
köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise
zarfın ortasında yer alır.
“ÇOK GİZLİ” yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı
konur ve kapama yerlerine, hazırlayan paraf atar.
Parafları örtecek şekilde saydam bant yapıştırılır. Yazının
gizlilik derecesi iç zarfta belirtilir.
Dış zarfa ivedilik yazılabilir, gizlilik derecesi yazılmaz!
75
Slide 76
İÇ ZARF
İLETİŞİM BİLGİLERİ
ÇOK GİZLİ
İVEDİ
ÇOK GİZLİ
76
Slide 77
DIŞ ZARF
GÖNDERENİN
İLETİŞİM BİLGİLERİ
İVEDİ
GİDECEĞİ YER VE
EVRAK SAYISI
Dış zarfa gizlilik derecesi yazılmaz. Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst
köşesinde, gideceği yerin iletişim bilgileri zarfın ortasında yer alır.
77
Slide 78
GİZLİ YAZILARIN ALINMASI;
Yazıların alınmasında, dış zarfı açan görevli iç zarf
üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini görünce zarfı
açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
78
Slide 79
79
Slide 80
DOSYALAMA
80
Slide 81
HEDEFLER
İlgili Mevzuatın neler olduğunun öğrenilmesi
Standart Dosya Planının açıklanabilmesi,
Kurallarının öğrenilmesi
Standartlaşmanın öneminin kavranması
81
Slide 82
STANDART DOSYA PLANI NEDİR?
Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubudur.
DOSYA PLANI:Kurum ve kuruluşların iş ve
işlemleri neticesinde oluşan belgelerin, sistemli
şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden
hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir
83
Slide 83
Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü koordinasyonu ile başlatılan "Standart
Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş ve
zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri
doğrultusunda yenilenmiştir.
84
Slide 84
STANDART DOSYA PLANININ
KULLANIMI
Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını sağlayan
dosyalama sistemidir.
1) Genel Konular
2) Ana Hizmet Faaliyetleri
3) Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler
4) Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler
olmak üzere 4 başlık altında, ana konulara
bölünmüştür.
85
Slide 85
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
000-099
100-599
GENEL KONULAR
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ
600-619
ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ
620-639
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
640-659
HUKUK İŞLERİ
660-679
TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-719
BİLGİ SİSTEMLERİ
720-749
DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ
750-769
EMLAK VE YAPIM İŞLERİ
770-789
EĞİTİM İŞLERİ
800-819
İDARİ VE SOSYAL İŞLER
820-839
TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
840-869
MALİ İŞLER
870-889
ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
900-929
PERSONEL İŞLERİ
930-949
SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ
950-969
GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ86
Slide 86
Kodlama Sistemi;
Planın kodlama bölümünde ana konular, ana konuyla
ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt
konular yer almaktadır.
Ana konu ile alt konular birbiri ile ilişkilerine göre
numaralandırılmıştır.
ANA KONULAR
ALT KONULAR
OOO (Üç sayısal karakter)
OO (İki sayısal karakter)
87
Slide 87
Kodlama 3 sayısal bölümden oluşmaktadır.
000-099
100-599
600-999
88
Slide 88
Konuların Numaralandırılması,
000-099:Genel Konular
Her birimde var olması muhtemel dosyalardır.
Mevzuat, faaliyet raporları, istatistik, görüşler, kalite
yönetim sistemi vb.
89
Slide 89
100-599: Ana Hizmet Faaliyetleri:
Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet
birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve
bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır.
90
Slide 90
600-999: Yardımcı Hizmet,
Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri:
Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb ile her
kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere
(Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu
faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır ve 600999 sayısal aralıklarında numaralandırılmıştır.
Konular birim adı yerine faaliyet adı altında sıralanmıştır.
91
Slide 91
GENEL İŞLER
000
Genel
010
Mevzuat İşleri
01
Kanunlar
02
Tüzükler
03
Yönetmelikler
04
Yönergeler
05
Tebliğler
06
Genelgeler
01
İç Genelgeler
02
Dış Genelgeler
07
020
Saklama
Süresi
Saklama
Kodu
3. Alt Konu
2. Alt Konu
1. Alt Konu
Ana Dosya
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01
Talimatlar
02
Duyurular
03
Sirkülerler
08
Rehber, Kılavuz
09
Standartlar
99
Diğer
Olurlar, Onaylar
92
Slide 92
01
02
03
99
903
01
02
01
02
03
03
01
02
04
05
01
02
03
04
05
06
01
Personel İşleri (Genel)
İş İstekleri
Personel Alımı
Alım Talepleri
Alım İzinleri
Sınavlar
Diğer
Personel Özlük İşleri
İşe Giriş Belgeleri
Atama İşleri
Asaleten
Vekaleten
Tedviren
Terfi ve İntibak İşlemleri
Terfi İşleri
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
İzin İşleri
Yıllık
Sıhhi
Mazeret
Ücretsiz
Yurtdışı
Görevden Ayrılma
Emeklilik
Saklama
Kodu
Saklama
Süresi
3. Alt
Konu
2. Alt
Konu
1. Alt
Konu
Ana Dosya
900
901
902
PERSONEL İŞLERİ
93
Slide 93
STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Birim (Haberleşme) Kodu: Yazının hazırlandığı kurum
ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlenmiş olan
kodlamadır.
1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile uygulamaya
konulmuştur. (2011/1 Başbakanlık Genelgesi ile
güncellendi )
Standartlaşma ve haberleşmenin ilk adımı olan “ Birim
Kodları” sayı bölümünün ilk unsurudur.
94
Slide 94
95
Slide 95
Dosya planında yer alan konu numaraları yazının sayı
bölümüne birim kodundan sonra (-) kısa çizgi konularak
yazılacaktır.
Örnek;
Sayı:42232655-621.04-786
A
B
C
Konu:Basında Yer Alan Haberler
A:İdari Birim Kimlik Kodu
B:Dosya Numarası
C:Evrak Kayıt No
621 Basın İşleri
04 Basında Yer Alan Haberler
96
Slide 96
903
Personel Özlük İşleri
01
İşe Giriş Belgeleri
02
Atama İşleri
01
Asaleten
02
Vekaleten
03
Tedviren
03
Terfi ve İntibak İşlemleri
01
Terfi İşleri
02
İntibak İşleri
01 Hizmet Değerlendirmesi
02 Öğrenim Değerlendirmesi
04
Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi
05
İzin İşleri
Sayı: 42232655-903.03.02.02-Evrak No
Konu:Öğrenim Değerlendirmesi
Dosyalama: Kişi Özlük Dosyası
97
Slide 97
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya
kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak
dosyada biriktirilmeli; tamamlanınca ilgileri ile bir
araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların
ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı
dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle
dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan
eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
98
Slide 98
Planda
koyu renkle yazılı bulunan konular
GENEL’i gösterir ve bu numaralarla
dosyalara, alt konulardaki yazılar konabilir.
Örnek;
770
771
açılacak
Eğitim İşleri (Genel)
Eğitim Planları
Burs İşleri
770
Eğitim
İşleri
772
………
799 Eğitimle İlgili Diğer İşler
Konuların sonunda bulunan “ Diğer” adı ile
İfade edilen konular ise, kendinden önceki
2013
konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ana konunun alt konusu
için kullanılır.
99
Slide 99
KLASÖR ETİKETİ:
T.C.
KAMU HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİ
42232655
Bilgi Edinme
Başvuruları
622.01
I
2014
KURUM ADI
BİRİM KODU
DOSYA NUMARASI
KONU ADI
ÖZEL KOD ALANI
YILI
100
Slide 100
82826271
42232655
840
774.06
2014
ADAY
MEMUR
T.C.
TEKİRDAĞ KAMU
HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL
SEKRETERLİĞİ
MALİ İŞLER
(GENEL)
T.C.
TEKİRDAĞ KAMU
HASTANELERİ
BİRLİĞİ
GENEL
SEKRETERLİĞİ
2014
101
Slide 101
102
Slide 102
103
Slide 103
104
Slide 104
DOSYALARIN ARİŞVE TESLİM EDİLMESİ
Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması,
düzenlenmesi, devri vb. işlemler Devlet Arşiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre gerçekleştirilir.
105
Slide 105
106