Transcript 德立信高校档案管理系统简易操作说明

德立信高校
数字档案管理系统操作说明
---------主讲：田支斌
一、登录
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在浏览器(推荐使用IE8.0或以上)中输入网址
http://172.27.1.100/Web2010，进入登录界面。输入由档案馆分配给
各兼职档案员的用户名和密码，点击“登录”，即可进入系统。
1、配置浏览器工具

点击登录界面蓝色字体“注：请点击此处下载浏览器配置
工具”，下载安装好工具（工具的安装过程中一直点击
“下一步”即可），完成安装后会弹出下图所示提示框，
须输入服务器的ip地址（即172.27.1.100），最后点击
“配置浏览器设置”即完成。
1、配置浏览器

将德立信高校档案管理系统服务器地址
(http://172.27.1.100)加入浏览器安全区域的受信任站点。
2、修改密码

系统初始化时会给每个部门一个相应的用户名及密码。可
在登录界面点击“修改密码”对初始化的密码进行修改。
（如下图所示）用户名是姓名的姓全拼加名的首字母（例
如：张三——ZHANGS），密码与用户名一致。把相关信
息填写完整点击“确定”即可。点击“重置”可重新输入
更改内容。
二、档案采集整理
以部门组织部为例，组织部的用户A具有“党群档案
DQ13”的未移交、驳回档案录入修改权限和已移交、移交
中数据的查看权限。
1、档案录入
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对需要归档的文件在相应的档案门类中进行条目数据的输工作。选择
“档案管理”功能模块，弹出如下界面：
数据录入步骤如下：
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第一步：依次点开“传统档案、党群档案、党群案卷
目录”前“+”进入如下界面
第二步：选中“未移交”点击“新增” 按钮，如下图所示
点击完“新增”按钮后系统会弹出案卷目录的录入界面
第三步：填写案卷录入界面的信息：
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1）.选择全宗号（系统已默认填写了大学的全宗号,默认为2）
2）.填写归档年度：档案实际应该归档的年份
3）.填写实体分类号：点击实体分类号文本框后的选择按钮（如
下图红圈标记所示） ，点击选择按钮后系统会弹出分类选择框
（如下图所示），根据文件实际内容选择应当归属的档案类别，
然后点击确定按钮；
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4）.填写案卷号：（系统已经自动生成，如实际情况需要改动可以手工修改）
5）.填写当前要录入档案的案卷题名：(如:2013年转入的党员组织关系介绍信)
6）.填写档案密级
以上6项操作完后界面如下图所示：
注意事项：
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1）. 全宗号、归档年度、实体分类号、保管期限、案卷 号、密级、题
名为必填字段（这些字段当存在数据时自动生成）
2）. 起始日期、总页数、总件数在录入案卷的时候可以选择不用填写
3）. 案卷级档号、、移交代号、进馆状态、输入人、档案状态为系统自
动生成字段不可修改
4）. 归档日期、归档部门系统会默认生成，也可以根据档案的实际情况
修改
5）.“保存”即保存当前数据，“存加”即在保存当前数据的同时继续添
加第二条数据，案卷号自动加一，题名继承前一条数据的信息（需手工
修改），其他必填字段的值继承第一条数据的值。
第四步：录入卷内目录信息
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在案卷信息填写完后点击“保存”按钮，然后点击“卷内”
按钮即可进入卷内录入条目界面
卷内条目信息录入
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1）. 填写文件编号：（例：校行发[2012] 1号）
2）. 填写题名：将从案卷继承过来题名去除然后填写卷内的第
一份文件的题名信息
3）. 填写责任者：手动输入当前文件的责任者
4）. 填写文件形成时间:文件的编制完成的时间（例：
20120101）
5）. 填写页数：当前文件的页数
6）. 填写载体类型：纸张或其他载体
7）.等所有卷内数据录入完后点击保存，然后点击退出按钮退
出录入界面回到案卷浏览界面勾选当前录入的档案案卷，然后
点击提取按钮（这样就可以将案卷之前未填写总件数、总页数、
起止时间自动提取填充好）
以上前6项操作完后界面如下图
注意事项：
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1）.全宗号、归档年度、实体分类号、案卷号、保管期限
都已集成案卷信息，无需再填
2）.案卷级档号、移交代号、文件级档号、组卷标识、档
案状态、录入人为系统自动生成字段，不可修改
3）.“保存”即保存当前数据，“存加”即在保存当前数据
的同时继续添加第二条数据，顺序号自动加一，题名继承
前一条数据的信息（需手工修改），其他必填字段的值继
承第一条数据的值。
2、数据展示
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录完成后点击“档案管理”按钮刷新页面，接下来就会出现数据展示页
面效果。点击档案门类导航树中“+”可以使录入的数据在档案门类导航
树中按“移交状态-实体分类-归档年度”的树形分类方式进行展示；如下
图：
3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）

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选中需要修改与删除条目数据，双击条目数据（除“案卷级档号”和
“原文”列以外）或者勾选复选框点击“编辑”，打开条目数据的录
入界面，进入录入界面后即可对条目信息进行相应修改，修改完数据
点击“保存”按钮。
如要进行删除或移交操作则直接点击“删除”或“移交”按钮，如下
图：
3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）

选中“案卷打印”按钮可打印案卷移交目录。
3、条目信息的相关操作（条目修改、删除、移交、打印）

进入案卷的卷内文件列表后，选中“卷内打印”按钮可打卷内文件目录。
4、原文的添加
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电子条目需要添加档案电子原文,双击卷内条目数据，打开条目数据的
录入界面，然后单击菜单栏上的“原文”，点击“选择文件”，如下
图所示：
选择完文件后，点击“上传”即可完成原文的添加。
（注：客户端还可以直接进行扫描，把纸质档案添加到相应的条目信息中），
有原文的电子条目在条目信息的原文列会显示原文数量。点击数量即可查看，
如下图：
5、档案查询

选中相应的门类，点击菜单项的“查询”按钮，一般查询时是针对题
名、归档年度、保管期限等字段，（查询界面的相关字段要在客户端
进行设置）。如下图：
用户可以输入多个查询条件，缩小查询范围，输入完查询条件之
后，点击“查询”，即可得到查询结果。
谢
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