ŠEST SIGMA projekti Slobodan Braić, PMP Ciljevi projektnog menadžmenta Kontekst upravljanja projektom (PM framework) Procesi upravljanja projektima - ‘Šest sigma’ 09.06.2009. Ciljevi / koristi projektnog pristupa /
Download ReportTranscript ŠEST SIGMA projekti Slobodan Braić, PMP Ciljevi projektnog menadžmenta Kontekst upravljanja projektom (PM framework) Procesi upravljanja projektima - ‘Šest sigma’ 09.06.2009. Ciljevi / koristi projektnog pristupa /
Slide 1
ŠEST SIGMA projekti
Slide 2
Slobodan Braić, PMP
1
Ciljevi projektnog menadžmenta
2
Kontekst upravljanja projektom (PM framework)
3
Procesi upravljanja projektima - ‘Šest sigma’
2
09.06.2009.
Slide 3
Ciljevi / koristi
projektnog pristupa / menadžmenta
1
• Optimalno procijeniti i specificirati resurse, rad i
ostale troškove za učinkovito odvijanje aktivnosti i
postizanje planirane kvalitete.
• Optimalno koristiti resurse - smanjiti “prazni hod”
• Brzo okupiti (novi) tim potrebnih znanja i vještina za
ostvarenje određenog proizvoda / rezultata.
• Brzo uspostaviti učinkovitu komunikaciju / omogućiti
interakcije svih zainteresiranih strana
• Efikasno pratiti napredak te upravljati promjenama
(opsegom), vremenom, troškovima i kvalitetom.
Slobodan Braić, PMP
3
09.06.2009.
Slide 4
1
Projekt
• Napor (pothvat) ograničenog trajanja poduzet da bi
se ostvario jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat.
Privremenost
definirani početak i kraj
Jedinstvenost
PROJEKT
(novi proizvod,
promjena stanja)
• Projekti su odraz načina upravljanja promjenama u
organizacijama
Slobodan Braić, PMP
4
09.06.2009.
Slide 5
1
Projekt
• Jednokratnost
– Jasni ciljevi, vremenska određenost (početak i završetak), definiran
proračun
• Jedinstvenost / unikatnost (isporuka)
– Zahtjeva posebnu pripremu (učenje) i prilagodbu
– Okuplja tim koji prethodno nije postojao i nakon kraja projekta će biti
rasformiran (raspoloživ za novi projekt)
• Progresivna elaboracija
– Razvoj u koracima uz neprekidno poboljšavanje plana prema
dostupnosti detaljnijih informacija za kvalitetnije procjenjivanje
– Opseg projekta (rad koji se ima obaviti) preciznije se definira, kako se
proširuju specifikacije
Slobodan Braić, PMP
5
09.06.2009.
Slide 6
1
Projekt
• Što ih okuplja i povezuje ?
• Što ih čini efikasnim u obavljanju rada ?
• Tko upravlja s njima ?
• Kako upravljati (motivirati) ?
Slobodan Braić, PMP
6
09.06.2009.
Slide 7
1
Projekt
Slobodan Braić, PMP
7
09.06.2009.
Slide 8
1
Projektne isporuke - rezultati
Slobodan Braić, PMP
8
09.06.2009.
Slide 9
1
Nisu “Šest Sigma” projekti !!!
Slobodan Braić, PMP
9
09.06.2009.
Slide 10
1
“Šest Sigma” projekti 1(2)
Primjer
Returns $9,489.87
Slobodan Braić, PMP
10
09.06.2009.
Slide 11
1
“Šest Sigma” projekti 2(2)
PRIJE
Slobodan Braić, PMP
NAKON
11
09.06.2009.
Slide 12
2
Grupe procesa upravljanja projektom
Slobodan Braić, PMP
12
09.06.2009.
Slide 13
2
Životni ciklus projekta
Temeljni koncept odvijanja interakcija između
procesa upravljanja projektom je ‘Plan-Do-CheckAct’ ciklus kako ga je definirao W.A.Shewhart a
modificirao W.E.Deming
PLAN
ACT
Slobodan Braić, PMP
DO
CHECK
13
09.06.2009.
Slide 14
Metodologija projektnog
menadžmenta
2
• Životni ciklus projekta: sve što treba učiniti (raditi)
da bi se ostvario određeni proizvod / rezultat i
postigli zacrtani ciljevi.
– Determiniran je specifičnostima organizacije, industrije, tehnologije…
• Upravljanje projektom: prikladno korištenje i
povezivanje procesa upravljanja tijekom životnog
ciklusa projekta (projektnih faza)
– Primjena znanja, vještina, alata i tehnika, za zadovoljenje potreba
(ciljeva) zbog kojih je projekt pokrenut
– Identificiranje potreba / određivanje jasnih i realnih ciljeva (S.M.A.R.T.)
– Prepoznavanje različitih potreba, interesa, želja i očekivanja različitih
zainteresiranih strana (‘stakeholdera’)
– Usklađivanje / balansiranje suprotstavljenih projektnih ograničenja
(‘Triple Constraints’)
Slobodan Braić, PMP
14
09.06.2009.
Slide 15
2
Granice projekta
Slobodan Braić, PMP
15
09.06.2009.
Slide 16
Životni ciklus: troškovi, uloženi napor
Troškovi i ulaganje ljudskog napora
2
Rezultati
Upravljanja
projektom
Start
projekta
Izvršavanje aktivnosti (rada)
Organizacija
i priprema
Projektna
povelja
Zatvaranje
projekta
Prihvaćene
isporuke
Plan upravljanja
projektom
Arhivirani proj.
dokumenti
Vrijeme
Krivulja troškova i ulaganja napora tijekom životnog ciklusa projekta
Slobodan Braić, PMP
16
09.06.2009.
Slide 17
2
Utjecaj promjena na projektni ciklus
Generička obilježja utjecaja promjena tijekom životnog ciklusa projekta
Slobodan Braić, PMP
17
09.06.2009.
Slide 18
2
Životni ciklus proizvoda i projekta
vrijeme
Odnos između životnog ciklusa projekta i životnog ciklusa proizvoda
Slobodan Braić, PMP
18
09.06.2009.
Slide 19
2
Projektne faze (potprojekti)
• Dijelovi projekta unutar kojih se osiguravaju uvjeti
kvalitetnog upravljanja radom i značajne isporuke.
• Obilježja faza:
– Završava nekim oblikom prijenosa i preuzimanja isporuka.
– Prikladna točka ocjene postignutog i provjere usmjerenosti projekta
prema ispunjenju ciljeva i definicija iz Projektne povelje / “Project
Charter” (‘kill points’, ‘stage gates’, ‘decision gates’, milestones)
• Način utvrđivanja faza:
– oslanjanje na standardne sheme za aplikativno područje (industriju)
– odabir prikladnog ciklusa prema procjeni projektnog tima
• Mogući kriteriji pri određivanju faza
– Posebnost vrste posla,
– uključivanje različitih organizacija u projekt
– Posebna područja stručnosti – uporaba posebnih METODA
Slobodan Braić, PMP
19
09.06.2009.
Slide 20
2
Tipovi organizacija
• Funkcionalna organizacija (‘Silo’)
–
–
–
–
–
–
Proizvodnja
Marketing
R&D
HR
IT
Etc….
• Standardizirani zadaci i opisi poslova
• Ekonomija povećanja prihoda i dobiti
• Optimizacija za rutinske, ponavljajuće operacije
Slobodan Braić, PMP
20
09.06.2009.
Slide 21
2
Tipovi organizacija
• Projektna organizacija (‘No home’)
– Graditeljstvo, Inženjerstvo, Zabavljačka industrija, Istraživaštvo,
konzultantske usluge
– Efikasnija komunikacija
– Pomanjkanje profesionalne discipline
– Dupliciranje opreme i poslovnih funkcija
– Slabije iskorištenje resursa
Slobodan Braić, PMP
21
09.06.2009.
Slide 22
2
Tipovi organizacija
Utjecanje tipa organizacije na projekte
Matrična
Funkcionalna
Projektizirana
‘Weak’
‘Balanced’
‘Strong’
Autoritet projektnog
menadžera
Mali ili nikakav
Ograničen
Mali do umjeren
Umjeren do
visok
Visok ili potpun
Raspoloživost
resursa
Mala ili nikakva
Ograničena
Mala do
umjerena
Umjerena do
visoka
Visoka ili
potpuna
Kontrola proračuna
Funkcionalni
menadžer
Funkcionalni
menadžer
Podijeljena
Projektni
menadžer
Projektni
menadžer
Uloga projektnog
menadžera
Dio vremena
Dio vremena
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Administrativni kadar
Dio vremena
Dio vremena
Dio vremena
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Slobodan Braić, PMP
22
09.06.2009.
Slide 23
2
Projektno okruženje
• Organizacijska (procesna) sredstva
–
–
–
–
–
–
Komunikacijska oprema, mediji,
Sigurnosne procedure
Politike kvalitete
Sustavi izvješćivanja
Financijske baze
Povijesni podaci (predlošci i projektni zapisi)
• Faktori okruženja u poduzeću
–
–
–
–
–
Slobodan Braić, PMP
organizacijska kultura i struktura,
infrastruktura,
postojeći resursi,
komercijalne baze podataka,
tržišni uvjeti
23
09.06.2009.
Slide 24
Odnos projekta i zainteresiranih strana
‘Stakeholders’
2
Potencijalno pozitivan i(ili) negativan utjecaj na projekt !
Portfolio
menadžer
Operativni
menadžment
Pokrovitelj
(Sponzor)
Program
menadžer
Funkcionalni
menadžment
Projektni tim
Projekt
menadžment
tim
Ostale
strane
Kupci / Naručitelji
(Customers)
Članovi
projekta
Projektni
menadžer
Poslovni
partneri
PMO
Dobavljači
Projekt
Slobodan Braić, PMP
24
09.06.2009.
Slide 25
2
Projektna ograničenja
‘Triple Constraints’
Trošak
Kvaliteta
Zadovoljstvo
korisnika
Opseg
Slobodan Braić, PMP
25
09.06.2009.
Slide 26
Alati i tehnike (metode)
2
•
•
•
•
“Expert Judgement” – DELPHI
Analize pretpostavki i odnosa među atributima
WBS
Metode procjenjivanja i predviđanja
– rasponi, kontrolne razine, zavisnosti, trendovi
•
•
•
•
Slobodan Braić, PMP
Dijagrami, Grafikoni, Tablice
Metoda izračuna kritičnog puta
EVM (‘’Earned Value Management’’)
Radionice (“Brainstormings”, Sastanci za ocjenu
napretka …)
26
09.06.2009.
Slide 27
Grupe procesa upravljanja projektom
3
•
•
•
•
•
Iniciranje
Planiranje
Izvršenje
Nadzor i upravljanje
Zatvaranje
Slobodan Braić, PMP
27
09.06.2009.
Slide 28
3
Iniciranje
Projektna povelja
(“Project Charter”)
Slobodan Braić, PMP
28
09.06.2009.
Slide 29
3
Slobodan Braić, PMP
29
09.06.2009.
Slide 30
3
Kako sa Stakeholder-ima ?
• Što ranije identificirati SVE stakeholder-e
– kasnije uključivanje košta više !
• Potrebe – Želje – Očekivanja
– osigurati što više spoznaja prije početka rada, znači izbjeći učestale
promjene, kašnjenja, popravke = Trošak
– Da li proces odgovara potrebama i očekivanjima ?!
• Naručitelj / Kupac (Customer)
– VOC – ‘Voice of the Customer’
• Ključ uspjeha: Pristup i način upravljanja i usklađivanja
različitih P-Ž-O od različitih Stakeholder-a
• Metoda: Komunikacija
– Odmah i stalno tijekom projekta održavati potpunu informiranost
(izvješća o napretku, izmjene projektnog plana, … )
Slobodan Braić, PMP
30
09.06.2009.
Slide 31
‘Stakeholder analiza’ - primjer
3
Zainteresirane
strane
Područje interesa
Snaga
utjecaja
Razina
interesa
CIO
Želi vidjeti pouzdan proces
koji odgovara ulaganjima
9
9
Tjedno od strane PMO
PMO
Osigurati za CIO i ostale da će
proces biti popravljen i u
funkciji
4
10
Tjedni status meeting
direktora PMO sa
njegovim timom
Uloga
Strategija
komuniciranja
Func.manager
Želi imati pouzdan IT sustav
potrebnih mogućnosti, koji
odgovara uloženim sredstvima
6
7
Primanje mjesečnog
izvješća + sazivanje
češćih sastanaka kako se
projekt približava kraju i
počinje implementacija
isporuka
PM
Želi veću učinkovitost
projektnih aktivnosti
5
4
Izvješćivanje o napretku
tijekom projekta
Članovi projekta
Žele unaprjeđenje postojećeg
procesa i mogućnosti
efikasnijeg odvijanja procesa
3
4
Statusna izvješća
Komunikacija koja je
usmjerena na edukaciju i
promjene u procesima
IT manager
Želi pouzdan sustav za
valorizaciju IT investicije
6
7
Korp.financije
Očekivanje pouzdanih
podataka u izvješćima
Projektnog menadžera
4
8
Slobodan Braić, PMP
31
Ažuriranje podataka
primljenih kroz kanale
komuniciranja s PM
09.06.2009.
Slide 32
3
Planiranje (procesi planiranja)
Odrediti kako planirati
‘Izjava o opsegu projekta’
‘Scope’
baseline
Odrediti inicijalni projektni tim
Kreirati ‘WBS’ + ‘WBS directory’
Kreirati listu aktivnosti
Kreirati mrežni dijagram
Procijeniti potrebne resurse
Procijeniti trajanje i troškove
Odrediti ‘Kritični put’
Odrediti ‘Schedule’
Odrediti Budžet projekta
Standardi i metrike kvalitete
‘Schedule’
baseline
Plan
upravljanja
projektom
‘Cost’
baseline
Odrediti uloge i odgovornosti
Odrediti komunikacijske potrebe
Identificirati i analizirati rizike
---------------------------------------------Odrediti kako izvršavati i kontrolirati
osigurati formalno odobrenje plana
Slobodan Braić, PMP
‘Quality’
baseline
32
09.06.2009.
Slide 33
3
Plan upravljanja projektom
• Kako planirati, definirati, upravljati i kontrolirati ?
• Višekomponentni dokument stvoren doprinosom
članova projektnog tima i stakeholdera
• Obuhvaća: Cost performance baseline
– Planove posebnih područja upravljanja u projektu
– Referentne (polazišne) vrijednosti za mjerenje učinkovitosti
(‘Performance measurement baselines’)
• B.A.R.F.
–
–
–
–
Scope management plan
Schedule baseline
“Bought into”,
“Approved”,
“Realistic”,
“Formal”
Cost management plan
Risk management plan
Slobodan Braić, PMP
33
09.06.2009.
Slide 34
3
WBS
Definicije aktivnosti
(rada) i potreba /
pretpostavki za
njihovo odvijanje
Definicije Proizvoda /
Rezultata
i kriterija
preuzimanja isporuka
WBS
Slobodan Braić, PMP
34
09.06.2009.
Slide 35
WBS
3
•
•
•
•
Hijerarhijska dekompozicija rada na projektu
Uključuje samo rad koji rezultira isporukama
Rad koji nije opisan u WBS nije dio projekta
Raščlamba se odvija do razine koja zadovoljava bar
jedan kriterij:
–
–
–
–
–
može biti realno i sigurno procijenjeno
ne može se dalje logički dekomponirati
može biti najbrže završeno
rezultira isporukom (značajnim zaključkom)
može se kao cjelina realizirati kroz ‘outsourcing’ ili posebni ugovor
• ‘Work Package’ (‘Radni paket’)
Slobodan Braić, PMP
35
09.06.2009.
Slide 36
3
WBS
Projekt
Faza 1
Faza 2
Isporuka 2.1
Isporuka 2.1.1
Isporuka 3
Isporuka 2.2
Isporuka 2.1.2
Potprojekt
Potprojekt n
Isporuka 4.1
Isporuka 4.n
Isporuka 4.1.2
Isporuka 4.1.3
Work package 2.1.1.1
Work package 3.1
Work package 4.1.3.1
Work package 2.1.1.2
Work package 3.2
Work package 4.1.3.2
Work package 3.3
Work package 4.1.3.3
Work package 2.1.1.3
Slobodan Braić, PMP
36
09.06.2009.
Slide 37
3
WBS
Mrežni
dijagram
Lista
aktivnosti
Upravljanje
rizicima
Procjenjivanje
WBS
Budžetiranje
Upravljanje
projektom
Vremenski
raspored
‘schedule’
Slobodan Braić, PMP
Razvoj
timova
37
09.06.2009.
Slide 38
Aktivnosti –> mrežni dijagram
3
• Rezultat daljnje dekompozicije ‘Work package-a’ do
prikladne razine za optimalnu alokaciju resursa, nadzor
i upravljanje radom.
• Utvrditi redoslijed aktivnosti (“sequencing”) - optimalno
11
4
odvijanje rada.
5
3
Po
A
E
B
7
C
5
4
F
D
3
4
G
I
8
J
7
(T = 33)
Kr
K
H
• Utvrditi zavisnosti među aktivnostima prema obilježjima
procesa (mandatory, descretionery)
• Procijeniti resurse (ljudi, oprema, materijali)
• Procijeniti trajanje -> ‘Kritični put’
Slobodan Braić, PMP
38
09.06.2009.
Slide 39
3
‘Kritični put’
• Niz sekvencijalnih aktivnosti s ukupnim najdužim trajanjem
određuje najkraće vrijeme trajanja projekta
– ‘‘Zero Float’’
– ‘’Float’’ negativnog predznaka
– Više kritičnih putova ili ‘Near critical path’ -> Povećanje rizika
6
2
S
5
1
9
3
Slobodan Braić, PMP
12
4
10
7
12
6
10
9
7
5
6
8
39
9
10
7
11
8
12
7
13
5
14
T
09.06.2009.
Slide 40
3
Vremenski raspored (‘Schedule’)
Smjestiti projekt u realno vrijeme - ‘kalendar’
‘Schedule Network Analysis’
• PERT (‘three-point-estimate’)
• Critical Path Method
• Schedule Compression
• ‘crashing’, ‘fast-tracking’
• ‘What if’ scenario analysis
• ‘Resource leveling’
SCHEDULE
Slobodan Braić, PMP
40
09.06.2009.
Slide 41
Rizici
3
• Potencijalni događaji: Prilike (+) / Opasnosti (-)
– neizvjesnost
• Planirati: Kako identificirati, analizirati, kontrolirati,
upravljati ?
• Ciklus:
–
–
–
–
Identificirati: kategorizirati prema uzrocima
Analizirati: utvrditi prioritete (vjerojatnost x utjecaj) - financijski izraziti
Planirati sredstva i mjere odgovora na rizike (vlasnici -> stakeholder-i)
Kontrolirati i upravljati
• Rizici -> Trošak
– pristupati u zavisnosti o vrsti rizika i važnosti za projekt i organizaciju
– ‘known unknowns’ – ‘Contingency’ (vrijeme i novac)
– ‘unknown unknowns’ – ‘manager reserves’
• Ugovorne klauzule (“terms and conditions”) !
Slobodan Braić, PMP
41
09.06.2009.
Slide 42
Procjena troškova -> Budžet
3
8.Cost Budget
1585 Kn
• Izvori (vrste) troškova:
–
–
–
–
Zahtjevi na kvalitetu (“Cost of Quality”)
Rizici
Upravljanje projektom
Direktni troškove projekta (oprema, materijali,
edukacija i sl.)
– Plaće članova projektnog tima
– Režijski troškovi
– …
7.M.Reserve
6.Cost baseline
1.510
5.’Contingency’
153
4.Projekt
• “Bottom up” – procijeniti trošak
3.’Control account’
za svaku aktivnost temeljenu na
WBS-u.
2.Radni paket
• Izrada proračuna (“Budgeting”)
• Tijek novca (‘Cash flow’) – funds
1.Aktivnost
17 Kn
Slobodan Braić, PMP
42
75
1.357
1.017
340
127
890
34 Kn
76 Kn
09.06.2009.
Slide 43
3
Izvršenje
Upravljanje
projektnim
timom
Osiguravanje
kvalitete
Upravljanje
izvršenjem
projekta
Komunikacija
Upravljanje
očekivanjima
‘Stakeholdera’
Upravljanje
nabavom
Slobodan Braić, PMP
43
09.06.2009.
Slide 44
3
Upravljanje projektnim timom
• Mjeriti učinkovitost projektnog tima / Pretpostavke:
– Dodjela uloga i odgovornosti
– Jasna nedvojbena raspodjela zadataka - uspostavljen ‘’work
authorization system”
– Informiranost tima o ciljevima, sadržaju “Project Chartera”, promjenama
• Opažati i održavati kontakte i konverzaciju
– Voditi zapise o problemima (“Issue log”)
• Uočavati konfliktne situacije i posredovati ako
zatreba !
– Konflikti su neizbježni
– Konflikt moraju riješiti sukobljene strane (Confronting – Problem solving)
• Uspostaviti i koristiti sustav nagrada i priznanja
• Rezultati:
– Preventivne akcije; korektivne akcije; Zahtjevi za promjenom
Slobodan Braić, PMP
44
09.06.2009.
Slide 45
Komunikacija - upravljanje s
očekivanjima ‘Stakeholder-a’
3
• Potrebe i očekivanja “stakeholdera” su dio plana
projekta
–
–
–
–
–
–
Što treba iskomunicirati ?
Zašto ?
Između koga ?
Kojom metodom ?
Tko je odgovoran ?
Kada i koliko često ?
• “Naučene lekcije” (“Lessons Learned”) - dobra i
loša iskustva tijekom projekta
– U izradi sudjeluju stakeholderi
– Izvor informacija za kontinuirano poboljšavanje procesa upravljanja
projektima
Slobodan Braić, PMP
45
09.06.2009.
Slide 46
3
Nadzor i upravljanje
Upravljanje
opsegom
Your Text
---Preuzimanje isporuka
Your Text
Administracija
ugovora
Your Text
Kontrola korištenja
vremena
Nadzor i kontrola
radne učinkovitosti
--Upravljanje
promjenama
Your Text
Your Text
Kontrola proračuna
(troškova)
Your Text
Nadzor i upravljanje
s rizicima
Kontrola kvalitete
Your Text
Izvješćivanje
o učinkovitosti
Slobodan Braić, PMP
46
09.06.2009.
Slide 47
3
Praćenje - “Earned Value Management” 1(2)
• Mjerenje učinkovitosti
• Rana upozorenja
• Trendovi
Obračunski
sustav
• Informiranje menadžmenta
• Korektivne akcije
• Planiranje
Slobodan Braić, PMP
47
09.06.2009.
Slide 48
3
Praćenje - “Earned Value Management” 2(2)
Trošak
(primjer)
planirano
ostvareno
Potrošeno
Vrijeme
Slobodan Braić, PMP
48
09.06.2009.
Slide 49
3
Upravljanje promjenama 1(2)
• Ne mogu se izbjeći, ali se mogu …..
– utvrditi uzroci i smanjiti potrebe za promjenama u budućnosti
• Identificirati promjenu (što prije -> manji ‘rework’)
– Pokrenuti formalni Zahtjev za promjenom (CR)
• Ocijeniti promjenu u odnosu na ‘Project Charter’
• Ocijeniti utjecaj promjene na ‘Triple Constraint’
• Istražiti / predložiti opcije !!!
Slobodan Braić, PMP
49
09.06.2009.
Slide 50
3
Upravljanje promjenama 2(2)
• Provesti proceduru odobravanja (Sponzor, CCB)
• Uskladiti ‘baseline’ i projektni plan
• Obavijestiti zainteresirane strane (‘stakeholders’)
• Nastaviti izvršenje projekta u skladu s promijenjenim
planom (novi “baseline”)
Slobodan Braić, PMP
50
09.06.2009.
Slide 51
Zaključak (Closing)
3
Kompletirane
obveze iz
Ugovora
(ukoliko postoji)
Potvrđena
završenost posla
sukladno
specifikacijama
Isporuke
formalno
prihvaćene
Završno
izvješće o
učinkovitosti
Timovi rasformirani
---Resursi
oslobođeni za
druge projekte
Arhivirana
projektna
dokumentaci
ja
¸Zatvaranje projekta
(‘Closing’)
Dopunjena baza
znanja
dobra / loša
iskustva
‘lessons learned’
Rezultati
(proizvodi)
predani u
produkciju
Slobodan Braić, PMP
51
09.06.2009.
Slide 52
ŠEST SIGMA projekti
Slide 2
Slobodan Braić, PMP
1
Ciljevi projektnog menadžmenta
2
Kontekst upravljanja projektom (PM framework)
3
Procesi upravljanja projektima - ‘Šest sigma’
2
09.06.2009.
Slide 3
Ciljevi / koristi
projektnog pristupa / menadžmenta
1
• Optimalno procijeniti i specificirati resurse, rad i
ostale troškove za učinkovito odvijanje aktivnosti i
postizanje planirane kvalitete.
• Optimalno koristiti resurse - smanjiti “prazni hod”
• Brzo okupiti (novi) tim potrebnih znanja i vještina za
ostvarenje određenog proizvoda / rezultata.
• Brzo uspostaviti učinkovitu komunikaciju / omogućiti
interakcije svih zainteresiranih strana
• Efikasno pratiti napredak te upravljati promjenama
(opsegom), vremenom, troškovima i kvalitetom.
Slobodan Braić, PMP
3
09.06.2009.
Slide 4
1
Projekt
• Napor (pothvat) ograničenog trajanja poduzet da bi
se ostvario jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat.
Privremenost
definirani početak i kraj
Jedinstvenost
PROJEKT
(novi proizvod,
promjena stanja)
• Projekti su odraz načina upravljanja promjenama u
organizacijama
Slobodan Braić, PMP
4
09.06.2009.
Slide 5
1
Projekt
• Jednokratnost
– Jasni ciljevi, vremenska određenost (početak i završetak), definiran
proračun
• Jedinstvenost / unikatnost (isporuka)
– Zahtjeva posebnu pripremu (učenje) i prilagodbu
– Okuplja tim koji prethodno nije postojao i nakon kraja projekta će biti
rasformiran (raspoloživ za novi projekt)
• Progresivna elaboracija
– Razvoj u koracima uz neprekidno poboljšavanje plana prema
dostupnosti detaljnijih informacija za kvalitetnije procjenjivanje
– Opseg projekta (rad koji se ima obaviti) preciznije se definira, kako se
proširuju specifikacije
Slobodan Braić, PMP
5
09.06.2009.
Slide 6
1
Projekt
• Što ih okuplja i povezuje ?
• Što ih čini efikasnim u obavljanju rada ?
• Tko upravlja s njima ?
• Kako upravljati (motivirati) ?
Slobodan Braić, PMP
6
09.06.2009.
Slide 7
1
Projekt
Slobodan Braić, PMP
7
09.06.2009.
Slide 8
1
Projektne isporuke - rezultati
Slobodan Braić, PMP
8
09.06.2009.
Slide 9
1
Nisu “Šest Sigma” projekti !!!
Slobodan Braić, PMP
9
09.06.2009.
Slide 10
1
“Šest Sigma” projekti 1(2)
Primjer
Returns $9,489.87
Slobodan Braić, PMP
10
09.06.2009.
Slide 11
1
“Šest Sigma” projekti 2(2)
PRIJE
Slobodan Braić, PMP
NAKON
11
09.06.2009.
Slide 12
2
Grupe procesa upravljanja projektom
Slobodan Braić, PMP
12
09.06.2009.
Slide 13
2
Životni ciklus projekta
Temeljni koncept odvijanja interakcija između
procesa upravljanja projektom je ‘Plan-Do-CheckAct’ ciklus kako ga je definirao W.A.Shewhart a
modificirao W.E.Deming
PLAN
ACT
Slobodan Braić, PMP
DO
CHECK
13
09.06.2009.
Slide 14
Metodologija projektnog
menadžmenta
2
• Životni ciklus projekta: sve što treba učiniti (raditi)
da bi se ostvario određeni proizvod / rezultat i
postigli zacrtani ciljevi.
– Determiniran je specifičnostima organizacije, industrije, tehnologije…
• Upravljanje projektom: prikladno korištenje i
povezivanje procesa upravljanja tijekom životnog
ciklusa projekta (projektnih faza)
– Primjena znanja, vještina, alata i tehnika, za zadovoljenje potreba
(ciljeva) zbog kojih je projekt pokrenut
– Identificiranje potreba / određivanje jasnih i realnih ciljeva (S.M.A.R.T.)
– Prepoznavanje različitih potreba, interesa, želja i očekivanja različitih
zainteresiranih strana (‘stakeholdera’)
– Usklađivanje / balansiranje suprotstavljenih projektnih ograničenja
(‘Triple Constraints’)
Slobodan Braić, PMP
14
09.06.2009.
Slide 15
2
Granice projekta
Slobodan Braić, PMP
15
09.06.2009.
Slide 16
Životni ciklus: troškovi, uloženi napor
Troškovi i ulaganje ljudskog napora
2
Rezultati
Upravljanja
projektom
Start
projekta
Izvršavanje aktivnosti (rada)
Organizacija
i priprema
Projektna
povelja
Zatvaranje
projekta
Prihvaćene
isporuke
Plan upravljanja
projektom
Arhivirani proj.
dokumenti
Vrijeme
Krivulja troškova i ulaganja napora tijekom životnog ciklusa projekta
Slobodan Braić, PMP
16
09.06.2009.
Slide 17
2
Utjecaj promjena na projektni ciklus
Generička obilježja utjecaja promjena tijekom životnog ciklusa projekta
Slobodan Braić, PMP
17
09.06.2009.
Slide 18
2
Životni ciklus proizvoda i projekta
vrijeme
Odnos između životnog ciklusa projekta i životnog ciklusa proizvoda
Slobodan Braić, PMP
18
09.06.2009.
Slide 19
2
Projektne faze (potprojekti)
• Dijelovi projekta unutar kojih se osiguravaju uvjeti
kvalitetnog upravljanja radom i značajne isporuke.
• Obilježja faza:
– Završava nekim oblikom prijenosa i preuzimanja isporuka.
– Prikladna točka ocjene postignutog i provjere usmjerenosti projekta
prema ispunjenju ciljeva i definicija iz Projektne povelje / “Project
Charter” (‘kill points’, ‘stage gates’, ‘decision gates’, milestones)
• Način utvrđivanja faza:
– oslanjanje na standardne sheme za aplikativno područje (industriju)
– odabir prikladnog ciklusa prema procjeni projektnog tima
• Mogući kriteriji pri određivanju faza
– Posebnost vrste posla,
– uključivanje različitih organizacija u projekt
– Posebna područja stručnosti – uporaba posebnih METODA
Slobodan Braić, PMP
19
09.06.2009.
Slide 20
2
Tipovi organizacija
• Funkcionalna organizacija (‘Silo’)
–
–
–
–
–
–
Proizvodnja
Marketing
R&D
HR
IT
Etc….
• Standardizirani zadaci i opisi poslova
• Ekonomija povećanja prihoda i dobiti
• Optimizacija za rutinske, ponavljajuće operacije
Slobodan Braić, PMP
20
09.06.2009.
Slide 21
2
Tipovi organizacija
• Projektna organizacija (‘No home’)
– Graditeljstvo, Inženjerstvo, Zabavljačka industrija, Istraživaštvo,
konzultantske usluge
– Efikasnija komunikacija
– Pomanjkanje profesionalne discipline
– Dupliciranje opreme i poslovnih funkcija
– Slabije iskorištenje resursa
Slobodan Braić, PMP
21
09.06.2009.
Slide 22
2
Tipovi organizacija
Utjecanje tipa organizacije na projekte
Matrična
Funkcionalna
Projektizirana
‘Weak’
‘Balanced’
‘Strong’
Autoritet projektnog
menadžera
Mali ili nikakav
Ograničen
Mali do umjeren
Umjeren do
visok
Visok ili potpun
Raspoloživost
resursa
Mala ili nikakva
Ograničena
Mala do
umjerena
Umjerena do
visoka
Visoka ili
potpuna
Kontrola proračuna
Funkcionalni
menadžer
Funkcionalni
menadžer
Podijeljena
Projektni
menadžer
Projektni
menadžer
Uloga projektnog
menadžera
Dio vremena
Dio vremena
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Administrativni kadar
Dio vremena
Dio vremena
Dio vremena
Puno vrijeme
Puno vrijeme
Slobodan Braić, PMP
22
09.06.2009.
Slide 23
2
Projektno okruženje
• Organizacijska (procesna) sredstva
–
–
–
–
–
–
Komunikacijska oprema, mediji,
Sigurnosne procedure
Politike kvalitete
Sustavi izvješćivanja
Financijske baze
Povijesni podaci (predlošci i projektni zapisi)
• Faktori okruženja u poduzeću
–
–
–
–
–
Slobodan Braić, PMP
organizacijska kultura i struktura,
infrastruktura,
postojeći resursi,
komercijalne baze podataka,
tržišni uvjeti
23
09.06.2009.
Slide 24
Odnos projekta i zainteresiranih strana
‘Stakeholders’
2
Potencijalno pozitivan i(ili) negativan utjecaj na projekt !
Portfolio
menadžer
Operativni
menadžment
Pokrovitelj
(Sponzor)
Program
menadžer
Funkcionalni
menadžment
Projektni tim
Projekt
menadžment
tim
Ostale
strane
Kupci / Naručitelji
(Customers)
Članovi
projekta
Projektni
menadžer
Poslovni
partneri
PMO
Dobavljači
Projekt
Slobodan Braić, PMP
24
09.06.2009.
Slide 25
2
Projektna ograničenja
‘Triple Constraints’
Trošak
Kvaliteta
Zadovoljstvo
korisnika
Opseg
Slobodan Braić, PMP
25
09.06.2009.
Slide 26
Alati i tehnike (metode)
2
•
•
•
•
“Expert Judgement” – DELPHI
Analize pretpostavki i odnosa među atributima
WBS
Metode procjenjivanja i predviđanja
– rasponi, kontrolne razine, zavisnosti, trendovi
•
•
•
•
Slobodan Braić, PMP
Dijagrami, Grafikoni, Tablice
Metoda izračuna kritičnog puta
EVM (‘’Earned Value Management’’)
Radionice (“Brainstormings”, Sastanci za ocjenu
napretka …)
26
09.06.2009.
Slide 27
Grupe procesa upravljanja projektom
3
•
•
•
•
•
Iniciranje
Planiranje
Izvršenje
Nadzor i upravljanje
Zatvaranje
Slobodan Braić, PMP
27
09.06.2009.
Slide 28
3
Iniciranje
Projektna povelja
(“Project Charter”)
Slobodan Braić, PMP
28
09.06.2009.
Slide 29
3
Slobodan Braić, PMP
29
09.06.2009.
Slide 30
3
Kako sa Stakeholder-ima ?
• Što ranije identificirati SVE stakeholder-e
– kasnije uključivanje košta više !
• Potrebe – Želje – Očekivanja
– osigurati što više spoznaja prije početka rada, znači izbjeći učestale
promjene, kašnjenja, popravke = Trošak
– Da li proces odgovara potrebama i očekivanjima ?!
• Naručitelj / Kupac (Customer)
– VOC – ‘Voice of the Customer’
• Ključ uspjeha: Pristup i način upravljanja i usklađivanja
različitih P-Ž-O od različitih Stakeholder-a
• Metoda: Komunikacija
– Odmah i stalno tijekom projekta održavati potpunu informiranost
(izvješća o napretku, izmjene projektnog plana, … )
Slobodan Braić, PMP
30
09.06.2009.
Slide 31
‘Stakeholder analiza’ - primjer
3
Zainteresirane
strane
Područje interesa
Snaga
utjecaja
Razina
interesa
CIO
Želi vidjeti pouzdan proces
koji odgovara ulaganjima
9
9
Tjedno od strane PMO
PMO
Osigurati za CIO i ostale da će
proces biti popravljen i u
funkciji
4
10
Tjedni status meeting
direktora PMO sa
njegovim timom
Uloga
Strategija
komuniciranja
Func.manager
Želi imati pouzdan IT sustav
potrebnih mogućnosti, koji
odgovara uloženim sredstvima
6
7
Primanje mjesečnog
izvješća + sazivanje
češćih sastanaka kako se
projekt približava kraju i
počinje implementacija
isporuka
PM
Želi veću učinkovitost
projektnih aktivnosti
5
4
Izvješćivanje o napretku
tijekom projekta
Članovi projekta
Žele unaprjeđenje postojećeg
procesa i mogućnosti
efikasnijeg odvijanja procesa
3
4
Statusna izvješća
Komunikacija koja je
usmjerena na edukaciju i
promjene u procesima
IT manager
Želi pouzdan sustav za
valorizaciju IT investicije
6
7
Korp.financije
Očekivanje pouzdanih
podataka u izvješćima
Projektnog menadžera
4
8
Slobodan Braić, PMP
31
Ažuriranje podataka
primljenih kroz kanale
komuniciranja s PM
09.06.2009.
Slide 32
3
Planiranje (procesi planiranja)
Odrediti kako planirati
‘Izjava o opsegu projekta’
‘Scope’
baseline
Odrediti inicijalni projektni tim
Kreirati ‘WBS’ + ‘WBS directory’
Kreirati listu aktivnosti
Kreirati mrežni dijagram
Procijeniti potrebne resurse
Procijeniti trajanje i troškove
Odrediti ‘Kritični put’
Odrediti ‘Schedule’
Odrediti Budžet projekta
Standardi i metrike kvalitete
‘Schedule’
baseline
Plan
upravljanja
projektom
‘Cost’
baseline
Odrediti uloge i odgovornosti
Odrediti komunikacijske potrebe
Identificirati i analizirati rizike
---------------------------------------------Odrediti kako izvršavati i kontrolirati
osigurati formalno odobrenje plana
Slobodan Braić, PMP
‘Quality’
baseline
32
09.06.2009.
Slide 33
3
Plan upravljanja projektom
• Kako planirati, definirati, upravljati i kontrolirati ?
• Višekomponentni dokument stvoren doprinosom
članova projektnog tima i stakeholdera
• Obuhvaća: Cost performance baseline
– Planove posebnih područja upravljanja u projektu
– Referentne (polazišne) vrijednosti za mjerenje učinkovitosti
(‘Performance measurement baselines’)
• B.A.R.F.
–
–
–
–
Scope management plan
Schedule baseline
“Bought into”,
“Approved”,
“Realistic”,
“Formal”
Cost management plan
Risk management plan
Slobodan Braić, PMP
33
09.06.2009.
Slide 34
3
WBS
Definicije aktivnosti
(rada) i potreba /
pretpostavki za
njihovo odvijanje
Definicije Proizvoda /
Rezultata
i kriterija
preuzimanja isporuka
WBS
Slobodan Braić, PMP
34
09.06.2009.
Slide 35
WBS
3
•
•
•
•
Hijerarhijska dekompozicija rada na projektu
Uključuje samo rad koji rezultira isporukama
Rad koji nije opisan u WBS nije dio projekta
Raščlamba se odvija do razine koja zadovoljava bar
jedan kriterij:
–
–
–
–
–
može biti realno i sigurno procijenjeno
ne može se dalje logički dekomponirati
može biti najbrže završeno
rezultira isporukom (značajnim zaključkom)
može se kao cjelina realizirati kroz ‘outsourcing’ ili posebni ugovor
• ‘Work Package’ (‘Radni paket’)
Slobodan Braić, PMP
35
09.06.2009.
Slide 36
3
WBS
Projekt
Faza 1
Faza 2
Isporuka 2.1
Isporuka 2.1.1
Isporuka 3
Isporuka 2.2
Isporuka 2.1.2
Potprojekt
Potprojekt n
Isporuka 4.1
Isporuka 4.n
Isporuka 4.1.2
Isporuka 4.1.3
Work package 2.1.1.1
Work package 3.1
Work package 4.1.3.1
Work package 2.1.1.2
Work package 3.2
Work package 4.1.3.2
Work package 3.3
Work package 4.1.3.3
Work package 2.1.1.3
Slobodan Braić, PMP
36
09.06.2009.
Slide 37
3
WBS
Mrežni
dijagram
Lista
aktivnosti
Upravljanje
rizicima
Procjenjivanje
WBS
Budžetiranje
Upravljanje
projektom
Vremenski
raspored
‘schedule’
Slobodan Braić, PMP
Razvoj
timova
37
09.06.2009.
Slide 38
Aktivnosti –> mrežni dijagram
3
• Rezultat daljnje dekompozicije ‘Work package-a’ do
prikladne razine za optimalnu alokaciju resursa, nadzor
i upravljanje radom.
• Utvrditi redoslijed aktivnosti (“sequencing”) - optimalno
11
4
odvijanje rada.
5
3
Po
A
E
B
7
C
5
4
F
D
3
4
G
I
8
J
7
(T = 33)
Kr
K
H
• Utvrditi zavisnosti među aktivnostima prema obilježjima
procesa (mandatory, descretionery)
• Procijeniti resurse (ljudi, oprema, materijali)
• Procijeniti trajanje -> ‘Kritični put’
Slobodan Braić, PMP
38
09.06.2009.
Slide 39
3
‘Kritični put’
• Niz sekvencijalnih aktivnosti s ukupnim najdužim trajanjem
određuje najkraće vrijeme trajanja projekta
– ‘‘Zero Float’’
– ‘’Float’’ negativnog predznaka
– Više kritičnih putova ili ‘Near critical path’ -> Povećanje rizika
6
2
S
5
1
9
3
Slobodan Braić, PMP
12
4
10
7
12
6
10
9
7
5
6
8
39
9
10
7
11
8
12
7
13
5
14
T
09.06.2009.
Slide 40
3
Vremenski raspored (‘Schedule’)
Smjestiti projekt u realno vrijeme - ‘kalendar’
‘Schedule Network Analysis’
• PERT (‘three-point-estimate’)
• Critical Path Method
• Schedule Compression
• ‘crashing’, ‘fast-tracking’
• ‘What if’ scenario analysis
• ‘Resource leveling’
SCHEDULE
Slobodan Braić, PMP
40
09.06.2009.
Slide 41
Rizici
3
• Potencijalni događaji: Prilike (+) / Opasnosti (-)
– neizvjesnost
• Planirati: Kako identificirati, analizirati, kontrolirati,
upravljati ?
• Ciklus:
–
–
–
–
Identificirati: kategorizirati prema uzrocima
Analizirati: utvrditi prioritete (vjerojatnost x utjecaj) - financijski izraziti
Planirati sredstva i mjere odgovora na rizike (vlasnici -> stakeholder-i)
Kontrolirati i upravljati
• Rizici -> Trošak
– pristupati u zavisnosti o vrsti rizika i važnosti za projekt i organizaciju
– ‘known unknowns’ – ‘Contingency’ (vrijeme i novac)
– ‘unknown unknowns’ – ‘manager reserves’
• Ugovorne klauzule (“terms and conditions”) !
Slobodan Braić, PMP
41
09.06.2009.
Slide 42
Procjena troškova -> Budžet
3
8.Cost Budget
1585 Kn
• Izvori (vrste) troškova:
–
–
–
–
Zahtjevi na kvalitetu (“Cost of Quality”)
Rizici
Upravljanje projektom
Direktni troškove projekta (oprema, materijali,
edukacija i sl.)
– Plaće članova projektnog tima
– Režijski troškovi
– …
7.M.Reserve
6.Cost baseline
1.510
5.’Contingency’
153
4.Projekt
• “Bottom up” – procijeniti trošak
3.’Control account’
za svaku aktivnost temeljenu na
WBS-u.
2.Radni paket
• Izrada proračuna (“Budgeting”)
• Tijek novca (‘Cash flow’) – funds
1.Aktivnost
17 Kn
Slobodan Braić, PMP
42
75
1.357
1.017
340
127
890
34 Kn
76 Kn
09.06.2009.
Slide 43
3
Izvršenje
Upravljanje
projektnim
timom
Osiguravanje
kvalitete
Upravljanje
izvršenjem
projekta
Komunikacija
Upravljanje
očekivanjima
‘Stakeholdera’
Upravljanje
nabavom
Slobodan Braić, PMP
43
09.06.2009.
Slide 44
3
Upravljanje projektnim timom
• Mjeriti učinkovitost projektnog tima / Pretpostavke:
– Dodjela uloga i odgovornosti
– Jasna nedvojbena raspodjela zadataka - uspostavljen ‘’work
authorization system”
– Informiranost tima o ciljevima, sadržaju “Project Chartera”, promjenama
• Opažati i održavati kontakte i konverzaciju
– Voditi zapise o problemima (“Issue log”)
• Uočavati konfliktne situacije i posredovati ako
zatreba !
– Konflikti su neizbježni
– Konflikt moraju riješiti sukobljene strane (Confronting – Problem solving)
• Uspostaviti i koristiti sustav nagrada i priznanja
• Rezultati:
– Preventivne akcije; korektivne akcije; Zahtjevi za promjenom
Slobodan Braić, PMP
44
09.06.2009.
Slide 45
Komunikacija - upravljanje s
očekivanjima ‘Stakeholder-a’
3
• Potrebe i očekivanja “stakeholdera” su dio plana
projekta
–
–
–
–
–
–
Što treba iskomunicirati ?
Zašto ?
Između koga ?
Kojom metodom ?
Tko je odgovoran ?
Kada i koliko često ?
• “Naučene lekcije” (“Lessons Learned”) - dobra i
loša iskustva tijekom projekta
– U izradi sudjeluju stakeholderi
– Izvor informacija za kontinuirano poboljšavanje procesa upravljanja
projektima
Slobodan Braić, PMP
45
09.06.2009.
Slide 46
3
Nadzor i upravljanje
Upravljanje
opsegom
Your Text
---Preuzimanje isporuka
Your Text
Administracija
ugovora
Your Text
Kontrola korištenja
vremena
Nadzor i kontrola
radne učinkovitosti
--Upravljanje
promjenama
Your Text
Your Text
Kontrola proračuna
(troškova)
Your Text
Nadzor i upravljanje
s rizicima
Kontrola kvalitete
Your Text
Izvješćivanje
o učinkovitosti
Slobodan Braić, PMP
46
09.06.2009.
Slide 47
3
Praćenje - “Earned Value Management” 1(2)
• Mjerenje učinkovitosti
• Rana upozorenja
• Trendovi
Obračunski
sustav
• Informiranje menadžmenta
• Korektivne akcije
• Planiranje
Slobodan Braić, PMP
47
09.06.2009.
Slide 48
3
Praćenje - “Earned Value Management” 2(2)
Trošak
(primjer)
planirano
ostvareno
Potrošeno
Vrijeme
Slobodan Braić, PMP
48
09.06.2009.
Slide 49
3
Upravljanje promjenama 1(2)
• Ne mogu se izbjeći, ali se mogu …..
– utvrditi uzroci i smanjiti potrebe za promjenama u budućnosti
• Identificirati promjenu (što prije -> manji ‘rework’)
– Pokrenuti formalni Zahtjev za promjenom (CR)
• Ocijeniti promjenu u odnosu na ‘Project Charter’
• Ocijeniti utjecaj promjene na ‘Triple Constraint’
• Istražiti / predložiti opcije !!!
Slobodan Braić, PMP
49
09.06.2009.
Slide 50
3
Upravljanje promjenama 2(2)
• Provesti proceduru odobravanja (Sponzor, CCB)
• Uskladiti ‘baseline’ i projektni plan
• Obavijestiti zainteresirane strane (‘stakeholders’)
• Nastaviti izvršenje projekta u skladu s promijenjenim
planom (novi “baseline”)
Slobodan Braić, PMP
50
09.06.2009.
Slide 51
Zaključak (Closing)
3
Kompletirane
obveze iz
Ugovora
(ukoliko postoji)
Potvrđena
završenost posla
sukladno
specifikacijama
Isporuke
formalno
prihvaćene
Završno
izvješće o
učinkovitosti
Timovi rasformirani
---Resursi
oslobođeni za
druge projekte
Arhivirana
projektna
dokumentaci
ja
¸Zatvaranje projekta
(‘Closing’)
Dopunjena baza
znanja
dobra / loša
iskustva
‘lessons learned’
Rezultati
(proizvodi)
predani u
produkciju
Slobodan Braić, PMP
51
09.06.2009.
Slide 52