Transcript Інструкція з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів Наказ Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 року №240

Інструкція
з ведення ділової
документації
у загальноосвітніх
навчальних
закладах I - III ступенів
Наказ Міністерства освіти і науки
України
від 23 червня 2000 року №240
Загальні положення :
 Відповідальна особа (п.1.5).
 Державна мова (п.1.7).
 Окремі вказівки на 1-й сторінці документів (п.1.8).
 Всі книги у ЗНЗ обов’язково: поаркушно
пронумеровуються, прошнуровуються,
підписуються керівником і скріплюються
печаткою (п.1.9).
 журнали вхідної та вихідної документації (п.1.10).
 виправлення у поточній діловій документації
застерігаються і скріплюються підписом
відповідальної особи та печаткою закладу (п.1.10).
п. 1.11
інструкції
Керівники ЗНЗ зобов’язані:
1.
2.
всебічно сприяти раціоналізації,
механізації та автоматизації ділових
процесів, вживати заходів до
оснащення діловодства за допомогою
персональних комп’ютерів (ПК);
здійснювати контроль за
обов’язковим дотриманням Інструкцій
з ведення ділової документації у ЗНЗ.
Вимоги до документів (п.3.4)
(реквізити, їх порядок розміщення)
найменування ЗНЗ;
 ідентифікаційний код ЗНЗ;
 назва виду документа, заголовок тексту;
 адреса і дата підписання документа;
 підпис, затвердження, печатка.

На документи, які створюються за допомогою
ПК, поширюються всі основні вимоги щодо
оформлення всіх документів: застосування бланка,
підписання, датування тощо. (п.3.7).
Вимоги до документів
(п.3.8). Усі документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання.
 (п.3.9). Елементи дати записуються трьома
парами арабських цифр в один рядок у
послідовності: число, місяць, рік. Наприклад,
12 січня 2008 року слід писати - 12.01.2008.
 Якщо порядковий номер місяця або числа
складається з однієї цифри, то перед нею
ставиться 0. Наприклад, 07.12.2010.
 У фінансових документах, застосовується
словесно-цифровий спосіб оформлення дат:
Наприклад, 30 січня 2000 року.

Печатка на документах:
 На документах, що засвідчують права
громадян, юридичних осіб або
фіксують факти втрати грошових
коштів і матеріальних цінностей,
підпис відповідальної особи
завіряється печаткою (п.3.15).
 Печатка проставляється таким чином,
щоб вона захоплювала останні кілька
літер найменування посади особи,
яка підписала документ (п.3.16).
Книга наказів з основної діяльності
1. Термін ведення 01.01.20хх – 31.12.20хх. (п.3,23)
2. Усі накази складуються в папку-сегрегатор
(реєстратор).
3. Усі накази реєструються в окремій книзі.
4. Після 31.12.20хх усі накази треба:
а) прошити (бажано в 4-х місцях);
б) кожний аркуш пронумерувати;
в) на останній сторінці скріпити печаткою,
підписати, зазначити кількість сторінок.
г)* зробити посторінковий каталог (не обов’язково)
Форма книги реєстрації наказів
Дата
№
Назва наказу
Виконавець
21.01.09
18
Про стан викладання
географії
05.02.09
19
Про результати перевірки Петров І.Р.
учнівських зошитів з
англійської мови
Іванова О.С.
Вимоги до оформлення наказів
1.
2.
3.
4.
5.
Папір формату А4 (п.3.22)
Рекомендовані поля: ліве – 30 мм, верхнє – 20 мм,
праве – 10 мм, нижнє – 20 мм. Інтервал між рядками 1,5.
Нумерація сторінок наказу починається з другої.
Слово “НАКАЗУЮ:” друкується від лівої нульової межі та
відокремлюється 2 міжрядковим інтервалом (п.3.22).
Заборонено:
а) переносити на другу сторінку наказу тільки підпис (має бути
не менше 2-х рядків тексту);
б) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього
абзацу;
в) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що
закінчується;
г) переносити слово на межі сторінок.
Вимоги до змісту наказів
1. Назва – відповідає на питання “Про що?”
2. Констатуюча частина. Повинна містити посилання на
документи органів вищого рівня із зазначенням їх
найменування, дат, номерів, заголовків (п.2.4).
3. Розпорядча частина.
а) Повинна містити дію, виражену дієсловом в неозначеній
формі – “підготувати”, “організувати”, “розробити”,
“провести”, “розглянути”, “затвердити” тощо.
б) Термін виконання повинен бути реальним, відповідати
об’єму робіт, який необхідно виконати;
в) Бажано уникати виразів, “посилити”, “підвищити”,
“удосконалити”, “активізувати”, “вжити заходи”.
4. Підпис. Його розшифровка друкується на рівні останнього
рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і
прізвищем (п.3.20).
5. З наказом ознайомлені.
6. Виконавець.
Затвердження документів
I.
II.
Спосіб. Виданням розпорядчого документа
(наказу, розпорядження тощо).
Спосіб. Грифом “ЗАТВЕРДЖУЮ”.
Елементи грифа затвердження (п.3.14):






слово “ЗАТВЕРДЖЕНО” (“ЗАТВЕРДЖУЮ”);
найменування посади;
особистий підпис;
ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ;
дата затвердження;
Гриф затвердження розміщується у правому
верхньому куті документа
Терміни зберігання документації:











Книги обліку і видачі свідоцтв, атестатів – 75 років.
Книги наказів, обліку педпрацівників – 50 років.
Алфавітна книга запису учнів – 50 років.
Книга протоколів педагогічних рад – 25 років.
Книги обліку і видачі Похвальних грамот, Похвальних
листів – 25 років.
Матеріали ДПА (письмові роботи, протоколи) – 3 роки.
Контрольні роботи учнів – 1 рік.
Журнали ГПД, класні (випускних класів) – 5 (10) років.
Книга записів внутрішкільного контролю – 5 років.
Журнали обліку вхідної, вихідної документації – 5 років.
Особові справи учнів (після закінчення ЗНЗ) – 5 років.
Після закінчення терміну
зберігання документів (п.1.13)




І варіант
Документи передаються архівним
установам.
ІІ варіант
Списуються комісією, яку призначає
керівник ЗНЗ.
На списану документацію комісія складає
відповідний акт.
Списана документація знищується.
Акт - документ, складений особами, що
підтверджує установлені факти і дії (п.3.27).



Вимоги до актів (п.3.28):
Оформляється на стандартному аркуші
паперу формату А4.
Має такі реквізити:
назву документу;
місце затвердження;
заголовок до тексту;
підписи осіб (не менше 3-х), які склали акт.
У кінці тексту акта записуються дані про
кількість екземплярів акта та їх місце
знаходження.
Протокол - документ, який фіксує хід
обговорення питань, прийняття рішень на
засіданнях, зборах, нарадах тощо (п.3.24).
Вимоги до протоколів (п.3.25):


Оформляється на папері формату А4.
Має такі реквізити:
назву документу;
дату проведення;
заголовок до тексту;
текст;
підписи голови і секретаря (якщо комісії,
то підписують всі члени).
ЗАУВАГИ
1. (п.3.23). Усі накази та інші розпорядчі документи, в тому
числі протоколи засідання педагогічної ради нумеруються
упродовж календарного року, а протоколи виборних
органів - у межах їх повноважень
2. (п.3.34). Склад реквізитів службових документів (бланків,
наказів, довідок):
• Державний Герб України (порядок використання
визначається законом);
• найменування міністерства, іншого центрального
(місцевого) органу виконавчої влади;
• найменування ЗНЗ; ідентифікаційний код; індекс;
поштова адреса; номер телефону; номер рахунку в банку;
• назва виду документа, дата, індекс;
• посилання на дату та індекс вхідного документа.
Прикінцеві положення інструкції
І. Річний план роботи (РПР) школи:
наказ (Про формування плану роботи ЗНЗ);
затвердження проекту плану на педагогічній раді;
узгодження з РПР всіх інших планів (внутрішкільного
контролю, методичних об’єднань, виховної роботи та ін.);
організації виконання річного плану служить тижневе
планування роботи адміністрації школи;
відмітки про виконання плану.
ІІ. Розклад уроків, занять:
початок занять не раніше 08:00;
затвердження керівником ЗНЗ, погодження СЕС, ПК;
наказ про організацію роботи факультативів і т.д.;
у 9-11 класах необхідно практикувати здвоєні уроки;
факультативи, гуртки проводяться після основних уроків з
обов’язковою перервою.