Transcript 上海交通大学2010年档案现代管理岗位技能培训班.ppt

上海交通大学2010年档案工作培训
上海交通大学人力资源处
上海交通大学档案馆
2010-12-2
上海交通大学2010年党政档案
管理相关业务技能培训
上海交通大学2010年党政档案管理相关业务技能培训
培训内容：
一、纸质档案归档
二、电子档案归档
三、办公自动化系统(OA)产生的电子公文的归档
四、归档文件的查询
五、特别说明
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一、纸质档案归档
文件管理
案卷管理
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纸质档案的文件管理
1、部门收发文原件应由兼职档案员统一保管，文
件流转建议使用复印件，部门领导批示文件应使
用专门的批示纸，确需在流转中使用原件的，在
使用结束后应立即交还兼职档案员，以免文件散
失。
2、整理纸质文件，用文件夹分类管理，即时登记
入收发文簿。
3、校领导出国、出访照片由陪同单位负责收集归
档。
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纸质档案的案卷管理
1、将纸质文件分门别类，基本遵循“一事一卷”
的原则，将反映同一事件或同一类事件的起因、
过程及结论性材料组成一卷。
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案例
Ⅰ、同一件事如内容较多，可将该事件的所有文
件组成一卷或多卷。例如:“上海交通大学2009年
网络舆情信息日报（1、2月）”
Ⅱ、属于同一类事，且单份文件内容不多，则可
将几份文件合起来组成一卷。例如：教育部、市
科教党委和上海市信访办公室关于我校干部借调、
挂职锻炼、推荐等鉴定材料和函
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纸质档案的案卷管理
2、案卷题名的拟写须规范，按照“责任者+事由+
文种”（责任者使用全称或规范的简称）的格式
拟写案卷题名
案例
上海交通大学关于表彰2009年度晨星青年学者奖
励计划获奖个人的决定及获奖者申报表
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纸质档案的案卷管理
3、卷内文件的排列规范为：批复在前、请示在后，
结果在前、过程在后，正件在前、附件在后，卷
内文件按国家级部门、省市级部门、学校的先后
次序排列，同一级部门的来文按照文件形成时间
先后次序排列
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纸质档案的案卷管理
4、整理完成后，应敲上连续的页码，以确保卷内
文件完整无缺失，页码应符合相关要求，凡有内
容的页面均要敲页码、空白页面不敲页码、正面
敲右下角、反面敲左下角、不得使用XX—1、XX—
2等来标注页码
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纸质档案的案卷管理
5、协议、合同等特殊种类的收发文，应注意责任
者的拟写应该是签订协议或合同的双方或多方，
文件形成时间应该以署名各方中最后一方落款的
时间为准
6、卷内备考表从档案馆网页“服务指南”中下载、
打印并签字
7、杜绝错字、别字
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二、电子档案归档
文件管理
案卷管理
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电子档案的文件管理
1、电子文件收发文登记工作要及时，做到收到文
件即时登记，要杜绝归档前突击登记收发文的现
象
2、电子文件收发文登记要全面，其中必输项包括
文件标题、分类代码、文件形成时间；另外文件
若有“文号”、“来文单位”也应逐一登记，不
可遗漏，所有归档文件一律登记入系统
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电子档案的文件管理
3、电子文件收发文登记工作要准确，要将文件的
原始真实信息录入系统，登录完后检查是否有错
4、规范特殊文件的题名的拟写。如通知、合同
等。文件题名无法揭示文件内容的，应根据文件
内容自拟一个概括性的题名，添加在“[ ]”内。
例如：[2009年上海交通大学与XXX单位关于XXXXX
签订的]合同
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电子档案的文件管理
5、文件的正文挂载时，要注意格式问题。Doc、
excl、jpg、tif、pdf、ppt为系统可接受格式。
其他格式必须人工转换成上述几种格式后方能挂
载入系统，如：压缩文件后缀为zip，需解压后挂
载，网页html格式，因其缺乏稳定性，需复制粘
贴至word文档后挂载。挂载的单份文件大小不要
超过2M ，如在2M-10M之间，交由档案馆后台挂接，
如超过10M则需刻盘归档。
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电子档案的文件管理注意事项
①关于文件“密级”的著录，要严格按照文件原
始信息著录，文件上有明确的密级标识的（秘密、
机密、绝密），方可按照上面的相应密级著录，
否则不得人为著录密级，若本部门认为不宜公开
的，可著录为“内部”。
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电子档案的文件管理注意事项
②“收发文登记”时的附件问题。文件若有附件，
只需在“附件标题”著录项中著录即可，不必作
为单独的收发文登记，附件电子版随文件电子版
挂载。
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电子档案的文件管理注意事项
③一条文件级条目，只可挂一份该文件的电子版，
其他与该文件内容不密切相关的电子版不必挂载，
若需挂载，则需另行登记一条文件目录再行挂载。
④图片挂载时要注意调整好方向。（有部门将横
向的图片，竖向挂载）
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归档文件材料的扫描要求
1．图片生成:
“文件”—→“导入”—→选定扫描仪—→选定参数（分辨
率最低100×100，模式彩色，ADF/Flat bed,调整
Brightness光亮度和Contrast对比度，等）—→“扫描”—
→完成。
2．图片调正：
右键点击“吸管”—→选中“度量工具”—→在图片中拉与
文字平行的直线—→点击“图像”—→选中“旋转画布”—
→选中“任意角度”—→点击“好”—→完成。
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归档文件材料的扫描要求
3．图片切割：
点中切割符号—→在图片中取所需的方形后点击两下—→完
成。
4．图片处理：
(1)“图像”—→“图像大小”—→“像索大小”—宽度
（600—800）—→导航器放大到200％时图片比较清晰
(2) “图像”—→“调整”—→“自动色阶/自动对比度”
或“色阶”（手动）
(3)“存储为”—→选定“JPEG”格式—→保存—→“JPEG
选项”—→“大小”（90～150，近100）
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电子档案的案卷管理
将系统中的需归档的收发文按照纸质文件的组卷
原则组成电子案卷。纸质文件和电子文件在数量、
内容、排列顺序方面要一一对应，确保纸质文件
和电子文件的一一匹配。
。
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三、办公自动化系统（OA）产生电子公文的归档
1、电子公文（OA文件）获取：登陆网上预立卷系统，点击
左侧“OA文件管理”菜单条，出现“OA文件”按钮，再点击
“OA文件”按钮，界面右侧即刻显示本部门办理完毕的OA文
件列表；
2、电子公文（OA文件）归档：点击要归档的OA文件，进行
分类代码的补登，补登完成后点击“修改收发文”按钮，OA
文件即可进行预立卷管理。
3、电子公文（OA文件）打印：点击需归档的OA文件，打印
全文及相关电子文件，如发文稿纸、有修改痕迹的痕迹稿、
公文处理单等，并加盖公章。
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OA电子公文归档流程图
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注意事项
1、在“OA文件管理”和“组织预立卷”版块中，OA文件以
蓝色字体标识，在“组织预立卷”中显示在文件列表的最上
方。
2、“OA文件管理”中“刷新OA数据”按钮的功能：实时更
新办理完毕的OA文件列表
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注意事项
3、 OA文件的“全文管理”中包含：正文、发文稿、
文件处理单、痕迹稿、流转日志等电子文件。其
中，正文、发文稿和文件处理单必须打印归档；
痕迹稿中若有修改痕迹则需要打印；流转日志不
需要打印。
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注意事项
4、为保证归档电子公文与打印出的纸质文件内容的一致性，
学校规定：
（一）以学校名义发布的电子公文应由党办机要室统一打印
并加盖学校公章，归档工作由电子公文主（承）办单位负责。
（二）有校领导批示的公文处理单由校办统一打印并加盖学
校公章后归档；
（三）其他需归档的电子公文，由电子公文形成单位打印成
纸质文件，并加盖本单位公章后与电子公文配套归档；
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四、归档文件的查询
网上预立卷系
统工作平台中，
在“查询报表”
菜单条里
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归档文件的查询
“收发文查询”
登录过系统的文件均可以查询到。可以通过：文
号、文件标题、来文/发往单位、收发文时间、收
发文年度、文件来源、分类代码、主题词等字段
查询文件
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归档文件的查询
“卷查询”
通过本系统组卷的案卷均可查询到。可通过：案
卷题名、档号（已移交的）、分类代码、档案门
类、状态和移交时间来查询到案卷。
注意事项：选择不同的状态可查询到处于不同归
档阶段的案卷。“状态”分为：未移交、未审核、
已归档、退回修改。卷查询的状态默认是“未移
交”
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五、特别说明
1、档案馆专职档案人员对兼职档案员进行业务指
导，兼职档案员必须熟练掌握基本的岗位技能，
有学生助管的部门，其兼职档案员要负责对助管
进行指导，完成组卷归档工作。
2、为了保证档案信息的安全性，各兼职档案员应
尽快更改档案管理系统的初始密码。
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特别说明
3、涉密的和内容不宜公开的档案，其全文信息归
档部门要脱机刻盘后与其余档案一起移交给档案
馆。
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特别说明
4、归档时间：
Ⅰ、各部门应当在次学年6月底前完成归档，案卷
数量相对较少的部门要分时间段提前归档；
Ⅱ、科研项目类档案应当在项目完成后2个月内归
档；
Ⅲ、基建项目类档案应当在项目完成后3个月内归
档；
Ⅳ、每学年的学位论文、评审材料和毕业照在每
年寒假前归档完毕。
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特别说明
5、“三重档案”
《上海交通大学关于实施重大活动、重大事件和重要会议文件材料即时
归档的管理办法》
（沪交内（档）[2008]4号文）
重大事件
重大活动
重要会议
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重大事件
例
2010年11月 瑞典国王古斯塔夫访问上海交大
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重要活动
例
2010年6月
马德秀书记率团访问MIT
2010年11月
学习纪念钱学森座谈会
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重要会议
例
2010年5月 中美俄三边关系学术研讨会在上海交
通大学召开
谢 谢！