Transcript Блиц-курс выпуск № 3

Блиц-курс
Куда пропадает время
руководителя?
Актуальность темы управления временем переоценить крайне
сложно…
 Время
–
единственный
ресурс, который нельзя занять,
купить, нанять или приобрести
больше
(в
отличие
от
материальных и человеческих
ресурсов)
Наконец,
абсолютно
все
процессы в природе,
жизни и, безусловно,
в бизнесе, требуют
времени
Время
абсолютно
незаменимо.
Его
недостаток
или
отсутствие полноценно
заменить
другими
средствами и ресурсами
невозможно
Время ничего не стоит, но
Время
нельзя
«хранить».
Ушедшее вчера время навсегда
остается в прошлом
его
потеря
часто
оборачивается
огромным
ущербом как для самого
менеджера,
так
и
для
Компании в целом
О ценности времени
уже сказано
и еще будет сказано
много мудрых слов…
Не тратьте время, потому что это материал, из которого
сделана жизнь
Бенджмамин Франклин
Время и прилив никогда не
ждут
Убить время! Разве
такоеСкотт
может ему понравиться?! Если бы ты
Вальтер
с ним не ссорилась, то могла бы просить у него все, что
захочешь!
Льюис Кэролл,
«Приключения Алисы в стране чудес»
Если у вас нет времени, то вам будет некогда зарабатывать
деньги
Джон Рокфеллер
Практически каждый менеджер понимает ценность и
важность уникального ресурса, называемого ВРЕМЯ
Однако, профессионализм в
управлении временным ресурсом
остается достаточно низким
… и наиболее частым ответом на
банальный вопрос о состоянии дел для
большинства менеджеров является все тот
же: «Хронически не хватает времени»
Печальные факты о времени менеджера
Общение на личные
Интернет, личная
темы; 5%
Потери времени в
дороге на деловые
переписка; 10%
встречи; 25%
Выяснение и
Выполнение
налаживание
прямых
межличностных
функциональных
обязанностей; 30%
В лучшем случае!
отношений в
Отвлечение на
звонки, общение с
коллегами,
клиентами; 20%
коллективе; 10%
Печальные факты о времени менеджера
Наиболее частой «профессиональной болезнью» менеджера в наше время
являются работа во внерабочее время и трудоголизм
При отсутствии своевременных мер они неизбежно приводят к:
преждевременному истощению
демотивации менеджера
снижению его эффективности
 потере работы и …
… здоровья
Все у нас чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время,
ускользающее и текущее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет,
тот и отнимает
Луций Сенека
1. Средства связи (телефон и электронная почта)
Телефонная и электронная связь дает нам огромные преимущества
но
разговоры по телефону и переписка по электронной почте
являются одним из наиболее частых помех в работе менеджера
Однако, бизнес невозможен без эффективной коммуникации, потому…
 ПРИОРИТИЗИРУЙТЕ Ваши звонки и письма
 МИНИМИЗИРУЙТЕ в рабочее время разговоры
«за жизнь»
ДЕЛЕГИРУЙТЕ свои полномочия и вовремя нажимайте
кнопку «forward»
2. Излишнее внедрение в работу своих подчиненных
Иногда очень похвально интересоваться тем, как работают и чем живут
сотрудники.
ОДНАКО
излишнее «внедрение»
неблагоприятно сказывается на
творчестве, эффективности и
профессиональном росте
подчиненных
+
отнимает массу времени у
менеджера. А время менеджера
стоит дорого. Во всех смыслах 
Важно: соблюдать БАЛАНС между
Полным погружением в жизнь и
работу сотрудников
Полным абстрагированием от
ситуации и сотрудников
3. Улаживание межличностных конфликтов в коллективе
Практика показывает, что чем больше организация, тем
больше времени тратят сотрудники на выяснения отношений.
Руководитель порой бывает втянут в ситуацию, в лучшем
случае, в качестве арбитра, в худшем, в роли «жилетки» для
одной из сторон и «бессердечного человека» - для другой.
Что делать?
3. Улаживание межличностных конфликтов в коллективе
Заниматься профилактикой
На этапе приема на работу
Обращайте
личностные
кандидата.
склонность
конфликтам
внимание
и
на
особенности
Особенно
на
претендента
к
В повседневной деятельности
Четкое
определите
и
контролируйте
выполнение
функциональных
обязанностей.
Большая часть конфликтов между
сотрудниками начинается именно
из-за непонимания того, кто и
за что отвечает
А как разрешать уже возникшие конфликты – это уже
совсем другая история 
О ней в одном из специальных выпусков «Блицкурса PBDs»
4. Рутинная работа
Ох, уж эти несрочные и неважные дела! Сколько о них уже
сказано, а мы по-прежнему ежедневно разбираем кучу
бумаг, корректируем стопы документов, делаем десятки
уточняющих телефонных звонков и прочее-прочее…
Как избавиться от рабочей рутины?
4. Рутинная работа
 Максимально четко выделяйте дела, которые Вы можете
делегировать кому-то из подчиненных. И делегируйте!
 Механическую работу «вручите» ассистенту
 Выделите задачи и вопросы, которые можно игнорировать. Иногда лучше не
выполнить несущественную задачу, чем «провалить» важное дело из-за
недостатка времени
 Мониторируйте свое время (и записывайте !!!). Мониторировать
нужно все 24 часа и записывать абсолютно все даже
пятиминутные дела). Через 2-3 недели мониторинга станет
очевидно, с чем, в первую очередь Вам надо работать, чтобы
сократить потери времени.
5. Совещания
Для некоторых менеджеров само отношение к совещаниям,
как к одному из поглотителей времени, является
посягательством «на святое». Как же без совещаний?
На самом деле совещания становятся действительно поглотителями времени,
когда проводятся слишком часто, но при этом не приносят существенных
позитивных сдвигов в работе организации. Так, в ряде организаций совещания
занимают до 25-30% рабочего времени менеджеров!
Как сделать совещания эффективнее?
5. Совещания
 Каждое совещание должно иметь свою четко обозначенную
цель. Если совещание можно не проводить, не проводите его!
 Все участники должны быть информированы заранее о теме, повестке,
продолжительности совещания и подготовлены к нему. Совещание – для
согласования позиций и выработки совместных решений!
 Строго
следите за временем проведения и прерывайте
длительные лирические отступления и разговоры не по сути
 Фиксируйте
решения, принимаемые на совещании, и
предоставляйте их всем участникам и обязательно тем, кого еще
эти решения могут касаться. Контролируйте их выполнение!
 По возможности, проводите совещания «стоя», например, у
офисной кофе-машины. Это гарантия и экономии времени, и
непринужденности обстановки. А значит, более продуктивного
обмена мнениями!
6. Интернет и личная переписка
Мировая паутина добралась до разума абсолютно всех.
«Жареные» факты, политические баталии, футбольные
матчи. А чего стоят смешные истории, клипы, картинки,
пересылаемые нами друзьями и коллегами .
Словом, соблазн велик, но… бывает, что это начинает
«съедать» 5-10-20-30% и более рабочего времени
Способы борьбы с этим поглотителем
времени достаточно просты
6. Интернет и личная переписка
 Способ «Самостоятельный». Потребность в Интернете «исчезает» сама собой,
когда работы действительно много
 Способ «Высоко дисциплинированный». При очередном подсчете времени, в
очередной раз потраченном в Интернете, сказать себе: «Хватит, так можно и
вовсе все время растранжирить ни на что».
 Способ «Внезапный». Иногда хорошо и надолго охлаждает пыл сидеть в
Интернете
или
переписываться
вышестоящего руководителя
с
друзьями
внезапное
 Способ «Радикальный». В ряде компаний существует практика
запрета для сотрудников доступа в Интернет вообще. Применять
ли этот метод решать только Вам. Но стоит помнить, что для
менеджеров, особенно маркетологов, Интернет часто бывает
очень нужным и даже незаменимым источником получения
необходимых сведений, материалов, статей и прочее.
«вторжение»
7. Беседы с коллегами на личные темы
Считается, что этот поглотитель времени особенно
актуален для женского коллектива.
Однако, эта тема актуальна и для вас, уважаемые
менеджеры-мужчины. Ведь вы тоже любите поговорить
на работе 
Главное отличие, как известно, в темах мужских и
женских разговоров
С учетом того, как мало времени обычно руководители проводят вне
офиса, часть их личной жизни плавно перемещается на работу.
Потому не говорить на работе на темы, отвлеченные от работы, не
просто невозможно, но даже вредно
Главное, опять же баланс и…
7. Беседы с коллегами на личные темы
почаще напоминайте себе, что…
 в том числе и «благодаря» таким беседам теряется драгоценное рабочее
время
 рабочие вопросы сами собой не решаются, а значиться находиться на
работе приходится дольше
Тема поглотителей времени, безусловно, более широкая, чем было представлено
нами в этом выпуске «Блиц-курса PBDs».
В заключение хотим сделать акцент на одном ключевом моменте в
управлении временем: важно, чтобы каждый, кто ставит себе целью
минимизировать потери времени, начинал с понимания того, куда это
время расходуется.
Хотим пожелать Вам, чтобы цели, которые Вы ставите перед собой и в
профессиональной, и в личной жизни всегда осуществлялись ВОВРЕМЯ!
Ведь очень часто мы не добиваемся нужных результатов не потому, что не можем, а
потому, что время расходуем не в том направлении.
А еще - частенько забываем, что «мы работаем для того, чтобы жить, а не живем для
того, чтобы работать».
Желаем Вам умения управлять своим жизненным временем
и благосклонности с его стороны 
С уважением и наилучшими
пожеланиями,
Компания PBDs
Директор Ирина Анучина