Slide 1

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 2

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 3

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 4

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 5

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 6

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 7

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 8

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 9

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 10

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 11

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 12

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 13

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 14

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 15

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 16

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 17

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 18

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 19

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 20

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 21

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 22

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств


Slide 23

Система учета информации
для PR-агентства
На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

Цели и задачи внедрения системы

Business
Information
eXperience

Цель Системы:
повышение качества процессов работы с внутренней информацией
(СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и,
как следствие, снижение издержек и получение возможности
масштабирования бизнеса Компании.
Решенные задачи:
1) Разработка принципов работы информационной системы;
2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней
информации;
3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и
консультантов);
4) Разграничение доступа к информации;
5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ,
проектами и текстами, поиск и прочее);
6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;
7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.

Москва. Июнь 2008

-

2-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Общая схема работы Системы
СИСТЕМА PR Агентства
Отчеты

Общее
управление

- по текущему состоянию дел
- по сотрудникам
- для клиента

Руководство компании

Поиск
Оперативное
управление

База СМИ и
контактов

Линейные руководители

Занесение
информации,
работа с базой

Менеджеры,
руководители проектов

Москва. Июнь 2008

База
Проектов
База текстов
и
публикаций

Механизм
обработки

Напоминания
уведомления

-

3-

Информационная система BIX для PR-агентств

Автоматизация процессов

Business
Information
eXperience

В рамках системы осуществлена
автоматизация следующих процессов:
ведение центральной общей базы материалов (текстов,
публикаций, медиа – как своих, так и по теме);
ведение общей базы контактов СМИ;
ведение общей базы контактов авторов и редакторов;
регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам)
информации в систему менеджерами (встречи, рассылки
писем, обновление версий текстов и т.д.);
интеллектуальные массовые еmail рассылки;
поиск и анализ информации (по любым
имеющимся критериям);
подготовка набора отчетов для клиента.

Москва. Июнь 2008

-

4-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

Внутри папки «Проект»
отображается список всех
событий по данному
проекту.

Работа с проектами ведется в
папке «Проекты», где каждая
новая папка соответству-ет
отдельному проекту.

Москва. Июнь 2008

Business
Information
eXperience

-

5-

Информационная система BIX для PR-агентств

Общий вид папок. Начало работы.

База контактов находится в
соответствующей папке, в
зависимости от класса
(«Авторы», «Редакторы»
«Закрытые», «СМИ»,
«Прочее»)

Business
Information
eXperience

Работа с
текстами и
публикациями
ведется в папке
«Тексты и
публикации»;

Отчеты по проектам,
текстам и
публикациям
предоставляются в
папке «Отчеты».

Москва. Июнь 2008

-

6-

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ
В Системе учета процессов предусмотрено,
в зависимости от выбранной папки, три типа
карточек:
1) Карточка «Контакт»;
2) Карточка «Событие»;
3) Карточка «Текст».

Москва. Июнь 2008

-

7-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Контакт».

Business
Information
eXperience

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые»,
«Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются
категории СМИ, по
которым позже можно
будет делать массовые
рассылки, категорий
может быть несколько

Здесь можно
вводить связи
между
контактами и
позже
анализировать в
отчетах
Москва. Июнь 2008

-

8-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В системе учитываются два типа событий
«рассылка»

«переговоры»

В данном блоке есть
возможность выбрать
группу (категорию
СМИ), на которую будет
осуществляться
рассылка.

В данном блоке есть
возможность
выбрать список
СМИ, которые будут
оповещаться о
переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:
Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.

Москва. Июнь 2008

-

9-

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

В базу заносятся события: 1) рассылка,
2) переговоры.
Для событий типа «рассылка»
предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор
контактов по категории СМИ. После
добавления часть участников можно исключить
персонально, после чего добавить другую
категорию или нажать на кнопку «отправить».
Москва. Июнь 2008

-

10 -

В данном
блоке
содержится
список ссылок
на связанные с
событием
тексты с
возможностью
их добавления/
удаления.

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка
сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты
можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то
можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом
Москва. Июнь 2008

-

11 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Событие».

Business
Information
eXperience

Также присутствует возможность проследить – доставлено
сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес
введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет

Москва. Июнь 2008

-

12 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА
У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;
На выполнении – в процессе выполнения;
Выполнено – закончено с положительным или
частично положительным результатом;
Отменено - отменено по любой причине.
Причина указывается в поле комментариев.

Москва. Июнь 2008

-

13 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.
У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:
Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для
редактирования автором;
Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;
Корректура – текст на корректуре у редактора;
Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;
В работе - текст в данный момент публикуется;
Архив - закончены публикации данного текста;
Запрещен к распространению - текст запрещено
публиковать;
Специальный - текст находится в уникальном
состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.
Москва. Июнь 2008

-

14 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Таблица, в которую
автоматически помещается
вся история изменения
статусов (Когда, Кто, С
какого, В какой)

В данном блоке содержится
список ссылок на связанные с
текстом события с возможностью
их добавления/ удаления.

Москва. Июнь 2008

-

15 -

Поля: регион,
какому СМИ дан
эксклюзив, до
какого срока.
Таблица
полностью
редактируемая, в
нее можно
добавлять новые
строки
Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с карточками Системы.
Карточка типа «Текст».

Business
Information
eXperience

Во вкладке «Публикации» находится список
публикаций текста с прикрепленными файлами.

Блок позволяет вводить:
1) дату;
2) СМИ;
3) город (из карточки СМИ);
4) признак опубликования (да/нет);
5) прикрепленные файлы;
(отсканированная публикация)

Москва. Июнь 2008

-

16 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ
СИСТЕМЫ
В
Системе
предусмотрены
такие
дополнительные функции, как автозаполнение
приветствия, работа с отчетами, анализ
ситуации, поиск информации и другие.

Москва. Июнь 2008

-

17 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Функция автозаполнения приветствия.

Business
Information
eXperience

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий
при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от
поля
«Обращение» того
или иного
контакта, при
отправке в текст
будет подставлено
«Уважаемый» или
«Уважаемая» в то
место, где указана
ключевая фраза:
#приветствие#
Москва. Июнь 2008

-

18 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Работа с отчетами.

Business
Information
eXperience

Отчетом
является
набор Excel
файлов, в
которые для
дальнейшего
анализа
автоматическ
и загружается
актуальная
информация
из системы.

Москва. Июнь 2008

-

19 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных
отчета и передается технология их построения:

Общий отчет
по проектам.

Общий отчет
по текстам.

Общий отчет по
публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS
Excel строить любое количество своих отчетов
Москва. Июнь 2008

-

20 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Ограничение уровня доступа

Доступ на какие
действия?

В системе на каждый новый
проект (материал, отчет)
автоматически выдаются права на
доступ группе сотрудников, однако
права можно настроить позже

Доступ кому?
доступ по роли:

Нет доступа

- сотрудник;
- руководитель А;
- руководитель Б;
-…
- супервизор.

Доступ на чтение
Полный доступ

персональный
доступ

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает
доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов.
Однако его уровень доступа можно изменить добавив
лично этому сотруднику право работать с именно с
этим проектом, либо сократить – например: с этим
проектом все сотрудники в роли ААА имеют право
читать, но не редактировать информацию.
Москва. Июнь 2008

-

21 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Выгоды от внедрения системы.

Business
Information
eXperience

Результатами внедрения системы являются:
Появилась возможность втрое увеличить количество
проектов у каждого менеджера без потери оперативности;
Появилась объективная модель мотивации менеджеров
(видны все их ошибки)
Благодаря регламентированным процедурам обучение
новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче
дел от одного сотрудника другому ничего не теряется
Стали более четкими функции линейных руководителей
Руководитель компании получает всю оперативную
бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день
Благодаря накопленной информации и системе отчетов
можно проводить анализ эффективности как заказчиков
и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым
Москва. Июнь 2008

-

22 -

Информационная система BIX для PR-агентств

Business
Information
eXperience

Спасибо за внимание!
Для получения информации по цене обращайтесь:

Телефон:
E-mail:
Site:
Адрес:

+7 (495) 644-24-13
[email protected]
www.bix.ru
г. Москва,
Даниловская наб.,
д. 4, стр. 15

Москва. Июнь 2008

-

23 -

Информационная система BIX для PR-агентств