Transcript 4.1.1. Tehnica interviului
Slide 1
4. DETERMINAREA CERINŢELOR,
SISTEMULUI
4.1. Tehnici clasice de investigare a sistemului
4.1.1. Tehnica interviului
4.1.2. Tehnica chestionarului
4.1.3. Observarea directă
4.1.4. Flowchart-ul
4.2. Tehnici moderne de investigare a sistemului
4.2.1. JAD (Joint Application Design)
4.2.2. Prototipizarea
4.3. Determinarea restrictiilor sistemului informational
© 2012, Claudiu Brandas, conf. univ. dr.
[email protected]
1
Slide 2
4.1. Tehnici clasice de investigare a sistemului
4.1.1. Tehnica interviului
Interviul este o tehnică de investigare a unui
sistem, în general, şi a sistemului informaţional
existent, în particular, prin care se realizează
culegerea informaţiilor despre sistemul
respectiv, prin discuţii individuale dintre analist şi
persoanele ocupate nemijlocit în activităţile
domeniului ce face obiectul studiului
2
Slide 3
Fazele desfăşurării interviului:
A. Planificarea interviului
B. Desfăşurarea interviului
B.1. Începutul interviului
B.2. Punerea întrebărilor şi înregistrarea răspunsurilor
B.3. Conducerea interviului
B.4. Înregistrarea interviului
B.5. Încheierea interviului
3
Slide 4
Avantaje:
◦ contactul direct cu persoanele ce activează în sistemul
ce face obiectul studiului;
◦ obţinerea de informaţii specifice la fiecare întrebare
pusă de analist privind activităţile ce se desfăşoară în
cadrul sistemului analizat;
◦ observarea compartimentelor intervievate în timpul
convorbirii, fapt ce sporeşte cantitatea şi calitatea
informaţiilor obţinute;
◦ colectarea unor răspunsuri spontane, ştiut fiind faptul
că primele reacţii sunt mai semnificative decât cele
relizate sub un control impus;
◦ obţinerea unor răspunsuri, păreri personale, privind
activitatea desfăşurată în sistem;
◦ identificarea schimburilor informaţionale dintre
intervievat şi restul personalului din sistem.
4
Slide 5
Dezavantaje:
◦ timp îndelungat pentru realizarea interviului
(selectarea intervievaţilor, obţinerea acordului pentru
interviu, desfăşurarea interviului, eventualele reluări a
acestuia etc);
◦ implică în activitate un colectiv mare de analiză;
◦ neasigurarea anonimatului intervievaţilor;
◦ lipsa de standardizare în formularea întrebărilor, ceea
ce limitează comparabilitatea informaţiilor;
◦ unele dificultăţi în accesul la persoanele cuprinse în
eşantionul de intervievaţi.
5
Slide 6
Exemplu
6
Slide 7
4.1.2. Tehnica chestionarului
Chestionarul reprezintă un
instrument de investigare compus
dintr-un număr de întrebări scrise,
relevate logic, la care chestionaţii
răspund în legătură cu opiniile,
preferinţele, sentimentele, interesele şi
comportamentele lor în anumite
circumstanţe.
7
Slide 8
Proiectarea şi administrarea
chestionarelor:
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Stabilirea clară a scopului investigaţiei
Stabilirea bazei de eşantionare
Selectarea din bază a unui eşantion
reprezentativ
Formularea întrebărilor
Alegerea formei şi structurii chestionarului
Utilizarea efectivă a chestionarelor
Analiza datelor din chestionare
8
Slide 9
Avantaje:
Limite:
◦ întrebările se pot formula pe fluxul logic al faptelor;
◦ numărul mare al celor chestionaţi;
◦ răspunsurile fiind date într-un anumit termen, anchetatorul are
posibilitatea unei documentări şi unei exprimări mult mai clare şi
precise;
◦ răspunsurile personale anchetate nu mai poartă “amprenta”
analistului ca în cazul interviului etc.
◦ în primul rând, chestionarul ca tehnică de investigare limitează
analiza datelor despre sistemul existent la răspunsurile primite.
Spre deosebire de interviu, utilizarea chestionarului presupune o
cunoaştere prelabilă a activităţilor care constituie tema
chestionarului, el folosind mai mult ca o tehnică de verificare a
cunoştinţelor prealabile decât un procedeu prin care să se
culeagă informaţii noi despre domeniul studiat;
◦ utilizarea chestionarului prezintă şi dezavantajul privind
imposibilitatea punerii unor întrebări suplimentare şi lipsa unui
control asupre celor care răspund şi care nu răspund la întrebări
foarte precise;
◦ o altă problemă o reprezintă credibilitatea şi validitatea
chestionarului.
9
Slide 10
Exemplu
10
Slide 11
4.1.3. Observarea directă
Procedeul constă în deplasarea analistului
la locul desfăşurării activităţii luată în studiu
şi urmărirea instantanee, filmarea,
fotografierea, măsurarea cu instrumente
adecvate a proceselor de culegere,
transmitere şi prelucrare a datelor.
Este o metodă ajutătoare şi se foloseşte
numai în cazul în care sunt necesare unele
precizări cum ar fi de exemplu timpul
necesar completării unor documente,
calcule, validare date, circulaţia
documentelor etc.
11
Slide 12
4.1.4. Flowchart-ul
Flowchart-ul de sistem reprezintă o combinaţie de
simboluri şi text prin care se reprezintă grafic procesele,
operaţiile, datele şi circuitul acestora intr-o organizaţie.
Simbolurile şi procedurile de elaborare a flowchart-urilor
au fost reglementate şi standardizate de către organizaţii
specializate cum ar fi:
◦ ISO 5807:1985 – standardizează simbolurile şi modul de
reprezentare al datelor, flowchart-urilor de sistem şi program.
(www.iso.ch)
◦ ANSI X3.6-1970 – standardizează simbolurile flowchart-ului şi
modul de utilizare al acestora în reprezentarea proceselor
informaţionale. (www.ansi.org)
◦ ASME (American Society of Mechanichal Engineers) –
(www.asme.org)
12
Slide 13
13
Slide 14
14
Slide 15
15
Slide 16
Reguli generale de întocmire:
◦ Flowchart-ul se divizează în mai multe secţiuni
verticale (coloane) sau orizontale (linii) în funcţie de
compartimentele sau entităţile externe prin care circulă
datele şi au loc procesele.
◦ Flowchart-ul se etichetează cu titlul şi data elaborării
sau ultimei actualizări.
◦ Elaborarea flowchart-ului începe de la stânga la
dreapta şi de sus în jos.
◦ Trebuie să se marcheze clar începutul şi sfârşitul
flowchart-ului.
◦ Toate simbolurile se etichetează corespunzător
16
Slide 17
Avantaje:
◦ Flowchart-urile sunt uşor de înţeles.
◦ Elaborarea flowchart-ului presupune cunoaşterea
detaliată a sistemului.
◦ Permite identificarea rapidă a rupturilor sau
redundanţei în circuitul datelor.
◦ Permite o bună comunicare între analiştii de sistem şi
utilizatori.
◦ Reflectă controlul sistemului.
Dezavantaje:
◦ Dificil de elaborat pentru sisteme complexe.
◦ Nu surprinde toate detaliile informale ale sistemului.
17
Slide 18
Furnizor
Depozit
Livrare
Comandă
Factura
Recepţie
Magazin
Contabilitate
Client
Comandă
Comandă
Recepţie
NRCD
Factura
Engross?
Operare
jurnal
NRCD
Raport
de
gestiune
Fişa de
magazie
Date
bon f.
Fişa de
cont
Vânzare
Factura /
Aviz
Livrare
Bon
fiscal
Client
18
Slide 19
4.2. Tehnici moderne de investigare a
sistemului
4.2.1. JAD (Joint Application Design)
4.2.2. Prototipizarea
19
Slide 20
4.3. Determinarea restrictiilor sistemului
informational
Restrictii impuse de structura
organizatorica
Restrictii impuse de legislatie
Restrictii impuse de controlul intern
20
Slide 21
Intrebări şi exerciţii
1)
Caracterizaţi tehnica interviului. Daţi exemplu de întrebări şi
răspunsuri.
2)
Caracterizaţi tehnica chestionarului. Daţi exemplu de întrebări şi
răspunsuri.
3)
Ce este observarea directă?
4)
Ce este flowchart-ul de sistem şi care sunt regulile de
elaborare? Daţi exemplu de flowchart.
5)
Care sunt tehnicile moderne de investigare şi prin ce se
caracterizează acestea?
6)
Care sunt restrictiile sistemului informational?
21
4. DETERMINAREA CERINŢELOR,
SISTEMULUI
4.1. Tehnici clasice de investigare a sistemului
4.1.1. Tehnica interviului
4.1.2. Tehnica chestionarului
4.1.3. Observarea directă
4.1.4. Flowchart-ul
4.2. Tehnici moderne de investigare a sistemului
4.2.1. JAD (Joint Application Design)
4.2.2. Prototipizarea
4.3. Determinarea restrictiilor sistemului informational
© 2012, Claudiu Brandas, conf. univ. dr.
[email protected]
1
Slide 2
4.1. Tehnici clasice de investigare a sistemului
4.1.1. Tehnica interviului
Interviul este o tehnică de investigare a unui
sistem, în general, şi a sistemului informaţional
existent, în particular, prin care se realizează
culegerea informaţiilor despre sistemul
respectiv, prin discuţii individuale dintre analist şi
persoanele ocupate nemijlocit în activităţile
domeniului ce face obiectul studiului
2
Slide 3
Fazele desfăşurării interviului:
A. Planificarea interviului
B. Desfăşurarea interviului
B.1. Începutul interviului
B.2. Punerea întrebărilor şi înregistrarea răspunsurilor
B.3. Conducerea interviului
B.4. Înregistrarea interviului
B.5. Încheierea interviului
3
Slide 4
Avantaje:
◦ contactul direct cu persoanele ce activează în sistemul
ce face obiectul studiului;
◦ obţinerea de informaţii specifice la fiecare întrebare
pusă de analist privind activităţile ce se desfăşoară în
cadrul sistemului analizat;
◦ observarea compartimentelor intervievate în timpul
convorbirii, fapt ce sporeşte cantitatea şi calitatea
informaţiilor obţinute;
◦ colectarea unor răspunsuri spontane, ştiut fiind faptul
că primele reacţii sunt mai semnificative decât cele
relizate sub un control impus;
◦ obţinerea unor răspunsuri, păreri personale, privind
activitatea desfăşurată în sistem;
◦ identificarea schimburilor informaţionale dintre
intervievat şi restul personalului din sistem.
4
Slide 5
Dezavantaje:
◦ timp îndelungat pentru realizarea interviului
(selectarea intervievaţilor, obţinerea acordului pentru
interviu, desfăşurarea interviului, eventualele reluări a
acestuia etc);
◦ implică în activitate un colectiv mare de analiză;
◦ neasigurarea anonimatului intervievaţilor;
◦ lipsa de standardizare în formularea întrebărilor, ceea
ce limitează comparabilitatea informaţiilor;
◦ unele dificultăţi în accesul la persoanele cuprinse în
eşantionul de intervievaţi.
5
Slide 6
Exemplu
6
Slide 7
4.1.2. Tehnica chestionarului
Chestionarul reprezintă un
instrument de investigare compus
dintr-un număr de întrebări scrise,
relevate logic, la care chestionaţii
răspund în legătură cu opiniile,
preferinţele, sentimentele, interesele şi
comportamentele lor în anumite
circumstanţe.
7
Slide 8
Proiectarea şi administrarea
chestionarelor:
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Stabilirea clară a scopului investigaţiei
Stabilirea bazei de eşantionare
Selectarea din bază a unui eşantion
reprezentativ
Formularea întrebărilor
Alegerea formei şi structurii chestionarului
Utilizarea efectivă a chestionarelor
Analiza datelor din chestionare
8
Slide 9
Avantaje:
Limite:
◦ întrebările se pot formula pe fluxul logic al faptelor;
◦ numărul mare al celor chestionaţi;
◦ răspunsurile fiind date într-un anumit termen, anchetatorul are
posibilitatea unei documentări şi unei exprimări mult mai clare şi
precise;
◦ răspunsurile personale anchetate nu mai poartă “amprenta”
analistului ca în cazul interviului etc.
◦ în primul rând, chestionarul ca tehnică de investigare limitează
analiza datelor despre sistemul existent la răspunsurile primite.
Spre deosebire de interviu, utilizarea chestionarului presupune o
cunoaştere prelabilă a activităţilor care constituie tema
chestionarului, el folosind mai mult ca o tehnică de verificare a
cunoştinţelor prealabile decât un procedeu prin care să se
culeagă informaţii noi despre domeniul studiat;
◦ utilizarea chestionarului prezintă şi dezavantajul privind
imposibilitatea punerii unor întrebări suplimentare şi lipsa unui
control asupre celor care răspund şi care nu răspund la întrebări
foarte precise;
◦ o altă problemă o reprezintă credibilitatea şi validitatea
chestionarului.
9
Slide 10
Exemplu
10
Slide 11
4.1.3. Observarea directă
Procedeul constă în deplasarea analistului
la locul desfăşurării activităţii luată în studiu
şi urmărirea instantanee, filmarea,
fotografierea, măsurarea cu instrumente
adecvate a proceselor de culegere,
transmitere şi prelucrare a datelor.
Este o metodă ajutătoare şi se foloseşte
numai în cazul în care sunt necesare unele
precizări cum ar fi de exemplu timpul
necesar completării unor documente,
calcule, validare date, circulaţia
documentelor etc.
11
Slide 12
4.1.4. Flowchart-ul
Flowchart-ul de sistem reprezintă o combinaţie de
simboluri şi text prin care se reprezintă grafic procesele,
operaţiile, datele şi circuitul acestora intr-o organizaţie.
Simbolurile şi procedurile de elaborare a flowchart-urilor
au fost reglementate şi standardizate de către organizaţii
specializate cum ar fi:
◦ ISO 5807:1985 – standardizează simbolurile şi modul de
reprezentare al datelor, flowchart-urilor de sistem şi program.
(www.iso.ch)
◦ ANSI X3.6-1970 – standardizează simbolurile flowchart-ului şi
modul de utilizare al acestora în reprezentarea proceselor
informaţionale. (www.ansi.org)
◦ ASME (American Society of Mechanichal Engineers) –
(www.asme.org)
12
Slide 13
13
Slide 14
14
Slide 15
15
Slide 16
Reguli generale de întocmire:
◦ Flowchart-ul se divizează în mai multe secţiuni
verticale (coloane) sau orizontale (linii) în funcţie de
compartimentele sau entităţile externe prin care circulă
datele şi au loc procesele.
◦ Flowchart-ul se etichetează cu titlul şi data elaborării
sau ultimei actualizări.
◦ Elaborarea flowchart-ului începe de la stânga la
dreapta şi de sus în jos.
◦ Trebuie să se marcheze clar începutul şi sfârşitul
flowchart-ului.
◦ Toate simbolurile se etichetează corespunzător
16
Slide 17
Avantaje:
◦ Flowchart-urile sunt uşor de înţeles.
◦ Elaborarea flowchart-ului presupune cunoaşterea
detaliată a sistemului.
◦ Permite identificarea rapidă a rupturilor sau
redundanţei în circuitul datelor.
◦ Permite o bună comunicare între analiştii de sistem şi
utilizatori.
◦ Reflectă controlul sistemului.
Dezavantaje:
◦ Dificil de elaborat pentru sisteme complexe.
◦ Nu surprinde toate detaliile informale ale sistemului.
17
Slide 18
Furnizor
Depozit
Livrare
Comandă
Factura
Recepţie
Magazin
Contabilitate
Client
Comandă
Comandă
Recepţie
NRCD
Factura
Engross?
Operare
jurnal
NRCD
Raport
de
gestiune
Fişa de
magazie
Date
bon f.
Fişa de
cont
Vânzare
Factura /
Aviz
Livrare
Bon
fiscal
Client
18
Slide 19
4.2. Tehnici moderne de investigare a
sistemului
4.2.1. JAD (Joint Application Design)
4.2.2. Prototipizarea
19
Slide 20
4.3. Determinarea restrictiilor sistemului
informational
Restrictii impuse de structura
organizatorica
Restrictii impuse de legislatie
Restrictii impuse de controlul intern
20
Slide 21
Intrebări şi exerciţii
1)
Caracterizaţi tehnica interviului. Daţi exemplu de întrebări şi
răspunsuri.
2)
Caracterizaţi tehnica chestionarului. Daţi exemplu de întrebări şi
răspunsuri.
3)
Ce este observarea directă?
4)
Ce este flowchart-ul de sistem şi care sunt regulile de
elaborare? Daţi exemplu de flowchart.
5)
Care sunt tehnicile moderne de investigare şi prin ce se
caracterizează acestea?
6)
Care sunt restrictiile sistemului informational?
21