Transcript 投影片
Word文書處理軟體 長文件編輯 基本觀念及一般版面設定 頁首與頁尾 頁碼設定 分隔設定 1 長文件編輯 --基本觀念及一般版面設定 Word文書處理軟體 長文件的定義 以文件長短而言 • 通常文件內容需要頁碼來協助索引。 • 頁數在四、五頁以上者。 以文件結構而言 • 需具有不同層次的標題與內文。 • 如有需要亦可包括封面、目錄及主體部分者。 例如：報告、計畫書或論文、專書等。 2 長文件編輯 --基本觀念及一般版面設定 Word文書處理軟體 版面設定 版面設定指令可設 定Word 文件的版面 格式，執行此指令 後，可以看到右圖 對話方塊。 3 長文件編輯 --基本觀念及一般版面設定 Word文書處理軟體 邊界標籤 參考前頁的圖，說明如下： • • • • • • • 上：文字編排區域上端距紙張上端的距離。 下：文字編排區域下端距紙張下端的距離。 左：文字編排區域左端距紙張左端的距離。 右：文字編排區域右端距紙張右端的距離。 裝訂邊：用於設定邊界預留裝訂的距離。 方向：可選擇縱向或橫向。 多頁 – 左右對稱：調整左右欄外的空白，促使有相同的寬度。 – 單面雙頁：可使兩頁文件印刷成一頁格式。 • 套用至：指以上設定的適用範圍，可選擇全部範圍或 插入點之後。 4 長文件編輯 --基本觀念及一般版面設定 Word文書處理軟體 紙張大小標籤 • 紙張大小： 選擇文件紙張的尺寸格式， 如果紙張是特殊格式，您 可選自訂大小，然後在寬 和高欄位分別輸入數值。 –寬：列出紙張的寬度。 –高：列出紙張的高度。 • 紙張來源： –配合印表機，頁首與其 餘各頁可設定不同進紙來 源。 5 長文件編輯 --基本觀念及一般版面設定 Word文書處理軟體 版面配置 • 章節起始處： 用於設定各節起始及前一節的終 止處。 • 頁首與頁尾： – 可設定頁首及頁尾的特性。 – 與頁緣距離：設定頁首或頁尾 和全頁的上、下距離。 • 垂直對齊： 用於設定資料列在文件的放置方 式。 – 靠上：資料列由上往下放置。 – 置中：資料列被安置在垂直中 央位置。 – 左右對齊：此名稱若改成「均 分全頁」將更好，可令資料平 均散佈在垂直位置內。（用 「色彩計畫報告.doc」練習看 看） 這兩項功能是.…. 6 長文件編輯 --頁首與頁尾 Word文書處理軟體 頁首與頁尾的意義 頁首（header）：編輯文件上方的文字敘述。 頁尾（footer）：所編文件下方的文字敘述。 文件編輯中，頁首和頁尾通常包含章節標題、 文件標題、日期或是作者姓名及頁碼。 以教科書或參考書為例，雙數頁的頁首是頁碼 及書籍標題，而單數頁的頁首則是頁碼和章節 標題。 文件的首頁，有時候會以不同方式處理，為文 件的首頁設定不同的頁首和頁尾。 7 長文件編輯 --頁首與頁尾 Word文書處理軟體 頁首頁尾工具列 執行「檢視」功能表的「頁首/頁尾」選項，會 出現如下圖之「頁首及頁尾」視窗工具列，此 時，編輯區將改變為頁首及頁尾的位置，且本 文區為灰色。 同前 頁碼 日期 版面設定 頁碼 時間 頁碼格式 顯示前一個 切換頁首及頁尾 顯示／隱藏 文件內容 顯示下一個 8 長文件編輯 --頁首與頁尾 Word文書處理軟體 版面設定的頁首頁尾 奇偶頁不同： • 表示奇數頁和偶數頁將有 不同的頁首或頁尾設定。 首頁不同： • 首頁的設定不同於其它 頁的頁首或頁尾。 9 Word文書處理軟體 長文件編輯 --頁首與頁尾 實例練習 建立普通「頁首」資料的實例 執行檢視功能表的頁首／頁尾指令，可促使視窗自動進 入整頁模式及列出頁首區。 頁首/頁尾預設的定位點 在插入點位置輸入「新書介紹」，按一下Tab，使游標 移至中間定位點。 按一下「頁首及頁尾」視窗的插入頁碼鈕。 10 長文件編輯 --頁首與頁尾 Word文書處理軟體 按關閉鈕，在第1頁可以得到下列結果。 在第2頁可以得 到左列結果 11 Word文書處理軟體 長文件編輯 --頁首與頁尾 實例練習 請設定奇數頁與偶數頁的頁首不相同 將插入點移至文件啟始位置。 執行檢視功能表的頁首/頁尾 指令。 按一下「頁首 及頁尾」視窗 的版面配置鈕。 在「版面設定」對話方塊中勾 選「奇偶頁不 同」。 按確定鈕。 12 Word文書處理軟體 長文件編輯 --頁首與頁尾 在奇數頁頁首輸入「新書介紹」與插入頁碼如下圖。 在偶數頁頁首輸入「功能簡介」與插入頁碼如下圖。 以上就算是建立頁首資料完成，請按一下「頁首及 頁尾」視窗的關閉鈕，返回文件編輯狀態。 13 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 基本認識 文件頁碼的設定是一般文書處理中常見的功 能。在設定頁碼時需要考慮下列兩件事： • 頁碼編號是放在頁首或是頁尾。 • 頁碼編號對齊方式的設定。 14 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 位置設定 插入功能表的頁碼指令，可用於設定頁碼 編號，執行此指令時可以看到下列對話 方塊： • 位置：可供設定頁碼的位置，有下列選項。 頁尾 頁首 垂直置中 垂直置內（適合奇 偶頁不同情況 垂直置外（適合奇 偶頁不同情況） 15 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 對齊設定 • 對齊方式 可設定頁碼的對齊方式，包括： – – – – 左 置中 右 內：在「設定列印格式」對話方塊的裝 訂位置欄，若已選擇左右對稱核對框時 ，選擇本選項可使頁碼列印於頁面內側（即裝訂邊）。 – 外：在「設定列印格式」對話方塊的裝訂位置欄，若已 選擇左右對稱核對框時，選擇本選項可使頁碼列印於頁 面的外側。 16 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 首頁顯示頁碼： • 若設定則首頁也將顯示頁碼，若想要隱藏首頁的頁 碼，請取消此選項。 「頁碼」對話方塊的「格式」鈕，是用於設定 頁碼的格式，按此鈕後可看到右列對話方塊。 17 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 頁碼格式設定 數字格式： 用於設定頁碼數字的格式，有下列幾個選項。 -1-,-2-,-3-,… 全形,… a,b,c,… A,B,C,… i,ii,iii,… I,II,III,… 壹,貳,參,… 一,二,三,… 甲,乙,丙… 子,丑,寅… 包含章節編號： • 1,2,3,… 可設定1-1或1-A之類的頁碼編碼，不過先決條件是在文件編 輯中要先設定章節起始樣式，及設定分隔符號。 頁碼編排方式： • • 接續前一節：延續前一節所使用的頁碼編號，繼續往下編。 起始頁碼：可直接設定起始頁碼，然後依此號碼往下編頁碼。 18 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 實例練習 為文件編頁碼的應用 2. 執行插入功能表的頁碼指令。 出現「頁碼」對話方塊，請執行下列設定。 3. 再按「格式」鈕，執行右圖設定。 4. 按確定鈕，並返回文件編輯狀態，就算編排頁碼成功了。 若按下一頁鈕，可以看到另一個頁碼編號。 1. 19 長文件編輯 --頁碼設定 Word文書處理軟體 刪除頁碼編號 1. 2. 3. 4. 檢視功能表內有頁首和頁尾指令，儘管這個指令可供設 定頁首及頁尾資料，不過也可以使用這個指令刪除以前 所建的頁碼編號。 實例練習 刪除前面所建立的頁碼編號 執行檢視功能表的頁首/頁尾指令，此時Word 視窗內將出現「頁首 及頁尾」視窗 。 將滑鼠游標指向頁碼編號，按一下，可選取頁碼編號，如下所示： 按Del鍵。 按一下「頁首及頁尾」視窗的關閉鈕，可得到刪除頁碼編號的執 行結果。 20 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 分隔設定項目 在插入功能表內有一個分隔設定指令，執行此 指令時可以看到下列對話方塊。 • 分隔設定類型 – 分頁符號：在插入點位置插入分頁符號，這是預設項。 – 分欄符號：在插入點位置插入分欄符號。 – 文字換行分隔符號：在插入點位置插入文字換行分隔符號。 • 分節符號 – – – – 自下頁起：從下一頁起開始新的一節。 持續本頁：從本頁起開始新的一節。 自下個偶數頁起：從下個偶數頁起開始新的一節。 自下個奇數頁起：從下個奇數頁起開始新的一節。 21 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 實例練習 將第二個主題分到下一頁 將插入點放在第二個主題「Flash 5 舞動勁爆網頁-動感十足」前。 執行插入功能表的分隔設定指令。 出現「分隔設定」對話方塊，請 執行右圖設定。 22 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 按確定鈕，可以得到下列執行結果。 游標所在位置為第2頁 第一頁會看到分頁 符號，此為手動分 頁才會看的到線條 23 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 刪除分頁符號 要刪除分頁線其實很簡單，只要將游標移至分 頁符號線的最前面，按Del鍵即可。 24 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 設定段落的分頁 我們除了用手動設定分頁之外，還可以利用格式功能 表的段落指令來設定分頁的項目。執行上述動作後會 出現以下畫面。 避免段落的第一行或是 最後一行被被遺留在另 一頁 會與下一段列印 在同一頁中 避免將段落分頁列印 強迫在段落之前加 上分頁符號 避免段落作斷字的處理 ，尤其是英文字的部分 25 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 分欄符號 欲設定成右圖的版面 ，可利用「格式」、 「欄」達成。 配合「分欄符號」， 可將插入點之後的文 字分到下一欄去。 請利用練習檔案進行 練習。 26 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 兩欄的設定 執行格式功能表的欄指令，如右圖。 出現設定畫面如下，請選擇二欄 ，並套用於「插入點之後」。 27 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 分節符號 Word文件的許多設定，可用「節」來做分界。 例如：不同節可以設定紙張的不同「縱向/橫向」 方式；也可以在頁碼上做許多變化。 分節符號具有分頁、分欄的功能。 28 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 頁碼的不同前設定 不同單元，若想要設定成不同風格的頁碼，可 以利用分節符號來達成。 • 在文件的不同單元處，插入分節符號。 • 進入頁碼設定畫面。 • 將「同前」按鈕取消。 29 長文件編輯 --分隔設定 Word文書處理軟體 頁碼的不同前設定 此兩處頁碼設定不同 30