Transcript pobierz plik | opis: Akademiki
Slide 1
Instrukcja USOS
Akademiki
wersja 12.09.2013
by Marek Opacki
Slide 2
Akademik - Informacje
Podstawą rozpoczęcia pracy w module Akademiki jest wprowadzenie podstawowych danych. Zaliczają się do nich przede
wszystkim informacje o adresie budynku, dostępnych telefonach oraz oczywiście liście pokoi. W menu Akademiki ->
Akademiki-Informacje na odpowiednich zakładkach dane te można wprowadzić. Najważniejsza jest lista pokoi, gdzie
podajemy numer pokoju, kod miejsca, liczbę miejsc oraz ewentualny opis (stan, wyposażenie, itd.)
Dane te wprowadza się praktycznie tylko raz i w kolejnych latach ewentualnie koryguje.
Slide 3
Typy miejsc w akademikach
Typy miejsce określone są w Słowniku socjalnym i mogą być zmieniane jedynie przez
administratora systemu. Każdy typ opisuje rodzaj pokoju ze względu na jego wielkość i
ilość dostępnych miejsca, a także standard. Typy wykorzystywane są później do
ustalenia wysokości czynszu.
Slide 4
Rozdzielania
Na początku każdego roku konieczne jest przygotowanie nowego rozdzielenia. W tym celu z menu
Akademiki -> Centrala-Rozdzielania przechodzimy do odpowiedniego formularza, gdzie dodajemy
wiersz (jeśli jeszcze nie istnieje) z kodem na dany rok. Na zakładce poniżej każdy z akademików
podaje ilość dostępnych miejsc i wybiera dowolny kod typu miejsca, gdyż nie jest on później istotny.
Slide 5
Akademiki - Mieszkańcy
Najważniejszy formularz dostępny jest z menu Akademiki -> Pokoje, Mieszkańcy. Po wybraniu
aktualnego Rozdzielenia, możliwe jest operowanie na poszczególnych pokojach akademika. W
zależności od ustawienia daty Stan na dzień, widoczna jest zajętość wszystkich pokoi. Możliwe jest
również szybkie przejście do szukanego pokoju za pomocą przycisku Znajdź pokój.
Slide 6
Meldowanie osób
W formularzu Akademiki-Mieszkańcy, po wskazaniu odpowiedniego pokoju, za pomocą przycisku
Zamelduj nową os., otwieramy nowy dialog, w którym możliwe jest wybranie osoby, pokoju oraz
okresu zameldowania. Pole Gr. mieszk. Ustawiamy na wartość S. W przypadku, gdy w pokoju nie ma
już miejsc zostanie wyświetlony stosowny komunikat.
Slide 7
Zmiana okresu zameldowania
Za pomocą przycisku Zmiana okresu zameld. możliwe jest wprowadzenie
nowych dat. Należy jednak pamiętać, o czym przypomina uwaga na
czerwono, że ewentualne zmiany w płatnościach należy dokonać ręcznie.
Slide 8
Kasowanie meldunku
W przypadku, gdy meldunek został dokonany błędnie,
wystarczy go usunąć za pomocą przycisku Usuń dane
zameld.
Slide 9
Przekwaterowanie
W przypadku, gdy zmiany wymaga jedynie numer pokoju, wystarczy użyć przycisku Przekwateruj, a
następnie wskazać nowy pokój. Bez zaznaczania dodatkowych opcji dane o zameldowaniu zostaną
całkowicie przeniesione do nowego pokoju. Po zaznaczeniu opcji Podziel okres zameldowania,
okres zameldowania zostanie podzielony na dwa pokoje, a datą graniczną będzie aktualna data
wykonywania operacji.
Slide 10
Historia
Każda osoba ma przypisaną do siebie historię meldunków oraz możliwość
dołączenia uwag mogących mieć wpływ na przyznanie miejsca w
akademiku. Informacje te znajdują się pod przyciskiem Historia akad. os.
Slide 11
Cennik
Raz do roku konieczne jest również przygotowanie aktualnego cennika. Służy do tego formularz z menu Płatności -> Cennik, gdzie
tworzymy nowy cennik z kodem według wzoru:
JJJJ-RRRR – JJJJ początek kodu jednostki akademika, RRRR rok cennika
Następnie podajemy opis cennika, w cyklu aktualny rok oraz jednostkę akademika. Na zakładce Akademiki dodajemy nowy wiersz dla
każdego typu pokoju występującego w akademiku, podajemy również datę realizacji należności i kod jednostki.
Slide 12
Cennik - Raty
Za polem raty znajduje się strzałka, po wciśnięciu której przechodzimy do okna tworzenia planu
ratalnego. W pierwszej kolejności podajemy kod planu, a następnie wciskamy przycisk Generuj raty
akad. W kolejnym oknie ustalamy miesiące graniczne, dzień opłat w miesiącu oraz kwotę i naliczanie
odsetek. Po wciśnięciu przycisku Generuj utworzona zostanie lista rat, które zawsze można ręcznie
modyfikować. Po zatwierdzeniu planu możliwa jest dalsza edycja cennika.
Slide 13
Należności
Wywołując formularz z menu Płatności -> Proponowane należności podajemy jedynie wybrany cykl dydaktyczny, a
następnie na zakładce Akademiki wciskamy przycisk Proponuj i w nowym oknie wybieramy odpowiedni cennik, a
następnie zaznaczamy opcję Zameldowanie. Po zatwierdzeniu wyświetlona zostanie lista proponowanych należności dla
wszystkich studentów zamieszkujących w danym okresie w akademiku. Zapisanie danych spowoduje utworzenie
należności. Prócz zameldowania student musi być również studiować w danym semestrze, a więc niemożliwe jest od razu
wygenerowanie należności na oba semestry.
Slide 14
Należności – edycja i usuwanie
Po automatycznym wygenerowaniu należności, w pojedynczych przypadkach, konieczne będzie ręczne ich
modyfikowanie. W tym celu z menu Płatności -> Wpłaty i rozliczenia wyszukujemy odpowiedniego studenta, a następnie
należność. Po wciśnięciu przycisku Szczeg. transakcji nowe okno pozwala na wprowadzenie stosownych zmian, przy
czym konieczne jest podanie powodu wprowadzonej zmiany. Z tego okna możliwe jest również anulowanie transakcji, a
tylko takie mogą być usuwane (widoczne jako przekreślone po wybraniu filtra Wszystkie).
Slide 15
Należności – nieopłacone / opłacone
Wybierając opcję z menu Płatności -> Nieopłacone / Opłacone należności, możemy
podać kod naszej jednostki, daty graniczne, zaznaczyć pole Akademiki i wskazać kod
akademika, dzięki czemu otrzymamy listę należności osób, z danego okresu z
podziałem na należności nieopłacone i opłacone.
Slide 16
Należności – przeterminowane
Z menu Płatności -> Transakcje przeterminowane, zaznaczając odpowiedni cykl,
jednostkę akademika oraz daty transakcji i ewentualnie minimalną kwotę, można
wygenerować listę zaległych należności, a następnie na przykład wydrukować dla
wszystkich wezwania do zapłaty.
Slide 17
Wpłaty - pobranie
Wpłaty należności wczytywane są bezpośrednio z serwisu banku. W tym celu należy wejść na stronę:
https://www.cm.pekao.com.pl/
Zalogować się, a następnie odnaleźć odpowiedni rok, miesiąc i dzień. Plik z wpłatami należy skopiować do katalogu na
lokalnym komputerze z zachowaniem oryginalnej struktury. Ważne by przy tworzeniu katalogów nie używać polskich
znaków.
Slide 18
Wpłaty - wczytanie
Wracamy do systemu USOS i z menu Płatności -> Import plików -> Bank Pekao SA przechodzimy
do formularza importu wpłat. Tu po wciśnięciu przycisku Importuj nowy plik wskazujemy plik z
wpłatami pobrany ze strony banku i zatwierdzamy. Dane o wpłatach zostaną wczytane do
odpowiednich studentów, a należności automatycznie rozliczone.
Slide 19
Raporty
W formularzu Akademiki – Mieszkańcy, dostępny jest przycisk Raporty, po wciśnięciu którego otrzymujemy dostęp do
listy różnych przydatnych wydruków. Jest tu między innymi lista studentów zameldowanych w wybranym okresie w
akademiku. Po wybraniu odpowiedniego raportu i wciśnięciu przycisku Drukuj, pojawi się jeszcze okno z ustawieniami
szczegółowymi wydruku, takimi jak krańcowe daty zameldowania. Po wprowadzeniu odpowiednich danych wciskamy
przycisk Uruchom raport (ikona świateł ulicznych), po chwili raport zostanie wyświetlony w oddzielnym oknie.
Slide 20
Wydruki raportów
W menu Administracja -> Wydruki raportów, dostępne są raporty przygotowane na potrzeby PB zgodnie z
obowiązującymi wzorami. W dziale AKAD, dostępne są raporty:
- Sprawozdanie za zamieszkanie w DS.
- Zaległości z tytułu opłat za zamieszkanie w DS.
- Zestawienie należności z tytułu zamieszkania w DS
Instrukcja USOS
Akademiki
wersja 12.09.2013
by Marek Opacki
Slide 2
Akademik - Informacje
Podstawą rozpoczęcia pracy w module Akademiki jest wprowadzenie podstawowych danych. Zaliczają się do nich przede
wszystkim informacje o adresie budynku, dostępnych telefonach oraz oczywiście liście pokoi. W menu Akademiki ->
Akademiki-Informacje na odpowiednich zakładkach dane te można wprowadzić. Najważniejsza jest lista pokoi, gdzie
podajemy numer pokoju, kod miejsca, liczbę miejsc oraz ewentualny opis (stan, wyposażenie, itd.)
Dane te wprowadza się praktycznie tylko raz i w kolejnych latach ewentualnie koryguje.
Slide 3
Typy miejsc w akademikach
Typy miejsce określone są w Słowniku socjalnym i mogą być zmieniane jedynie przez
administratora systemu. Każdy typ opisuje rodzaj pokoju ze względu na jego wielkość i
ilość dostępnych miejsca, a także standard. Typy wykorzystywane są później do
ustalenia wysokości czynszu.
Slide 4
Rozdzielania
Na początku każdego roku konieczne jest przygotowanie nowego rozdzielenia. W tym celu z menu
Akademiki -> Centrala-Rozdzielania przechodzimy do odpowiedniego formularza, gdzie dodajemy
wiersz (jeśli jeszcze nie istnieje) z kodem na dany rok. Na zakładce poniżej każdy z akademików
podaje ilość dostępnych miejsc i wybiera dowolny kod typu miejsca, gdyż nie jest on później istotny.
Slide 5
Akademiki - Mieszkańcy
Najważniejszy formularz dostępny jest z menu Akademiki -> Pokoje, Mieszkańcy. Po wybraniu
aktualnego Rozdzielenia, możliwe jest operowanie na poszczególnych pokojach akademika. W
zależności od ustawienia daty Stan na dzień, widoczna jest zajętość wszystkich pokoi. Możliwe jest
również szybkie przejście do szukanego pokoju za pomocą przycisku Znajdź pokój.
Slide 6
Meldowanie osób
W formularzu Akademiki-Mieszkańcy, po wskazaniu odpowiedniego pokoju, za pomocą przycisku
Zamelduj nową os., otwieramy nowy dialog, w którym możliwe jest wybranie osoby, pokoju oraz
okresu zameldowania. Pole Gr. mieszk. Ustawiamy na wartość S. W przypadku, gdy w pokoju nie ma
już miejsc zostanie wyświetlony stosowny komunikat.
Slide 7
Zmiana okresu zameldowania
Za pomocą przycisku Zmiana okresu zameld. możliwe jest wprowadzenie
nowych dat. Należy jednak pamiętać, o czym przypomina uwaga na
czerwono, że ewentualne zmiany w płatnościach należy dokonać ręcznie.
Slide 8
Kasowanie meldunku
W przypadku, gdy meldunek został dokonany błędnie,
wystarczy go usunąć za pomocą przycisku Usuń dane
zameld.
Slide 9
Przekwaterowanie
W przypadku, gdy zmiany wymaga jedynie numer pokoju, wystarczy użyć przycisku Przekwateruj, a
następnie wskazać nowy pokój. Bez zaznaczania dodatkowych opcji dane o zameldowaniu zostaną
całkowicie przeniesione do nowego pokoju. Po zaznaczeniu opcji Podziel okres zameldowania,
okres zameldowania zostanie podzielony na dwa pokoje, a datą graniczną będzie aktualna data
wykonywania operacji.
Slide 10
Historia
Każda osoba ma przypisaną do siebie historię meldunków oraz możliwość
dołączenia uwag mogących mieć wpływ na przyznanie miejsca w
akademiku. Informacje te znajdują się pod przyciskiem Historia akad. os.
Slide 11
Cennik
Raz do roku konieczne jest również przygotowanie aktualnego cennika. Służy do tego formularz z menu Płatności -> Cennik, gdzie
tworzymy nowy cennik z kodem według wzoru:
JJJJ-RRRR – JJJJ początek kodu jednostki akademika, RRRR rok cennika
Następnie podajemy opis cennika, w cyklu aktualny rok oraz jednostkę akademika. Na zakładce Akademiki dodajemy nowy wiersz dla
każdego typu pokoju występującego w akademiku, podajemy również datę realizacji należności i kod jednostki.
Slide 12
Cennik - Raty
Za polem raty znajduje się strzałka, po wciśnięciu której przechodzimy do okna tworzenia planu
ratalnego. W pierwszej kolejności podajemy kod planu, a następnie wciskamy przycisk Generuj raty
akad. W kolejnym oknie ustalamy miesiące graniczne, dzień opłat w miesiącu oraz kwotę i naliczanie
odsetek. Po wciśnięciu przycisku Generuj utworzona zostanie lista rat, które zawsze można ręcznie
modyfikować. Po zatwierdzeniu planu możliwa jest dalsza edycja cennika.
Slide 13
Należności
Wywołując formularz z menu Płatności -> Proponowane należności podajemy jedynie wybrany cykl dydaktyczny, a
następnie na zakładce Akademiki wciskamy przycisk Proponuj i w nowym oknie wybieramy odpowiedni cennik, a
następnie zaznaczamy opcję Zameldowanie. Po zatwierdzeniu wyświetlona zostanie lista proponowanych należności dla
wszystkich studentów zamieszkujących w danym okresie w akademiku. Zapisanie danych spowoduje utworzenie
należności. Prócz zameldowania student musi być również studiować w danym semestrze, a więc niemożliwe jest od razu
wygenerowanie należności na oba semestry.
Slide 14
Należności – edycja i usuwanie
Po automatycznym wygenerowaniu należności, w pojedynczych przypadkach, konieczne będzie ręczne ich
modyfikowanie. W tym celu z menu Płatności -> Wpłaty i rozliczenia wyszukujemy odpowiedniego studenta, a następnie
należność. Po wciśnięciu przycisku Szczeg. transakcji nowe okno pozwala na wprowadzenie stosownych zmian, przy
czym konieczne jest podanie powodu wprowadzonej zmiany. Z tego okna możliwe jest również anulowanie transakcji, a
tylko takie mogą być usuwane (widoczne jako przekreślone po wybraniu filtra Wszystkie).
Slide 15
Należności – nieopłacone / opłacone
Wybierając opcję z menu Płatności -> Nieopłacone / Opłacone należności, możemy
podać kod naszej jednostki, daty graniczne, zaznaczyć pole Akademiki i wskazać kod
akademika, dzięki czemu otrzymamy listę należności osób, z danego okresu z
podziałem na należności nieopłacone i opłacone.
Slide 16
Należności – przeterminowane
Z menu Płatności -> Transakcje przeterminowane, zaznaczając odpowiedni cykl,
jednostkę akademika oraz daty transakcji i ewentualnie minimalną kwotę, można
wygenerować listę zaległych należności, a następnie na przykład wydrukować dla
wszystkich wezwania do zapłaty.
Slide 17
Wpłaty - pobranie
Wpłaty należności wczytywane są bezpośrednio z serwisu banku. W tym celu należy wejść na stronę:
https://www.cm.pekao.com.pl/
Zalogować się, a następnie odnaleźć odpowiedni rok, miesiąc i dzień. Plik z wpłatami należy skopiować do katalogu na
lokalnym komputerze z zachowaniem oryginalnej struktury. Ważne by przy tworzeniu katalogów nie używać polskich
znaków.
Slide 18
Wpłaty - wczytanie
Wracamy do systemu USOS i z menu Płatności -> Import plików -> Bank Pekao SA przechodzimy
do formularza importu wpłat. Tu po wciśnięciu przycisku Importuj nowy plik wskazujemy plik z
wpłatami pobrany ze strony banku i zatwierdzamy. Dane o wpłatach zostaną wczytane do
odpowiednich studentów, a należności automatycznie rozliczone.
Slide 19
Raporty
W formularzu Akademiki – Mieszkańcy, dostępny jest przycisk Raporty, po wciśnięciu którego otrzymujemy dostęp do
listy różnych przydatnych wydruków. Jest tu między innymi lista studentów zameldowanych w wybranym okresie w
akademiku. Po wybraniu odpowiedniego raportu i wciśnięciu przycisku Drukuj, pojawi się jeszcze okno z ustawieniami
szczegółowymi wydruku, takimi jak krańcowe daty zameldowania. Po wprowadzeniu odpowiednich danych wciskamy
przycisk Uruchom raport (ikona świateł ulicznych), po chwili raport zostanie wyświetlony w oddzielnym oknie.
Slide 20
Wydruki raportów
W menu Administracja -> Wydruki raportów, dostępne są raporty przygotowane na potrzeby PB zgodnie z
obowiązującymi wzorami. W dziale AKAD, dostępne są raporty:
- Sprawozdanie za zamieszkanie w DS.
- Zaległości z tytułu opłat za zamieszkanie w DS.
- Zestawienie należności z tytułu zamieszkania w DS