Slide 1

T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
(2015)

Hazırlayan ve Sunan;
Mustafa UZUNER
Yazı İşleri Müdürü
1


Slide 2

Resmi Yazışma Niçin Önemlidir?
Devlet yazı ile konuşur.
Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.

Resmi yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle, sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.

Söz Uçar Yazı Kalır…
2


Slide 3

Yazışma İşlemlerini Düzenleyen Mevzuat
 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik (02/02/2015 tarihli ve 29255 Sayılı Resmi Gazete)
 Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma
Yönetmeliği… ve Yönetmeliğin Uygulama Yönergesi
 İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği
 Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi
Hk.Kanun
 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
 Başbakanlık tarafından yayımlanan genelgeler
 Standart Dosya Planları
 İmza Yetkileri Yönergeleri
 Yazışma işlemlerini düzenleyen diğer mevzuat

3


Slide 4

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik (2015)
Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine
kadar olan süreci ifade eder.
Dayanak: 3056 Sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hk. Kanun
Hükmünde Kararnamenin değ. 2. ve 33. mad.
02/02/2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazete yayınlandı.
Amaç: Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza
ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza
kullanılarak
elektronik
ortamda
yapılan
resmi
yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge
veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam: Bütün kamu kurum ve kuruluşları kapsar.4


Slide 5

TANIMLAR
Resmî Yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya
gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel
ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik
ortamda yürüttükleri süreci, ifade eder.
Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik
imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya
dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik
veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının
tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza
oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracını, ifade
eder.

5


Slide 6

TANIMLAR
Günlük rapor (log): EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme,
arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS
elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin
gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları, ifade
eder.
Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS)
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) Tıklayınız
Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya
kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare
tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu
fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini
muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile
imzalanmış ve EBYS, ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde
kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı, ifade eder.
(Diğer tanımlar Yönetmelikte belirtilmiştir.)

6


Slide 7

BELGE ÖZELLİKLERİ
Belge Boyutu: Belgelerin A4
(210x297 mm) boyutundaki kağıda
çıktı alınacak şekilde hazırlanması
esastır.
Belge ekleri; farklı form, format
veya ebatlarda hazırlanabilir.
Üst yazılarda kağıdın bir yüzü
kullanılır. Ancak üst yazının ekleri
için kağıdın her iki yüzü de
kullanılabilir.
Yazı Alanı: Belgenin yazı alanı
sayfanın üst, alt, sol ve sağ
kenarından
2,5cm
boşluk
bırakılarak düzenlenir.

Kağıt Boyutu ve Yazı Alanı

A4 Kağıdı
Yazı Alanı

7


Slide 8

BELGE ÖZELLİKLERİ
Yazı tipi ve karakter boyutu: Elektronik ortamda hazırlanan
belgelerde "Times New Roman“(12 punto) veya "Arial" (9 punto)
yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır.
Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim
bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı
form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri
metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
 Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak
yazılabilir.
Nüsha Sayısı: Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda
hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak
şekilde en az iki nüsha düzenlenir.

8


Slide 9

T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü

RESMİ YAZININ
BÖLÜMLERİ
9


Slide 10

BELGENİN BÖLÜMLERİ
Başlık
Sayı (İdari Birim Kimlik Kodu)
Tarih

Konu
Gönderilen Makam (Muhatap)
İlgi
Metin

İmza
Ek
Dağıtım
Paraf
Adres

10


Slide 11

1. Başlık
Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği
bölümdür.
Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk
satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle,
üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle
ortalanarak yazılır. Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra "T.C."
kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük
harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri
küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük
diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. (Örnek 1).
Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta
merkezi teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir.
Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır
11


Slide 12

1. Başlık Örnekleri

Örnek-1

T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü
T.C.
KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
4. Bölge Müdürlüğü

T.C.
KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı
12


Slide 13

2. Sayı :
 Sayı Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla;
DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası,
standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve
bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.
 "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk
bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (Örnek 2)
Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü
tarafından verilen kayıt numarası bulunması halinde araya eğik çizgi
işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel
evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır.
 Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan
belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak yazılır.
(Örnek: 69471265-902-E.4752).

13


Slide 14

2. Sayı Örneği

Örnek-2

T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü
(2 Satır Boşluk)

Sayı :58867195-724.01-459

İdari Birimin
DETSİS Kodu

Standart Dosya
Kodu

25.02.2015

Belge Kayıt
Numarası

Tarih

Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen
Kodlama Sistemine ve Dosya Planına uymak zorunludur.
14
Eski Kurum ve Dosya kodları kullanılmayacaktır.


Slide 15

15


Slide 16

3. Tarih
Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir.
Belgede tarih bulunması zorunludur.
 Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak
üzere yazı alanının en sağında yer alır. (Örnek 3)
 Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih,
metnin bitiminde yer alabilir.
 Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise
dört haneli olarak düzenlenir. (Örnek: 01.09.2014, 04/09/2014)
 Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl araşma
herhangi bir işaret konulmaz. (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014)
 Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih
bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde
bulunan güvenli elektronik imzaların uzun vadeli doğrulamaya imkan
verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgası bulunması
zorunludur.
 Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı
zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas
16
alınır.


Slide 17

2. Sayı, Tarih ve Konu Örneği
Sayı : 58867195-724.01-459

Örnek-3
25.02.2015

Konu: Hizmet İçi Eğitim Semineri
Sunumu

İdari Birimin
DETSİS Kodu

Standart Dosya
Kodu

Belge Kayıt
Numarası

Tarih

"Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır.
Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta(T.C.) hizasını
geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve
sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır.
Konu bir satırı geçerse ikinci satır "Konu:" yan başlığının altı boş
bırakılarak yazılır. (Örnek 3)
17


Slide 18

5. Gönderilen Makam (Muhatap)
Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm
konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre 2 ila 4 satır
boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

Muhatabın İdare yada özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük
harflerle yazılır. (Örnek 4)
Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır.
İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin
adresi; muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük, diğerleri
küçük harflerle yazılır.
Muhatap gerçek kişi (şahıs) ise; muhatap bölümüne "Sayın" kelimesinden
sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise
BÜYÜK harflerle yazılır. (Örnek 4) Sayın Ahmet YILMAZ
İdare tarafından gerekli görüldüğü hallerde, dağıtımlı belgelerin muhatap
bölümüne "DAĞITIM YERLERİNE" ibaresi yazılabilir. (Örnek 14)
18


Slide 19

5. Gönderilen Makam Örnekleri

(Örnek 4)

İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA
(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)
SAKARYA VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü)
KREDİ YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
Dumlupınar Bulvarı 1325. Sokak No:23
06530 Çankaya / ANKARA
Sayın Atilla DURSUN
Kemalpaşa Mah. Okul Sokak No:8
Serdivan / SAKARYA
19


Slide 20

6. İlgi :
İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği
bölümdür.
"İlgi" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren 2 satır
boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.
"Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta ":"
işareti aynı hizada yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse; devamı "İlgi" yan başlığının ve
sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda; belgeler tarih sırasına göre alt alta
alfabetik olarak, küçük harflerle, a), b), c) şeklinde sıralanır.
İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı
belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği
bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması
durumunda idare adı belirtilmez.
İlgide, "... tarihli ve ... sayılı ..." ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta
işareti konulur. (Örnek 5)
20


Slide 21

6. İlgi Örnekleri

(Örnek 5)
SAKARYA VALİLİĞİNE
(2 satır boşluk)

İlgi

: a) Ahmet DEMİR’in 12.08.2014 tarihli dilekçesi.
b) İçişleri Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü)’nün
20.08.2014 tarihli ve 72131250-542-263 sayılı yazısı.
c) 04.09.2014 tarihli ve 22806711-542-554 sayılı
yazımız.
d) Sakarya Valiliğinin 21.10.2014 tarihli ve 88578263250-1450 sayılı yazısı.
Not: “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta“:”
işareti aynı hizada yazılır ve ilgiler tarih sırasına göre alfabetik21
olarak dizilir.


Slide 22

6. İlgi (Devam)

(Örnek 6)

Önceki Uygulama

Yeni Uygulama

İlgi: 05/02/2010 tarihli ve B.02.0.İGB-5421234 sayılı yazı.

İlgi: Başbakanlık İdareyi Geliştirme
Başkanlığının 05.02.2015 tarihli ve
72131250-542-134 sayılı yazısı.

İlgi: 11/07/2012 tarihli ve B.07.0.BMK.0.03453.01-14567 sayılı yazı.

İlgi: Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol
Genel Müdürlüğünün 11.04.2014 tarihli
ve 10220172-453.01-1467 sayılı yazısı.

İlgi: 24/12/2009 tarihli ve
B.08.4.MEM.0.06.03-235.02.01-345 sayılı
yazı.

İlgi:Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün
24.12.2014 tarihli ve 15974166-235.02.01345 sayılı yazısı.
22


Slide 23

6. Metin
 Metin, "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır.

 İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa muhatapla metin
arasında iki satır boşluk bulunur.
 Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
 Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır.
 Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz.
 Birden fazla sayfalı üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi
bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise
sadece son sayfada yer verilir. Başlık her sayfada yer alır.
 Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir.
(Örnek: 126.452,25)
 Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez,
verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.
 Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde
açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltması yazılır.
Örnek:Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM).
23


Slide 24

6. Metin Devam
Metnin son bölümünde, yazışma yapan makamlar arasında
hiyerarşi yönünden;
Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”,
Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “ Arz ederim.”,
Üst, aynı ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve
rica ederim.” şeklinde bitirilir.
 Gerçek kişileri muhatap alan yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi
dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.
• Metin Bölümünde:
• Planlı anlatım olmalıdır.
• Metin yalın ve kısa olmalıdır.
• Olumlu ve içten anlatım tarzı kullanılmalıdır.
• Açık ve doğruluk ilkesine göre yazılmalıdır.
• Saygılı dil kullanılmalı ve muhataba hitaben yazılmalıdır.
• İmla kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır.
24
•Birden fazla paragraflı yazılar Giriş-Gelişme ve Sonuç şeklinde düzenlenir.


Slide 25

6. Arz ve Rica Örnekleri
•Alt makama yazılan yazılar:
“…ekte gönderilmiştir.”
“… rica ederim.”
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar;
“… ekte sunulmuştur.”
“ … arz ederim.”
üst veya aynı düzey ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar;
“… arz ve rica ederim.”
biçiminde bitirilmektedir.
* Örnekler;
Bilgilerinize arz ederim.
Bilgilerinizi rica ederim.
Bilgilerinizi arz ve rica ederim.
Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim.
•Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.”
veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.
25


Slide 26

GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
İki satır boşluk
Sayı : .........................................
Konu : ...............................................................................................
…………………..
İki- dört satır boşluk

25/02/2015

SERDİVAN KAYMAKAMLIĞINA

İki satır boşluk
:a) ........................................................................................................................................................
b) ............................................................................................................................................................................................................
..............................................
Bir satır boşluk
...........................................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................
(satır Aralığı yok).
............................................................................................................................................................................................................
................................................................................................
Bilgilerinize/gereğini arz/rica ederim.
İki- dört satır boşluk
İlgi

(İmza atılan yer)
Adı Soyadı
Genel Sekreter
Uygun satır boşluk
EK:
1- Yazı örneği (....sayfa)
2- Yönetmelik (....sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
.......................................

Uygun satır boşluk

Bilgi:
..........................

Sakarya Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği
Telf:(0 264) 290 27 00-08 Fax: 0 264 290 27 27 web: www.sakaryakhb.gov.tr

26

İrtibat için: Mehmet Ali BEGEN
e-mail: [email protected]


Slide 27

8. İmza
 Belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı soyadı ve unvanı metnin
bitiminden itibaren 2 ila 4 satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağına
ortalanarak yazılır. . (Örnek 9).
 İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
 El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak
kalemle atılır.
 Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza yetkisine sahip
kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin
adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili
tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan
sağa doğru sıralanır. (Örnek 10).
Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde
belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır,
önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya
da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde sayfalar ayrıca idare mührüyle
mühürlenir.
27


Slide 28

8. İmza Örnekleri

Ek-9
İmza atılan yer
Ramazan ŞAHİN
Kaymakam
İmza atılan yer
Ramazan ŞAHİN
Vali a.
Kaymakam
İmza atılan yer
Adı Soyadı
Genel Sekreter
İmza atılan yer
Adı Soyadı
Genel Sekreter V.28


Slide 29

8. İmza Örnekleri

Ek-10
İmza atılan yer
Adı Soyadı
Genel Sekreter a.
İdari Hizmetler Başkanı
İmza atılan yer
Adı Soyadı
Genel Sekreter V.

İmza atılan yer
Adı Soyadı
İdari Hizmetler Başkanı

İmza atılan yer
Adı Soyadı
Hastane Yöneticisi

İmza atılan yer
Adı Soyadı
İdr. Mal. Hiz. Müd.

İmza atılan yer
Adı Soyadı
Genel Sekreter

İmza atılan yer
Adı Soyadı
İdr. Mal. Hiz. Müd. Yard.
29


Slide 30

8. İmza – Yetki Devri Durumunda
•

•

Ek-11

Belgeyi imzalayacak olan makam,
belgeyi hazırlayan idarenin imza
yetkileri yönergesine veya yetkili
makamlarca verilen imza yetkisine
uygun olarak belirlenir. Belgeyi, imza
yetkisi devredilen makam
imzaladığında, imzalayanın adı ve
soyadı birinci satıra, yetki devreden
makamı gösteren “Başbakan a.”,
“Bakan a”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”,
“Belediye Başkan a.” veya
“Kaymakam a.” biçimindeki ibare
ikinci satıra, imzalayan makamın
unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
İdare birimleri arasındaki iç
yazışmalarda yetki devredenin
unvanı kullanılmaz.
(Örnek 11)
30


Slide 31

8. İmza - Vekalet Durumunda
•
•







Belge vekaleten imzalandığında,
İmzalayanın adı ve soyadı birinci
satıra, Vekalet olunan makam
“Müsteşar V.”, “Vali V.”, “Belediye
Başkanı V.”, “Rektör
V.”,“Kaymakam V.” biçiminde
ikinci satıra yazılır.
Üst yazıya eklenen ekler, imza
sahibi ya da imza yetkisine sahip
görevlilerce
imzalanır
ve
mühürlenir.
İmza, paraf veya mühür metin
bölümünün
okunmasını
engellemeyecek şekilde sayfada
yer alır.
Ek olarak eklenen çizelge ve
tablolar imza ve mühürle tasdik
edilir. .
(Örnek 12)

Ek-12

31


Slide 32

10 DAKİKA ARA
Sabırla dinlediğiniz için
TEŞEKKÜRLER

32


Slide 33

9. Ek
• Belgede ek olması halinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra
uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan
başlanarak yazılır.
• Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının
sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek
varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri
belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez
içinde belirtilir. Örnek: 1- Tüzük Taslağı (2 sayfa)
• Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası
yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir.
(Örnek: EK-l, EK-2).
• Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada
"EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir.
Örnek : Ek Listesi (1 sayfa)
• Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda33 "Ek
konulmadı" ya da "Ek-.?.. konulmadı" ifadesi yazılır (Örnek 13).


Slide 34

9. Ek Örnekleri

(Örnek 13 )
Adı Soyadı
Vali a.
Vali Yardımcısı

EK: Personel İsim Listesi (10 sayfa)
EK:
1- Rapor (1 sayfa)
2- Disket ( 2 adet)
DAĞITIM:
Sakarya Devlet Hastanesi
Sakarya Devlet Hastanesi (Ek-1 konulmadı)
Hendek İlçe Devlet Hastanesi (Ek konulmadı)
Karasu Devlet Hastanesi (Ek-2 konuldu)

34


Slide 35

8. Onay
• Makam oluru alman belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve
oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik
imza ile imzalanır.
• Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra
uygun boş satır bırakılarak, yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve
imza için uygun boş satır bırakılarak, imzalayanın adı ilk harfi
büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı
ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır
(Örnek 14).
• (3) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka
makamlar varsa bunlar "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle
olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza
bölümü ile "OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun
boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde
35
yazılır (Örnek 15-16).


Slide 36

(Örnek 14 )

8. Onay Örnekleri
SERDİVAN KAYMAKAMLIK MAKAMINA

üç satır boşluğu
............................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
………………………………………
................................................................................................................................................................
..............................................................
İki- dört satır boşluğu
(İmza)
Ali DERE
İlçe Milli Eğitim Müdürü
Uygun satır boşluğu
OLUR
25/02/2015
(İmza)
Ramazan ŞAHİN
Kaymakam
36


Slide 37

8. Vali Adına Onay Örneği

(Örnek 15 )

SERDİVAN KAYMAKAMLIK MAKAMINA
üç satır boşluğu
..........................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
... …………………………………………………
İki- dört satır boşluğu
(İmza)
Ali DERE
İlçe Milli Eğitim Müdürü
Uygun satır boşluğu
OLUR
25/02/2015
(İmza)
Ramazan ŞAHİN
Vali a.
Kaymakam

…/02/2015
…/02/2015

V.H.K.İ.
: S.YILMAZ
Şube Müd. : M.TURGUT

37


Slide 38

(Örnek 16 )

8. Üçlü Makam Onayı

VALİLİK MAKAMINA
SAKARYA
üç satır boşluğu
..................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................
İki- dört satır boşluğu
(İmza)
Cihan NİŞANCI
Genel Sekreter
İki satır boşluğu
Uygun görüşle arz ederim.
…/…/ 2015
(İmza)
Ali İkram TUNA
Vali Yardımcısı
Uygun satır boşluğu
OLUR
…/…/ 2015
(İmza)
Hüseyin Avni COŞ
Vali

38


Slide 39

10. Dağıtım
• Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda
dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı, ek varsa "Ek:"
bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun
satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak
yazılır (Örnek 17).
• Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:"
kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler
ise "Bilgi:" kısmına yazılır.
• "Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına,
• "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının
ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları
doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır.
• Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara
gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar
uzunsa ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında
39
gösterilir ve üst yazıya eklenir (Örnek 18).


Slide 40

10. Dağıtım Örnekleri

(Örnek 17)

EK :
1- İlgi (a) Yazı Sureti (2 sayfa)
2- Personel Listesi
3- Dağıtım Listesi
DAĞITIM:
Gereği:
İl Sağlık Müdürlüğüne
İlçe Sağlık Müdürlüğüne

Bilgi:
Sakarya Valiliğine

DAĞITIM:
- Kamu Kurum ve Kuruluşlarına
DAĞITIM:
Sakarya Devlet Hastanesine
Sakarya Devlet Hastanesine (Ek-1 konulmadı)
Hendek İlçe Devlet Hastanesine (Ek konulmadı)
Karasu Devlet Hastanesine (Ek-2 konuldu)

40


Slide 41

10. Dağıtım Listesi Örnek

(Örnek 18)

T.C.
SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı
Konu

:xxxxxx-xxx-xxx
: xxxxxxxx
DAĞITIM YERLERİNE

41


Slide 42

11. Paraf
•

•
•

Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel
ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol
kenarında yer alır (Örnek 19).
Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik
imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik
imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik
imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi halinde ilgilinin parafı
yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS'nin günlük
raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak
zaman damgasıyla damgalanır.

…/02/2014
…/02/2015
…/02/2015

Hem.
: S.BÜLBÜL
Uzman
: M.A.BEGEN
İdari Hiz.Bşk. : T.ÖLÇENOĞLU (En Fazla 5 Kişi)
42


Slide 43

11. Paraf Örnekleri

(Örnek 19)

43


Slide 44

Koordinasyon
İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst
makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf
bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:"
yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve
soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
(Örnek 20)

(Örnek 20).

Koordinasyon:
…/02/2015 İdari Hiz.Bşk. T.ÖLÇENOĞLU
…/02/2015 Mali Hiz.Bşk.M.S.DEMİRHAN
44


Slide 45

12. İletişim Bilgileri (Adres)
İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu,
telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi
alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek
şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. (Örnek 21)

…/02/2014
…/02/2015
…/02/2015

Hem.
: S.BÜLBÜL
Uzman
: M.A.BEGEN
İdari Hiz.Bşk. : T.ÖLÇENOĞLU (En Fazla 5 Kişi)

Serdivan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü
Adres: Kemalpaşa Mah.Okul Sok. No:8 54100 Serdivan-SAKARYA
Telf: 0(264) 21153 53 - 211 54 70 Fax: – 0(264) 211 54 72
e-Posta : [email protected] İnternet Adresi : www.serdivan.gov.tr

İrtibat için: Ömer DURAK
V.H.K.İ.

45


Slide 46

Aslına Uygunluk Onayı
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin
altında, uygun bir yerine "Aslının aynıdır - Aslı gibidir“
ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
ASLI GİBİDİR
25.02.2015
Mustafa UZUNER
Yazı İşleri Müdürü
(İmza Mühür)

BELGENİN ASLI
ELEKTRONİK İMZALIDIR
25.02.2015
Cafer DEMİR
Şef (İmza-Mühür)

46


Slide 47

Belgenin çoğaltılması
• Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir
belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine
"ASLİ GİBİDİR" ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş
görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek
suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi
kabul edilir.
• Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir
belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem
sadece
idarece
yetkilendirilmiş
görevli
tarafından
gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine "BELGENİN ASLI
ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. İmzalanır ya da
Müdürlenir.

47


Slide 48

Sayfa Numarası
Birden fazla sayfa tutan
belgelere sayfa numarası
verilir. Sayfa numarası
iletişim bilgilerinin altında
ve sayfanın ortasında,
toplam sayfa sayısının
kaçıncısı olduğunu
gösterecek şekilde belirtilir

2/7

1/9

2/22
48


Slide 49

GİZLİ YAZILAR
 Gizlilik
dereceli
belgelerin
hazırlanması,
kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve
diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen
hükümler uygulanır.
 Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi
belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı
renkli olarak belirtilir.
 Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE
ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre
kurum veya kuruluşça belirlenir.

49


Slide 50

Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel )
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Şanlıurfa İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
İki satır aralığı
Sayı
Konu

:.........................................
:..........................................................
.........................
İki- dört satır aralığı

İVEDİ
10/02/2013

............................. BAKANLIĞINA
İki satır aralığı
.................................................................................................................................................................
............ (satır aralığı yok)
.................................................................................................................................................................
........................................................................................................................

50


Slide 51

Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel)
İki- dört satır aralığı

(İmza)
Adı Soyadı
Genel Sekreter
Uygun satır aralığı
EKLER
:
1- Yazı örneği (....sayfa)
2- Yönetmelik (....sayfa)
Uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
.......................................
........................................

Bilgi:
..........................
..........................

GİZLİLİK DERECESİ

Serdivan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü
Adres: Kemalpaşa Mah.Okul Sok. No:8 54100 Serdivan-SAKARYA
Telf: 0(264) 21153 53 - 211 54 70 Fax: – 0(264) 211 54 72
e-Posta : [email protected] İnternet Adresi : www.serdivan.gov.tr

İrtibat için: Ömer DURAK
V.H.K.İ.

51


Slide 52

Gizli Yazıların Gönderilmesi (Devamı)
Gizlilik damgası taşıyan İç zarf dış zarfın içine
konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi
kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.
Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa
ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik
ortamdaki
yazışmalar
kurum
ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik
ortamda
yapılan
yazışmaların
ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar
bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına
gizlilik derecesi yazılır.


Slide 53

Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel )

GİZLİ

GİZLİ
53


Slide 54

"ÇOK GİZLİ" Gizlilik Dereceli Yazıların Teslim Alınması

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf
üzerinde yer alan "gizli" veya "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı
açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir
nüshasını gönderen makama iade eder.


Slide 55

Süreli Yazışmalar (Acele ve Günlü Yazılar,
 Süreli resmi yazışmalarda "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR"
ibaresine yer verilir. "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgelere
cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir.
"ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle,
"GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye, belgede belirtilen süre
içinde cevap verilir.
Süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı
alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde "ACELE" veya
"GÜNLÜDÜR" ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden
fazla sayfalı belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi
sadece birinci sayfada belirtilir.

55


Slide 56

Tekit Yazısı
 Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda
muhataba tekit yazısı yazılabilir.


Slide 57

Evrak Zimmet Fişi
Evrak No

-

Evrak Tarihi

09/02/2015

Konu

………………

Ek Sayısı

Yazı ve Eki

Gideceği Yer

Sakarya Valiliğine
( İl Yazı İşleri Müdürlüğü)

Teslim Eden

Serdivan Kaymakamlığı (Ömer DURAK)

Teslim Tarihi

09/02/2015

Teslim Alan

Sakarya Valiliğine
( İl Yazı İşleri Müdürlüğü)

Teslim Alanın
Adı/İmzası

……………………………..
…………………………….


Slide 58

Evrak Kayıt Kaşesi
İdareler, fiziksel ortamda
alınan belgeleri için gelen evrak
kaydında kullanacakları kaşede
en az yandaki örnekte belirtilen
unsurlara yer verirler. Kaşe üst
yazının ilk sayfasının ön ve ya
arka yüzüne basılır.


Slide 59

Sabırla dinlediğiniz için
TEŞEKKÜRLER
Mustafa UZUNER
İlçe Yazı İşleri Müdürü
BU RESMİ YAZIŞMA SLAYTI KAYMAKAMLIK WEB SAYFASININ
PROGRAM BÖLÜMÜNDEN YAYINLANACAKTIR.
[email protected]
İrtibat: 0264 211 54 71
59