Transcript Indledende certificering.

Vejen til akkrediteret certificering
af ledelsessystemer på Grønland
Flere virksomheder i samme lokalområde
Et oplæg fra ACS Registrars Denmark.
ACS Registrars er akkrediteret af UKAS
Hvad er en certificeringen ?
• En certificering betyder grundlæggende blot, at du får et uvildig organ til
at vurdere om dit ledelsessystem behandler alle kravene i en given
certificeringsstandard - og at systemet er effektivt implementeret.
• Hvis certificeringsorganet vurderer, at dit systemet lever op til kravene
udstedes et certifikat.
• Certifikatet er gyldigt i 3 år, forudsat at fornyet vurdering minimum hvert
år kan bekræfte, at ledelsessystemet fortsat lever op til kravene –
herunder at det løbende evalueres og søges forbedret.
Læs mere om certificeringsprocessen på www.acsregistrars.dk
Parathed og tilbud
• Vurdering af parathed
– Du kan selv vurdere om dit ledelsessystem er klar til certificering, eller du kan få en
konsulent til at gennemgå dit system. Du kan også bede et certificeringsorgan om
at lave en ”screening”, før du går i gang med selve certificeringsprocessen.
– Før du kan indhente tilbud om certificering, skal du have klarlagt hvilket
certificeringsområde, der tales om – dvs. hvilke kerneområder i din virksomhed
dækker dit ledelsessystem ?
– Du skal også kunne dokumentere hvor mange medarbejdere, der er ansat inden for
certificeringsområdet . Det kan også være nødvendigt for det certificerende organ
at få et indtryk af kompleksiteten af dit ledelsessystem før de kan give et fornuftigt
tilbud på en certificering.
• Tilbud fra certificeringsorgan
– Før eller efter en evt. screening, bør du indhente tilbud på certificering af et
akkrediteret certificeringsorgan.
– Der kan være meget stor forskel på prisen - og ikke mindst skal du sikre dig, at du er
fortrolig med dit certificeringsorgan – Du bør sikre dig, at dit certificeringsorgan er
indstillet på at bidrage til værdiskabelse , så du får andet end blot et certifikat på
væggen for dine omkostninger.
Certificerings cyklus
Indledende
certificering
Opfølgende
audit første år
Opfølgende
audit andet år
Recertificering
(audit 3. år)
Indledende certificering.
Opfølgende audit.
Recertificering.
• 2 besøg på virksomheden
• Forberedelse (fremsendelse af
relevant dokumentation)
• Forberedelse (fremsendelse af
relevant dokumentation)
• Audit på virksomheden
• Audit på virksomheden
• Evt. korrigerende handlinger
• Evt. korrigerende handlinger
• Evt. verifikation af handlinger
• Evt. verifikation af handlinger
Ved 1/1-årligt opfølgende audit
anvendes ca. 1/3 af den tid, der
anvendes ved certificeringsaudit
• Udstedelse af fornyet certifikat
• Dokumentgennemgang (Fase 1)
• Tilretning af evt. mangler
• Certificeringsaudit (Fase 2)
• Evt. korrigerende handlinger
• Evt. verifikation af handlinger
• Udstedelse af certifikat
Tid: ca. 2/3 af certificering
Indledende certificering
Fase 1
Første besøg og dokumentgennemgang
Fase 2
Certificeringsaudit
•
Fase 1 omfatter besøg på virksomheden,
med gennemgang og prøvning af
dokumentation og certificeringsduelighed,
udarbejdelse af rapport samt indledende
registrering.
•
•
Usikkerheder:
Fase 2 omfatter auditors planlægning og
efterfølgende gennemførelse af
certificeringsaudit på virksomheden.
Vurdering af evt. korrigerende og
forebyggende handlinger. Udarbejdelse af
rapport. Udstedelse af certifikat (A4), samt
registrering.
•
Usikkerheder:
–
–
Hvis fase 1 medfører, at der er forhold, der skal
tilrettes (korrigerende handlinger), skal disse
håndteres før man kan gå videre til fase 2.
Korrigerende handlinger skal kunne verificeres og
godkendes forud for start på fase 2.
Ved mindre end ca. 10 ansatte kan fase 1 ofte
gennemføres samtidig med fase 2 – forudsat, at
der ikke konstateres mangler (afvigelser).
–
–
Hvis der under certificeringsaudit konstateres
afvigelser, skal disse almindeligvis håndteres, før
der kan udstedes certifikat.
Hvis der er tale om væsentlige afvigelser, kan det
være påkrævet, at verificere håndteringen af
afvigelserne ved et fornyet besøg, eller en ny
audit på virksomheden
Hvordan prissættes certificering
Auditortid
Variabler
•
•
Der er en række forhold, der kan gøre
prissætningen usikker. Det er derfor vigtigt
at være sikker på, at dit ledelsessystem er
klar til certificeringen. Få en aftale der er
gennemskuelig så du undgår dyre
overraskelser.
•
Eksempler på variabler
Auditortiden er som udgangspunkt
baseret på antallet af medarbejdere i
virksomheden, men kan variere meget
afhængig af en række forhold som fx:
–
–
–
–
–
–
Hvilken ledelsesstandard der er tale om.
Ledelsessystemets størrelse og kompleksitet (fx
antal kerneprocesser, proceskompleksitet og
dokumentationsomfang)
Omfang af evt. outsourcing inden for
certificeringsområdet
Eksisterende certificerede ledelsessystemer (fx
integreret ledelsessystem)
Udeladelser fra standarden (fx udeladt
konstruktion og udvikling - ISO9001 afsnit 7.3)
Antal lokaliteter der omfattes af certificeringen
–
–
–
Transport og evt. ophold for auditorer vil oftest
ikke være en del af fastprisaftaler
Konstateres afvigelser kan det påvirke de aftalte
tidsplaner. I værste fald kan det medføre ekstra
besøg ud over det/de planlagte. Det vil meget ofte
betyde ekstra omkostninger der dig!
Vær til stede !
Hvis ledelsen ikke er til stede under audit, kan
audit ikke gennemføres fuldt ud, og der skal
planlægges nyt besøg.
Certificering flere virksomheder
Ideoplæg fra
ACS Registrars Denmark
Usikkerheder
Hvis planen ikke holder ?
•
Hvis flere virksomheder i samme områder
er klar til certificering samtidig, kan spares
store beløb på at planlægge audit i en
sammenhængende periode.
•
Hvis en eller flere virksomheder ikke kan
overholde tidsplanen, eller der
konstateres mange (eller væsentlige)
afvigelser, kan det påvirke tidsplanen.
•
Flere samtidige certificeringer kan helt
naturligt presse prisen for selve
certificeringsauditten.
•
•
Ved certificering inden for samme
periode, skal opfølgende audit normalt
også ske i samme periode året efter – Det
giver samme muligheder for besparelser.
Den enkelte virksomhed risikerer
væsentlige ekstra omkostninger ved krav
om fornyet besøg/audit, der ikke er
dækket af en fastprisaftale (Ikke kan
gennemføres inden for den afsatte
tidsperiode)
Oplæg fra ACS Registrars Denmark
Fase 1 (Eksempel ved 5 virksomheder)
Dokumentgennemgang og første besøg
Fase 2 (Eksempel ved 5 virksomheder)
Planlægning, audit og rapportering
•
•
Den auditortid der skal anvendes til
certificeringsaudit af den enkelte virksomhed
tillægges tid til planlægning og rapportering.
•
Der skal typisk påregnes ½ dag til ekstra
forberedelse og rapportering for en
virksomhed, der skal auditeres over 1 – 2
dage. Ved flere dage kan især tiden til
rapportering øges.
•
Alle omkostninger der kan ”deles” mellem
virksomhederne (fx transport og ophold),
fordeles forholdsvis i forhold til antallet af
planlagte ½ auditordage, der skal anvendes
til fase 1 og fase 2.
•
•
•
•
Dokumentation fremsendes elektronisk min.
5 uger før første besøg.
Godkendelse efter dokumentgennemgang
eller evt. afvigelser meddeles seneste 3 uger
før planlagt 1. besøg.
Virksomhederne forpligter sig til at sikre
håndtering af evt. afvigelser efter
dokumentgennemgang senest én uge før
første besøg.
Dokumentation for håndtering af evt.
afvigelser efter fase 1 fremsendes elektronisk
til ACS Registrars Denmark efter aftale.
Første besøg på hver virksomhed
gennemføres i en sammenhængende
periode før opstart af certificeringsaudit på
hver virksomhed.
Eksempel - 5 virksomheder
A) En virksomhed med indtil 10 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 14.000,-)
Fase 1 og fase 2: I alt 2 auditordage, heraf kun én dag på virksomheden
Årlig opfølgende audit ca. 1 dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 9.000,-)
B ) En virksomhed med ca. 15 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 23.000,-)
Fase 1 og fase 2 – I alt 2½ auditordage, heraf indtil 2 dage på virksomheden
Årlig opfølgende audit ca. 1 dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 10.000,-)
C) En virksomhed med ca. 25 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 28.000,-)
Fase 1 og fase 2 – I alt 3 auditordage, heraf ca. 2 dage på virksomheden
Årlig opfølgende audit ca. 1½ dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 13.000,-)
D) En virksomhed med ca. 30 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 34.000,-)
Fase 1 og fase 2 – I alt 4 auditordage, heraf indtil 3 dage på virksomheden
Årlig opfølgende audit ca. 1½ dag. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 14.000,-)
E) En virksomhed med indtil 65 ansatte (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 40.000,-)
Fase 1 og fase 2 – I alt 5 auditordage, heraf indtil 4 dage på virksomheden
Årlig opfølgende audit ca. 2 dage. (standardpris ex. moms og transport mv. ca. 16.000,-)
Prisberegning - 5 virksomheder
Faktuel samlet tidsberegning indledende certificering:
• Samlet beregnet auditortid på dokumentgennemgang mv. (fase 1) ca. 3 dage
• Samlet beregnet auditortid på planlægning mv. ca. 3 dage
• Samlet beregnet auditortid på virksomhedsbesøg og opfølgning (fase 1) ca. 3 dage
• Samlet beregnet auditortid på certificeringsaudit og rapportering (fase 2) ca. 11 dage
• Samlet beregnet auditortid transport, opfølgning, registrering mv. ca. 4 dage
Samlet ca. 15 arbejdsdage for gennemførelse af besøg og audit i lokalområdet.
Transport og ophold mv. i forbindelse med indledende certificering (Nuuk): Kr. 39.000,Transport og ophold mv. i forbindelse med årlig opfølgende audit (Nuuk): Kr. 21.000,Udstedelser og registrering af certifikater, styring af evt. afvigelser mv. indgår i prisfastsættelsen for den enkelte virksomhed.
Ved afvigelser der medfører ekstra tid eller fornyet besøg afregnes supplerende omkostninger direkte med virksomheden.
Eksempel på samlet tilbud
Eksempel på samlet rabatpris indregnet transport, ophold mv. (Nuuk):
Indledende certificering: kr. 135.000,Årlig opfølgende audit: kr. 75.000,Afrundet pristilbud (ex. moms) for de 5 virksomheder i eksemplet:
A) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 16.000,Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 9.000,B) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 20.500,Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 11.500,C) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 24.500,Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 13.500,D) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 33.000,Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 18.000,E) Indledende certificering inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 41.000,Årlig opfølgende audit inkl. transport, ophold mv. ca. kr. 23.000,-
ACS Registrars Denmark
•
•
•
•
De angivne priser og tilbudspriser i denne præsentation er eksempler fra ACS Registrars
Denmark.
Som tidligere nævnt – indhent tilbud - og vær sikker på du kender betingelserne, især hvis
der viser sig afvigelser i forbindelse med den indledende certificering.
Vær godt forberedt og gå eventuelt sammen om at få en screening - inden der ligges endelige
planer for indledende certificering (Det kan ofte også give mulighed for bedre pristilbud, da
certificeringsorganet så kender jer i forvejen!)
Husk – samlet aftale binder jer. Også i forbindelse med tidspunkt for årlige opfølgende audit.
Ved ændringer af tidsrammer, kan det ændre på priserne !
VIGTIGSTE:
Vær sikker på at dit certificeringsorgan er akkrediteret og din(e) auditor(er) er dygtig(e) nok
til at bidrage til værdiskabelse. Du skal helst have mere end et certifikat for pengene”.
Læs mere om ACS Registrars Denmark på www.acsregistrars.dk