HATAY HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları RESMİ YAZIŞMA KURALLARI RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR? Devlet yazı ile konuşur.
Download ReportTranscript HATAY HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları RESMİ YAZIŞMA KURALLARI RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR? Devlet yazı ile konuşur.
Slide 1
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 2
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 3
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 4
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 5
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 6
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 7
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 8
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 9
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 10
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 11
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 12
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 13
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 14
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 15
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 16
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 17
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 18
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 19
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 20
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 21
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 22
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 23
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 24
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 25
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 26
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 27
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 28
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 29
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 30
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 31
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 32
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 33
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 34
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 35
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 36
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 37
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 38
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 39
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 40
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 41
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 42
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 43
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 44
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 45
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 46
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 47
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 48
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 49
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 50
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 51
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 52
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 53
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 54
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 55
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 56
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 57
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 58
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 59
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 60
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 61
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 62
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 63
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 64
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 65
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 66
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 67
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 68
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 69
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 70
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 2
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 3
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 4
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 5
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 6
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 7
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 8
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 9
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 10
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 11
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 12
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 13
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 14
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 15
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 16
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 17
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 18
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 19
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 20
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 21
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 22
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 23
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 24
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 25
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 26
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 27
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 28
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 29
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 30
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 31
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 32
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 33
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 34
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 35
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 36
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 37
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 38
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 39
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 40
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 41
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 42
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 43
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 44
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 45
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 46
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 47
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 48
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 49
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 50
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 51
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 52
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 53
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 54
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 55
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 56
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 57
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 58
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 59
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 60
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 61
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 62
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 63
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 64
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 65
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 66
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 67
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 68
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 69
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Slide 70
HATAY HALK SAĞLIĞI
MÜDÜRLÜĞÜ
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?
Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.
Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en
üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek
suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini
yansıtmaktadır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE
USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK
2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ
GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.
Bu Yönetmelikte;
Amaç
Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge
alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde
yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.
Kapsam
Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TANIMLAR
Bu Yönetmelikte geçen;
a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı,
resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya
gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü
şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,
d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve
saklanan her türlü belgeyi,
f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren
kodlara ait listeyi,
(Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma
sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr
web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler
anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)
g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm
boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza
sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı
ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt
kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar
kullanılır.
Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks
ile de gönderilebilir.
Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda
hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde
resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen
güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
.
Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak
yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla
gerekli düzenlemeleri yapabilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere
iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de
işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler
adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık
tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu
adresler arasında yapılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BELGE BOYUTU
Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5
(210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik
açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.
210 mm
A4
297 mm
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
NÜSHA SAYISI
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki
nüsha olarak düzenlenir
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2,5CM
YAZI ALANI
2,5
CM
2,5
CM
2,5CM
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ
1.Başlık
8. Metin
2. Sayı
9. İmza
3. İdari Birim Kimlik Kodu
10. Ek
4.Tarih
11. Dağıtım
5. Konu
12. Paraf
6. Gönderilen Makam
13. Adres
7.İlgi
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
1.BAŞLIK
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
Ortalanarak yazılır.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER
ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: BAŞLIKLAR
T.C.
BAŞBAKANLIK
idareyi Geliştirme Başkanlığı
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre
verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve
yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından
sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu)
numarası verilir.
-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-)
işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya
numarası,
-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden
sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti
konulur.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYI :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No
Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki
“Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.
Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum
ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı
teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı
tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki
koddur.
Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır.
Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya
Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim
Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine
kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden
olduğu gibi aynen devam edilecektir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK
Sayı:97039072-724.01-459
İdari Birim
Kimlik Kodu
Evrak No
Dosya No
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
4-TARİH
Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili
birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü,
sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en
sağın da yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti
konularak yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TARİH :ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : 47476699-152.02-459
28/01/2014
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
5-KONU
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No
Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu
… / …/ …
Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından
sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını
geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KONU: ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 aralık
Sayı :………..
1 aralık
Konu : Resmi Yazışma Kuralları
28/01/2014
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
6- GÖNDERİLEN MAKAM
Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların
bulundukları yeri belirtir.
Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının
uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı
ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.
Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer
hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra
yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının
gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad
küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
(2 satır aralığı)
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
(2-4 satır aralık)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
( Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ … / …..
2-4 aralık
Sayın: …………………………..
………………………………
Yayladağı/HATAY
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
HATAY VALİLİĞİNE
(İl Sağlık Müdürlüğü)
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Strateji Geliştirme Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
HATAY VALİLİĞİNE
(Halk Sağlığı Müdürlüğü)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA
ÖRNEK
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA
(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)
TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA
(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA
(Toplum Sağlığı Merkezi)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 2014
2-4 aralık
………….... BANKASI
2 aralık
Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA
HARRAN ÜNİVERSİTESİNE
ŞANLIURFA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
7-İLGİ
İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı
belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı
alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak
ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.
İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir.
İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın
yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise
bunların hepsi belirtilir.
İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü
«………..’ın
19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İlgi devam
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ :ÖRNEK
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
.../ ... /…
2-4 aralık
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2 aralık
İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve
47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
28/ 01 / 2014
Konu : XXXXXXXXXX
SAĞLIK BAKANLIĞINA
(Hukuk Müşavirliği)
2-4 aralık
İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345
sayılı yazısı.
b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve
72131250-542-134
sayılı yazısı
c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600-
9804
sayılı
yazısı.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
8-METİN
Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren
kısımdır.
Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık,
"ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak
başlanır.
Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır.
Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır
Kelime aralarında
nokta, virgül, soru işareti gibi yazı
unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir.
Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda
gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır
Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli
beş tam yüzde otuz üç) kullanılır
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
T.C.
SAĞLIK BAKANLIĞI
Türkiye Halk Sağlığı Kurumu
Sayı :………
Konu : XXXXXXXXXX
28/ 01 / 20114
HATAY VALİLİĞİNE
(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)
İlgi………………………………….. ….. 3 aralık
2 aralık
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
İMZA
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile
Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır.
Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık
ifadesi verilir.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve
gereksiz tekrardan kaçınılır.
Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.
Yazı mutlaka kontrol edilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı
ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine
getirilen ekler ayrılmayacak.
ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,
Sağlık Bakanlığına
Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır.
1.şeklinde yazılmayacaktır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",
üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
"Arz ederim.",
üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak
yazılan yazılar "Arz ve rica ederim."
biçiminde bitirilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
9-İMZA
Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk
bırakılır
Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı
ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.
İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle
yazılır
Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle
ve kısaltılarak yazılır.
Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza
yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile
imzalar.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/ kuruluşun
"imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili
makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak
seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı
birinci satıra, yetki devredenin makamı
"Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum
Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan
makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı
"Başbakan V.", “Müsteşar V. ve
“Kurum
Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır
Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası sağda,
İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı,
unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer
makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Vali a.
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
………………………………………………………………
………………………………………………………………….………
……………………………………………………..
…………………………………..……………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………
……………
2-4 aralık
Dr. Mehmet ÇELİKEL
Vali a.
Halk Sağlığı Müdür V.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
…………………………………………………………
………
……………………………………………………
…………………….
…………………………………………………………
………………………………….……………………………
…………………………………………………………………
……………………
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
(imza)
Adı SOYADI
Halk Sağlığı Müdürü
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük
harflerle "OLUR’’ yazılır.
"OLUR" un altında onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak
onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında
makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili
"Uygun görüşle arz ederim.’’
ifadesiyle onaya katılır.
Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun
boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
...................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
OLUR
…/…/2014
(İmza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
VALİLİK MAKAMINA
…………………………………………………………………..………………………………………………………………
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………..
(İmza)
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
Uygun görüşle arz ederim.
…../01/2014
(imza)
Fahrettin GÖNCÜ
Vali Yardımcısı
OLUR
……/01/2014
( imza)
M. Celalettin LEKESİZ
Vali
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
10-EKLER
İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna ;
EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir
sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği
durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması
durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.
Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
11-DAĞITIM
Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır
Protokol sırası dikkate alınır.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı
alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır.
Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar,
"Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise
"Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan
"DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK
EKLER:
1- Yazı örneği (…..sayfa)
2- Form (……sayfa)
DAĞITIM:
Gereği:
1-Milli Eğitim Müdürlüğüne
2-Emniyet Müdürlüğüne
DAĞITIM:
Gereği:
1-Mersin Valiliğine
2-Adana Valiliğine
Bilgi :
Özel Kalem Birimine
Bilgi:
Hukuk Müşavirliğine
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
12-PARAF
Yazının kurum içinde kalan nüshası,
Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en
fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar
elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde
kısaltılarak yazılır,
(:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır.
El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
PARAF
…/01/2014 Brm. Srm .
:F. BAYANMELEK ( paraf)
…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN
(paraf)
…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı
:Dr. M. ÇELİKEL
(paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON
Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda,
paraf bölümünden sonra bir satır aralığı
bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılır
İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad
ve soyadları paraf bölümündeki biçime
uygun olarak düzenlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KOORDiNASYON: ÖRNEK
…./01/2014 Hemşire Brm. Srm .
: F. BAYANMELEK (paraf)
…./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)
…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard.
:Dr. M.ÇELİKEL
(Paraf)
Koordinasyon
…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
13-ADRES
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa
sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum
ve kuruluşun;
Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve
elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde
daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları
görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün
sağında yer alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ADRES: ÖRNEK
__________________________________________________________
‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.”
İrtibat için : F. BAYANMELEK
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi )
Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY
Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap
verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir
Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst
kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak
«İVEDİ» damgası basılır.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla
yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi
durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı
(Üsteleme) yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİ YAZILAR
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt
ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik
dereceleri;
ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı
ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
HATAY VALİLİĞİ
Halk Sağlığı Müdürlüğü
2 satır aralığı
İVEDİ
….. / …. / ….
Sayı:…………………
Konu:………………………..
2-4 satır aralığı
…………………KAYMAKAMLIĞINA
(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)
2 satır aralığı
İlgi :a).......................................................................................................................................
b) ..............................................................
2 satır aralığı
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………….
………………………..
2-4 satır aralığı
Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ
Halk Sağlığı Müdürü
uygun satır aralığı
EKLER
1-)……… (…sayfa)
2-)…...... (....sayfa)
uygun satır aralığı
DAĞITIM:
Gereği:
………………………….
Bilgi:………………………
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
SAYFA NUMARASI
Sayfa numarası, yazı
Alanının sağ altına toplam
Sayfa sayısının kaçıncısı
Olduğunu gösterecek
Şekilde verilir.
Her yeni sayfada başlık,
Sayı ve konu tekrar
Olarak yazılır.
2/9
111
1/7
2
2/5
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”.
“Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve
mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
KAYIT KAŞESİ
Gelen evrak, örnekteki kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir.
Kamu kurum ve kuruluşları
Örnekte yer alan kaşeyi örnek
alarak kendilerine uygun bir kaşe
hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne
basıldıktan sonra evrakın tarih ve
sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün
karşısına gereği yapılmak veya
bilgi vermek maksadıyla (x)işareti
konulur.
Ek olduğunda bunların adedi en alt
sütunda rakamla belirtilir
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde,
yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında
yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik
derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur,
zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve
saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.
İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi
sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak
senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi
olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği
yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi
kırmızı renkli olarak belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan
görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini
gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade
eder.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN
DEĞİŞİKLİKLER
1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.
2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi
halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.
3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.
4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu
hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.
5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.
6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.
7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”
ibareleri kullanılacaktır.
8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu
tanım ilk kez yapılmakta.
9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,
“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları
Teşekkürler
Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları