Лабораторно-практичне заняття № 9 “Створення бази даних для реєстрації документів ” Мета: • вивчити правила реєстрації документів згідно Примірної інструкції з діловодства; •навчити створювати бази даних.
Download ReportTranscript Лабораторно-практичне заняття № 9 “Створення бази даних для реєстрації документів ” Мета: • вивчити правила реєстрації документів згідно Примірної інструкції з діловодства; •навчити створювати бази даних.
Slide 1
Лабораторно-практичне заняття № 9
“Створення бази даних для
реєстрації документів ”
Мета:
• вивчити правила реєстрації документів згідно Примірної
інструкції з діловодства;
•навчити створювати бази даних для реєстраці
документів на персональному компютері;
•розвивати охайність та відповідальність щодо
оформлення та реєстрації документів на персональному
комп’ютері.
Slide 2
Обладнання:
•
зразки документів,
•
персональний комп’ютер з програмою MS Access,
•
принтер.
Slide 3
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ
1.
Опрацюйте теоретичні відомості.
3. Виконайте п. 1 практичного завдання.
4. Виконайте п. 2 практичного заняття.
7. Дайте відповіді на контрольні запитання.
Slide 4
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
У середовищі баз даних можна організувати облік усіх документів: внутрішніх,
вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп’ютері
журнали обліку співробітників, які направляються у відрядження або які
приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм.
Slide 5
Для того, щоб створити базу даних
“Документація” і організувати в ній облік
внутрішніх документів, необхідно створити
таблицю “Внутрішні”, котра містить перелік
всіх видів внутрішніх документів, що
складаються на підприємстві, і їх скорочене
позначення. Спочатку необхідно створити нову
базу даних з ім’ям “Документація” та зберегти
її в теці “Підприємство”.
Рис. 16.1. Структура таблиці “Внутрішні”
У головному вікні бази даних необхідно
вибрати об’єкт “Таблиці”.
Створюємо таблицю “Внутрішні” з структурою,
яка показана на рис. 16.1.
У режимі таблиці необхідно ввести дані,
наведені в табл. 16. 1. Ключове поле містить
умовне скорочення назви документа. В другому
полі приведена повна назва виду документа.
Таблиця 16.1. Дані для таблиці Внутрішні
Slide 6
Створення бази даних для реєстрації документів
Створення таблиці “Документи підприємства”
Заповнення таблиці внутрішніх документів
Рахунок вхідних документів у базі даних
Відправка вихідних документів
електронною поштою
Slide 7
Створення таблиці “Документи підприємства”
(“порядковий номер
документа”) має тип даних
Лічильник і є ключовим. Під
час занесення в таблицю нового
документа, в цьому полі
автоматично з’являється
порядковий номер. Таким
чином, це поле задає суцільну
нумерацію всім внутрішнім
документам в порядку
занесення їх в таблицю.
заноситься дата створення
документа. Оскільки дата
документа дуже часто співпадає з
днем його підписання і занесення
в базу даних, зручно у
властивостях поля ввести в рядок
Значення за умовчанням
формулу обчислення поточної
дати: = Date(), а в рядку Формат
вибрати “Короткий формат
дати”. Тоді під час заповнення
бази даних у цьому полі
автоматично з’являтиметься
поточна дата. При необхідності її
можна виправити.
Алгоритм виконання
У режимі конструктора таблиць створюємо нову таблицю
“Документи підприємства” з структурою, представленою на
рис. 16.2.
Рис. 16.2. Структура таблиці Документи Підприємства
є полем підстановки,
пов’язаним із створеною
таблицею Внутрішні.
зміст передбачається заносити
заголовок документа і посилання на
місце його зберігання. Тоді під час
перегляду бази даних ви можете
відразу по посиланню відкрити і
проглянути потрібний документ.
(“реєстраційний номер”)
передбачається заносити
порядкові номери створення і
внесення в базу даних окремих
видів документів. Таким
чином, значення в цьому полі
можуть повторюватися.
Наприклад, може бути і наказ
по основній діяльності № 1, і
наказ по особовому складу №
1.
Slide 8
1. Закриваємо всі таблиці.
2. Відкриваємо вікно Схема даних.
3. Установлюємо зв’язок “один-до-багатьох”
між таблицями “Внутрішні” і
“Документи підприємства”.
Уведення зв’язку “один-до-багатьох” означає,
що в базі даних може бути багато
документів одного і того самого
вигляду. Цей зв’язок, як правило,
створюється автоматично під час
створення стовпця підстановок, тому
вам достатньо переглянути у вікні Схема
даних, що зв’язок організований
правильно (рис. 16.3).
4.
Установлюємо забезпечення цілісності
даних.
Рис. 16.3. Схема зв’язку таблиць Внутрішні і
Документи Підприємства
Slide 9
Заповнення таблиці внутрішніх документів
Заповнюємо таблицю Документи Підприємства декількома записами з різними видами
документів. У полі типу Гіперпосилання встановлюємо посилання на відповідний
документ.
Попередня робота
Перед заповненням таблиці необхідно зберегти декілька файлів різних документів у теках,
виконуючи практичну роботу з організації файлової структури зберігання
документів. Дуже зручно, якщо файли в теках мають уніфіковані назви.
Наприклад:
•
файли наказів по основній діяльності зберігаються в теці Мої документи
Внутрішні Основна діяльність Накази_2000 і мають імена Nak_1, Nak_2,
Nak_3 і т. д.;
•
файли наказів по осо-бовому складу зберігаються в теці Мої документи
Внутрішні Особовий склад → Накази_2000_ОС і мають імена Nak_1, Nak_2,
Nak_3 і т.д.
Така нумерація вказує і на порядок створення наказів на рік. В кінці року файли можна
заархівувати. Це в деякому розумінні нагадує операцію передачі документів в
архів.
Slide 10
Для цього необхідно:
1.
Відкрити таблицю Внутрішні.
Перед першим стовпцем
знаходиться стовпець, що містить
знак “+”, який вказує на наявність
зв’язаної підлеглої таблиці (рис.
16.4).
Клацнути на знак “+” в рядку Наказ ОД,
розкриється підлегла таблиця
Документи_Підприємства.
Необхідно ввести дату першого наказу,
реєстраційний номер (1) і
короткий зміст (рис. 16.5).
Зверніть увагу, що при введенні
тексту короткого змісту, він
виділяється синім кольором з
підкресленням. Це традиційне
виділення гіперпосилання.
Рис. 16.4. Таблиця Внутрішні із зв’язком
Рис. 16.5. Заповнення таблиці Документи
Slide 11
4. Натисніть на кнопку “Додавання
гіперпосилання”. Розкриється
вікно для введення адреси
гіперпосилання (рис. 16.6). У
рядку Текст буде записаний
короткий зміст документа.
Увести ім’я файлу документа.
Рис. 16.6. Вікно Зміна гіперпосилання
Для цього:
знайти потрібне ім’я в списку останніх файлів (див. рис. 16.6) (як правило, складання
документа передує запису його в базу даних, тому значна вірогідність того, що він буде
вказаний у цьому списку) або;
натиснути кнопку Файл і у вікні огляду вибрати потрібне ім’я файлу.
Slide 12
Увести ще декілька створених документів різного вигляду в базу даних. Зверніть
увагу, що поле Код Реєстр Карти заповнюється автоматично в порядку
введення інформації в базу даних. Реєстраційний номер документів кожного
вигляду вводиться вручну. На рис. 16.6 можна побачити, що накази по
основній діяльності і по особовому складу мають роздільну нумерацію, а
облікові номери записів (поле №п/п) з’являються в порядку введення їх в
таблицю.
Slide 13
Створіть запит Накази ОД на вибірку з
таблиці Документи Підприємства
наказів по основній діяльності.
Алгоритм виконання
Запускаємо Майстер запитів.
Для запиту вибираємо з таблиці
ДокументиПідприємства поля
РеєстрНомер, ДатаДокумента і
Короткий зміст, КодДокумента.
Задаємо ім’я запиту НаказиОД.
Після роботи майстра проглядаємо результати
запиту. Створений у такому вигляді
запит відбирає всі документи з таблиці,
тому треба додатково задати умову
відбору.
Переходимо в режим конструктора і записуємо
в полі умову відбору “Нак”, а також
відключаємо прапорець Висновок на
екран (рис. 16.7).
Рис. 16.7. Умова відбору наказів по ОД
Slide 14
6. Змінюємо поле Дата Документа на обчислюване поле Дата Наказу з функцією: Дата
Наказу: CStr [ДокументиПідприємства]![Дата Документа].
Функція CStr() перетворить аргумент будь-якого типу, в текстовий тип. Дата в текстовому
вигляді надалі знадобиться для організації злиття інформації з бази даних з текстовим
документом.
7. Проглядаємо підсумки роботи запиту. Тепер в таблиці представлені тільки накази з
основної діяльності.
Slide 15
Рахунок вхідних документів у базі даних
Вхідні документи є, в основному, паперовими листами, котрі поступають в
організацію поштою, тобто в паперовому вигляді, а не у вигляді електронного
документа. Вхідні документи підлягають реєстрації в спеціальному журналі.
Такий журнал можна створити в середовищі баз даних.
Створюємо таблицю Вхідні для обліку і реєстрації вхідних документів. На основі цієї
таблиці створюємо:
•
•
•
форму для введення даних;
запити з різними критеріями відбору даних;
звіт для одержання твердої копії відомостей з таблиці.
Slide 16
Алгоритм виконання
1.
Розглядаємо структуру таблиці Вхідні (рис. 16.8). У
ній міститься поле Прізвище, що є полем підстановки
із запиту Виконавець.
2.
Для формування запиту Виконавець треба
встановити зв’язок бази даних Документація
Підприємства з базою даних Співробітники.
Для цього:
відкриваємо головне вікно бази даних Документація
Підприємства;
виконуємо дію Файл → Зовнішні дані → Зв’язок з
таблицями;
у вікні огляду відкриваємо базу даних Співробітники
підприємства і вибираємо для вставки таблиці
Співробітники і Структура. В головному вікні бази
даних Документація Підприємства з’являться ці
таблиці. Стрілка, розташована поряд із значком
таблиці, означає, що це – таблиці з іншої бази даних,
які пов’язані з даною базою даних.
Рис. 16.8. Структура таблиці Вхідні
Slide 17
Створюємо запит “Виконавець” Включаємо в запит поля “Прізвище” з таблиці
Співробітники і код відділу з таблиці Структура.
Створюємо таблицю Вхідні із структурою. В ключовому полі КодРеєстрації Вхід
автоматично встановлюватимуться номери документа в порядку їх внесення в
таблицю. В полі Дата Надходження вводимо значення за замовчуванням:
функцію = Date(), яка обчислює поточну дату. В процесі заповнення таблиці
поточна дата завжди з’являтиметься в полі за замовчуванням. При необхідності
це можна змінити. Поле Прізвище є полем підстановки із запиту Виконавець.
Заповнюємо таблицю 16.2 декількома записами.
Таблиця 16.2 Умови відбору вхідних документів
Slide 18
Рахунок вихідних документів в базі даних
Для обліку вихідних документів у базі даних створюємо журнал реєстрації з
приведеною структурою (рис. 16.9). Задаємо в таблиці поля типу Гіперпосилання
з посиланнями на файл вихідного документа і на адресу електронної пошти.
Заповнюємо таблицю декількома записами.
Рис. 16.9. Структура таблиці Вихідні
Slide 19
Алгоритм виконання
Створіть таблицю Вихідні з наведеною структурою.
У вікні властивостей поля НазваВих уводимо значення за замовчуванням “Лист”,
оскільки часто вихідним документом є лист.
У вікні властивостей поля Дата вводимо значення за замовчуванням =Date() (або
Now()).
Для заповнення поля Прізвище визначаємо підстановку із запиту Виконавець.
Для полів Місце Документа і Адреса ЕП визначаємо тип даних Гіперпосилання.
У полі Місце Документа розміщуватиметься посилання на вихідний документ, а в
полі Адреса ЕП – адресу електронної пошти, за якою буде відправлений
вихідний документ.
Slide 20
6. Заповнюємо таблицю Вихідні з використанням посилань на файли вихідних
документів.
Для цього:
Створюємо і зберігаємо вихідний документ у теці Вихідні.
Відкриваємо в базі даних Документація таблицю Вихідні.
Заповнюємо поля порожного запису. В полі Місце Документа вводимо заголовок
створеного документа і встановлюємо посилання на документ.
Копіюємо заголовок (він означатиме також і тему повідомлення, що посилається).
У полі АдресЕП вводимо адресу електронної пошти.
Для цього:
натисніть кнопку Додати гіперпосилання;
у вікні зміни гіперпосилання на панелі Пов’язати з... встановлюємо перемикач на
“електронній поштою”;
уводимо адресу електронної пошти: вручну або, вибравши його із списку адрес, що
недавно використовувалися;
у рядок Тема вставляємо скопійований заголовок документа. Закриваємо вікно,
клацнувши кнопку ОК.
Slide 21
Відправка вихідних документів електронною поштою
Алгоритм виконання
Для відправки документа електронною поштою з бази даних необхідно натиснути мишкою
на адресу електронної пошти. Автоматично запуститься програма Outlook Express і
з’явиться вікно відправки повідомлення.
Вибираємо Вставка Вкладення файлу. У вікні огляду вибираємо файл, що
посилатиметься.
Клацаємо кнопку “Відправити повідомлення” на панелі інструментів.
Slide 22
ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ
1. Створити бази даних для реєстрації вхідних документів та
зареєструвати їх:
- 20.08.07р. від ТОВ “Смерічка” рахунок №678 від 10.08.07р.;
- 23.08.07р. від ТОВ “Антей” замовлення № 56/9 від 12.08.09р.;
- 21.08.07р. запрошення на виставку ярмарку ТОВ “Іва”.
2. Створити бази даних для реєстрації вихідних документів та
зареєструвати їх:
- 03.09.07р. ТОВ “Бужанка” надсилає претензійний лист про несплату
рахунків у ТОВ “ІСТР”;
- 03.09.07р. ТОВ «Бужанка» надсилає рахунок ТОВ “Хортиця” №478
від 30.08.07р.;
- 03.09.07р. ТОВ “Бужанка” надсилає замовлення ТОВ “Волинь” №968
від 27.08.07р.
Slide 23
ЛІТЕРАТУРА
1.
Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство:
Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця:
ТОВ “Діло”, 2007. – 173 с.
2.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для
ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред.
В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007. – 687 с.
3.
Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство.
– Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с.
Slide 24
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1.
Як створити таблицю в базі даних MS Access?
2.
Як заповнити таблицю вихідними даними?
3.
Як створити форму в базі даних MS Access?
4.
Як створити запит в базі даних MS Access?
5.
Як створити запит на вибірку внутрішніх документів?
6.
Як підрахувати документи в базі даних MS Access?
Лабораторно-практичне заняття № 9
“Створення бази даних для
реєстрації документів ”
Мета:
• вивчити правила реєстрації документів згідно Примірної
інструкції з діловодства;
•навчити створювати бази даних для реєстраці
документів на персональному компютері;
•розвивати охайність та відповідальність щодо
оформлення та реєстрації документів на персональному
комп’ютері.
Slide 2
Обладнання:
•
зразки документів,
•
персональний комп’ютер з програмою MS Access,
•
принтер.
Slide 3
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ
1.
Опрацюйте теоретичні відомості.
3. Виконайте п. 1 практичного завдання.
4. Виконайте п. 2 практичного заняття.
7. Дайте відповіді на контрольні запитання.
Slide 4
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
У середовищі баз даних можна організувати облік усіх документів: внутрішніх,
вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп’ютері
журнали обліку співробітників, які направляються у відрядження або які
приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм.
Slide 5
Для того, щоб створити базу даних
“Документація” і організувати в ній облік
внутрішніх документів, необхідно створити
таблицю “Внутрішні”, котра містить перелік
всіх видів внутрішніх документів, що
складаються на підприємстві, і їх скорочене
позначення. Спочатку необхідно створити нову
базу даних з ім’ям “Документація” та зберегти
її в теці “Підприємство”.
Рис. 16.1. Структура таблиці “Внутрішні”
У головному вікні бази даних необхідно
вибрати об’єкт “Таблиці”.
Створюємо таблицю “Внутрішні” з структурою,
яка показана на рис. 16.1.
У режимі таблиці необхідно ввести дані,
наведені в табл. 16. 1. Ключове поле містить
умовне скорочення назви документа. В другому
полі приведена повна назва виду документа.
Таблиця 16.1. Дані для таблиці Внутрішні
Slide 6
Створення бази даних для реєстрації документів
Створення таблиці “Документи підприємства”
Заповнення таблиці внутрішніх документів
Рахунок вхідних документів у базі даних
Відправка вихідних документів
електронною поштою
Slide 7
Створення таблиці “Документи підприємства”
(“порядковий номер
документа”) має тип даних
Лічильник і є ключовим. Під
час занесення в таблицю нового
документа, в цьому полі
автоматично з’являється
порядковий номер. Таким
чином, це поле задає суцільну
нумерацію всім внутрішнім
документам в порядку
занесення їх в таблицю.
заноситься дата створення
документа. Оскільки дата
документа дуже часто співпадає з
днем його підписання і занесення
в базу даних, зручно у
властивостях поля ввести в рядок
Значення за умовчанням
формулу обчислення поточної
дати: = Date(), а в рядку Формат
вибрати “Короткий формат
дати”. Тоді під час заповнення
бази даних у цьому полі
автоматично з’являтиметься
поточна дата. При необхідності її
можна виправити.
Алгоритм виконання
У режимі конструктора таблиць створюємо нову таблицю
“Документи підприємства” з структурою, представленою на
рис. 16.2.
Рис. 16.2. Структура таблиці Документи Підприємства
є полем підстановки,
пов’язаним із створеною
таблицею Внутрішні.
зміст передбачається заносити
заголовок документа і посилання на
місце його зберігання. Тоді під час
перегляду бази даних ви можете
відразу по посиланню відкрити і
проглянути потрібний документ.
(“реєстраційний номер”)
передбачається заносити
порядкові номери створення і
внесення в базу даних окремих
видів документів. Таким
чином, значення в цьому полі
можуть повторюватися.
Наприклад, може бути і наказ
по основній діяльності № 1, і
наказ по особовому складу №
1.
Slide 8
1. Закриваємо всі таблиці.
2. Відкриваємо вікно Схема даних.
3. Установлюємо зв’язок “один-до-багатьох”
між таблицями “Внутрішні” і
“Документи підприємства”.
Уведення зв’язку “один-до-багатьох” означає,
що в базі даних може бути багато
документів одного і того самого
вигляду. Цей зв’язок, як правило,
створюється автоматично під час
створення стовпця підстановок, тому
вам достатньо переглянути у вікні Схема
даних, що зв’язок організований
правильно (рис. 16.3).
4.
Установлюємо забезпечення цілісності
даних.
Рис. 16.3. Схема зв’язку таблиць Внутрішні і
Документи Підприємства
Slide 9
Заповнення таблиці внутрішніх документів
Заповнюємо таблицю Документи Підприємства декількома записами з різними видами
документів. У полі типу Гіперпосилання встановлюємо посилання на відповідний
документ.
Попередня робота
Перед заповненням таблиці необхідно зберегти декілька файлів різних документів у теках,
виконуючи практичну роботу з організації файлової структури зберігання
документів. Дуже зручно, якщо файли в теках мають уніфіковані назви.
Наприклад:
•
файли наказів по основній діяльності зберігаються в теці Мої документи
Внутрішні Основна діяльність Накази_2000 і мають імена Nak_1, Nak_2,
Nak_3 і т. д.;
•
файли наказів по осо-бовому складу зберігаються в теці Мої документи
Внутрішні Особовий склад → Накази_2000_ОС і мають імена Nak_1, Nak_2,
Nak_3 і т.д.
Така нумерація вказує і на порядок створення наказів на рік. В кінці року файли можна
заархівувати. Це в деякому розумінні нагадує операцію передачі документів в
архів.
Slide 10
Для цього необхідно:
1.
Відкрити таблицю Внутрішні.
Перед першим стовпцем
знаходиться стовпець, що містить
знак “+”, який вказує на наявність
зв’язаної підлеглої таблиці (рис.
16.4).
Клацнути на знак “+” в рядку Наказ ОД,
розкриється підлегла таблиця
Документи_Підприємства.
Необхідно ввести дату першого наказу,
реєстраційний номер (1) і
короткий зміст (рис. 16.5).
Зверніть увагу, що при введенні
тексту короткого змісту, він
виділяється синім кольором з
підкресленням. Це традиційне
виділення гіперпосилання.
Рис. 16.4. Таблиця Внутрішні із зв’язком
Рис. 16.5. Заповнення таблиці Документи
Slide 11
4. Натисніть на кнопку “Додавання
гіперпосилання”. Розкриється
вікно для введення адреси
гіперпосилання (рис. 16.6). У
рядку Текст буде записаний
короткий зміст документа.
Увести ім’я файлу документа.
Рис. 16.6. Вікно Зміна гіперпосилання
Для цього:
знайти потрібне ім’я в списку останніх файлів (див. рис. 16.6) (як правило, складання
документа передує запису його в базу даних, тому значна вірогідність того, що він буде
вказаний у цьому списку) або;
натиснути кнопку Файл і у вікні огляду вибрати потрібне ім’я файлу.
Slide 12
Увести ще декілька створених документів різного вигляду в базу даних. Зверніть
увагу, що поле Код Реєстр Карти заповнюється автоматично в порядку
введення інформації в базу даних. Реєстраційний номер документів кожного
вигляду вводиться вручну. На рис. 16.6 можна побачити, що накази по
основній діяльності і по особовому складу мають роздільну нумерацію, а
облікові номери записів (поле №п/п) з’являються в порядку введення їх в
таблицю.
Slide 13
Створіть запит Накази ОД на вибірку з
таблиці Документи Підприємства
наказів по основній діяльності.
Алгоритм виконання
Запускаємо Майстер запитів.
Для запиту вибираємо з таблиці
ДокументиПідприємства поля
РеєстрНомер, ДатаДокумента і
Короткий зміст, КодДокумента.
Задаємо ім’я запиту НаказиОД.
Після роботи майстра проглядаємо результати
запиту. Створений у такому вигляді
запит відбирає всі документи з таблиці,
тому треба додатково задати умову
відбору.
Переходимо в режим конструктора і записуємо
в полі умову відбору “Нак”, а також
відключаємо прапорець Висновок на
екран (рис. 16.7).
Рис. 16.7. Умова відбору наказів по ОД
Slide 14
6. Змінюємо поле Дата Документа на обчислюване поле Дата Наказу з функцією: Дата
Наказу: CStr [ДокументиПідприємства]![Дата Документа].
Функція CStr() перетворить аргумент будь-якого типу, в текстовий тип. Дата в текстовому
вигляді надалі знадобиться для організації злиття інформації з бази даних з текстовим
документом.
7. Проглядаємо підсумки роботи запиту. Тепер в таблиці представлені тільки накази з
основної діяльності.
Slide 15
Рахунок вхідних документів у базі даних
Вхідні документи є, в основному, паперовими листами, котрі поступають в
організацію поштою, тобто в паперовому вигляді, а не у вигляді електронного
документа. Вхідні документи підлягають реєстрації в спеціальному журналі.
Такий журнал можна створити в середовищі баз даних.
Створюємо таблицю Вхідні для обліку і реєстрації вхідних документів. На основі цієї
таблиці створюємо:
•
•
•
форму для введення даних;
запити з різними критеріями відбору даних;
звіт для одержання твердої копії відомостей з таблиці.
Slide 16
Алгоритм виконання
1.
Розглядаємо структуру таблиці Вхідні (рис. 16.8). У
ній міститься поле Прізвище, що є полем підстановки
із запиту Виконавець.
2.
Для формування запиту Виконавець треба
встановити зв’язок бази даних Документація
Підприємства з базою даних Співробітники.
Для цього:
відкриваємо головне вікно бази даних Документація
Підприємства;
виконуємо дію Файл → Зовнішні дані → Зв’язок з
таблицями;
у вікні огляду відкриваємо базу даних Співробітники
підприємства і вибираємо для вставки таблиці
Співробітники і Структура. В головному вікні бази
даних Документація Підприємства з’являться ці
таблиці. Стрілка, розташована поряд із значком
таблиці, означає, що це – таблиці з іншої бази даних,
які пов’язані з даною базою даних.
Рис. 16.8. Структура таблиці Вхідні
Slide 17
Створюємо запит “Виконавець” Включаємо в запит поля “Прізвище” з таблиці
Співробітники і код відділу з таблиці Структура.
Створюємо таблицю Вхідні із структурою. В ключовому полі КодРеєстрації Вхід
автоматично встановлюватимуться номери документа в порядку їх внесення в
таблицю. В полі Дата Надходження вводимо значення за замовчуванням:
функцію = Date(), яка обчислює поточну дату. В процесі заповнення таблиці
поточна дата завжди з’являтиметься в полі за замовчуванням. При необхідності
це можна змінити. Поле Прізвище є полем підстановки із запиту Виконавець.
Заповнюємо таблицю 16.2 декількома записами.
Таблиця 16.2 Умови відбору вхідних документів
Slide 18
Рахунок вихідних документів в базі даних
Для обліку вихідних документів у базі даних створюємо журнал реєстрації з
приведеною структурою (рис. 16.9). Задаємо в таблиці поля типу Гіперпосилання
з посиланнями на файл вихідного документа і на адресу електронної пошти.
Заповнюємо таблицю декількома записами.
Рис. 16.9. Структура таблиці Вихідні
Slide 19
Алгоритм виконання
Створіть таблицю Вихідні з наведеною структурою.
У вікні властивостей поля НазваВих уводимо значення за замовчуванням “Лист”,
оскільки часто вихідним документом є лист.
У вікні властивостей поля Дата вводимо значення за замовчуванням =Date() (або
Now()).
Для заповнення поля Прізвище визначаємо підстановку із запиту Виконавець.
Для полів Місце Документа і Адреса ЕП визначаємо тип даних Гіперпосилання.
У полі Місце Документа розміщуватиметься посилання на вихідний документ, а в
полі Адреса ЕП – адресу електронної пошти, за якою буде відправлений
вихідний документ.
Slide 20
6. Заповнюємо таблицю Вихідні з використанням посилань на файли вихідних
документів.
Для цього:
Створюємо і зберігаємо вихідний документ у теці Вихідні.
Відкриваємо в базі даних Документація таблицю Вихідні.
Заповнюємо поля порожного запису. В полі Місце Документа вводимо заголовок
створеного документа і встановлюємо посилання на документ.
Копіюємо заголовок (він означатиме також і тему повідомлення, що посилається).
У полі АдресЕП вводимо адресу електронної пошти.
Для цього:
натисніть кнопку Додати гіперпосилання;
у вікні зміни гіперпосилання на панелі Пов’язати з... встановлюємо перемикач на
“електронній поштою”;
уводимо адресу електронної пошти: вручну або, вибравши його із списку адрес, що
недавно використовувалися;
у рядок Тема вставляємо скопійований заголовок документа. Закриваємо вікно,
клацнувши кнопку ОК.
Slide 21
Відправка вихідних документів електронною поштою
Алгоритм виконання
Для відправки документа електронною поштою з бази даних необхідно натиснути мишкою
на адресу електронної пошти. Автоматично запуститься програма Outlook Express і
з’явиться вікно відправки повідомлення.
Вибираємо Вставка Вкладення файлу. У вікні огляду вибираємо файл, що
посилатиметься.
Клацаємо кнопку “Відправити повідомлення” на панелі інструментів.
Slide 22
ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ
1. Створити бази даних для реєстрації вхідних документів та
зареєструвати їх:
- 20.08.07р. від ТОВ “Смерічка” рахунок №678 від 10.08.07р.;
- 23.08.07р. від ТОВ “Антей” замовлення № 56/9 від 12.08.09р.;
- 21.08.07р. запрошення на виставку ярмарку ТОВ “Іва”.
2. Створити бази даних для реєстрації вихідних документів та
зареєструвати їх:
- 03.09.07р. ТОВ “Бужанка” надсилає претензійний лист про несплату
рахунків у ТОВ “ІСТР”;
- 03.09.07р. ТОВ «Бужанка» надсилає рахунок ТОВ “Хортиця” №478
від 30.08.07р.;
- 03.09.07р. ТОВ “Бужанка” надсилає замовлення ТОВ “Волинь” №968
від 27.08.07р.
Slide 23
ЛІТЕРАТУРА
1.
Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство:
Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця:
ТОВ “Діло”, 2007. – 173 с.
2.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для
ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред.
В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007. – 687 с.
3.
Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство.
– Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с.
Slide 24
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1.
Як створити таблицю в базі даних MS Access?
2.
Як заповнити таблицю вихідними даними?
3.
Як створити форму в базі даних MS Access?
4.
Як створити запит в базі даних MS Access?
5.
Як створити запит на вибірку внутрішніх документів?
6.
Як підрахувати документи в базі даних MS Access?