Transcript Udfordringer for interne og eksterne auditorer

Audit af psykisk arbejdsmiljø
Anne Helbo Jespersen
CAVI Netværksmøde 4. februar 2014
Indhold
► Baggrund
► Udfordringer for interne og eksterne auditorer ift. psykisk arbejdsmiljø
► Til og fravalg af arbejdsmiljøcertificering – en case
► Audit i forhold til principper
► Audit i forhold til praksis
► Kompetenceudvikling i forhold til intern og ekstern audit
► Spørgsmål til gruppediskussion
4. Februar 2014
2
Erhversphd-projekt
Ansat i Bureau Veritas for 5 år siden til at auditere og til at udvikle metoder
og værktøjer til audit af arbejdsmiljøledelsessystemer, der har fokus på
psykisk arbejdsmiljø.
Formål med erhversphd-projektet:
► Hvilke barrierer og muligheder der er for at udvikle den interne audit af
psykosociale arbejdsmiljøforhold og det psykosociale
arbejdsmiljøarbejde.
► Projektets resultater skal skabe et kvalificeret grundlag for at kunne
udvikle nye metoder og værktøjer til at auditere psykosociale
arbejdsmiljøforhold og arbejdet med at forbedre det psykosociale
arbejdsmiljø.
4. Februar 2014
3
Udfordringer for interne og eksterne auditorer
► Der er få konkrete og konstaterbare psykosociale arbejdsmiljøproblemer.
► Det er et problem alene at auditere på trivselsmålinger, handlingsplaner
og procedurer, da det vil overse for mange problemstillinger, som der
burdes tages action på.
► Psykisk arbejdsmiljø er et følsomt område for ledelsen, da mangler ofte
hænger sammen med udførelse af ledelse.
► Det er svært at auditere mobning.
4. Februar 2014
4
Udfordringer for interne og eksterne auditorer
► Det er svært at få et objektivt auditvidnesbyrd. Der kommer til at indgå
subjektive overvejelser, idet det kan være svært at afgøre, hvad der er
rigtigt og forkert.
► Det er vanskeligt at bevare objektiviteten, da det handler om noget, man
ikke kan se eller måle.
► Det er svært at finde sammenhæng mellem problem og årsag til
problemet.
4. Februar 2014
5
Udfordringer for interne og eksterne auditorer
► Det er svært at give afvigelser. Hvornår er noget tilstrækkeligt galt til, at
det kan medføre en afvigelse, og hvad skal man give afvigelsen på i
forhold til lovgivningen? Der er ofte ikke en facitliste, men snarere nogle
mulige løsninger og mulige forbedringsmuligheder.
► Det er svært at være konkret og præcis i auditkonklusionen, det opleves
mere som en fornemmelse end et ”endegyldigt bevis”.
► En stor del af dokumentationen er udsagn fra de auditerede – belyst
med eksempler, og det kan være svært at formidle specielt under
hensyntagen til at opretholde anonymiteten.
4. Februar 2014
6
Til og fravalg af arbejdsmiljøcertificering – en case
Tilvalg
► Løfte arbejdsmiljøarbejdet, systematik og sikre overholdelse af
lovgivningen
► Et økonomisk incitament
Fravalg
► Arbejdspladserne mistede motivationen – ingen eller minimal læring
► Nogle eksterne auditorers viden og kompetenceniveau var lavere end
de interne auditorers
► For meget fokus på dokumentation og procedurer og for lidt på de
faktuelle og reelle udfordringer
4. Februar 2014
7
Roller og aktiviteter
Holder fast i
► Arbejdsmiljøhåndbogen
► Årshjul og arbejdsmiljøgennemgange
► Beskrivelse af opgaver og ansvar
Nyt
► Mindre dokumentation
► Arbejdstilsynet afdækker det psykiske arbejdsmiljø og giver påbud
► HR-afdelingen har en mere entydig rolle; er nu kun konsulenter og
vejledere og ikke også kontrollanter (auditor)
4. Februar 2014
8
Principper – formål med audit
Formålet med audit er at kontrollere, om arbejdsmiljøledelsessystemet
► er i overensstemmelse med de planlagte tiltag for arbejdsmiljøledelse,
herunder kravene i standarden,
► er blevet korrekt implementeret og vedligeholdt
► effektivt efterlever organisationens politik og målsætninger
Intern audit: virksomheden selv
Ekstern audit: certificeringsorganer
4. Februar 2014
9
Auditprocessen
► Audit er en systematisk, uafhængig og dokumenteret proces for at
fremskaffe auditvidnesbyrd (auditbeviser) og evaluere disse objektivt for
at bestemme, i hvilket omfang auditkriterier er opfyldt.
► Resultater og konklusioner bør kun baseres på auditbeviser – på
engelsk audit evidence – der er verificerbare.
► Auditbeviser kan være kvalitative eller kvantitative
► Auditbeviser bør registreres.
► Auditkriterier kan være politikker, procedurer eller krav.
4. Februar 2014
10
Viden og færdigheder - kompetencer
Auditprocessen afhænger af kompetencen hos de personer, der udfører
audit.
► Generisk viden og færdigheder
► Arbejdsmiljøspecifik viden og færdigheder
► Personlige egenskaber
4. Februar 2014
11
Generisk viden og færdigheder
► Auditprincipper
► Auditprocedurer
► Auditteknikker
► Anvende auditkriterier
► Forstå organisatoriske situationer
► Gældende love og andre krav der gælder for fagområdet
4. Februar 2014
12
Specifik viden og færdigheder
► Identificering af farer
► Branchens arbejdsmiljørisici
► Risikovurdering, bestemme kontrolforanstaltninger og risiko
kommunikation
► Evaluering af sundhed inklusiv fysiske og psykiske faktorer
► Evaluering af forskellige typer og niveauer af kompetence i arbejdsmiljø,
som er nødvendige i organisationen
► Forståelse af lovkrav og andre krav relateret til arbejdsmiljø og som gør
auditor i stand til at evaluere et arbejdsmiljøledelsessystem
4. Februar 2014
13
Praksis – intern audit
Empirien er inddelt i følgende kategorier
► Rekruttering og kvalifikationer
► Formål med audit
► Audit roller
► Auditproces: metoder og værktøjer til at fremskaffe auditbeviser
► Træning efter rekruttering
4. Februar 2014
14
Resultater - Rekruttering og kvalifikationer:
► Arbejdsmiljøkonsulenter og organisationspsykologer
► Skolelærere, SOSU-assistenter, HK’er, pædagoger og ledere og
samtidig arbejdsmiljøleder eller arbejdsmiljørepræsentant
► Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse
► Beskæftiget sig med arbejdsmiljø længe
► Fra meget til nærmest ingen erfaring i at auditere
► En intern auditor gennemfører typisk 8-10 audit om året
4. Februar 2014
15
Resultater – formål og roller
Meget stor variation - og det virker legitimt, at der er mange forskellige
forståelser
► Skabe dialog, refleksion og læring
► Udfordre arbejdspladsen og skabe værdi
► Rådgive og hjælpe arbejdspladsen, så den kan komme videre
► Sikre medarbejderinvolvering
► Tilbyde ekspertviden
► Kontrollere dokumenter og give afvigelser
► En eksamen
► Skabe motivation for arbejdsmiljøcertificering
4. Februar 2014
16
Resultater - auditproces
CASE A
► Forholdsvis nyt at gennemføre interne audit med fokus på psykisk
arbejdsmiljø
► Audit gennemføres typisk i par, hver audit varer ca. 3 timer
► Primært semistrukturerede interviews og dokumentgennemgang
► To interviewguider er udarbejdet med temaer og undertemaer: en for
”almindelige” audit og en for psykisk arbejdsmiljø. Spørgsmål er ikke
formuleret på forhånd
► Interviewgide-skabelon bruges også til auditrapport, som er lig med to
A4 sider: en sides afkrydsning og en side tekst med styrker,
forbedringsforslag, auditspor og afvigelser
4. Februar 2014
17
Resultater - auditproces
► CASE B
► Fra 2013 interne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø
► Audit gennemføres i par: intern auditor + områdets
arbejdsmiljøkonsulent, hver audit varer 3-4 timer
► Primært semistrukturerede interviews og dokumentgennemgang
► To interviewguider er udarbejdet med temaer og undertemaer: en for
”almindelige” audit og en for psykisk arbejdsmiljø. Spørgsmål er
formuleret på forhånd
► Skabelon til rammen for intern auditrapport. Flere sider ren tekst skrives
af hver interne auditor
► Organisationspsykolog har udarbejdet interviewguide og gennemfører
audit, der har udvidet fokus på psykisk arbejdsmiljø
4. Februar 2014
18
Resultater – træning efter rekruttering som auditor
CASE A
► 2 dage om auditprincipper, -teknikker og -procedurer
► 1 dags efteruddannelse om året for arbejdsmiljøgrupper
► 2 temadage om audit og psykisk arbejdsmiljø
► Lederuddannelse for auditorer, der også er ledere
► Temadage med emner, der har relevans for arbejdsmiljøet og som
holdes på enten forvaltnings-, afdelings- eller arbejdspladsniveau
► Opstarts- og afslutningsmøder i forbindelse med intern audit
4. Februar 2014
19
Resultater – træning efter rekruttering som auditor
CASE B
2 dage om auditprincipper, -teknikker og –procedurer
2 dage hvert år om forskellige emner relateret til audit: fx interviewteknik,
auditor som coach, håndtering af afvigelser, personlig adfærd,
auditbeviser, risikobaseret audit
3 dage om året i forskellige arbejdsmiljøemner, fx social kapital
8 møder om året hvor audit planlægges og evalueres
Temadage med emner, der har relevans for arbejdsmiljøet og som holdes
på enten forvaltnings-, afdelings- eller arbejdspladsniveau
4. Februar 2014
20
Pointer
► Der efterspørges værdiskabende audit, uden der er en entydig
forståelse af, hvad værdiskabende audit som begreb dækker over
► Accept af, at der er stor variation i viden og færdigheder
► Mange forskellige opfattelser af formålet med audit og auditorrollen
► Psykisk arbejdsmiljø forstås primært som vold, trusler, chikane,
mobning og stress
► Mere fokus på arbejdsmiljøarbejdet og på dokumentationen end på
hvilken effekt arbejdsmiljøarbejdet har på arbejdsmiljøet
► Dokumentationen opfattes generelt af både arbejdspladser og interne
auditorer som noget, der laves for audits skyld
► Der er stor variation i forståelsen af, hvilke kompetencer en auditor bør
have for at være kompetent i forhold til at auditere psykisk arbejdsmiljø
4. Februar 2014
21
Hvad skal kompetenceudvikles i praksis?
► Større formaliseret viden om psykisk arbejdsmiljø?
► Forandringsledelse og organisationsændringer?
► Forskellige paradigmer i forhold til arbejdsmiljøarbejdet?
► Proces og effektevaluering af arbejdsmiljøindsatser?
► Anvendelse af kvalitative metoder?
► Detaljerede spørgeguides?
► En fælles forståelse af principper: formål og roller og proces?
► Forberedelse, evaluering og opsamling af audit?
4. Februar 2014
22
Hvordan skal kompetenceudviklingen foregå?
Gennem
► Formaliseret uddannelse/efteruddannelse/kurser
► Træning/uddannelse internt
► Erhvervserfaring
► Auditor træning
4. Februar 2014
23
Gruppediskussion
1.
Hvordan kan eksterne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø
gennemføres, så de giver værdi for arbejdspladsen?
2.
Hvordan kan interne audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø
gennemføres, så de giver værdi for arbejdspladsen?
3.
Hvad skal audit med fokus på psykisk arbejdsmiljø kunne, som tilsyn i
psykisk arbejdsmiljø ikke kan?
4. Februar 2014
24