Transcript Система обработки проектов договоров
Slide 1
Система обработки
проектов договоров
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13
Slide 2
Назначение решения
Business
Information
eXperience
Назначение - автоматизация задач делопроизводства:
•
•
Согласование проектов договоров в соответствии с заданным
маршрутом
Контроль службой информационной безопасности
Цели внедрения:
•
•
•
•
•
Повышение исполнительской дисциплины
Построение единой сети управления делопроизводственными
процессами
Повышение управляемости за счет увеличение прозрачности
процессов
Сокращение потерь времени сотрудников на доступ к документам
договоров
Повышение производительности труда сотрудников
Москва
2008 г.
-
2-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 3
Этапы проекта договора
Business
Information
eXperience
Работа с проектом договора состоит из следующих шагов:
1)
Инициатор создает РК (регистрационная карточка) проекта договора, заполняет
необходимые поля, прикрепляет электронную версию договора
2)
Инициатор отправляет проект договора по маршруту.
3) РК проекта договора, в соответствии с определенным маршрутом, переходит в
статус «На согласовании». В соответствии с маршрутом данного документа,
текущими пользователями назначаются сотрудники, к которым должен перейти
документ на дополнительное согласование.
4) Автоматически в момент перехода РК от пользователя к пользователю система
изменяет права доступа на данную карточку и на прикрепленный к ней файл.
Файл и карточка становятся доступным для редактирования пользователю,
которому пришла РК. Остальные пользователи имеют разрешения только на
чтение.
5)
Согласующие получают почтовые уведомления о поступившем на согласование
документе. В письме содержится ссылка на РК данного документа, по которой
можно открыть карточку проекта договора. Получить доступ к файлу можно,
открыв карточку документа и обратившись к полю «прикрепленные файлы».
Москва
2008 г.
-
3-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 4
Этапы проекта договора
6)
Для согласования договора, Согласующий открывает карточку договора,
выполняет согласование. Для отклонения договора, Согласующий открывает
карточку договора, выполняет отклонение. При согласовании и отклонении
Согласующему предоставляется возможность ввести комментарии к
действию. Согласующий может прикрепить к РК исправленный вариант
проекта договора.
7)
После выполнения согласования документ, в соответствии с определенным
маршрутом, может поступить на согласование к другим сотрудникам (перейти
в другой узел маршрута). Следующий узел определяется согласно заранее
разработанному маршруту, единому для всех договоров данного типа.
8)
После выполнения отклонения документ с комментариями переходит к
Инициатору и со статусом «На доработке».
9)
Во всех случаях изменение статуса документа (выполнение каких-либо
действий по изменению статуса) сопровождается уведомительными
сообщениями инициатору, а так же записью в специальном журнале
документа – истории.
Москва
2008 г.
-
4-
Business
Information
eXperience
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 5
Состав решения
Business
Information
eXperience
Компоненты решения
•
Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная
платформа для построения корпоративной системы
документооборота,
•
Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX
•
Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся
работа с системой документооборота происходит с помощью
Microsoft Outlook)
•
Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office,
используется для составления и редактирования маршрутов
движения документов
•
Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с
системой документооборота, используют единые корпоративные
шаблоны для создания документов.
Москва
2008 г.
-
5-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 6
Business
Information
eXperience
Архитектура решения
Офисные
Пользователи
Единая IT политика
Почта,
Среда совместной работы,
Документоооборот,
Делопроизводство
Администратор
Системы
документооборота
b Access
»
line
f
f
O
м«
C
и
tP
еж
e
р
k
k–
Windows Server
oc
o
o
P
l
t
r
u
Active Directory
O
fo
k
o
Exchange Server
tlo
u
Sharepoint Portal Server *
O
e
Outlook W
Мобильный
пользователь
Москва
2008 г.
На стадии разработки
-
6-
Администратор
IT ресурсов
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 7
Cоздание договора
Карточки системы делопроизводства
с прикрепленными документами и
детальным описанием
Business
Information
eXperience
Группировки
карточек
документов,
по умолчанию
группируются
по дате,
пользователи
могут менять
группировки и
сортировки на
своем
компьютере
Папки системы делопроизводства
Москва
2008 г.
-
7-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 8
Отправка на согласование
Business
Information
eXperience
Общий вид карточки документа. При нажатии
на кнопку «На согласование», договор
отправляется сотруднику, указанному в поле
«Кому» на согласование, и карточка этого
договора закрывается.
Москва
2008 г.
-
8-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 9
Прикрепление скан-копий
Business
Information
eXperience
В системе предусмотрена возможность
добавления скан-копии документа.
Так выглядит закладка «Отсканированные
документы» регистрационной карточки документа
Москва
2008 г.
-
9-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 10
Прикрепление документа
Business
Information
eXperience
Прикрепление электронного
документа к карточке
1
2
3
Москва
2008 г.
-
10 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 11
Правка содержимого договора
Business
Information
eXperience
Для внесения изменений в карточку договора
необходимо перейти во вкладку «Правка», заполнить
необходимые поля, прикрепить отсканированные
документы, если в этом есть необходимость, и нажать
на кнопку «Сохранить и закрыть»
Москва
2008 г.
-
11 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 12
Согласование договора
Business
Information
eXperience
Для согласования договора необходимо нажать кнопку «Согласовано».
После этого карточка договора приобретет статус «На исполнении».
Москва
2008 г.
-
12 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 13
Отправка на доп.согласование
Business
Information
eXperience
При нажатии на кнопку «На доп. Согласование», договор отправляется
сотруднику, указанному в поле «Кому» на доп.согласование, и карточка
этого договора закрывается.
Москва
2008 г.
-
13 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 14
Исполнение договора
Business
Information
eXperience
Для отчета об исполнении договора необходимо нажать на кнопку
«Исполнено». После этого договор приобретает статус «Завершено».
Москва
2008 г.
-
14 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 15
Business
Information
eXperience
Отклонение договора
1
3
2
Если договор надо отклонить, то необходимо нажать на кнопку
«Отклонить», после чего в появившемся окне указать причину
отклонения, и нажать на кнопку «ОК»
Москва
2008 г.
-
15 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 16
История работы с РК договора
Business
Information
eXperience
Для каждой карточки документа любой
сотрудник, работающий с ней, может посмотреть
историю работы. Для этого необходимо открыть
нужную карточку и переключиться на закладку
«История»
Москва
2008 г.
-
16 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 17
Вкладка «Ознакомление»
Business
Information
eXperience
В закладке
«Ознакомление»
карточки документа
можно добавить
список пользователей,
которым необходимо
ознакомиться с
проектом договора.
Москва
2008 г.
-
17 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 18
Вкладка «Доп. соглашение»
Business
Information
eXperience
На данной закладке
представлен список
дополнительных
соглашений и их
контрагентов к данному
договору.
Москва
2008 г.
-
18 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 19
Business
Information
eXperience
В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской
дисциплины.
На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по
отчету реестра документов можно выгрузить в Excel
Москва
2008 г.
-
19 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 20
Поиск договоров
Business
Information
eXperience
Результаты поиска
Каждый участник процесса может осуществлять поиск
по номеру документа, типу, дате создания, дате
регистрации, по сотруднику и по истории документа
Москва
2008 г.
-
20 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 21
Резюме демонстрационных примеров
Business
Information
eXperience
Решение не является коробочным продуктом
+ отсутствуют расходы на лицензирование ПО
– требует полноценного внедрения
Решение строится на Microsoft технологиях
+ очень быстро осваивается пользователями
– необходимо наличие MS Office
Решение тесно связано с IT инфраструктурой
+ просто в настройке и администрировании
– необходимо наличие Active Directory и Exchange
Москва
2008 г.
-
21 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 22
Технические характеристики
Business
Information
eXperience
Программные требования
Microsoft Windows Server 2000-2003
Microsoft Exchange Server 2000-2003
Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003)
Аппаратные требования
Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М)
Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М)
Требования к каналам связи
Клиент-Сервер: от 10Мб
Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)
Москва
2008 г.
-
22 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 23
Business
Information
eXperience
Спасибо!!!
Вопросы?
Для получения
дополнительной информации
доступа к демонстрационному серверу
консультаций и организации презентации системы
обращайтесь:
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13
-
23 -
Система обработки
проектов договоров
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13
Slide 2
Назначение решения
Business
Information
eXperience
Назначение - автоматизация задач делопроизводства:
•
•
Согласование проектов договоров в соответствии с заданным
маршрутом
Контроль службой информационной безопасности
Цели внедрения:
•
•
•
•
•
Повышение исполнительской дисциплины
Построение единой сети управления делопроизводственными
процессами
Повышение управляемости за счет увеличение прозрачности
процессов
Сокращение потерь времени сотрудников на доступ к документам
договоров
Повышение производительности труда сотрудников
Москва
2008 г.
-
2-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 3
Этапы проекта договора
Business
Information
eXperience
Работа с проектом договора состоит из следующих шагов:
1)
Инициатор создает РК (регистрационная карточка) проекта договора, заполняет
необходимые поля, прикрепляет электронную версию договора
2)
Инициатор отправляет проект договора по маршруту.
3) РК проекта договора, в соответствии с определенным маршрутом, переходит в
статус «На согласовании». В соответствии с маршрутом данного документа,
текущими пользователями назначаются сотрудники, к которым должен перейти
документ на дополнительное согласование.
4) Автоматически в момент перехода РК от пользователя к пользователю система
изменяет права доступа на данную карточку и на прикрепленный к ней файл.
Файл и карточка становятся доступным для редактирования пользователю,
которому пришла РК. Остальные пользователи имеют разрешения только на
чтение.
5)
Согласующие получают почтовые уведомления о поступившем на согласование
документе. В письме содержится ссылка на РК данного документа, по которой
можно открыть карточку проекта договора. Получить доступ к файлу можно,
открыв карточку документа и обратившись к полю «прикрепленные файлы».
Москва
2008 г.
-
3-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 4
Этапы проекта договора
6)
Для согласования договора, Согласующий открывает карточку договора,
выполняет согласование. Для отклонения договора, Согласующий открывает
карточку договора, выполняет отклонение. При согласовании и отклонении
Согласующему предоставляется возможность ввести комментарии к
действию. Согласующий может прикрепить к РК исправленный вариант
проекта договора.
7)
После выполнения согласования документ, в соответствии с определенным
маршрутом, может поступить на согласование к другим сотрудникам (перейти
в другой узел маршрута). Следующий узел определяется согласно заранее
разработанному маршруту, единому для всех договоров данного типа.
8)
После выполнения отклонения документ с комментариями переходит к
Инициатору и со статусом «На доработке».
9)
Во всех случаях изменение статуса документа (выполнение каких-либо
действий по изменению статуса) сопровождается уведомительными
сообщениями инициатору, а так же записью в специальном журнале
документа – истории.
Москва
2008 г.
-
4-
Business
Information
eXperience
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 5
Состав решения
Business
Information
eXperience
Компоненты решения
•
Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная
платформа для построения корпоративной системы
документооборота,
•
Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX
•
Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся
работа с системой документооборота происходит с помощью
Microsoft Outlook)
•
Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office,
используется для составления и редактирования маршрутов
движения документов
•
Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с
системой документооборота, используют единые корпоративные
шаблоны для создания документов.
Москва
2008 г.
-
5-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 6
Business
Information
eXperience
Архитектура решения
Офисные
Пользователи
Единая IT политика
Почта,
Среда совместной работы,
Документоооборот,
Делопроизводство
Администратор
Системы
документооборота
b Access
»
line
f
f
O
м«
C
и
tP
еж
e
р
k
k–
Windows Server
oc
o
o
P
l
t
r
u
Active Directory
O
fo
k
o
Exchange Server
tlo
u
Sharepoint Portal Server *
O
e
Outlook W
Мобильный
пользователь
Москва
2008 г.
На стадии разработки
-
6-
Администратор
IT ресурсов
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 7
Cоздание договора
Карточки системы делопроизводства
с прикрепленными документами и
детальным описанием
Business
Information
eXperience
Группировки
карточек
документов,
по умолчанию
группируются
по дате,
пользователи
могут менять
группировки и
сортировки на
своем
компьютере
Папки системы делопроизводства
Москва
2008 г.
-
7-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 8
Отправка на согласование
Business
Information
eXperience
Общий вид карточки документа. При нажатии
на кнопку «На согласование», договор
отправляется сотруднику, указанному в поле
«Кому» на согласование, и карточка этого
договора закрывается.
Москва
2008 г.
-
8-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 9
Прикрепление скан-копий
Business
Information
eXperience
В системе предусмотрена возможность
добавления скан-копии документа.
Так выглядит закладка «Отсканированные
документы» регистрационной карточки документа
Москва
2008 г.
-
9-
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 10
Прикрепление документа
Business
Information
eXperience
Прикрепление электронного
документа к карточке
1
2
3
Москва
2008 г.
-
10 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 11
Правка содержимого договора
Business
Information
eXperience
Для внесения изменений в карточку договора
необходимо перейти во вкладку «Правка», заполнить
необходимые поля, прикрепить отсканированные
документы, если в этом есть необходимость, и нажать
на кнопку «Сохранить и закрыть»
Москва
2008 г.
-
11 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 12
Согласование договора
Business
Information
eXperience
Для согласования договора необходимо нажать кнопку «Согласовано».
После этого карточка договора приобретет статус «На исполнении».
Москва
2008 г.
-
12 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 13
Отправка на доп.согласование
Business
Information
eXperience
При нажатии на кнопку «На доп. Согласование», договор отправляется
сотруднику, указанному в поле «Кому» на доп.согласование, и карточка
этого договора закрывается.
Москва
2008 г.
-
13 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 14
Исполнение договора
Business
Information
eXperience
Для отчета об исполнении договора необходимо нажать на кнопку
«Исполнено». После этого договор приобретает статус «Завершено».
Москва
2008 г.
-
14 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 15
Business
Information
eXperience
Отклонение договора
1
3
2
Если договор надо отклонить, то необходимо нажать на кнопку
«Отклонить», после чего в появившемся окне указать причину
отклонения, и нажать на кнопку «ОК»
Москва
2008 г.
-
15 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 16
История работы с РК договора
Business
Information
eXperience
Для каждой карточки документа любой
сотрудник, работающий с ней, может посмотреть
историю работы. Для этого необходимо открыть
нужную карточку и переключиться на закладку
«История»
Москва
2008 г.
-
16 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 17
Вкладка «Ознакомление»
Business
Information
eXperience
В закладке
«Ознакомление»
карточки документа
можно добавить
список пользователей,
которым необходимо
ознакомиться с
проектом договора.
Москва
2008 г.
-
17 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 18
Вкладка «Доп. соглашение»
Business
Information
eXperience
На данной закладке
представлен список
дополнительных
соглашений и их
контрагентов к данному
договору.
Москва
2008 г.
-
18 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 19
Business
Information
eXperience
В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской
дисциплины.
На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по
отчету реестра документов можно выгрузить в Excel
Москва
2008 г.
-
19 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 20
Поиск договоров
Business
Information
eXperience
Результаты поиска
Каждый участник процесса может осуществлять поиск
по номеру документа, типу, дате создания, дате
регистрации, по сотруднику и по истории документа
Москва
2008 г.
-
20 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 21
Резюме демонстрационных примеров
Business
Information
eXperience
Решение не является коробочным продуктом
+ отсутствуют расходы на лицензирование ПО
– требует полноценного внедрения
Решение строится на Microsoft технологиях
+ очень быстро осваивается пользователями
– необходимо наличие MS Office
Решение тесно связано с IT инфраструктурой
+ просто в настройке и администрировании
– необходимо наличие Active Directory и Exchange
Москва
2008 г.
-
21 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 22
Технические характеристики
Business
Information
eXperience
Программные требования
Microsoft Windows Server 2000-2003
Microsoft Exchange Server 2000-2003
Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003)
Аппаратные требования
Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М)
Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М)
Требования к каналам связи
Клиент-Сервер: от 10Мб
Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы)
Москва
2008 г.
-
22 -
Решение для корпоративного документооборота
«Outlook Docflow»
Slide 23
Business
Information
eXperience
Спасибо!!!
Вопросы?
Для получения
дополнительной информации
доступа к демонстрационному серверу
консультаций и организации презентации системы
обращайтесь:
Константин Майоров [email protected]
«БИКС» www.bix.ru
тел. +7 (495) 644-24-13
-
23 -