Slide 1

|

| e-Archiv
Prečo potrebujeme dôveryhodnú archiváciu
Legislatívne a iné požiadavky

l

l

Leo Barysz, PosAm


Slide 2

|

l

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 2


Slide 3

|
Informatizácia
spoločnosti

l



Dlhodobý nárast ukladania údajov



Digitalizácia služieb a výroby



Mobilizácia a Internet vecí



Digitálna identita a Elektronický podpis



Digitalizácia papierových dokumentov



Elektronizácia štátnej správy

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 3


Slide 4

Čo| je predmetom archivácie


Rôzny pôvod záznamov








Rôzne typy záznamov







l

spisová služba & digitalizácia
e-maily
agendové systémy
účtovníctvo
dátové schránky

textové súbory (TXT, DOC, PPT, XLS, ODS, PDF, ...)
grafické súbory (TIFF, BMP, PNG, JPEG, ...)
archívne súbory (PDF/A, balíky podľa OAIS)
audio - vizuálne súbory (AAC, MP3, MPEG-4, MPEG-2, DV, ..)
špeciálne formáty (CAD/CAM, GIS, ...)
elektronicky podpísané súbory (XML, PDF, PDF/A)

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 4


Slide 5

|
Spôsoby
ukladania záznamov (dokumentov)




l

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov, t. j.
písomností, resp. dokumentácie každého druhu. Registratúru
vytvára každý jeden podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt.

Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a
sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú
dokumentárnu hodnotu.

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 5


Slide 6

|
Legislatíva
SR a EÚ











l

Zákon 215/2002 o elektronickom podpise
Zákon 395/2002 o archívoch a registratúrach ...novely
515/2003, 216/2007, 335/2007 a najmä 41/2011 (elektronická
registratúra a archív)
Vyhláška MV SR č. 628/2002 o vykonaní ustanovení o archívoch,
novela vyhlášky 92/2013
Výnos MV SR č. 525/2011 o štandardoch pre elektronické
informačné systémy na správu registratúry (§15 použitie EP, ZEP,
časovej pečiatky)
Vyhláška NBÚ č. 135/2009 Z. z. o vyhotovení a overovaní
elektronického podpisu a časovej pečiatky
Zákony: 8/2008 o poisťovníctve, 483/2001 o bankách, 431/2002 a
297/2008 o účtovníctve, 576/2004 o zdrav. starostlivosti,

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 6


Slide 7

|
Legislatíva
SR a EÚ




l

Nariadenie Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014
z 23. júla 2014

Zrušenie (nahradenie) Smernice Európskeho Parlamentu a Rady
č. 1999/93/ES v roku 2016

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 7


Slide 8

| dlho sa musí dôveryhodne archivovať?
Ako



Finanční poradcovia: 10 rokov od poskytnutia služby (min. 5 rokov
po ukončení)
Účtovné doklady a záznamy: 5 rokov od vystavenia
Účtovné závierky výkazy a auditné správy: 10 rokov
Daňové doklady: 10 rokov od vystavenia/zaplatenia
Mzdové listy: 20 rokov od vystavenia
Osobné spisy: 20 rokov od ukončenia prac.pomeru
Predpis zdravotné poistenie: 10 rokov
Predpis soc. poistenie: 10 rokov od dňa splatnosti
Lekárske záznamy: 20 rokov po úmrtí osoby / posledného
poskytnutia služby
Zmluvy: 10 a viac rokov po ukončení zmluvy



Dĺžka archivácie môže dosiahnuť viac ako













l

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

rokov!!!
slide 8


Slide 9

|
Kľúčové
výzvy dlhodobej archivácie






l

Ako udržať elektronický dokument dôveryhodný po celú dobu
uloženia?

Ako overiť dôveryhodnosť (podpísaného) elektronického
dokumentu?

Ako nahradiť papierový originál dôveryhodným elektronickým
originálom?

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 9


Slide 10

| je digitálny archív dôveryhodný
Kedy

l



Potrebujem nové úložisko alebo využijem existujúce?



Postačuje fyzická vrstva Write Once – Read Many (WORM)?



Potrebujem Elektronický podpis (ES / AdES / QES) ?



Potrebujem (akú) Časovú pečiatku dokumentu?

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 10


Slide 11

|
Ďakujem
za pozornosť

l

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 11


Slide 12

|
Dôveryhodný
archív - WORM
Dôkazné informácie uchováva archivačný systém
T1

T2

Elektronický podpis
platný v čase T1

Elektronický podpis
platný v čase T1

Dôkazný záznam o
platnosti podpisu v
archivačnom systéme

Dôkaz o nemennosti
dokumentu

„Múzeum“ technických prostriedkov + archív certifikátov
(interná autorita platná len pre uzatvorený systém)

l

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 12


Slide 13

|
Dôveryhodný
archív - prepečiatkovanie
Dokument sám obsahuje dôkazné informácie
Prepečiatkovanie

l

Prepečiatkovanie

T1

T2

Elektronický podpis
platný v čase T1

Elektronický podpis
platný v čase T2

Seminár e-Archiv / Leo Barysz, PosAm

slide 13