Transcript Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства

Опыт внедрения системы
автоматизации делопроизводства
УралГАХА на базе свободного
программного обеспечения
(Open Source Software)
Согласно данным журнала ASAP
и исследованиям
Delphi Consulting Group
•
•
•
•
•
•
•
ежегодно в мире появляется около 6 млрд. документов;
суммарная стоимость обработки потока документов на
предприятиях составляет 15% от их дохода;
документы отнимают 60% трудового времени офисных
служащих;
45% фонда оплаты труда составляют затраты на оплату
обработки документов;
85% документов никогда не потребуются снова;
50% документов являются дубликатами;
60% документов устарели.
Типичные недостатки «бумажного»
документооборота УралГАХА:
• процедуры согласования документов, ознакомления с
резолюциями и передачи информации осуществляются
“посыльными”;
• отсутствует возможность проследить “жизненный цикл”
документа;
• нерегламентированный контроль исполнительской
дисциплины;
• отсутствие единого электронного архива документов.
Предпосылки для внедрения в УралГАХА
системы автоматизированного документооборота
1. Назрела необходимость повышения инвестиционной
привлекательности академии.
2. Расширена география и виды деятельности академии.
3. Воля руководителя.
4. Наличие квалифицированного персонала и “команды”
по внедрению.
5. Выполнен реинжиниринг основных бизнес-процессов
с использованием методологии функционального
моделирования (IDEF0).
6. Завершено создания единого информационного
пространства в академии.
Оценка функциональных свойств системы
Взаимодействие программных компонентов
Свободы пользователей ПО
• Свобода запускать программу в любых целях.
• Свобода изучения работы программы и адаптация ее
к собственным нуждам.
• Свобода распространять копии, как бесплатно, так и
за деньги.
• Свобода улучшать программу и распространять свои
модификации, чтобы общество могло извлечь из них
пользу.
Открытые программные системы и их
лицензии
Debian GNU/Linux
GNU1 General Public
License (GPL)
Apache-SSL
Apache Software License
Python
CNRI2 Python License
(GPL-compatible)
Zope
Zope Public License
(GPL-compatible)
1
GNU – GNU is Not Unix
2
CNRI – Corporation for National Research Initiatives
Ключевые возможности NauDoc
Работа через Интернет-браузер.
Создание, обработка и хранение документов.
Контроль исполнения.
Планирование периодических заданий.
Настройка этапов обработки документов.
Регистрация электронных и бумажных документов.
Движение документов.
Работа со связанными документами.
Управление правами доступа.
Уведомление о событиях.
Полнотекстовый поиск.
Интеграция с электронной почтой.
Архивирование документов.
Управление информацией на Интернет-сайте.
Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла
Автоматизация
учебного
процесса
Учет
успеваемости
студентов
Составление
расписания
занятий
Дистанционное
обучение
Общая протяженность локальной сети
академии (км)
16
14
12
10
8
6
4
2
0
2000
2001
2002
2003
2004
Оснащенность персональными компьютерами (шт.)
250
200
150
100
50
0
.
2000
2001
2002
2003
Всего компьютеров
Подключено к локальной сети
Участвуют в документообороте
2004
Описание бизнес-процессов
Интерфейс пользователя
3
2
1
1. Блок основного содержания
2. Панель навигации
3. Панель инструментов
Создание документа
Контроль исполнения
Планирование периодических заданий
Настройка этапов обработки документов
Журнал регистрации
Коллективная работа с документом, его статусы
«Развиваемый» - данный статус документ получает автоматически
сразу после его создания. Доступ к просмотру и комментированию
документа со статусом «Развиваемый» получают все пользователи,
имеющие права «Читателя» в данной теме.
«Скрытый» - доступ к просмотру и изменению документа со
статусом «Скрытый» имеет только владелец документа.
«Открытый для группы» – редактирование документа могут
выполнять все пользователи, имеющие права «Писателя» в данной
теме;
«Фиксированный» - редактирование, удаление или изменение
статуса фиксированного документа запрещено.
«Архив» - доступ к просмотру документа имеют пользователи,
имеющие, как минимум, права «Читателя» в данной теме.
Редактирование и комментирование документов в данном статусе
запрещено.
Работа со связанными документами
Права доступа
Пример уведомления
Простой поиск
Настройки папки входящей почты
Архивирование документов
Управление сайтом
Docflow/Workflow
В сфере управления документооборотом можно выделить два основных
направления – управление жизненным циклом документов и управление
маршрутом движения документов на предприятии.
Управление жизненным циклом документов дает уверенность в том, что
информация всегда будет обработана вовремя, не утратит своей
достоверности во время движения и будет сохранена и
систематизирована в корпоративной базе.
В свою очередь управление маршрутом движения документов
гарантирует, что документ обязательно попадет к сотрудникам,
участвующим в его обработке, сроки исполнения будут контролироваться, и
документ будет автоматически передаваться
от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее
правилами.
Пример Docflow