Transcript Posvet: Učinkovit informacijski nadzor projektov Zgornji Brnik, 9. 10. 2008 IZZIVI PROJEKTNEGA MANAGEMENTA Mag. Miroslav Ilić PARTNER TEAM d.o.o., Ljubljana [email protected] © Miroslav Ilić Teme • • • Izzivi linijskega managementa Izzivi vodij (managerjev)

Posvet: Učinkovit informacijski
nadzor projektov
Zgornji Brnik, 9. 10. 2008
IZZIVI PROJEKTNEGA
MANAGEMENTA
Mag. Miroslav Ilić
PARTNER TEAM d.o.o., Ljubljana
[email protected]
© Miroslav Ilić
1
Teme
•
•
•
Izzivi linijskega managementa
Izzivi vodij (managerjev) projektov
Izzivi na področju informacijske podpore
projektnemu vodenju in vodenju
projektov
© Miroslav Ilić
2
Temeljni izziv managementa
krepitev konkurenčnosti organizacije v očeh
lastnikov, kupcev, zaposlenih in dobaviteljev.
Realizirati več z enakimi resursi in brez zamud
•
Zagotoviti hitro odzivnost in uspešnost pri novih
priložnostih
•
Prenašati odgovornosti in priložnosti na nižje ravni in
hkrati ohraniti nadzor nad cilji, roki in ekonomiko
•
Krepiti inovativnost ter razvoj novih izdelkov in storitev
•
…
Število projektov
•
Povečati
število
uspešno
zaključen
ih
projektov
Predčasno
© Miroslav Ilić
Odpraviti
zamude
V roku
Prepozno
3
Vitka organizacija
se ukvarja z ustvarjanjem vrednosti za kupca.
Ta se oblikuje skozi vodoravne procese. A ker so viri v
podjetjih organizirani navpično, se tradicionalna podjetja
praviloma ukvarjajo z navpičnimi procesi in tako nimajo
neposrednega vpliva na nastanek vrednosti.
Nasprotno z njimi se vitke organizacije, čeprav so morebiti
vertikalno organizirane, kot npr. Toyota, pretežno
ukvarjajo z vodoravnimi procesi, v katerih nastaja
vrednost.
Michael Ballé
© Miroslav Ilić
4
Projekti kot orodje managementa
Notranji sistemi
Linijske naloge
Poslanstvo,
Vizija,
Cilji,
Strategije
Projekti uvajanja
sprememb
“Proizvodni”projekti
© Miroslav Ilić
Lastniki
Kupci
Okolje
Zaposleni
5
Statistika (ne)uspešnosti projektov
•
Na vzorcu več kot 600 projektov v različnih
dejavnostih in na različnih področjih 85% projektov ni
bilo dokončanih v roku in predvidenih stroških, s
povprečnim preseganjem časa 70% in preseganjem
stroškov 60% (A.J. Shenhar in D.Dvir, 2007);
•
Po podatkih The Standish Group je bilo leta 2000
uspešnih cca. 28% IT projektov;
•
The Standish Group ocenjuje, da je v ZDA bilo leta
2003 od vloženih 382 milijard USD v IT projekte
popolnoma izgubljenih 82 milijard USD; 1/3 projektov,
ki so propadli ali niso dosegli poslovnih ciljev je
prekoračilo prvotno odobrene stroške med 200 in
300%.
© Miroslav Ilić
6
Proces strateškega upravljanja
projektov
Ali jih delamo na pravi način?
Izraz vere in odločnosti skozi
odgovornost in vire
Ali delamo prave stvari?
Konkretizacija idej preverjanje in prilagajanje
Operacion.
strategije
v projekte
Analiza
uspešnosti
in
učinkovitosti
Portfelj
projektov
Usklajevanje
projektov v portfelju
Sprejemanje ukrepov
Nadzor napredovanja
© Miroslav Ilić
7
Ključna dejavnika uspešnosti
Operacion.
strategije
v projekte
Analiza
uspešnosti
in
učinkovitosti
• Vodje projektov, ki so
ne le strokovnjaki na
svojem področju,
ampak tudi managerji
•Ustrezna informacija
podpora, ki zagotavlja
pravočasne, zanesljive
in pregledne informacije
za sprejemanje
odločitev na vseh
ravneh
Portfelj
projektov
Usklajevanje
projektov v portfelju
© Miroslav Ilić
8
Vloga vodje projekta
Vodstvo,
Interesi,
cilji,
pričakovanja,
zmožnosti
in vplivi
deležnikov
projekta
Izdelki
projekta /
opravljene
storitve
Čas
Viri /
Stroški
projekta
nadrejeni,
lastniki,
sodelavci,
naročniki,
uporabniki,
dobavitelji,
konkurenca,
predstavniki
upravnih in
drugih
organov …)
© Miroslav Ilić
9
Osebni izzivi managerske vloge
•
Sprememba razumevanja iz »Projekt=Izdelek oz.
storitev« v »Projekt=Posel«.
•
Prehod iz managiranja predmetov v managiranje ljudi.
???
Sprememba v relaciji do sodelavcev
???
???
•
–
–
na isti ravni po linijski strukturi
do linijskih managerjev, izvajalcev projektnih nalog.
•
Sprememba iz predvsem tehničnega gledanja v
razumevanje vloge izdelka ali storitev pri izboljšanju
poslovanja kupca (v primeru B2B) oz. zadovoljevanja
osebnih potreb, želja in sanj individualnih kupcev.
•
Pripravljenost stopiti iz »varnega zavetja« pisarne,
laboratorija ali delavnice in se “soočiti” z uporabniki
izdelkov in storitev, s kupci in s trgom.
© Miroslav Ilić
10
Kaj je dovolj dobro za uspeh?
Kaj je danes, kaj bo jutri?
Realizirati izdelek /storitev, ki je predmet projekta
in
Realizirati projekt v roku in okviru odobrenih stroškov
in
Preseči načrtovano poslovno uspešnost projekta iz
vidika izvajalca
in
Preseči pričakovanja naročnika glede
doseganja njegovih poslovnih ciljev in
osebnih izzivov.
© Miroslav Ilić
11
Kakovostna informacije kot pogoj za
kakovostne odločitve
•
Za potrebe operativnega vodenja
•
Za potrebe sprejemanja odločitev
projektnega sveta (potrjevanje začetka,
(planiranja, organiziranja, nadzora, ukrepanja …)
nadaljevanja ali zaključka ob mejnikih projekta in
potrjevanje potrebnih sprememb)
© Miroslav Ilić
12
Ustrezna informacijska podpora kot
pogoj učinkovitega vodenja projekta
•
Je ključna v vseh fazah življenjskega ciklusa projekta
•
Omogoča realno sliko stanja projekta v vsakem
trenutku (brez katere je vodja projekta izgubljen)
•
Omogoča izdelavo napovedi in simulacij možnih
scenarijev (brez katerih vodja projekta ne ve kako naprej)
•
Omogoča obvladovanje vpliva časa na cilje in stroške
•
Omogoča obvladovanje denarnega toka projekta
(koncipiranje, definiranje, izvajanje, zaključevanje)
je orodje za pravočasno ukrepanje za preprečevanje
nedoseganja ciljev in rokov ter prekoračitev stroškov
projekta.
© Miroslav Ilić
13
Učinkovito poročanje o stanju projekta
linijskemu managementu ali naročniku
•
•
Parcialni cilji in izdelki – planirano / doseženo;
Končni cilji – planirano / napoved;
•
Poraba virov glede na stanje projekta – planirana /
dejanska;
Terminski plan – planirano / dejansko in napoved
datuma zaključka faze/projekta;
•
•
•
Ključna tveganja in delovanje ukrepov za njihovo
obvladovanje;
Morebitna odstopanja in spremembe – vzroki,
posledice in ukrepi.
© Miroslav Ilić
14
Ustrezna informacijska podpora kot
pogoj za učinkovito projektno vodenje
•
•
•
•
•
Ohranitev nadzora nad uresničevanjem ciljev
in stanjem virov kljub delegiranju pristojnosti
vodjam projektov
Preglednost stanja posameznih projektov
Zagotovitev usklajenosti med projekti
Postavljanje prioritet
Pravočasno ukrepanje za namenom
uresničevanja (korekcije) strateških usmeritev
in ciljev.
© Miroslav Ilić
15
Portfeljska preglednica
• Orodje za podporo odločanju
• Vsebuje ažurne ključne informacije za pravočasno
sprejemanje odločitev
• Z opozorilnimi sistemi usmerja pozornost na
bistvene informacije
• Dinamika ažuriranja je odvisna od
– Dinamike vzpostavljenih procesov odločanja
– Dinamike sprememb v okolju in na projektih
– Informacijske podpore
• Je uporabno orodje ne glede na tehnološke
zmožnosti, katerega uporabnost se višja z
zmogljivejšimi IT orodji
© Miroslav Ilić
16
Povezanost virov informacij za
podporo odločanju
Preglednica poslov v komercialni obdelavi
Faza
Oznaka
projekta
Naziv projekta
Vodja projekta
Družina
izdelkov
Kupec
Podpira
strateški cilj
Datum
povpr. /
pobude
Odobreni Dogovor. Datum
Pogodbena
max.skup. datum povpraše
vrednost
stroški
dobave
vanja
Želeni
datum
dobave
Datum
zadnje
spremembe
OPOMBE
Preglednica zasedenosti virov
Dokument:
SISTEM VODENJA PROJEKTOV
Naziv dokumetna:
Portfelj resursov
Izdelal (ime, priimek,podpis): Bojan
Pregledal (ime,priimek,podpis): Edi
Oznaka:
ReoTEB-TS
Revizija:
2
Datum:
10.1.2007
Stran:
1 od 1
Org. enota:
TS
Odobril (ime,priimek,podpis):Edi
Prejemniki:
Direktor, Vodje sektorjev, Vodje služb, Predstavnik vodstva za kakovost in okolje, Skrbnik sistema vodenja kakovosti
Leo
Jure
Dani
Bojan
1
30
5
40
#
2007
Januar
2 3 4
30 30 0
5 5 5
40 34 20
# # #
5
0
0
20
#
Februar
6 7 8 9
0 0 0 0
0 0 0 0
20 20 20 20
# # # #
10
0
0
20
#
Marec
11 12
0 0
0 0
20 20
# #
13
0
0
20
#
14
0
0
20
#
April
15 16
0 0
0 0
20 20
# #
17
0
0
20
#
18
0
0
20
#
19
0
0
20
#
Maj
20 21
0 0
0 0
20 20
# #
22
0
0
20
#
23
0
0
20
#
Junij
24 25
0 0
0 0
20 20
# #
26
0
0
20
#
27
0
0
0
#
Julij
28 29 30
0 0 0
0 0 0
0 0 0
# # #
31
0
0
0
#
32
0
0
0
#
Avgust
33 34 35
0 0 0
0 0 0
0 0 0
# # #
September
36 37 38 39
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
# # # #
40
0
0
0
#
Oktober
41 42 43
0 0 0
0 0 0
0 0 0
# # #
44
0
0
0
#
November
45 46 47 48
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
# # # #
December
49 50 51 52
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
# # # #
Preglednica portfelja projektov
Oznaka
projekta
Faza
Projekt:
Bistvo projekta:
Datum: Vodja:
Pr.naročnika:
Cilji:
Trajanje
od
Vodja projekta
Kupec
Družina
izdelkov
Podpira
strateški cilj
Datum
povpr. /
pobude
Odobreni Dogovor.
Pogodbena
max.skup. datum
vrednost
stroški
dobave
Predvid.
datum
dobave
Datum
Pričak.
M M MM M M M M M
nasled.
skupni
2 3 4 5 6 7 8 9 10
mejnika
stroški
OPOMBE
Projektni viri
Skupaj M€
do
Roki
Oprema
M€
Vloge
Odobren.
vrsta
Izdelki
Naziv projekta
Mat.str.M€
Plan.
Realiz.
Storitve M€
Delo inž.ur
0
5000
10000 15000 20000
Q3/09
Q2/09
Q1/09
Q4/08
Q3/08
Q2/08
Q1/08
Q4/07
Q3/07
6/07
5/07
4/07
3/07
2/07
Faze in mejniki:
1/07
12/06
vrednost
Preglednica projekta
7
28 Apr '97
5 May '97
12 May '97
19 May '97
26 May '97
2 Jun '97
9 Jun '97
16 Ju
S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT F S SMTWT
Name
Vizija IS
Projektna def. in vzpost.proj.organizacija
Stanje:
Napoved:
Priloge:
Definirani nosilci projekta
v odj a proj ekta;NUS
Terminski plan projekta
v odj a proj ekta;NUS
Pripravljen predlog projektne definicije
v odj a proj ekta;NUS
Potrjena projektna definicija
Proj ektni sv et
Predstavljena metode dela
v odj a proj ekta;Klj učni uporabniki
Oblikovani kriteriji po področjih
Evidentirani cilji na obravnavanem področju
Klj učni uporabniki
Analiza prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti za področje
Klj učni uporabniki
Opredelitev meril uspešnosti za inf.podporo
Klj učni uporabniki
Opis procesov in zbrani dokumenti
Klj učni uporabniki
© Miroslav Ilić
Zbrano relevantno gradivo
Analizirano gradivo
ITEO
Evidentirane priložnosti za izboljšanje poslovanja
Klj učni uporabniki;ITEO
Nabor meril za izbor gotovega prog. paketa
ITEO;Klj učni uporabniki
Usklajen nabor meril za izbor gotovega prog. paketa
Ožji izbor potencialnih ponudnikov
NUS;ITEO
NUS;v odj a proj ekta
Ocenjeni paketi iz ožjega izbora
Klj uč
Predlog pristopa k prenovi
NUS;
Potrjen predlog pristopa
© Miroslav Ilić
17
Datum
zadnje
spremembe
Kakšna je realnost?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
stanja projektov ni mogoče pridobiti na enostaven, hiter način;
podatke je potrebno pridobivati iz več medsebojno nepovezanih
aplikacij;
projektni vodje si vse dokumente, ki naj bi se nanašali na njihove
projekte, kopirajo in jih držijo pri sebi. Posledično to pomeni
ogromno povečanje števila dokumentov;
pregledi stanja na projektih niso enotni (vsak vodja projekta
pregled prilagodi sebi), zato je primerljivost med projekti težka,
včasih celo nemogoča;
težko se spremljajo predvideni prihodnji dogodki na projektu (npr.
neko delo podizvajalca je narejeno, ni še računa, bo pa ta precej
vplival na stroške);
porabljene ure na projektu se beležijo pri vsakem projektnem
vodji, brez neke enotne evidence;
projektni vodje ne vedo natančno kolikšen del splošnih stroškov
bo še obremenil njihov projekt in teh stroškov pri analizi projekta
ne zajamejo;
težave pri primerjanju dejanskega stanja na projektu glede na
plane
…
© Miroslav Ilić
18
IZZIV IN PRILOŽNOST !!!
Ustrezna informacijska podpora
projektom je pomemben dejavnik za
izboljšanje konkurenčnih prednosti
družbe in je rezultat sodelovanja
• odločnih, naprednih in zahtevnih uporabnikov z
• dobaviteljem informacijske tehnologije, ki sam zvesto
sledi konceptom vitke organizacije
• in je izvedeno ob upoštevanju temeljnih principov
dobrega projektnega vodenja.
© Miroslav Ilić
19
Mag. Miroslav Ilić
PARTNER TEAM d.o.o., Ljubljana
www.partner-team.si
[email protected]
© Miroslav Ilić
20