Transcript Finanzen & Controlling - ETH - Finanzen und Controlling

Finanzreglement ETH Zürich
Informationsveranstaltung
für Mitarbeitende
ETH Zentrum/ETH Hönggerberg
14./15. Dezember 2005
Dr. Robert Perich, DFC
Finanzen & Controlling
Ziele der Informationsveranstaltung
Informationsveranstaltungen
14./15. Dezember 2005

Warum benötigt die ETH Zürich ein Finanzreglement?
Sinn und Zweck schulweiter finanzieller Regelungen

Zentrale Grundsätze des neuen Finanzreglements
(‚Good Financial Management Practices‘)

Gut zu wissen: Uebersicht über die wichtigsten Bestimmungen und Neuerungen im Finanzreglement

Hinweise auf kommenden neuen Webauftritt DFC und
Kommunikations- & Schulungsmassnahmen

Fragen zum Finanzreglement: Kontakt mit Vertretern
der Direktion Finanzen & Controlling
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Wieso ein Finanzreglement für die ETH Zürich?

Informationsveranstaltungen
14./15. Dezember 2005
‚Richtiger‘ Umgang mit den der ETH Zürich anvertrauten Geld- und Vermögenswerten

Bedürfnis der Mitarbeitenden der ETH Zürich nach
einem verlässlichem Orientierungsrahmen

Bisherige geschriebene und ungeschriebene Regeln
im Finanzbereich der ETH Zürich an einem Ort gesamthaft festhalten

Höhere Anforderungen an ein professionelles Finanzmanagement mit dem Übergang der ETH Zürich in
die Autonomie (Selbstverantwortung)

Glaubwürdigkeit der Institution ETH Zürich gegenüber
ihren Geldgebern
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Hauptziel des Finanzreglements
Geschriebene und ungeschriebene
Regeln an der ETH Zürich
in Form von:
Einzelreglementen
Bestimmungen
Weisungen
Im Finanzreglement ist
grundsätzlich der IST-Zustand
Einzelne
Das
Finanzreglement bildet den "ISTplus"
Zustand
verbindlich und zentral
der finanziellen
Regeln an der ETHNeuerungen
Zürich ab
für die ETH Zürich
zusammengefasst
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Grundsätze des Finanzreglements
Selbstverantwortung
Ethischer
Verhaltenskodex
Klare,
abgestufte
Rollen
Finanzreglement
der ETH Zürich
sorgfältiger
Umgang
mit allen
anvertrauten
Mitteln
Risikogerechtes internes
Kontrollsystem
Ordnungs- und
Rechtmässigkeit
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Herkunft, Zusprache und Verwendung der Mittel
Verfügbare Mittel der ETH Zürich
Finanzierungsbeitrag
des Bundes
Grundfinanzierung
Departemente
Bereiche der
Schulleitung
Projekte:
• Personalmittel (PA-Fonds)
• Berufungen
• Betriebsmittel
• TH/INIT
• Informatikmittel
• FILEP
Art der Bewirtschaftung:
• Eigenverantwortlich
• Leistungsvereinbarungen
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Drittmittel
Zuwendungen
Professuren
Verschiedene
Einheiten
Zusatzfinanzierungen
Infrastrukturbereiche
Grundfinanzierung:
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Einnahmen/
Gebühren
• Zentren
• Hilfsassis
• etc.
Zweckgebunden
• SNF/KTI/EU-Projekte
• Forschungsverträge
• Dienstleistungen
• etc.
Nicht zweckgebunden
• Freie
Forschungsreserve
Einmaliges:
• Fundraising
• Erbschaften
• Sponsoring
• Schenkungen
• "Spezialfonds"
• etc.
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Verschiedene Funktionsträger und ihre Rolle
Rolle
Funktionsträger
Politisches
Führungsgremium
ETH-Rat
Gesamtverantwortung
Präsident ETH Zürich
Aufgaben
Kompetenzen
Verantwortlichkeiten
Funktionsträger:
• bewilligen Mittel
Ressortverantwortung
Mitglieder Schulleitung
Bereichsverantwortung
Departementsvorsteher
Leiter Infrastrukturbereich
Budgetverantwortung
z.B. Professor
• teilen Mittel zu
• planen Mittel
• setzen Mittel ein
• informieren sich
• prüfen Abrechnungen
Fondsverantwortung
Fondsinhaber
• legen Rechenschaft ab
• beraten andere
Unterstützung
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Administratoren
• etc.
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Die Direktion Finanzen und Controlling (DFC)
Direktion
Finanzen & Controlling
Dr. Robert Perich
Abteilung
Controlling
Dr. Markus Knaus
Aufgaben:
Abteilung
Rechnungswesen
Armin Schelbert
Aufgaben:
• Finanzplanung
• Finanzbuchhaltung
• Budgetierung
• Betriebsbuchhaltung
• Finanzielles Reporting
• Fondsbewirtschaftung
• Akademisches Reporting
• Kreditoren/Debitoren
• Kompetenzcenter SAP
• Inventarwesen
Abteilung
Finanzdienstleistungen
Uta Hartung
Aufgaben:
• Beschaffungswesen
• Reisewesen
• Versicherungswesen
• Finanzpolitische
Fragestellungen
• Angeschlossene
Organisationen
Dienstleistungen für Einheiten der ETH Zürich
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Finanzreglement ETH Zürich
Übersicht über die wichtigsten
Kapitel und Bestimmungen
ETH Zentrum/ETH Hönggerberg
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Dr. Markus Knaus, CO
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Welche Themen regelt das Finanzreglement?
 Allgemeines, Zweck, Geltungsbereich, Grundsätze
 Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
 Mittelherkunft, Planung und Budgetierung
 Mittelbewirtschaftung
 Unterschriftenregelung
 Fakturierung von Leistungen, Mehrwertsteuer
 Beschaffungs- und Reisewesen
 Vertragswesen, Verwertung von geistigem Eigentum
 Risiken und Versicherungen
 Institutionelle Zusammenarbeit
 Schlussbestimmungen
 Anhänge
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Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
Departementsvorsteher
Professor A
Bereichsverantwortung
Professor B
(Grundfinanzierung)
Professor C
Grundfinanzierung
• Budgetvereinbarung
mit Schulleitung
Budgetverantwortung
• Einsicht
in alle Fonds
Zusatzfinanzierungen
• für alle Fonds
• Budgetkontrolle
• Spezifische
Drittmittel
Ausgabenkompetenz
• Weisungsbefugnis
Professur
für
Departement
D-FRUM
Zuwendungen
• Ermächtigt
• Rechenschaftspflicht
Financial
Governance
Fondsinhaber
a Emeritierung
Fondsinhaber b
•Fondsinhaber
Mitwirkung
• Bestimmt
Administratoren
• Spezifische
Ausgabenkompetenz
Zusatzfinanzierungen
Drittmittel
Administrator 1
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Administrator 2
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Mittelbewirtschaftung
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
Fondskategorien sind abschliessend aufgezählt

Verwendungszweck der Fondskategorien ist definiert

Regeln für Umbuchungen konkretisiert
(Ausgaben- und Mittelverschiebungen/Korrekturen)

Regeln für Personal-Umfinanzierungen konkretisiert
(nur innerhalb des laufenden Quartals)

Prüfung der Unterschriftsberechtigung

Überarbeitetes Fonds-Eröffnungsformular
(gültig ab 15. Dezember 2005)

Weitere angepasste Formulare in Vorbereitung
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Unterschriftenregelung
Anstellungen
Funktionsträger
Betragsabhängig
permanente
wiss. Mitarbeitende
Schulleitung
ab CHF 500'000
Mitglieder der Schulleitung
bis CHF 500'000
Bereichsverantwortliche
bis CHF 250'000
unbefristet
angestellte
techn.-admin.
Mitarbeitende
Doppelunterschrift
befristet
angestellte
Mitarbeitende
Budgetverantwortliche
berufliche Auslagen
Fondsinhaber
Schriftlichkeit
Qualifizierte
Erfordernisse
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Administratoren
ab CHF 50'000
bis CHF 50'000
bis CHF 20'000
bis CHF 10'000
ab CHF 10'000
bis CHF 1'500
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Fakturierung von Leistungen
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
Mittelverwendung dominiert an der ETH Zürich

Fakturierung von Leistungen immer relevanter

Rechnungen an Debitoren ausserhalb der ETH
Zürich nur mit offiziellen Rechnungsformular

Beachtung der Mehrwertsteuer-Bestimmungen
obliegt den Rechnungsstellern

Abt. Rechnungswesen hilft bei MwSt gerne weiter!

Mahn-/Inkassowesen obliegt Abt. Rechnungswesen

Abt. Finanzdienstleistungen unterstützt finanzielle
Abwicklung bei Kursen und Tagungen
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Beschaffungswesen
Zentrale Beschaffungsstellen
Immobilien
Strategische
Einkaufs-
Informatik
Bibliothek
• Bauten
• Hardware
• Bücher
• Betrieb
• Software
• El. Medien
• Dienste
• Lizenzen
• Karten
koordination
Dezentrale Beschaffungsstellen
(EKK)
ETH-Organisationseinheiten
• Laborwaren, Reagenzien
• Chemikalien
• Halbfabrikate …
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Reisewesen
Informationsveranstaltungen
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
Einheitliches Formular "Abrechnung von beruflichen
Auslagen/Bezahlung von Kreditkartenrechnungen
(in Bearbeitung)

Neue Sachkonten im Bereich Reisen und Spesen

Zusatzermässigung GA nach Anzahl Dienstfahrten

Frühstückspauschale

Eliminierung PIN Code für Barbezüge mit BusinessKreditkarte (bargeldloses Tanken weiterhin möglich)

Eigenbelege für Kleinausgaben bis zu CHF 100.--

Definierte Repräsentationsspesen

Vorschüsse mit spez. Formular und nur auf Gehaltskonto

RbA: Neben Web-Version auch in Form einer Broschüre
(inkl. Regelungen über Kreditkarten) in Deutsch und
Englisch erhältlich (ab Ende Januar 06)
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Weitere Informationen zum Finanzreglement

Einstieg in die DFC-Website: www.dfc.ethz.ch


Informationsveranstaltungen
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Leitfaden zum Finanzreglement
Download Finanzreglement (Deutsch/in Kürze auch
in Englisch)

‚Finanzreglement Online‘ (ab 9. Januar 2006)

Kommunikations- und Schulungsmassnahmen

Fragen: [email protected]

Vertreter/innen der drei Abteilungen der DFC
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IB 8 und Stäbe Schulleitung
Schulungen zum Finanzreglement
Besprechungen DFC mit LeiterInnen ausserdepartementale L+F
Angebote/Möglichkeiten für jeweiligen Einheiten
Besprechungen DFC mit LeiterInnen IB 8
Angebote/Möglichkeiten für Infrastrukturbereiche
FR Grundwissen
DFC und PA
1 Schulungsmodul
Mitarbeitende Schulleitungsstäbe
FR Vertiefungsmodul
DFC und PA
FRUM-Teilprojekte
Hauptarbeit Teilprojekt Info/Schulung FRUM
Arbeitsgruppe/DFC/PA
Merkblätter FR
Funktionsbezogen
Budgetierung 2006
Wintersemester 05/06
September
Oktober
November
Dezember
Sommersemester 06
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
Budgetierung 2006
Departemente
2 Informationsveranstaltungen
alle MA Departemente (Zentrum/Hönggerberg)
Schreiben
Präsident
Artikel
ETHZ life print
Übersicht
Infoangebot
Refresher
Departemente/IB 8/SL
Abschluss FRUM
30.06.2006
3 Schulungsmodule
Controller Departemente/IB 8
Inkraftsetzung
01.01.2006
max. 15 Schulungsmodule
Administratoren Departemente
max. 15 Spezialveranstaltungen
ProfessorInnen (Konferenzen)
Informationsveranstaltungen
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Finanzreglement ETH Zürich
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Fragen?
Anregungen?
Die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitenden der DFC
stehen für Sie bereit!
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