Wiosenne Spotkanie Parafiadowe

Zasady współpracy

21.03.2015 r.

Porozumienia i przekazanie środków

• • • • • • • Podpisane porozumienie określa formę współpracy i stanowi podstawę przekazania środków na realizację imprez.

Załączniki: nr 1: kosztorys imprez nr 2: zamówienie materiałów nr 3: regulamin Parafiad Regionalnych oraz Rodzinnych Świąt Sportu nr 4:

deklaracja odnośnie sposobu przekazania dotacji

nr 5: upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Podstawowe elementy porozumienia

• • • • Strony: Stowarzyszenie oraz reprezentowany Organizator Regionalny Czas trwania – do końca roku Stowarzyszenie daje: – Autorski program wychowawczy (triada) – Symbolikę i zestaw grafik – – – Dofinansowanie (załącznik nr 1) Dyplomy, podziękowania, medale i puchary i inne (załącznik nr 2) Przestrzeń na promocję (strona internetowa, serwis REGIO) Organizator zobowiązuje się: – Przeprowadzić akcje promocyjne w swoim zasięgu oddziaływania – – – Przeprowadzić nabór kadry Przygotować program i zorganizować imprezy Rozliczyć się merytorycznie i finansowo z otrzymanych środków i podjętego zadania

Warunki przekazania środków

• • • • • • Część jako zaliczka, część w postaci refundacji Możliwość rozliczania fakturami przelewowymi płatnymi przez Stowarzyszenie, bez przekazywania środków Organizatorom Regionalnym Możliwość rozliczania poprzez umowy zlecenia na obsługę imprezy wystawiane przez Stowarzyszenie– bez przekazywania środków Organizatorom Regionalnym Zaliczka nie wcześniej niż po otrzymaniu środków od MSiT Poprawne rozliczenie merytoryczne i finansowe warunkiem wypłacenia środków na refundację poniesionych kosztów.

Więcej przy omówieniu zał. 4

Załącznik nr 1 – kosztorys

• • • • • • Data imprezy. Wszelkie zmiany w stosunku do treści załączników muszą być zgłaszane do MSiT Liczba uczestników, osób obsługi i osób towarzyszących – należy zapewnić (w miarę możliwości) deklarowaną liczbę. Dokumentacja – zdjęcia i notatka z imprezy, listy startowe.

Wkład własny – musi być udokumentowany: kopie faktur i rachunków

Każda pozycja kosztorysu to ODDZIELNA FAKTURA! Nie łączymy kosztów z różnych pozycji na jednym dokumencie Faktury na Stowarzyszenie nie mogą przekroczyć kwoty dofinansowania w danej pozycji kosztorysu (zasada tolerancji do 10%) Nie ma faktur łączonych! 100% każdej faktury wystawionej na Stowarzyszenie jest do pokrycia z dotacji. Na wkład własny proszę wziąć oddzielną fakturę na Organizatora Regionalnego

Załącznik nr 2 - materiały

• • • • • • Wartość - dana na wewnętrzny użytek Stowarzyszenia, materiały przekazywane nieodpłatnie Medale i puchary tylko na Parafiady Medale z wlepkami? Prośba o opinie Sytuacja ze smyczami Sposób przekazania materiałów: – Wysyłka na koszt odbiorcy (paczka DHL) – Odbiór samodzielny w siedzibie – trzeba się umówić Możliwość wydatkowania środków na dokupienie medali za pośrednictwem Stowarzyszenia – indywidualne ustalenia z koordynatorem za pomocą poczty email

• • •

Załącznik nr 3 – Regulaminy Imprez

Regionalne Parafiady Rodzin: – STADION: przynajmniej 4 dyscypliny sportowe, w tym jedna dostępna również dla dorosłych (rodziców), – TEATR: przynajmniej 1 konkurs wiedzy lub artystyczny, – ŚWIĄTYNIA: przynajmniej 1 element religijny (Msza Św., modlitwa, konkursy).

– Rozgrywki na etapie lokalnym – Klasyfikacja ogólna łącząca STADION i TEATR – Udział w 27. Międzynarodowej Parafiadzie dla najlepszych oraz reprezentacji Organizatora Rodzinne Święta Sportu – TRIADA – Karta dla Rodziny Obowiązki informacyjne: – O Stowarzyszeniu – O dofinansowaniu ze środków MSiT – – – Media, uczestnicy. NIE SPONSOR Możliwość wypożyczenia banerów

• • • • •

Załącznik nr 4 - deklaracja

Podział środków z dotacji na 4 sposoby przekazania: Zaliczka na nr konta z porozumienia – rozliczenie fakturami gotówkowymi Umowy zlecenia wystawione przez Stowarzyszenie: – Poprawnie wypełnione Oświadczenia Zleceniobiorcy najpóźniej 7 dni przed imprezą razem z informacją o uzgodnionej kwocie BRUTTO zlecenia, – Zapłata najpóźniej 7 dni po imprezie, rachunek pocztą do Zleceniobiorcy, – Stowarzyszenie opłaci ZUS i podatki od umów z przyznanej dotacji.

Faktury przelewowe: – pocztą lub mailem (jeśli dostarczony elektronicznie), – koniecznie informacja mailem o zobowiązaniu dla Stowarzyszenia, – tylko na środki z dotacji – nie ma faktur łączonych Refundacja kosztów poniesionych (faktur opłaconych gotówką, na które nie starczyło zaliczki) – Kwota refundacji równa kwocie zaliczki – Przelew dopiero po akceptacji rozliczenia merytorycznego i rzeczowo finansowego

Załącznik 5 - Upoważnienie

• • Upoważnienie do administracji danymi osobowymi Zleceniobiorców: – Dane poufne.

– Zebrane Oświadczenia Zleceniobiorców należy chronić przed nieupoważnionym dostępem.

– Przechowywać w zamykanych pojemnikach, – Wysyłać pocztą poleconą.

Jeden egzemplarz – zwrócić w momencie wysłania rozliczenia końcowego

Zasady rozliczania cz.1

• Obowiązki związane z promocją: – Wydarzenie na REGIO najpóźniej 10 dni przed imprezą – W trakcie imprezy obowiązki informacyjne z załącznika nr 3 – Wpis z relacją najpóźniej 3 dni po imprezie, należy też dodać Pokaz Slajdów

Zasady rozliczania cz. 2

• Sprawozdanie merytoryczne (wg wzoru) i finansowe przesyłamy razem – Najpóźniej 14 dni po imprezie – Podpisane dokumenty wysyłamy listem poleconym – Załączniki merytoryczne: • Notatka z imprezy zgodna z tegorocznym wzorem • Zdjęcia na nośniku fizycznym, tylko jeśli REGIO lub email nie wchodzi w grę • Inna dokumentacja – wycinki prasowe, materiały promocyjne itp. – mogą być w formie elektronicznej na maila lub REGIO. UWAGA: linki do artykułów w periodykach elektronicznych się nie sprawdzają.

• Przy Parafiadach - Dokumentacja rywalizacji (protokół, karta informacyjna, skład komitetu).

• Ankiety uczestników

Zasady rozliczania cz. 3

• Rozliczenie finansowe: – Oddzielna ewidencja dokumentów związanych z programem (dokumenty zachowujemy przez 5 lat) – Wszystkie rachunki i faktury (dotacyjne oraz z wkładu własnego) muszą być opisane wg wzoru: „Wydatek poniesiony w związku z organizacją <> w <> w dniu <>, realizowanej w ramach ogólnopolskiego programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało 2015” koordynowanego przez Stowarzyszenie Parafiada we współpracy z Ministerstwem Sportu i Turystyki.”’ UWAGA: Można to wydrukować na oddzielnej kartce i przypiąć do dokumentu zszywaczem – wtedy będzie przestrzeń na poprawki.

Zasady rozliczania cz. 4

– – – – Podstawowy dokument – rozliczenie rzeczowo-finansowe (wzór) • Zestawienie faktur (dotacyjnych i w oddzielnej tabeli z wkładu własnego) z listą zleceniobiorców – rachunki są w Stowarzyszeniu i u Zleceniobiorców • Opisane oryginały wszystkich faktur i rachunków wystawionych na Stowarzyszenie, chyba że część została wysłana wcześniej do opłacenia, • Opisane kopie wszystkich faktur i rachunków dokumentujących wkład własny UWAGA: żadne faktury na paliwo nie będą uznane w rozliczeniu UWAGA 2: ze środków Stowarzyszenia nie można finansować żadnych nagród oprócz medali i pucharów.

UWAGA 3: w tym roku nie rozliczamy żadnych kosztów pośrednich

Krótka instrukcja na temat dobrych newsów

• • Omówienie instrukcji z dokumentów – Przykładowy tekst na stronę Omówienie technicznych aspektów przesyłanych zdjęć – Zdjęcia w wysokiej jakości do wykorzystania w trakcie 27. Międzynarodowej Parafiady lub w innych materiałach

Omówienie pozostałych dokumentów

• • • Notatka z Parafiady/Festynu Konkurs na Najlepszego Organizatora Parafiady Regionalnej 2015 Nowe ankiety

Czas na pytania i dyskusję, może też obiad?

DZIĘKUJEMY

