Transcript protokol ve görgü kuralları

PROTOKOL VE
GÖRGÜ
KURALLARI
Fahri ACAR
Psikolojik Danışman
MEM Şube Müdürü
Samsun-2012
Protokol ve görgü kuralları
neden önemlidir?
Çünkü; çalışma yaşamında, insan ilişliklerinde, sokakta,
evde, okulda, işyerinde, insanlara nezaket, incelik ve zarafet içinde
davranmalıyız.
‘’Her insan, insan olması itibarıyla saygıya değerdir.’’
‘’Her insan saygı değer bir varlıktır.’’
‘’Her insan diğer insanlar için önemlidir.’’
‘’Eğer biz diğer insanlara saygı, sevgi ve nezaket kuralları
içinde davranırsak, onlarda bize aynı tutumlar içinde davranırlar.’’
Saygı görmek istiyorsak
Saygı göstermeliyiz.
Birbirimize saygı , sevgi içinde
davranırsak, mutlu oluruz,mutlu ederiz.
Yaşamı anlamlı kılarız.
‘’Sevgi, saygı, zarafet ve incelik gibi
duygu ve davranışlar verildikçe çoğalır,
katlanarak karşılık bulur’’
Bu duygu ve davranışlarda cömert
olmak gerekir.
Protokol kavramı dar anlamda
kamu belgelerinin aslı, uluslar arası
konferansların anlaşmaların tutanakları
demektir.
İki kişi yada kurum yada daha
çok taraf arasında imzalanan
mutabakat metnidir, tutanaktır.
Protokol: devlet ve diploması
alanında , uluslar arası ilişkilerde
törenlerde, resmi ilişkilerde ve
toplumsal yaşamda uyulması gereken
kurallardır.
Protokol kuralları devletin
törensel saygınlığının
koruyucusu olduğu kadar
devletler arası ilişkilerde biçim
yönünden izlenmesi gereken yolu
gösterir .
Toplumsal yaşamda
toplumsal davranış
kurallarıyla birlikte
uygulanır.
‘’Kişisel ve aile dokunulmazlığı saklıdır’’
ancak resmi görevlerde bulunanların kendi
yaşamı ve toplumsal ilişkilerini resmi-özel
olarak kesin biçimde ayırmaları olanaksızdır.
Protokolde fazla gösteriş ve aşırıya kaçmak
protokolün alt ve üst sınırlarını zorlayan
tutumlar olarak nitelendirilebilir.
Aşırıya kaçmamak gerekir.
Nezaket ve inceliğin sınırlarını iyi
belirlemek gerekir.
Bireyler; toplumsal görgü kurallarını;
Aile,
Okul,
Çalışılan kurum
ve
Toplumda,
kazanır.
Toplumsal davranışın temelini oluşturan
eğitim, nezaket ve inceliğin oluşturduğu
öğeleriyse protokol uygulamalarına yön verir,
anlam kazandırır.
İnsan aile de , örgütte (işyerinde) ve toplumda
eğitilerek toplumsallaşır.
Protokol ve görgü kurallarının temelini oluşturan iki
önemli kavramının ne olduğunu anlamaya çalışalım.
NEZAKET:
Eğitim sonucu; geleneklere uygun saygılı hoşgörülü,
barışçı ve dürüst davranışların göstergesidir.
Nezaket, bir anlayış biçimi bir tutum,
zihinlerde ve kalplerde yaşayan bir olgu biçiminde
tanımlanabilir. Nazik davranan kişide bu özelliklerin
olduğu düşünülür.
Nezaket, bilgi ve erdem yönünden olgunluğa
erişen kişilerin davranışlarında görülür.
Zaman , yere, kişilere , cinsiyete ve
toplumsal çevre koşullarına göre biçimlenir ve anlam
kazanır.
İNCELİK (ZARAFET):
Toplumsal yaşamda zorunluluk
olmadan karşılık beklemeden,
geleneklere uygun, güvenli, ölçülü,
hoşgörülü, yakışık alan, sadelik içinde
rahat ve akıcı sözler ve davranışlarda
kişinin çevresinde yarattığı etkidir.
İncelik estetik anlayışına da çağrışım
yapar.
Estetik, insan zekası ile duyguları
arasındaki uyumdur.
YÖNETİM, bir resmi ilişkiler sistemi olarak
daima ‘’protokol kuralları’’ içinde gerçekleşir.
Özelikle üst yöneticiler için bu geçerlidir.
Yönetimde protokol kuralları ‘resmi görgü
kurallarıdır.’’
Özel yaşamımızda ne kadar samimi
olursak olalım yada birbirimize karşı nasıl
davranırsak davranalım,
‘’Resmi ortamlarda, iş yerimizde resmi
görgü kurallarına (protokol) uymak
zorundayız.’’
Eğitim almış, çağdaş kişi
kendisine saygı duyduğu için
başkalarına saygı duyar.
Görgü kuralları, karşılıklı saygı
ve anlayışa dayanan, öğrenilmesi
gereken kurallardır.
Nerede ve nasıl davranılacağını
bilmek önemlidir.
Bazen nasıl söylediğimiz ne
söylediğimizin önüne geçebilir.
Protokol kuralları genelde hangi
ortamlarda
geçerlidir ve gereklidir?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Tanışma ve tanıştırılmada
Karşımızdakine hitap ederken
Yazışmalarda
Telefon konuşması
Giyim
Selamlama
Karşılama ve uğurlama
1. Ankara’da protokol listesi
2. İl ve ilçelerde protokol listesi
Otomobilde Öncelik
Ziyaret ve görüşmeler
Toplantı ve yemek
Diğer
TANIŞMA - TANIŞTIRILMA
1-Tanışma ve tanıştırılma pozitif iletişimin başlamasında
önemlidir.Bu nedenle tanışmanın aşağıdaki kurallara
yapılması gerekir.
a.İsimleri doğru söylemek gerekir.
b.Tanışmada; Yeni gelenler varolanlara.
Erkekler bayanlara.
Astlar üstlerine.
Küçükler büyüğe.
Gençler yaşlılara
Genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır.
c.Tanıştırma işlemi ilk karşılaşıldığında ya da salona girildiğ
zaman hemen yapılmalıdır.
d.Tanıştırılan kişi daima ayakta kalmalıdır.
e.Oturan erkek, kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa
kalkmalıdır.
2-Kendinizi tanıtırken ad ve soyadınızı söyleyin.
Kendinizden üst birine ve eşine , unvan ve görevinizi de
söyleyiniz.
3-El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir
selamlaşma biçimidir.
a.El sıkma da sevgi ve yakınlık göstergesi
olarak bir selamlaşma biçimidir.
b.Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı,
erkek karşılık vermelidir.
c.Uzatılan el havada kalmamalıdır,
bekletilmemelidir.
d.El sıkarken güç gösterilmemelidir,
karşıdakinin gözüne bakılmalıdır.
e.Kutlamada el sıkmayı en büyükten başlayınız.
Önemli Not:Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak
öpme yoktur.
4-Tanıştırılma,
a.Tanıştırma ayakta ve ilk
karşılamada olur.Tanıştırmada küçüğü
büyüğe, erkeği kadına unvanıyla ad ve
soyadı ile tanıştırın.
b.Tek kişi kümelere tanıştırılır;
kümedeki her kişiyi ise tek tek
tanıştırmaya gerek yoktur.
HİTAP
1.
Hitapta genel kural , söze büyük olanlar başlar ,
konuyu o çeker yada değiştirebilir.
2.
Büyük yaşça, kültürel ve toplumsal alanda ve
devlet görevinde üstün kabul edilebilir.
3.
Sözlü iletişimiz başlaması ve kurulmasında kadının
önceliği vardır.
4.
İnsanlara isimleriyle yada unvanlarıyla hitap etmek
gerekir.
a.Eş düzeyimizdeki, ve astlarınıza
1.Adıyla , Cemal bey vb.
2.Unvanıyla, müdür bey, başkan bey vb.
3.Soyadı ile , sayın GÖZÜTOK vb.
b.Eş düzeydekilere ve üstlerimize
1.Ünvanı ile …..sayın müüdrüm, müdür bey vb.
2.Beyefendi / Hanımefendi diye hitap edilir.
c.Bir topluluğa hitap ediliyorsa orada önce en üst
olana , sonra sırası ile diğerlerine hitap edilir.
5- a.Resmi konuşma yaparken ‘’ben yerine
BİZ’’, dairemiz, müdürlüğümüz, deyin
b.Başkalarına “siz”, “lütfen” diyerek
hitap edin , gerektiğinde de teşekkür
edin.
c.’’Sen’’ diyebilmek içi samimiyet
olmalıdır.
d.Büyük konuşurken sözü kesilmez
(yaşça ve mevkice)
e.Ast konuşurken üst söze girerse ast
konuşmasını keser.
f.Astlar üstlerden izin istemeden
konuşmamalıdır.
6-Üst konuşur ast dinlerken onu
dinlediğini belirtmek için ona sıra ‘’evet’’
‘’evet efendim’’ ‘’hı hı’’ denilmelidir.
7-Dinlemesini bilmek ve konuşma sırasını
beklemek büyük erdemdir.
YAZIŞMALAR
1-Kişiliğin , yazışmadaki görünümü önce biçim ,
sonra içerik yönünden önem taşır.
2-Yazışmada yaratılan olumlu yada olumsuz etki,
konuşmaya oranla daha etkilidir.
3-Resmi yazı veya mektuplara ‘’Sayın’’ ile başlayıp
‘’Saygılarımla’’ bitirmelidir.
4-Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır,
yazının okunaklı olması gerekir.
TELEFON KONUŞMASI
Telefon konuşması özenle,
dikkatle , incelikle yapılması
gereken önemli bir iletişim
yoludur.
Telefonda konuşurken nelere dikkat etmeliyiz?
1-Telefonu açınca kendinizi tanıtın ya da telefonun
numarasını söyleyiniz.
2-Karşı
taraf
kendini
tanıtmazsa
‘’Kiminle
görüşüyorum efendim’’ gibi nazik ifadeler kullanın.
3-Yanlış numaraya telefon ettiğinizde
‘’özür
dileyiniz’’
4-Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtın.
5Telefonu kim açmışsa, uygun olanı
onun kapatmasıdır.
6Üstünüzle
konuşurken,
telefonu
önceden kapatmayınız.
7Eşdüzey
ve üstlerinizle,
telefon
konuşmasının başında ve sonunda saygı
sunun.
8Üstlerinize sekreter aracılığı ilk telefon
etmeyiniz.
9Üstünüz telefonla konurken odasına
girmeyiniz.Siz telefonla konuşurken üstünüz
odanıza girerse , telefondakine ‘’bir dakika’’
deyip ayağa kalkınız , üstünüzün emrini alıp,
sonra konuşmaya devam ediniz.
10- Üstünüz
varken
size
telefon
geldiğinde izin alarak konuşunuz.
Gerekirse sizi aramaya, ben
sizi
arayacağım deyip telefonu kapatınız.
11- Telefon
konuşmasında
ses
tonunuza biraz canlılık ve kibarlık katın.
12- Telefonunuzla
kesinlikle
gizlilik
dereceli konuşmalar yapmayınız.
GİYİM
İletişimde , giyim-kuşam önemlidir.
‘’İnsanlar giyimlerine göre karşılanır, kişiliğine
göre uğurlanır’’
Lakin, uğurlanmak için karşılanmak gerektiğini
unutmayınız.
Günlük yaşamımız ve iş yaşamımda temiz sade
giyinmeli ve bakımlı olmalıyız.
Resmi toplantı ve yemeklerde –törenlerde koyu
renk elbise, düz renk gömlek onlara uygun çorap
ve ayakkabı giyimleri önerilir.
SELAMLAMA
1-Her türlü selamlamada genel
. kural
Ast üstü
Erkek bayanı
Ayrılanlar kalanları
Gelenler varolanları
selamlar
2.
3.
4.
Üstlerimize ve eşdüzeydekilere önce siz
selam verin, astlarınızın selamlarını alın.
Konferans salonu, kütüphane, derslik,
yemekhane gibi yerlere başı açık girilir ve
karşılık beklenmeden toplum selamlanır,
çıkarken de selamlanarak çıkılır.
Cumhurbaşkanı, cenazeler, ülkemizi
ziyaret eden devlet başkanları, İstiklal
Marşı
çalınırken,
göklere
bayrak
çekilirken cephe alarak selamlanır.
5.
6.
7.
8.
9.
Bir toplantıda önce ev sahibi selamlanır.
Ayrılırken de yine önce ev sahibi
selamlanır.
Yanınızdakileri selamlayan birini siz de
selamlayın.
Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir
durumda gördüğünüzde selam vermeyin
görmedikten gelin.
Sinema. Tiyatro, konser gibi yerlerde
birbirini gören tanıdıklar başla hafifçe
birbirlerini selamlarlar.
Yanlışlıkla da olsa size selam verenlerin
selamlarını alın.
KARŞILAMA VE UĞURLAMA
1.
2.
Karşılama ve uğurlamada, katılanlar
kıdem ve makamlarına göre protokol
deki yerlerine dizilir.
Karşılamada varsa onur kıtasından
önce, uğurlamada ise onur kıtasından
sonra yerlerini alırlar.
ANKARA’DA UYGULANAN
DEVLET PROTOKOLÜ
1:TBMM Başkanı
2:Başbakan
3.Genel Kurmay Başkanı
4:Ana Muhalefet Parti Başkanı
5:Eski Cumhurbaşkanları
6:Anayasa mahkemesi Başkanı
7.Başbakan Yardımcıları
8. Yargıtay 1. Başkanı
9. Danıştay Başkanı
10.Diyanet İşleri Başkanı
11. Bakanlar Kurulu Üyeleri
İL/İLÇE PROTOKOLU
Vali/Kaymakam
TBBM
Üyeleri
Garnizon Komutanı
Belediye Başkanı
Büyükşehir ve özellikle konsolosluk ve yabancı
temsilciliklerin bulunduğu il ve ilçelerde oraya özgü
protokol listeleri hazırlanır ve uygulanır.
SAMSUN BÜYÜKŞEHİR
PROTOKOLU
1. Vali
2. Samsun Milletvekilleri
3. Garnizon Komutanı
4. Büyükşehir Belediye Başkanı
5. Cumhuriyet Başsavcısı
KARŞILAMA
VE UĞURLAMA
(Devam)
3.Karşılama ve uğurlamada töreni
kabul eden kişi, sağda olacak biçimde yer
alır. Üstler uçaktan veya otomobilden
indiklerinde
başta kıdemli arkadan
kıdemsizler, uğurlarken önce kıdemsizler,
en son üst olan ‘’Güle Güle ‘’ der.
Konuk , en son üste hoşça kal der ve
elini sıkar.
4.El sıkarken, önce el uzatma hakkı
üst olanındır.
5.Misafirlerin ziyaretinde ev sahibi
önde gider ve onu buyur eder.
6.Ziyareti mekanı bilinen bir yerse
ya da önde giden bir refakatçirehber varsa, ev sahibi konuğun ya
da üstün soluna geçerek yürür ve
buyur eder.
7:Üst yöneticisi,
odamızın kapısında değil,
binanızım kapısında karşılayıp
uğurlayın.
8:Eş düzeydekileriniz
ise dairenizin odanızın
kapısında karşılayıp uğurlayın.
9:Astlarınızı da
odanızda koltuğunuzda ayağa
kalkarak ve elini sıkarak
karşılayıp uğurlayın.
OTOMOBİL DE ÖNCELİK
1:Şoför kullanıyorsa resmi araçta
protokol makamı aracı sağ arka
köşesidir.
2:Sizden üst birisini ya da konuk
olarak araca birisini aldığınızda burayı
ona bırakın.
3:Aracı kullanan üssünüz veya
eşdüzeyiniz ise şoför mahalline oturun.
4:Bir yere gittiğinizde varsa ev
sahibinin aracına bininiz.
5:Üstün eşi arka sol koltuğa
oturur.
6:Üstünüzü aracınıza aldıysanız ,
o inerken sizde inmelisiniz.
7:Resmi araca binerken önce
üst, sonra kıdemsiz biner, inerken önce
üst iner.
ZİYARET VE GÖRÜŞME
1:Ziyaret bir kişinin izin alarak başkasını
görmeye gitmesidir. önemli işlevleri vardır.
2:Ziyaretin çok değişik türleri vardır.
A) resmi ziyaretler
B)nezaket ziyareti
C)iş ve görüşme ziyareti
D)bayram ziyareti
E)aile ziyareti
F)hasta/hastane ziyareti
G)teşekkür ziyareti
İ)evlilik kutlama ziyareti
3.Ziyaretin zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün
önceden randevu alınmalıdır.
4.Ziyaret işlemlerinin yerine getirilmesinde küçük
büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verir. Eşit
düzeydeki ziyaretlerde bir iki gün seçeneği sunulabilir.
5.Çağrılara, toplantılara, görüşmelere zamanında
gidilmelidir.
6.İade-i ziyaretler zamanında yapılmalıdır.
7.Ziyarete giderken çiçek ya da
mütevazi hediyeler götürmek, her zaman
geçerli davranıştır.
8.Öğlenden önce 10:00-11:00 ,
öğleden sonra 15:00-17:00 saatleri
ziyaret için uygun zamanlardır.
9.İstenmediğimizi hissettiğimiz bir
yere ziyarette bulunmamalıyız.
10.Resmi ziyaretler kısa
olmalıdır.15-20 dakika, azami 30 dakika.
Üstümüzün istediği durumlarda bu süre
uzatılabilir.
11.
Yöneticinize saygılı olun.Makamınıza
geldiğinde selamlayarak hitap edin.
İçeri girerken ceketinizin düğmeleri
olmasına özen gösterin.Yöneticiniz oturun
demeden ya da müsaade istemeden
oturmayınız.
Dinlerken gözlerine bakın.Üstünüz size
el uzatmadan siz uzatmayınız.Üstünüz ayağa
kalktığında sizde kalkın.
Üstünüz
görüşmenin
sonunda
“memnun oldum” teşekkür ederim derse,
elinizi sıkmak için elini uzatırsa gitmeniz
gerektiğini anlayın.
12. Yöneticiniz ya da üstlerinizin
odasında oturacağınız koltuk, masaya en
yakın ve en uygun olan koltuktur.Makamda
otururken kıdem sırasına göre yakından
uzağa doğru oturulmalıdır.
13.
Üst
ve
eş
düzeyindeki
yöneticilerden randevu almadan ziyarete
gitmeyin.
Yöneticinizin yanında biri varken
makamına girmeyin, girmek zorundaysanız
özür dileyiniz.
14.Üst yönetici protokolde
sağ taraftadır.Astın solda durması ve
soldan yürümesi gerekir.Yürürken
üstünüzün önüne geçmeyin, astınız
arkasında kalmayın.
15.Üstünüz ziyaret ya da
denetime geldiğinde ilke olarak
makam
koltuğunda
oturmayın,
konuk koltuğa geçip karşısında
oturun.Yöneticiniz geldiğinde makam
koltuğuna buyur ediniz. Çünkü o
koltukta siz onu temsil ediyorsunuz.
Cumhurbaşkanı, başbakan ve
Vali geldiğinde koltuğunuzu verin,
bunların
dışında
kimseyi
koltuğunuza oturtmayınız.
16.Kendi makam odanızda da olsa
üstlerinize saygılı olmak, protokol ve görgü
kurallarına uymak zorundasınız.Üstleriniz size
değer verdiği için odanıza gelir.
17.Sizden alt düzeydeki kişileri makam
koltuğunuzda oturarak kabul ediniz.Fakat
üstleriniz ve eş düzeydekiler, kıdemli , değer
verdiğiniz kişileri konuk koltuğunda oturarak
karşılayın. Mümkünse yuvarlak masa ortamı
hazırlayınız.
18.Odanızda resmi konuk yada üstünüz
varken içeriye astlarınızı almayın, zorunlu
kalmadıkça
telefonla
konuşmayın,
yazı
imzalamayın, başka şeylerle ilgilenmeyin. Zorunlu
kaldığınızda özür dileyerek izin isteyiniz.
19.Astınızla iş görüşmesi yaparken ve emir
verirken ilke olarak makamlarınızda olun.
20.Makamınıza gelen konulara ayağa
kalkarak hoş geldiniz deyin.En azından güler yüz
gösterin.Mümkünse ikramda bulunun.
21.Makamınıza gelen üstlerinizi, astlarınızı
önce buyur edip,oturtun,sonrada konuşun.
22.Makam odanızda siz ev sahibisiniz
Gelen herkes konuktur.Konuğa övgü ve saygı
genel bir görgü kuralıdır. Misafirlere ikramda
bulunurken büyükten küçüğe misafirlere,
sonra kendinize ikram yapılmalıdır.
23.Görevinize yeni başladığınızda
kutlamaya gelenlere,ikramda bulunun iadeyi
ziyarete bulunarak güzel ilişkilerinizi devam
ettirin.Ziyarete gelmeyen üst yöneticilerinize
siz giderek kendinizi tanıtınız.
24.Görevden ayrılırken dostlarınıza
toplantı yapın,hepsine katkılarından dolayı
teşekkür edin.Üst yöneticilerinize ve eş
düzeyinizdekilere veda ziyaretinde bulunarak
teşekkür ediniz.
25.Çalışma arkadaşlarınız özel ve
önemli günlerini kutlayın.
TOPLANTI ve YEMEK
1-Toplantılarda protokol
yerine oturun. Toplantı
başkanından izin almadan
konuşmayın. Konuşmanıza
başkana hitap ederek
başlayınız.
2-Yemeklerde ev sahibi
ve üst konuklar yemeğe
başlamadan sizde başlamayın.
Onur konuğu ev sahibi
masadan kalkmadan sizde
kalkmayın. Konuklarınızı kapıda
karşılayıp,kapıda uğurlayınız.
DİĞER
1- İşyerinizdeki kişileri iyi tanımadan
onlarla özel iletişime / ilişkilere girmeyin.
(borç para alma-verme vb.)
2- Kadın erkek arasında ayrım
yapmayın, ancak kadınlara daha saygılı
olun.
3- Cinsel ön yargılar içeren ya da
bunu çağrıştırabilecek dil kullanımından
sakının. Bayan çalışanlara ``güzelim,
bebek`` gibi sözlere hitap etmek, bilgili ve
kültürlü kişilere, yöneticilere yakışmaz.
SON SÖZ
Makamların insanlara verdiği güç,
zamanla ve mekanla sınırlıdır. Görevden
ayrılınca veya makamdan çıkınca biter. Asıl
olan ve sürekli var olan güç ‘’insanlığın,
sevginin gücüdür’’süreklidir ve hiç bitmez,
verdikçe çoğalır.
Çevremizdeki insanlarla ilişkilerimizi bu
temel üzerine oturtur, onlara saygı ve
sevgiyle davranırsak; sevgi görürüz, saygı
görürüz.
Öyleyse çevremizdeki her insanla,
her yerde, her zaman; saygı, sevgi sınırları
içinde, nezaket, zarafet kuralları içinde
iletişimde bulunmalıyız.
KAYNAKÇA
1:Açıkgöz, Kemal- Eğitimde Etkili Yaratıcı Davranışları- İzmir 1994
2:Aytürk, Nihat – Yönetim Sanatı –Ankara 1990
3:Başaran, İbrahim Ethem- Yönetimde İnsan İlişkileri –Ankara 1998
“
“
Eğitim Yönetimi –Ankara 1998
“
“
Yönetime Giriş-Ankara 1984
4:Bursalıoğlu Ziya- Okul Yönetiminde Yeni Yapı Ve Davranış Ankara 1998
5:Ergin, Akif- Öğretim Teknolojisi İletişim- Ankara 1995
6:Gürgen, Haluk- Örgütlerde İletişim Kalitesi – İstanbul 1997
7:İnal, Kaya- Protokol Dersleri- Ankara 1996
8:Köknal, Özcan- İnsanı Anlamalı -İstanbul 1993
9:McMillan, Sandy- İletişim Kurma çev. Ali çimen –İstanbul 1998
Bu sunu yukarıdaki kaynakça Doç. Dr. Kasım
KARAKÜREK ve Doç. Dr. Nejla TURAL’ın “İletişim ve
Toplumsal
Etkileşim
Becerisi”
ders
notlarından
faydalanarak hazırlanmıştır.