Slide 1

Praktisk internkontroll og risikostyring
for små bedrifter
Knut Høylie
Fagsjef skatt, NARF

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

1


Slide 2

Oppdraget litt mer spesifisert
• NARF  Forening for regnskapsførere
• RF-bransjen – Et speilbilde av norsk
næringsliv?
• Skal gå inn på hva vi forventer av våre
medlemmer
• …og kort om hvordan foreningen bidrar

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

2


Slide 3

En liten agenda
•
•
•
•
•

Fakta om RF-bransjen
Om posisjonen RF har
Virksomhetskritiske oppgaver
Risiki i RF-bransjen
Hvordan møte disse?

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

3


Slide 4

Fakta om regnskapsførerbransjen

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

4


Slide 5

Om RF-bransjen
• 8.466 autoriserte regnskapsførere (pr 10.02.09)
– 2.161 er ikke aktive i bransjen (pr 2006)

• NARF har 4.900 personlige medlemmer
– 15 % av medlemsmassen arbeider utenfor
bransjen
– 77 % av omsetningen i bransjen skjer gjennom
NARF-byrå (2005-tall)

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

5


Slide 6

Om RF-bransjen - sysselsatte
• Antall årsverk: 11.000 (?)
• Årsverk:
0-1: 2.188 byråer
1-5: 1.442 byråer
5-10: 361 byråer
10-20: 120 byråer
20-50: 19 byråer
> 50:
4 byråer

96,5 % har færre enn 10 årsverk

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

6


Slide 7

Om RF-bransjen - oppdrag
• Antall oppdrag: 276.000 (2005-tall)
– Aktive foretak i Norge: 370.000

• 5.262 RF har oppdragsansvar
– 52 (!!!) oppdrag i snitt hver seg

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

7


Slide 8

Kort oppsummering - fakta
• RF er involvert i en stor del av norsk
næringsliv
• Mange oppdrag pr oppdragsansvarlig

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

8


Slide 9

Om posisjonen RF har

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

9


Slide 10

Benytter din bedrift ekstern regnskapsfører
til en eller flere av følgende oppgaver?
100 %

95 %

94 %

90 %

85 %

80 %

83 %
65 %

60 %
60 %

68 %
61 %
50 %

20 %
0%

23 %
20 %

2005Q1

52 %
40 %

40 %
41 %

84 %
68 %

19 %
19 %

24 %
18 %

2006Q1

Fakturering av kunder
Rådgiver for styret
Beregning og utbetaling av lønn
Utarb. årsregnskap/ligningspapirer

2007Q1

Budsjettering
Økonomisk rådgivning
Løpende regnskapsføring

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

10


Slide 11

Betaling MVA, skattetrekk og AGA
• 80 % utfører betalinger for kunder
– 35 % betaler for mer enn 50 % av kundene
– 50 % betaler for mer enn 30 % av kundene

• Mangler tall for andre betalinger, men tallet er
relativt høyt.

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

11


Slide 12

Vår bedrift er både fornøyd med og
har tillit til nåværende regnskapsfører
100 %

91 %

•

Fylke
– Flest fornøyd i Aust-Agder
(98%)
– Færrest fornøyd i Akershus
(82%)

•

Bransje
– Små bransjeforskjeller

•

Størrelse
– Synker med bedriftsstørrelse
(91% - 83%)

89 %

90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %

6%
3%

8%
3%

0%
2005Q1

Enig

2007Q1

Uenig

Vet ikke

n=1007 (2007)

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

12


Slide 13

Kort oppsummering - posisjon
• Ivaretar sentrale oppgaver for kundene
• Ivaretar sensitive opplysninger
–
–
–
–
–

Økonomisk status, finansiering og utvikling
Nøkkeltall
Konkurrentanalyser
Strategier
Lønnsopplysninger vedr ansatte

• Har en betrodd nøkkelrolle i SMB-markedet
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

13


Slide 14

Virksomhetskritiske oppgaver
Hva er spesielt kritisk for kundene?

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

14


Slide 15

Kort oppsummering – kritiske oppgaver
1.
2.
3.
4.

Utbetaling av lønn til rett tid
Fakturering – viktig mht likviditet og tillit
Betaling til leverandører – som over
Korrekt regnskapsrapportering – grunnlag
for riktige beslutninger
5. Korrekt avgifts- og skatterapportering –
økonomiske konsekvenser

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

15


Slide 16

Risiki i RF-bransjen
I lys av KTs risikostyringsforskrift

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

16


Slide 17

Risikoområder 1
• ”All” produksjon er IT-basert – er svært
leverandøravhengig
• Transaksjoner automatiseres
• …men svært mye registreres fortsatt manuelt
• Bransjeomstilling – fra regnskapsproduksjon
til regnskapsrådgivning – tar lang tid

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

17


Slide 18

Risikoområder 2
• Stor del av kommunikasjonen skjer
elektronisk
– Med kunder (usikret e-post)
– Med banker (nettbanker og via økonomisystem)
– Med det offentlige (jf altinn.no)

• IT-kompetanse
• Outsourcing av IT-drift øker i omfang

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

18


Slide 19

Risikoområder 3
• Fagkompetanse – omfattende regelverk og
ofte endringer
• Få ansatte pr byrå – vanskelig å nyrekruttere
• Sprengt kapasitet
• Friststyrte arbeidsoppgaver (offentlige
oppgavefrister)

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

19


Slide 20

Risikoområder 4
• Daglig leder er primært saksbehandler – ikke
leder
• Bransjen relativt uerfaren med internkontroll
• Mangel på ensartede rutiner
• Enkelt å underslå kunders midler

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

20


Slide 21

Kort oppsummering - risikoområder
• Utfordringer knyttet til
–
–
–
–

Organisering av oppgaver
Kompetanse
Kapasitet
IT-avhengighet

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

21


Slide 22

Hvordan risikostyre?

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

22


Slide 23

Byrådrift 1
• Krav: God regnskapsføringsskikk (GRFS) 0
• Skal til enhver tid vurdere behovet for interne
rutiner
• Skriftlige rutiner, hvis vesentlig
• Skal kunne begrunne om opplegget er
forsvarlig
• Minst én gang årlig foreta en vurdering av
vesentlige risiki og interne kontrolltiltak
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

23


Slide 24

Byrådrift 2
• Informasjonsbegrensningstiltak
• Behandling av dokumentasjon
• Program- og maskinvare
–
–
–
–
–
–

Bruksrettigheter
Eget ansvar for at software er oppdatert
Supportavtale
Ekstern IT-leverandør: Krav til innhold i avtale
Viruskontroll
Sikkerhetskopiering, med oppbevaringskrav

• Vurdere forsikringsbehov
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

24


Slide 25

Byrådrift 3
• Dokumentbasert tilsyn fra KT 2006, 240
største selskaper:
– 78 % kan dokumentere IT-strategi
– 84 % gjennomfører risikoanalyse av ITvirksomheten minst årlig
– 67 % dokumenterer endringer i IT-løsninger
– 86 % overvåker leveranser fra IT-lev. løpende
– 53 % har etablert katastrofeplan
• 38 % av disse har testet katastrofeplanen siste 12 mnd
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

25


Slide 26

Oppdragsutførelse 1
•
•
•
•

Krav: GRFS 1, 2 og 3
Uttalelse fra tidligere RF på nye oppdrag
Vurdering kompetanse og kapasitet
Plikt å ha oppdragsavtale, hvor oppdragets
innhold er spesifisert
• Gjennomgang av kundens interne rutiner som
påvirker oppdraget

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

26


Slide 27

Oppdragsutførelse 2
• Nærmere krav til utførelse av oppdrag
• Regnskap skal avstemmes løpende –
bransjens viktigste kvalitetskontroll
– Stemmer bokført saldo med reell verdi?

• Eget arbeid skal dokumenteres

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

27


Slide 28

Oppdragsutførelse 3
• Overordnet internkontroll årlig
– Oppdragsavtale à jour
– Fullmakter skriftlig dokumentert
– Mottak og utsendelse av regnskapsmateriale
loggføres
– Avstemminger gjennomføres og dokumenteres
– Fremdriftslogg ajourføres
– Oppdragsdokumentasjonen har pliktig innhold

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

28


Slide 29

Oppdragsutførelse 4
• Kontroll av medarbeideres arbeid
– Omfang behovsvurderes, men uansett mer
enn en gang pr år
– Vurdering av medarbeiders kompetanse,
kapasitet og erfaring
– Vurdering av oppdragsgivers adm. rutiner
– Vurdering av oppdragets kompleksitet

• Kontroll fra NARF eller Kredittilsynet

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

29


Slide 30

Oppsummering - risikotiltak
• GRFS er godt i samsvar med KTs
risikostyringsforskrift
• Forskriftskravene bidrar ytterligere
–
–
–
–

Gir bedre hjemmel for kravene
Større fokus
Formalisering i ledelsen
Dokumentasjon kommer på plass

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

30


Slide 31

Hva bidrar NARF med?
• Informasjon – web, nyhetsbrev, kurs etc
• Utvikler GRFS – arbeider nå med en
standard/anbefaling vedr betalingsoppdrag
• Kvalitetssikringssystemet KS Komplett
– Dokumentsamling med mal for kvalitetsstrategi,
rutinemaler, standard oppdragsavtale, brevmaler,
avstemmingsskjemaer
– Tilpasses risikostyringsforskriften

• NARF Quality
– Programvare for styring av byrå og regnskapsavdeling
– Kommer til sommeren
Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

31


Slide 32

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

32